Met een Chromecast kun je vrijwel overal je favoriete muziek, films en series streamen. De mogelijkheden van het streamingapparaatje gaan echter verder dan alleen het streamen van content. Wij geven 13 Chromecast-tips.

Chromecast is een verbinding van twee woorden: Chrome en cast. Chrome is afkomstig van het feit dat een Chromecast draait op een versimpelde versie van Chrome OS, het besturingssysteem van Google. Het woord cast is afgeleid van casting (in goed Nederlands ‘casten’), het streamen van inhoud van het ene naar het andere apparaat. Met een Chromecast is helemaal niet moeilijk om inhoud naar je tv te streamen en je hoeft ook geen grote bedragen uit te geven.

Een Chromecast is een klein apparaatje dat wordt gebruikt om materiaal van je smartphone, tablet of computer naar je hd-televisie te streamen. Stel, je hebt Netflix op je smartphone geïnstalleerd en je wilt op een groot scherm kijken naar een film of aflevering uit het aanbod. Het is vaak onmogelijk om een kabeltje aan te sluiten tussen je mobiele apparaat en je televisie. Bovendien is het veel makkelijker om dit draadloos te doen. Het enige wat je nodig hebt, is een wifi-netwerk en een apparaat dat het materiaal om kan zetten - een Chromecast in dit geval.

Google heeft met zijn Chromecast een succesnummer in handen. Wereldwijd zijn er al ruim dertig miljoen van deze compacte streamingapparaatjes verkocht. Begrijpelijk, want voor een paar tientjes maak je iedere televisie ‘smart’. Bekende apps die Chromecast-ondersteuning hebben ingebouwd, zijn bijvoorbeeld NPO Gemist, RTL XL, YouTube en Netflix. Tot zover het bekende verhaal, want je kunt nog veel meer met deze Google-telg doen dan je in eerste instantie zou denken. Lees dit artikel en laat je verrassen!

Chromecast instellen

01 Gastvrije Chromecast

Zodra je via de Google Home-app je Chromecast configureert, krijg je meteen al een interessante optie voorgeschoteld. Je schakelt namelijk eventueel de zogeheten gastmodus in. Overigens vind je deze functie ook terug door binnen de instellingen te navigeren naar Apparaten. Tik vervolgens op de knop met de drie puntjes en kies voor Gastmodus om deze functie te activeren. Alle visite kan nu probleemloos video’s naar jouw Chromecast casten, zonder er verbinding met het thuisnetwerk vereist is. Als een gast op het cast-pictogram (rechthoek met drie verbindingsstreepjes) tikt, verschijnt er een melding dat er een Chromecast in de buurt is. Bevestig met Connect. Via een onhoorbaar ultrasoon geluid koppelt de Chromecast zichzelf aan het mobiele toestel van je bezoeker, mits de afstand tussen beide apparaten maximaal zo’n zeven meter bedraagt. Wanneer de verbinding onverhoopt niet tot stand komt, dien je handmatig de juiste pincode op te geven. Vervolgens kan je visite via een rechtstreekse wifi-verbinding de videostream starten.

02 Android-scherm casten

Je stuurt een Chromecast moeiteloos aan vanaf een iOS- of Android-toestel. Dat werkt vanuit beide besturingssystemen prima, al heeft Android wel een leuk extraatje voor je in petto. Zo kun je het volledige scherm van het mobiele toestel naar je televisie casten. Handig voor het geval een bepaalde app geen Chromecast-ondersteuning heeft ingebouwd. Open de app Google Home en vouw linksboven het instellingenmenu open. Je kiest daarna tweemaal voor Scherm/audio casten. Bedenk goed of je het Android-scherm staand of liggend wilt delen, al kun je dat tijdens de weergave ook nog wijzigen. Tik tot slot de naam van je Chromecast aan. Ondervind je problemen om het Android-scherm te delen? Mogelijk zijn dan niet de juiste microfoonrechten ingeschakeld. Open de instellingen van Android en ga naar Apps / Google Play-services / Machtigingen. Activeer de schakelaar achter Microfoon.

©PXimport

03 Backdrop-venster aanpassen

Indien je niets cast naar je Chromecast, verschijnt er normaliter een diavoorstelling op je televisie met kiekjes die je bij Google Foto’s hebt opgeslagen. Vind je dat maar niets? Je bepaalt zelf welke gegevens je in dit zogeheten Backdrop-venster weergeeft. Open de app Google Home op je iPhone, iPad of Android-toestel. Kies via het instellingenmenu voor het onderdeel Apparaten. Je tikt daarna op Backdropbewerken. Er verschijnt een uitgebreide lijst met informatie die je op het Backdrop-venster kunt tonen. Standaard zijn de opties Google Foto’s en Weer al ingeschakeld. Als alternatief kun je ook kiekjes van Facebook en Flickr toevoegen, al dien je hiervoor wel inloggegevens op te geven. Fijn is dat je zelf bepaalt welke fotoalbums je op televisie laat zien. Overigens hoef je niet per se persoonlijke zaken te delen. Zo geeft je Chromecast via Play Kiosk bijvoorbeeld belangrijke nieuwskoppen weer. Verder kun je ook algemene foto’s vanaf het web in beeld brengen. Maak een keuze en pas via Aangepastesnelheid eventueel de verversingssnelheid van de diavoorstelling aan.

Welke Chromecast?

©PXimport

04 Pc-aansturing

Je Chromecast werkt niet uitsluitend samen met je smartphone of tablet, want je kunt het apparaatje ook vanaf je computer aansturen. Allerlei websites hebben zelfs Chromecast-ondersteuning ingebouwd, zodat je rechtstreeks webvideo’s kunt casten. Hiervoor heb je wel Chrome nodig. Open Netflix of YouTube in deze browser en zoek een leuke video, film of serie op. Klik tijdens het afspelen op het cast-pictogram, waarna je de naam van de Chromecast aanklikt. Merk op dat er rechtsboven binnen Chrome een nieuw pictogram opduikt. Klik daarop om het volume aan te passen of de videoweergave te beëindigen. Andere websites met Chromecast-ondersteuning zijn onder meer Dailymotion, Google Play Movies en Facebook.

©PXimport

05 Tabblad casten

Als een website geen Chromecast-ondersteuning biedt, is er nog geen man overboord. Je kunt namelijk een volledig Chrome-tabblad casten. Op die manier geef je de Chromecast vanaf de pc bijvoorbeeld het verzoek om een aflevering van NPO Gemist op te halen.  

Het is echter minder geschikt voor het streamen van video. Diensten die ondersteuning voor Chromecast bieden omzeilen namelijk deze tabblad-castingsessie en maken direct verbinding met de Chromecast. Je tabblad wordt dan gewoon een afstandsbediening voor YouTube op je tv in plaats van dat het content naar je tv cast. Content die geen ondersteuning voor Chromecast heeft, wordt direct vanuit de browser naar je tv gestreamd, wat zelden goed gaat. Meestal is het beeld niet vloeiend.

Om een tabblad te casten, surf je naar de webpagina die je wilt casten en open rechtsboven het Chrome-menu. Via Casten klik je op de naam van je Chromecast. Er verschijnt nu binnen enkele seconden beeld op de televisie. Gebruik rechtsboven in Chrome het cast-pictogram om het volumeniveau te regelen of de video te pauzeren. Wanneer een website ingebouwde Chromecast-ondersteuning bevat, geniet deze optie dus altijd de voorkeur (zie voorgaande paragraaf). De beeld- en geluidskwaliteit is dan namelijk beter. Bovendien vergt deze optie minder rekenkracht van het systeem.

©PXimport

06 Bureaublad delen

Je geeft eenvoudig het bureaublad van je computer op de televisie weer. Dat is nuttig wanneer je bijvoorbeeld een presentatie moet geven of zelfgemaakte foto’s wilt laten zien. Je hebt hiervoor de browser Chrome nodig. Open rechtsboven het menu en klik op Casten. Achter Castennaar zie je een klein pijltje staan. Zodra je daarop klikt, kies je voor Bureaubladcasten. Je klikt daarna op de naam van je Chromecast, waarna je bevestigt met Delen. In het laatste venster besluit je desgewenst om ook het geluid van de pc op je televisie af te spelen. Houd er rekening mee dat je audio alleen vanaf Windows-machines kunt doorgeven. Op een Mac of Chromebook werkt dat namelijk niet.

©PXimport

Permanent cast-icoon

07 Videoschokjes verhelpen

De hdmi-connector van de Chromecast is geoptimaliseerd om video’s op een verversingssnelheid van zestig beelden per seconde af te spelen. Als een bepaalde videostream een andere verversingssnelheid bevat, zie je mogelijk schokjes in beeld. Dit is onder meer afhankelijk van hoe de televisie de videostream verwerkt. Vooral mensen die sportwedstrijden casten hebben hier nog weleens last van. Goed nieuws, want je Chromecast kan na een aanpassing ook videomateriaal met een verversingssnelheid van vijftig beelden per seconde vloeiend afspelen. Je hebt hiervoor de app Google Home op je smartphone of tablet nodig. Open linksboven het instellingenmenu en ga naar Apparaten. Tik het pictogram met de drie puntjes aan en kies voor Instellingen. Indien je de verversingssnelheid van de hdmi-uitgang wilt verlagen naar vijftig beelden per seconde, zet je een vinkje voor HDMI-modus voor 50 Hz.

08 Gamen

Je Chromecast fungeert prima als veredelde spelconsole voor eenvoudige games. Sinds anderhalf jaar kunnen gameontwikkelaars namelijk een cast-pictogram toevoegen. De beelden verschijnen op televisie en de smartphone dient als controller. Op die manier ben je prima in staat om videospelletjes in groot formaat te spelen. Zowel voor Android als iOS zijn er allerlei leuke titels te vinden. Probeer bijvoorbeeld het vermakelijke videospelletje Angry Birds Friends maar eens uit. Zodra je deze game voor de eerste keer opent, detecteert de app binnen je thuisnetwerk automatisch de Chromecast. Er verschijnt namelijk een melding met de vraag of je Angry Birds Friends op een televisie wilt spelen. Tik op OK en tik vervolgens op de naam van je Chromecast. Druk op je smartphone-scherm op Play en geniet van de game. In dit voorbeeld maak je op de smartphone een veegbeweging om de katapult te lanceren. Het resultaat zie je vervolgens terug op televisie. Tik tweemaal kort achter elkaar om het menu te openen. Je kunt nu de televisieweergave zo nodig afsluiten.

©PXimport

Samen spelen

09 Plex-mediaserver

Een Chromecast heeft geen vrije usb-poort om een usb-stick of externe schijf met mediabestanden te koppelen. Wil je evengoed eigen mediabestanden via de Chromecast afspelen, bijvoorbeeld gedownloade films en series? De handigste methode is om op je pc of nas een Plex-mediaserver in te richten. 

Plex ondersteunt veel bestandsformaten; voor video bijvoorbeeld populaire formaten als mkv, mp4, mov en avi. Ook video’s in 4K (3840 x 2160 pixels) met de H.264 (avc) of H.265 (hevc) codec worden ondersteund, mits je computer krachtig genoeg is om ze te decoderen. 

Via een mobiele app stuur je de mediabestanden rechtstreeks door naar de Chromecast. Download het programma Plex Media Server naar je pc. Naast Windows zijn er ook versies voor onder meer macOS en Linux beschikbaar. Bovendien kun je de mediaserver op een nas installeren. Zo is er onder meer ondersteuning voor de merken Synology, QNAP en Netgear. Na de installatie opent Plex in je browser. Maak een account aan en log vervolgens in.

De goedkope en energiezuinige Raspberry Pi is ook ideaal om een mediaserver op te draaien. Een Raspberry Pi 3 of 4 met besturingssysteem Raspbian voorgeïnstalleerd is aanbevolen.

10 Eigen media streamen

Je laat eerst aan Plex weten op welke locaties je mediabestanden staan opgeslagen. Klik op de optie Voegbibliotheek toe en maak een keuze tussen Films, TV Series, Muziek, Foto’s en Andere video’s. Je bedenkt voor de locatie een naam en stelt de gewenste taal in. In de volgende stap geef je aan in welke map de mediabestanden staan opgeslagen. Je bevestigt als laatste met Voeg bibliotheek toe. Gun Plex even de tijd om de mediacatalogus op te bouwen. Wanneer je bijvoorbeeld een map met filmbestanden hebt toegevoegd, zie je hiervan alle hoesjes verschijnen. Vanuit de Plex-mediaserver cast je nu rechtstreeks mediabestanden naar de Chromecast. Klik rechtsboven op het cast-pictogram. Vervolgens kies je voor Cast en selecteer je de naam van het Google-apparaatje. Je hoeft binnen Plex alleen nog maar een film af te spelen om de videostream op je televisie te starten.

©PXimport

11 Plex-app

Vind je het lastig om de Chromecast vanuit de Plex-mediaserver aan te sturen? Begrijpelijk, want een computer is nu eenmaal niet zo’n handzaam apparaat om videostreams voor je televisie te selecteren. Gelukkig koppel je de mediaserver eenvoudig aan de Plex-app, waarna je een tablet of smartphone als afstandsbediening gebruikt. Belangrijk is dat het mobiele toestel met hetzelfde thuisnetwerk is verbonden als de Plex-mediaserver. Nadat je de app hebt geopend, log je in met de juiste gebruikersnaam en het wachtwoord. Zoek een leuke film op en druk bovenaan op het cast-pictogram. Er verschijnt een menu in beeld waarin je de juiste speler selecteert. Vanzelfsprekend is dat jouw Chromecast. De videostream start direct. Het mobiele toestel fungeert nu als afstandsbediening. Zo kun je de weergave pauzeren en scènes overslaan. Je maakt eventueel ook een wachtrij aan, zodat de Chromecast alle gewenste videobestanden achter elkaar afspeelt.

©PXimport

Fabrieksinstellingen

©PXimport

12 Tv-afstandsbediening

Wie tijdens het gebruik van de Chromecast per ongeluk op de tv-afstandsbediening drukt, kijkt wellicht vreemd op. Het apparaatje ondersteunt namelijk het hdmi-cec-protocol, waardoor het bepaalde opdrachten van een geschikte afstandsbediening kan verwerken. Zo lukt het in bepaalde apps om de videostream te openen of te pauzeren. Dankzij deze functie is het dus niet meer nodig om eerst de smartphone te ontgrendelen, voordat je kunt pauzeren. Gunstig, want pauzeren via de tv-afstandsbediening is een stuk sneller. Het werkt bijvoorbeeld in de apps van YouTube en Google Play Music. Overigens is het wel een vereiste dat de betreffende televisie met het hdmi-cec-protocol overweg kan. Fabrikanten gebruiken daar overigens verschillende benamingen voor. Zo noemt LG het protocol Simplink en Samsung Anynet+. Philips gebruikt de naam EasyLink.

13 5GHz-ondersteuning

In tegenstelling tot de eerste generatie Chromecasts ondersteunen alle huidige modellen de 5GHz-frequentieband. Zeker in stedelijke gebieden waar veel mensen dichtbij elkaar wonen, is de 2,4GHz-frequentieband in veel gevallen te druk. Het gevolg is dat er vanwege allerlei overlappende kanalen nogal sprake is van interferentie. Wanneer de wifi-verbinding van de Chromecast onstabiel is, loont het in veel gevallen de moeite om een 5GHz-signaal uit te zenden. Je hebt hiermee minder last van naburige netwerken, waardoor je Chromecast wellicht soepeler videostreams verwerkt. Houd er wel rekening mee dat andere draadloze apparaten ook compatibel moeten zijn met 5 GHz, zoals laptops, smartphones, tablets, gameconsoles en e-readers. Gelukkig zijn er ook zogeheten dualband-routers die het wifi-signaal zowel in 2,4 GHz als 5 GHz kunnen uitzenden.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).