Netflix is één van de grootste en bekendste diensten om films, series en documentaires te streamen. De streamingdienst heeft zich door de jaren heen flink ontwikkeld en er zijn veel nieuwe functies toegevoegd. Er is dus een grote kans dat jij nog niet alles over Netflix weet. We geven je dan ook 12 tips om de streamingdienst te gebruiken.

We zijn erg enthousiast over Netflix. Technisch zit de dienst goed in elkaar. Zo is vrijwel het hele aanbod beschikbaar in Full-HD en zijn de nieuwste eigen titels ook beschikbaar in 4K-UHD. Ook de interface is prima voor elkaar. Navigeren gaat soepel en na het selecteren van de gewenste titel begint Netflix direct met spelen. Er is echter één ding waar we minder blij mee zijn en dat is dat het aanbod soms wat ondoorzichtig is. Gelukkig zijn er genoeg handigheidjes waarmee je orde schept in Netflix. Een waarschuwing vooraf: Netflix sleutelt regelmatig aan de dienst, dus wellicht dat sommige tips in dit artikel op het moment van lezen niet goed meer werken.

©PXimport

01 Netflix-abonnement upgraden

Wanneer je al een abonnement hebt, ben je waarschijnlijk niet gegaan voor de allerduurste variant. Waarschijnlijk heb je besloten dat een Basic-abonnement, waarbij je op één apparaat tegelijkertijd kunt kijken, voldoende is. Maar als je huishouden uit meer mensen bestaat, zul je al snel merken dat dat niet voldoende is. Dan is het goed om te weten dat je je abonnement heel eenvoudig kunt opwaarderen. Je doet dit door in te loggen bij Netflix, rechtsboven op je profielfoto te klikken en vervolgens op Account / Abonnement wijzigen. Je kunt nu met één druk op de knop je abonnement wijzigen. Naast Basic (7,99 euro per maand), kun je kiezen voor twee schermen (10,99 euro per maand, met als voordeel dat je ook in HD kunt kijken) en vier schermen (13,99 euro, met als voordeel dat je ook in UltraHD kunt kijken).

©PXimport

02 Gepersonaliseerd

Categorieën of genres worden getoond op basis van wat Netflix denkt wat jij leuk vindt. Het algoritme dat gebaseerd is op kijkgedrag en beoordelingen werkt voor ons goed. Als Netflix voorspelt dat iets leuk is, dan is dat vaak ook zo. Wanneer je een film of serie gekeken hebt, beoordeel deze dan altijd met een score. Zo weet het algoritme steeds beter wat je leuk vindt en krijg je relevante aanraders. Geef ook zeker een beoordeling als je iets niet leuk vindt. Doe je niets, dan heb je kans dat Netflix ervan uitgaat dat je het leuk vindt. De beoordelingen die je in Netflix ziet voor titels die je nog niet beoordeeld hebt, zijn niet per se de gemiddelde beoordelingen van andere gebruikers.

Het zijn deels voorspellingen van Netflix van hun verwachting wat jij ervan vindt. Een keerzijde van dit systeem is dat Netflix mogelijk films, series of genres verbergt die je misschien wel leuk vindt. Heeft iemand anders je account gebruikt en een titel gekeken die jij niets vindt? Dan kun je deze verwijderen via Account / Kijkactiviteit, je vindt deze optie onder Mijn profiel. Zo wordt deze titel niet gebruikt voor suggesties en het filteren van het aanbod. Beoordelingen vind je terug onder Account / Beoordelingen.

Je kunt beoordelingen weghalen, maar de scores ook eens doornemen als je smaak is veranderd. Belangrijk voor een goede werking van het algoritme is dat iedere gebruiker met zijn eigen account kijkt. Wil je ervaren hoe een nieuwe Netflix-gebruiker de dienst krijgt voorgeschoteld, dan kun je een nieuw profiel toevoegen via Profielen beheren / Profiel toevoegen. Je krijgt dan ook in een grotere mate standaardcategorieën te zien en geen categorieën gebaseerd op jouw kijkgedrag.

©PXimport

03 Nieuw en verdwijnend aanbod

Netflix voegt regelmatig nieuwe titels toe, maar is helaas een beetje geheimzinnig over wat er wanneer is toegevoegd. Het nieuwe aanbod is wel (deels) te zien in de categorie Nieuwkomers, maar heel handig is dat niet. Er zijn verschillende websites die inventariseren welke titels Netflix heeft toegevoegd. Websites die zich specifiek op de Nederlandse markt richten zijn onder andere www.netflix-nederland.nl en www.nuopnetflix.nl. Voor de Belgische markt is er www.netflixinbelgie.be.

Iedere site heeft zijn sterke punten. Zo biedt Flixfilms een snel overzicht van wat nieuw is, terwijl Netflix Nederland een lijst heeft met het complete aanbod, die je kunt sorteren op IMDb-score. Een ander probleem is achterhalen welke titels gaan verdwijnen. Netflix geeft bij individuele titels vlak voordat ze verdwijnen wel aan dat ze binnenkort niet meer beschikbaar zijn.

Hou je muiscursor boven een titel en klik op het pijltje naar beneden. Klik op Details en vervolgens op het pijltje naar rechts. Als een titel snel verdwijnt, zie je de vermelding Beschikbaarheid met een datum. Er is binnen Netflix echter geen lijst met alle titels die gaan verdwijnen. De eerder genoemde websites inventariseren dit, maar een website die dit naar onze smaak beter doet is http://uNoGS.com. Klik op Country details in het menu bovenin en zoek Netherlands in de lijst. Door te klikken op xx Videos about to expire zie je wat er binnenkort verdwijnt. Daarnaast laat de site ook zien wat er nieuw is.

©PXimport

Onmisbaar: Upflix

04 Aanbod andere landen

Behalve in Nederland is Netflix ook in vrijwel alle andere landen actief. Omdat er per land onderhandeld wordt over het aanbod zitten er grote verschillen tussen wat je in landen kunt kijken. Vooral in thuisland Verenigde Staten en Canada is er veel recent Engelstalig aanbod. Sommige titels zijn dan weer alleen in andere landen zoals het Verenigd Koninkrijk beschikbaar. Wie alles wil zien, ontkomt er dus niet aan om diverse landen te gebruiken.

Er zijn diverse websites waar je kunt zoeken in het aanbod van de Netflix-regio's. Naast het eerder genoemde http://uNoGS.com is FlixSearch een handige site. Tik een titel in en de site zal je tonen in welk land deze titel beschikbaar is. Heb je een titel in een ander land gevonden die je wilt kijken, dan moet je je afspeelapparaat uiteraard wel overschakelen naar een andere regio. Helaas wordt dat steeds lastiger gemaakt, het is dan ook maar de vraag in hoeverre zoeken in het aanbod van andere landen nog nuttig is.

©PXimport

05 Verborgen subgenres

Op de achtergrond heeft Netflix meer genres dan aan de gebruiker getoond worden. Al deze genres hebben een uniek nummer. Zo zie je in Netflix bijvoorbeeld het genre Sci-Fi, aan de achterkant zijn er onder andere de (sub)genres Alien Sci-Fi, Anime Sci-Fi, Classic Sci-Fi & Fantasy, Cult Sci-Fi & Fantasy, Sci-Fi Horror Movies en Sci-Fi Dramas. Er zijn diverse websites die deze (sub)genres inventariseren en je de bijbehorende nummers tonen. Whatsonnetflix.com is bijvoorbeeld erg handig.

Je kunt nadat je bent aangemeld bij Netflix direct naar een genre gaan door de url www.netflix.com/browse/genre/### in je browser in te voeren, waarbij je de drie hekjes vervangt door het nummer van het gewenste genre. Het is een beetje onzinnig om alle nummers uit je hoofd te leren. Daarbij komen er regelmatig nieuwe genres bij en verdwijnen sommigen ook weer. Gelukkig hoef je niet per se zelf de nummers in te voeren. Met de plug-in Netflix Super Browse voor Chrome voeg je een keuzelijst met alle geheime categorieën aan Netflix toe. Kies in het menu Meer hulpprogramma's / Extensies en klik op Meer extensies toevoegen. Zoek op netflix super browse en klik op Toevoegen aan Chrome en vervolgens op Extensie toevoegen. Heb je de extensie geïnstalleerd, dan bevat Netflix het nieuwe menu Super Browse waarin je alle (sub)categorieën kunt zien en direct kunt kiezen.

©PXimport

06 Externe beoordelingen

Binnen Netflix heeft iedere titel een score die deels wordt aangepast aan jouw (historische) smaak. Het is een goede richtlijn, maar wij gebruiken ook andere sites als IMDb of Rotten Tomatoes om te bepalen of een titel de moeite waard is.

07 Eigen ondertiteling

Alle buitenlandse titels op de Nederlandse Netflix zijn voorzien van Nederlandstalige ondertiteling. Sommige series en films zijn daarnaast voorzien van andere talen. Helaas is hier geen lijn in te ontdekken. Zelfs binnen dezelfde serie komt het voor dat het ene seizoen wel is voorzien van Engelstalige ondertiteling, terwijl dat bij het andere seizoen niet het geval is. Je kunt zelf ondertitels toevoegen, deze kun je bijvoorbeeld hier downloaden.  Op dit soort sites zoek je op de titel van de film of de serie en download je het gewenste resultaat. Het kan voorkomen dat een ondertitelingssite verdwijnt, want hoe onlogisch het ook klinkt, het aanbieden van ondertiteling zonder toestemming is illegaal. Stichting Brein heeft in het verleden ondertitelingssites zoals Bierdopje.com offline gedwongen.

Netflix ondersteunt de populaire ondertitelingsformaten als srt of sub echter niet, je kunt alleen dfxp-ondertitels gebruiken.

Een groot probleem is dit niet, je kunt ondertitels converteren naar het juiste formaat. Een site die dit doet voor srt-bestanden en zich specifiek op Netflix richt, is SubFlicks. Klik op Choose Subtitle File en open het srt-bestand en klik op Download. Eventueel kun je met de optie Resync Subtitle de tijdsweergave van de ondertitels aanpassen als de ondertitels achterlopen. Voldoet deze site niet, dan kun je een beroep doen op Subtitle Edit, dat je hier kunt downloaden. In het kader 'Ondertitels omzetten met Subtitle Edit' vind je meer informatie. Heb je de ondertitels in het juiste formaat, dan kun de ondertiteling inladen in Netflix. Gebruik je de Silverlight-speler in Internet Explorer of Firefox, dan kun je op de video klikken met Shift+Alt. Nu opent het menu Diagnostics. Kies Load Custom DFX File en open het gewenste ondertitelingsbestand. Steeds vaker wordt Silverlight niet meer gebruikt en wordt je video afgespeeld in de HTML5-speler die het menu Diagnostics niet meer bevat. In Chrome wordt alleen HTML5 gebruikt.

Je kunt in Chrome nog steeds je eigen ondertitels gebruiken via de browserextensie Super Netflix. Klik op deze website onderaan op Super Netflix (Chrome Extensions) en klik op de knop Toevoegen aan Chrome. Speel de titel waar je de ondertitels aan wilt toevoegen af en gebruik de toetsencombinatie Ctrl+Alt+Shift+T. De ondertiteling is nu beschikbaar in het standaardmenu voor ondertitels en wordt automatisch geselecteerd.

©PXimport

Ondertitels omzetten met Subtitle Edit

©PXimport

08 Gebruik Mijn lijst

Zoals je in de rest van dit artikel kunt lezen, zijn browserextensies bijna onmisbaar om alles uit Netflix te halen. Die kun je uiteraard niet op je smart-tv of ander afspeelapparaat installeren. Gelukkig bevat Netflix in de vorm van Mijn lijst een onderdeel waarin je titels kunt bewaren. Je kunt hierdoor titels zoeken op de website die je eventueel hebt verbeterd met extensies, de titels toevoegen aan je lijst en ze afspelen op je televisie. Aan de functie Mijn lijst valt nog wel iets te verbeteren. In Nederland is het niet mogelijk om zelf de volgorde van je lijst te bepalen. De lijst wordt in een volgorde gezet waarvan Netflix verwacht dat dat de volgorde is waarin je de titels wilt bekijken.

Via de interface kun je de volgorde niet veranderen, maar het kan wél door direct naar de link voor Amerikaanse gebruikers te surfen. Open nadat je bent ingelogd deze pagina en kies Handmatige rangschikking. Ga terug naar het hoofdscherm en klik op Mijn lijst zodat deze opent op een eigen pagina. Je zult zien dat je lijst nu verticaal gerangschikt is in plaats van een scherm met posters. Door je muiscursor boven een titel te houden verandert de cursor in een handje en kun je de titel naar de gewenste positie in je lijst slepen. Een ander voordeel van de nieuwe verticale weergave is dat er een kolom is toegevoegd waarin getoond wordt wanneer snel te verdwijnen titels verwijderd worden.

©PXimport

Op goed geluk

©PXimport

09 Verborgen menu

Netflix heeft een verborgen menu waarin je zaken rond het afspelen van je stream kunt aanpassen. Dat gaat iets verder dan de standaardkeuzes die je krijgt in het gewone menu van de video die je afspeelt. Met de toetscombinatie Ctrl + Alt + Shift + S krijg je een pop-up te zien met instellingen voor de bitrate en het CDN (Content Delivery Network). Als doorsnee gebruiker wil je hier niet al te veel in veranderen, omdat standaard de best mogelijke instellingen worden gekozen, maar als je tegelijkertijd iets aan het downloaden bent, kan het handig zijn de bitrate handmatig aan te passen.

Met een andere sneltoets, Ctrl + Alt + Shift + D, komt er een handige layer met statistieken over je video. Daarin kun je zaken als de framerate, buffergrootte en latency bekijken. Aanpassingen doen kan hier niet, het is puur informatievoorziening. Nog niet genoeg? Ctrl + Alt + Shift + L geeft je nóg meer info over de video. Op de Mac verander je Alt door de Option-toets.

©PXimport

10 Rommel verwijderen

Het mooie van profielen is dat je de content die je partner kijkt, gescheiden kunt houden van de content die je zelf kijkt. Of beter nog: van de content die je kinderen kijken. Het nadeel is echter dat wij mensen nogal lui van aard zijn. En als je kinderen heel, heel graag Blaze en de Monsterwielen willen kijken en jij toch zelf de afstandsbediening in beheer hebt, is de kans klein dat je de moeite neemt om van profiel over te schakelen. Met als gevolg dat Netflix in de toekomst allerlei tekenfilms zal aanraden. Dan is het goed om te weten dat je je kijkgeschiedenis kunt wissen. Klik rechtsboven op je profielfoto en daarna op Account / Kijkactiviteit. Je kunt nu heel eenvoudig de content die je niet geassocieerd wilt hebben met je profiel uit je geschiedenis verwijderen. Gaat dat niet snel genoeg? Dan kun je ook je hele profiel verwijderen en opnieuw aanmaken, maar dan ben je wel ál je geschiedenis kwijt.

©PXimport

Streams opnemen, mag dat?

11 Streams opnemen

Tot slot een optie waar we heel gelukkig van worden: Netflix-streams opnemen. Waarom? Omdat wij in het vliegtuig, de trein of waar dan ook niet afhankelijk willen zijn van onze verbinding of databundel. De dienst PlayOn kost je wel wat geld, namelijk 20 dollar per jaar, maar in dat jaar kun je flink wat opnemen. Daarbij heb je een levenslang account voor omgerekend circa 35 dollar. Wanneer je een account hebt aangemaakt, download en installeer je de software, waarna je inlogt met je PlayOn-account. Vervolgens klik je op My account / Channels en op Netflix. Vul nu je accountgegevens in en klik op Test en vervolgens op OK. Klik, bijvoorbeeld, op het seizoen van de serie die je wilt opnemen en daarna op Record all. Het opnemen zal direct beginnen. Let op: dit is realtime, dus tien uur aan video duurt ook tien uur om op te nemen. Een prima klusje voor je pc als je ligt te slapen dus. Via de Windows 10 Netflix-applicatie is het mogelijk om films en series te downloaden en op te slaan.

©PXimport

Voor je telefoon of tablet is dit een stuk makkelijker. Netflix heeft een functie toegevoegd waarmee je je favoriete films en series gewoon kunt downloaden op je apparaat, om ze daarna te bekijken wanneer jij daar behoefte aan hebt. 

©PXimport

12 Gratis kijken

Er zijn ontzettend veel abonnees in Nederland, maar ook nog genoeg mensen die niet weten of het platform wel geschikt voor ze is. Netflix bood aanvankelijk de optie om de streamingdiensten maand lang gratis te gebruiken, maar helaas is deze mogelijkheid er niet meer. Gelukkig zijn er sinds kort wel enkele films en series gratis te bekijken. Door op deze link te klikken kom je op een speciale Netflix-pagina uit, waar een beperkt aantal gratis films en series te vinden is uit het Netflix Originals-aanbod.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).