Online videodiensten zijn er in overvloed, maar kun je de films streamen in de beste kwaliteit? Vaak valt er namelijk nog wel iets te winnen. De ingebouwde apps van smart-tv’s laten bijvoorbeeld weleens een steekje vallen, terwijl de aanwezige audio-installatie misschien niet de benodigde audioformaten ondersteunt. Neem deze praktische tips door en ontdek op welke manier je de kwaliteit van videostreams kunt verbeteren.

De meeste online videodiensten hanteren slechts één abonnementsvorm. Met een abonnement op Amazon Prime Video, NLZiet, Apple TV+, NPO Plus of Disney+ heb je toegang tot de volledige videobibliotheek in de beste kwaliteit. Videoland hanteert weliswaar verschillende lidmaatschapsvormen, maar dat heeft geen gevolgen voor de beeldkwaliteit. Besef wel dat het goedkoopste Basis-abonnement van Videoland op een aantal apparaten niet werkt, zoals smart-tv’s en de PlayStation. Hiervoor heb je een Plus- of Premium-abonnement nodig.

Kijk je graag naar Netflix-streams in de hoogste beeld- en audiokwaliteit? Dan hebben we goed nieuws voor je, want deze Amerikaanse streaming-videodienst biedt tegenwoordig een heleboel titels in een 4K-resolutie van 3840 × 2160 pixels aan. Bij gebruik van de juiste afspeelapparatuur profiteren leden bovendien van Dolby Vision of HDR10. 

Dergelijke HDR-formaten zorgen kortgezegd voor een groter contrast en kleurbereik. Daarnaast ondersteunen nieuwe titels veelal de populaire surround-indeling Dolby Atmos. Voor toegang tot de beste beeld- en audiokwaliteit heb je een Netflix Premium-abonnement nodig. Dat kost 15,99 euro per maand.

©PXimport

Afspeelinstellingen

Wellicht denk je met een recente smart-tv en hifi-installatie hardwarematig alle zaakjes netjes op orde te hebben, maar weet dan dat één verkeerde instelling alsnog roet in het eten kan gooien. Controleer bijvoorbeeld je Netflix-abonnement. Per gebruikersprofiel kan daar namelijk het dataverbruik (lees: videokwaliteit) ingesteld worden. Het is zonde wanneer er bij jouw profielnaam een lager dataverbruik dan mogelijk is geselecteerd.

Log in op www.netflix.com/youraccount en klik rechtsboven op je profielafbeelding. Via Account kies je bij Profiel en ouderlijk toezicht het juiste profiel. Klik vervolgens achter Instellingen voor afspelen op Wijzigen. Je selecteert onder Dataverbruik per scherm de optie Hoog, waarna je bevestigt met Opslaan.

©PXimport

Netwerkaansluiting

De meeste online videodiensten verlagen bij een trage internetverbinding automatisch de beeldkwaliteit om te voorkomen dat de videostream hapert of zelfs vastloopt. 4K-streams vereisen ongeveer een bandbreedte van 25 Mbit/s. Met veruit de meeste internetabonnementen is dat geen enkel probleem. Het goedkoopste internetabonnement van KPN is bijvoorbeeld al goed voor een internetsnelheid van 50 Mbit/s, terwijl duurdere pakketten vaak 100 of 200 Mbit/s leveren. Met de komst van glasvezel zijn er bovendien nóg hogere internetsnelheden haalbaar.

Houd er wel rekening mee dat de capaciteit van het thuisnetwerk beperkt is. Wanneer andere gezinsleden bijvoorbeeld geregeld online multiplayer-games spelen, videostreams ophalen of andere zware netwerktaken uitvoeren, heeft dat bij een bescheiden internetabonnement waarschijnlijk gevolgen voor de kwaliteit van jouw videostream. Overweeg in dat geval een duurder internetabonnement.

Sluit het apparaat waarmee je videostreams ophaalt bij voorkeur met een kabel op een router of switch aan. Veel audiovisuele apparatuur ondersteunt weliswaar wifi, maar een draadloze overdracht van beeld en geluid resulteert bij een matige dekking helaas nog altijd in kwaliteitsverlies.

©PXimport

Internetsnelheid checken

Met de ingebouwde snelheidsmeter van de Netflix-app controleer je op een smart-tv, gameconsole of mediaspeler eenvoudig de huidige internetsnelheid. Ga vanuit het hoofdscherm naar Instellingen of Ondersteuning. Via Controleer je netwerk voert Netflix de test uit. Belangrijk is dat de waarde bij Verbindingssnelheid ruim boven de 25 Mbit/s ligt.

©PXimport

Nieuwe smart-tv

De meeste mensen gebruiken de ingebouwde streaming-apps van hun smart-tv om videocontent via partijen als Amazon Prime Video, Disney+, NLZiet en natuurlijk Netflix te streamen. In dat geval speelt de beeldprocessor van jouw smart-tv een doorslaggevende rol in de uiteindelijke beeldkwaliteit. Helaas pakt dat lang niet altijd goed uit. 

Met name oudere smart-tv’s en modellen van goedkope merken hebben moeite om de laatste videostreams in volle glorie weer te geven. Upscaling van Full-HD naar 4K oogt bijvoorbeeld minder fraai, kleuren zijn flets en subtiele details blijven achterwege. Je kunt controleren of er voor jouw televisiemodel een software-update beschikbaar is, waardoor de beeldprestaties nog iets zouden kunnen verbeteren.

Heb jij een goedkope of oude smart-tv en vind je de kwaliteit van videostreams tegenvallen? Je kunt dan voor videostreaming een ander apparaat gebruiken of een nieuwe smart-tv overwegen. De duurdere modellen met een oled- of qledpaneel hebben een hoogwaardige videoprocessor die films en series in een hoge kwaliteit kan laten zien. Ondersteunt de beoogde smart-tv ook Dolby Vision en HDR10, dan geniet je bovendien van betere contrasten en meer kleurdetails.

©PXimport

Blu-ray-speler met video-apps

Vanwege het complete aanbod aan streaming-videodiensten halen steeds minder mensen een blu-ray-speler in huis. Toch stippen we dit apparaat graag even aan. Heb je namelijk nog stapels schijfjes in huis liggen én zoek je een goed apparaat om online videodiensten mee te bekijken? Veel blu-ray-spelers hebben een smartplatform met online video-apps. Als jouw blu-ray-speler HDR ondersteunt, heb je daar overigens alleen iets aan wanneer de smart-tv ook met deze techniek overweg kan.

Audiosysteem

Surround-geluid heeft bij videostreams veel meerwaarde. Speciale effecten bereiken dan via de zijkant, de achterkant of zelfs het plafond je oren. Aanbieders als Netflix, Amazon Prime Video en Disney+ gebruiken hiervoor twee audio-indelingen, namelijk Dolby Digital (Plus) en Dolby Atmos.

Vrijwel alle smart-tv’s kunnen het 5.1- of 7.1-geluidsspoor van Dolby Digital (Plus) decoderen. Daarnaast ondersteunen duurdere modellen vaak ook nog Dolby Atmos. Hoewel televisiefabrikanten hun best doen om een redelijke geluidskwaliteit te realiseren, verdient een los audiosysteem altijd de voorkeur. De klankkast van de meeste beeldbuizen is namelijk te beperkt om het geluid van videostreams voldoende diepgang te geven.

In woonkamers met weinig ruimte ligt een soundbar voor de hand. Deze langwerpige speaker plaats je voor of onder de televisie. Sommige soundbars hebben een draadloze subwoofer. Je kunt ook een receiver aanschaffen en daarop losse luidsprekers aansluiten. Ook bestaan er kant-en-klare home-cinemasets.

Let er bij de aanschaf van een nieuw audiosysteem op dat de apparatuur de indelingen Dolby Digital (Plus) en Dolby Atmos ondersteunt. Fabrikanten van recente soundbars en home-cinemasets positioneren de audiodrivers in meerdere richtingen, zoals naar boven en de zijkanten. Vliegt er tijdens een Dolby Atmos-film bijvoorbeeld een straaljager over, dan bereiken deze klanken via plafondweerkaatsing je oren.

©PXimport

Apple TV 4K

Zoek je een extern apparaat om beeld en geluid van online videostreams in de beste kwaliteit af te spelen, dan is de Apple TV 4K een logische keuze. Je sluit deze mediaspeler via HDMI aan op een smart-tv met eARC-ondersteuning of een capabel audiosysteem. In dat laatste geval stuurt de receiver of soundbar het beeldsignaal door naar de smart-tv, terwijl de apparatuur zelf het geluidsspoor verwerkt. Steek tot slot een netwerkkabel achter in de behuizing.

De Apple TV 4K heeft als voordeel dat alle bekende video-apps in het hoofdmenu beschikbaar zijn. Ook handig is dat de mediaspeler de streams met ondersteuning voor 4K, HDR en Dolby Atmos doorstuurt. Voor de verwerking van deze audio- en beeldformaten is deze mediaspeler wel afhankelijk van derden. Gebruik de Apple TV 4K dus in combinatie met een geluidsinstallatie die met de genoemde standaarden overweg kan. Overigens bevat deze mediaspeler een hoogstaande videoprocessor, waardoor de videostreams prima uit de verf komen. Je geniet hiermee onder meer van levendige kleuren, diepe contrasten en vloeiende beeldovergangen.

Het product heeft in de eigen webwinkel van Apple een prijskaartje van 199 (32 GB opslag) of 219 (64 GB opslag) euro. Kopers krijgen drie maanden toegang tot de streaming-videodienst Apple TV+.

©PXimport

Compatibiliteitsproblemen

Soms hebben bezitters van de Apple TV 4K last van compatibiliteitsproblemen in combinatie met de gebruikte smart-tv en/of het audiosysteem. Veel problemen kun je eenvoudig oplossen. Ga in het menu naar Instellingen / Video en Audio / Maak materiaal passend. Activeer de opties Maak dynamisch bereik passend en Maak beeldsnelheid passend, zodat de mediaspeler voortaan op eigen houtje de beste beeldinstellingen voor de gekozen videostream kiest.

Android TV-speler

Als de dure Apple TV 4K niet je voorkeur heeft, zijn er gelukkig allerlei alternatieve mediaspelers verkrijgbaar. Veel van deze producten zijn gebaseerd op het mobiele besturingssysteem Android. Laat deze mediaspelers liever links liggen. Hoewel ze technisch misschien prima in staat zijn om videostreams in 4K weer te geven, gebeurt dat in de praktijk veelal niet. Netflix is namelijk kritisch met de vrijgave van licenties, en mediaspelers met Android staan bij de Amerikaanse streaming-grootmacht op de zwarte lijst.

Gelukkig bestaan er ook enkele mediaspelers met Android TV. Dit besturingssysteem is gemaakt voor het grote scherm en bevat alle ingrediënten om online videostreams in een hoge kwaliteit af te spelen. Bepaalde smart-tv’s van Sony, Philips en Sharp zijn op Android TV gebaseerd, maar je kunt ook een losse mediaspeler met dit besturingssysteem kopen.

De Nvidia Shield TV bevat een krachtige mediaprocessor die Dolby Vision, HDR10 en Dolby Atmos kan verwerken. Deze mediaspeler heeft een adviesprijs van 149,99 euro. Vind je dat te duur, dan is de Nokia Streaming Box 8000 een goed alternatief. Dit product ligt voor circa negentig euro in de winkelschappen. Het nadeel is wel dat deze Android TV-speler geen Dolby Atmos ondersteunt.

©PXimport

Chromecast-beperkingen

Vanwege de geringe adviesprijs van slechts 39 euro geldt de Google Chromecast als populaire mediastreamer om de inhoud van video-apps op een televisie te tonen. Helaas is de resolutie van het huidige model slechts beperkt tot 1920 × 1080 pixels, waardoor je niet naar haarscherpe 4K-beelden kunt kijken. Verder heeft de behuizing geen vaste netwerkaansluiting. Hierdoor zijn de videostreams gevoeliger voor storingen.

Voorheen was er met de duurdere Chromecast Ultra wel een mogelijkheid om 4K-beelden te streamen, maar dit model is niet meer verkrijgbaar. De vorig jaar verschenen Chromecast met Google TV ondersteunt ook 4K-streams. Dit apparaatje is officieel niet in Nederland te koop, maar wordt bij diverse (web)shops toch aangeboden voor ongeveer 79,99 euro.

Gameconsole

Wanneer je al een recente gameconsole bezit, kun je dit apparaat ook als veredelde mediaspeler inzetten. De PlayStation 4 Pro en 5 ondersteunen videostreams in 4K, net als de Xbox One S, One X, Series S en Series X. In tegenstelling tot smart-tv’s en mediaspelers is het app-aanbod wel iets beperkter. Zo zijn er bijvoorbeeld voor de PlayStation 5 (vooralsnog) geen Nederlandse video-apps beschikbaar.

©PXimport

Aansluiten via HDMI

Voor het aansluiten van audiovisuele apparatuur geldt één belangrijke vuistregel: maak zoveel mogelijk gebruik van HDMI, want hiermee bereik je over het algemeen de beste video- en audiokwaliteit.

Kijk je via de ingebouwde video-apps van de smart-tv naar bijvoorbeeld Netflix of Amazon Prime Video? Via HDMI kun je het geluid dan naar een receiver, soundbar of home-cinemaset doorsturen. Belangrijk is dat zowel de smart-tv als geluidsinstallatie het eARC-protocol ondersteunt. Via een HDMI-poort met eARC-ondersteuning is er voldoende bandbreedte beschikbaar om Dolby Atmos of een ander hoogwaardig audiospoor naar het audiosysteem door te sturen. Mogelijk dien je hiervoor wel de instellingen van je smart-tv te wijzigen.

 Belangrijk is dat het oorspronkelijke audiosignaal (bitstream) wordt verzonden. Bij gebruik van een ARC-HDMI-poort wordt het geluid via Dolby Digital, DTS of PCM doorgestuurd.

Gebruik je een losse mediaspeler of gameconsole voor de verwerking van mediastreams, dan heb je meerdere opties. Je kunt het apparaat namelijk met een HDMI-ingang van de smart-tv verbinden, waarna de beeldbuis het audiosignaal via (e)ARC naar het audiosysteem doorsluist. Als de aanwezige soundbar, home-cinemaset of receiver voldoende HDMI-poorten bevat, kun je de gameconsole of mediaspeler daar ook direct op aansluiten.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).