De meeste gebruikers van Office 365 – en daar vallen ook de thuislicenties onder – zijn inclusief 1 TB cloudopslag via OneDrive. Alleen: wat moet je daar nu mee? Nou, bijvoorbeeld back-ups maken van je Synology NAS!

Een NAS is per definitie een veiliger opslagsysteem dan bestanden lokaal op je pc bewaren. Als dat anno 2021 nog altijd je hoofdmethode van opslag is, ben je eigenlijk verkeerd bezig. Een Windows-pc kan zomaar ineens na een update op hol slaan en – zo hebben we inmiddels uit het verleden geleerd – belangrijke bestanden en mappen onherroepelijk verwijderen. De kans dat dit gebeurt is niet extreem groot, maar dát het blijkt te kunnen moet al genoeg reden tot ernstige zorgen zijn. Back-uppen naar een USB-schijfje is een kleine verbetering, maar zolang die schijf aan de pc hangt kan ook daar van alles mis op gaan. Een NAS is dan veiliger, zeker als deze over meer dan één harddisk (of desnoods SSD) beschikt. In dat geval kun je in een gespiegelde RAID-configuratie draaien. Hang er een externe USB-schijf aan voor back-ups (of gebruik een extra NAS als back-up-doel) en het ziet er nog beter uit. Alleen: al die apparaten staan natuurlijk wel bij jou in huis. Gebeurt daar een natuurrampje of breekt brand uit, dan ben je alsnog alles kwijt. En daarmee komt een back-up naar de cloud om de hoek kijken.

Kiezen

Synology zelf biedt zeer betaalbare cloudopslag-abonnementen aan, waarbij gebruik gemaakt wordt (naar keuze) van een Europees datacenter. Dat is uitstekend, want daarmee vallen jou bewaarde gegevens onder de strenge EU-regels wat privacy betreft. Prijzen lopen van €9,99 per jaar(!) voor 100 GB tot net geen €70 per jaar voor 1 TB. Geen dramatische bedragen dus! Echter: gebruik je Office 365 van Microsoft, dan heb je daar (meestal) ook een 1 TB cloud-drive bij gekregen. De meeste mensen gebruiken die om af en toe eens wat Office-documentjes op te zetten en that’s it. Die 1 TB raakt dus maar voor een fractie gevuld. Eigenlijk zonde! Bezitters van een Synology NAS kunnen die drive echter moeiteloos inzetten als back-up doel, inclusief stevige versleuteling!

OneDrive

Om OneDrive (Business) – zo heet de opslagruimte die je bij je Office 365-abonnement krijgt – te kunnen gebruiken als back-up voor je Synology NAS, is het zaak om eerst vanuit Package Center de app Cloud Sync te installeren. Gelukt? Dan vind je Cloud Sync voortaan in het startmenu van je NAS. Start de app en je ziet een lijst met ondersteunde cloudopslagdiensten. Keuze genoeg, dus mocht je in plaats van OneDrive een andere opslagdienst gebruiken met een ruime opslagruimte: sla je slag. In dit voorbeeld gaan we echter aan de slag met Microsoft OneDrive, klik hier dan ook op in de lijst, gevolgd door een klik op Volgende. Gebruik je trouwens een zakelijk Office 365-account, dan kies je voor de optie Microsoft OneDrive for business! Je dient je nu aan te melden bij je Microsoft-account, gebruik je Office 365-inloggegevens. Klik op Nee bij de vraag of je aangemeld wilt blijven, da’s nergens voor nodig en potentieel onveilig. Klik dan op de knop Agree waarin CloudSync toestemming vraagt.

©PXimport

Kies de doelmap

Je keert weer terug naar de Synology NAS-desktop, alwaar je – desgewenst – de naam van de verbinding kunt aanpassen. We adviseren je die echter voor de duidelijk lekker zo te laten. Klik op de bladerknop achter Lokaal pad en selecteer de map die je wilt back-uppen naar OneDrive. Bedenk daarbij dat de totale inhoud van die map nooit groter mag zijn dan 1 Terabyte of de opslagruimte die nog beschikbaar is op je OneDrive. Gelukkig is het mogelijk om ook submappen te selecteren, dus kies alleen de mappen met écht belangrijke gegevens. Klik op Selecteren om de gekozen map te bevestigen.

Maak een back-up doelmap aan

Nu moet je even opletten. Standaard is achter Extern pad de optie Basismap geselecteerd. Die zou je kunnen aanhouden als je je OneDrive echt nooit gebruikt en deze dus nog maagdelijk leeg is. Gebruik je de drive echter wel voor zo af en toe wat Word-documenten en dergelijke bewaren, dan ontstaat bij gebruik van de basismap als back-up-doel al snel een wat onoverzichtelijke rommel. Om dat te voorkomen klik je op de bladerknop achter Extern pad. Je ziet nu de beschikbare mappen op je OneDrive. Maak een nieuwe map aan met de daarvoor bedoelde knop, bijvoorbeeld BACKUP_DS416 of iets dergelijks. Als het maar duidelijk en herkenbaar voor jou is, dat hier je NAS-backup te vinden is. Klik op Selecteren om de keuze te bevestigen.

Klassieke back-up

Kies – als je een echte klassieke back-up wilt maken – voor de optie Alleen lokale wijzigingen uploaden achter Synchronisatierichting. Laat verder het selectievakje voor de optie Geen bestanden in de doelmap verwijderen wanneer ze al zijn verwijderd in de bronmap uitgeschakeld. Daarmee ben je verzekerd van een echte back-up die er net zo uitziet als ’t origineel. Wil je meer veiligheid betreffende het per ongeluk wissen van bestanden en mappen, dan kun je aan de slag met snapshots op je Synology.

Versleuteling

Schakel vervolgens de optie Gegevenscodering beslist in. Microsoft staat bekend als een dataverzamelaar van jewelste, en dus is het zaak om je documenten stevig versleuteld te back-uppen. Er is echter wel een nadeel – zoals bij al dit soort cloud-backup-systemen: de bestandsnamen worden niet versleuteld. Daar is niks aan te doen helaas. Dus an sich zou een Microsoft nog altijd aan de hand van die bestandsnamen een gebruikersprofiel – zij het niet extreem nauwkeurig – kunnen maken. Als je dat beslist niet wilt, is het zaak om naar bijvoorbeeld de cloudopslagdienst van Synology uit te wijken of – nog beter – een eigen server te huren en daar je back-up naar te maken. Maar da’s iets dat buiten het bestek van dit artikel valt.

©PXimport

Planning

Klik op de knop Schema-instellingen. Je kunt nu een schema opzetten, waarin je aangeeft wanneer geautomatiseerde back-ups van de geselecteerde map gemaakt worden. Dat kan elk uur van de dag zijn, of bijvoorbeeld slechts een keer per week. Net wat je wilt. Mappen waarin maar heel af en toe iets gewijzigd wordt hoef je vanzelfsprekend niet elk uur te back-uppen. Je kunt alle voorgeprogrammeerde blauwe blokjes wissen door op Onderbreken te klikken en over het complete veld te slepen. Klik dan op Uitvoeren en selecteer de tijdstippen waarop een back-up moet worden gedraaid. Klik op OK.

©PXimport

Wachtwoord

Klik in het onderliggende venster op Volgende. Verzin een stevig wachtwoord voor je back-up-versleuteling. Er wordt gebruik gemaakt van AES-256, dus als jij een voldoende complex wachtwoord kiest (maak eventueel gebruik van een wachtwoordgenerator!) zit je helemaal safe. Klik op OK als je het wachtwoord in beide daarvoor bestemde velden hebt ingevoerd. Je ziet dan een overzicht van de gemaakte instellingen; de geavanceerde opties kun je in de meeste gevallen laten voor wat ze zijn. Klik op Toepassen en wacht even, waarna alles geactiveerd is. De eerstvolgende back-up wordt op het in ’t schema geprogrammeerde tijdstip gedraaid. Je krijgt ook nog de optie om een zipje met de codeersleutel te downloaden. Zeker doen als je geen wachtwoordbeheerder gebruikt en deze sleutel op een veilige plek bewaren!

Meer taken toevoegen

Je kunt meerdere mappen van je NAS back-uppen door meerdere taken toe te voegen. Klik daarvoor op Takenlijst in het hoofdvenster van de app Cloud Sync, en aldaar op de knop Maken. Het werkt dan ’t zelfde als eerder beschreven. In het hoofdvenster van de app zie je op de tab Overzicht in één oogopslag hoeveel opslagruimte er nog vrij is op je OneDrive, hou dat een beetje in de gaten.

Sneller uploaden (soms)

Om het uploaden van bestanden te versnellen, kun je eens op het instellingentandwieltje klikken. Verhoog dan het aantal gelijktijdige uploads van de standaard 3 naar wat meer. De mate van succes is daarbij vanzelfsprekend wel grotendeels afhankelijk van de uploadsnelheid van je internetverbinding. Maar als je een back-up in de nachtelijke uurtjes laat draaien zul je er verder weinig ‘last’ van hebben. Bovendien is het vooral de eerste run die veel dataverkeer zal genereren, in opvolgende back-ups worden alleen de gewijzigde bestanden geüpload. Heb je Cloud Sync eenmaal ingesteld, dan staat er voortaan rechtsboven in beeld, in de taakbalk van je Synology-desktop – voortaan een pictogram van de tool. Ten teken dat alles goed werkt. Je hebt er verder geen omkijken meer naar.

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).