De meeste gebruikers van Office 365 – en daar vallen ook de thuislicenties onder – zijn inclusief 1 TB cloudopslag via OneDrive. Alleen: wat moet je daar nu mee? Nou, bijvoorbeeld back-ups maken van je Synology NAS!

Een NAS is per definitie een veiliger opslagsysteem dan bestanden lokaal op je pc bewaren. Als dat anno 2021 nog altijd je hoofdmethode van opslag is, ben je eigenlijk verkeerd bezig. Een Windows-pc kan zomaar ineens na een update op hol slaan en – zo hebben we inmiddels uit het verleden geleerd – belangrijke bestanden en mappen onherroepelijk verwijderen. De kans dat dit gebeurt is niet extreem groot, maar dát het blijkt te kunnen moet al genoeg reden tot ernstige zorgen zijn. Back-uppen naar een USB-schijfje is een kleine verbetering, maar zolang die schijf aan de pc hangt kan ook daar van alles mis op gaan. Een NAS is dan veiliger, zeker als deze over meer dan één harddisk (of desnoods SSD) beschikt. In dat geval kun je in een gespiegelde RAID-configuratie draaien. Hang er een externe USB-schijf aan voor back-ups (of gebruik een extra NAS als back-up-doel) en het ziet er nog beter uit. Alleen: al die apparaten staan natuurlijk wel bij jou in huis. Gebeurt daar een natuurrampje of breekt brand uit, dan ben je alsnog alles kwijt. En daarmee komt een back-up naar de cloud om de hoek kijken.

Kiezen

Synology zelf biedt zeer betaalbare cloudopslag-abonnementen aan, waarbij gebruik gemaakt wordt (naar keuze) van een Europees datacenter. Dat is uitstekend, want daarmee vallen jou bewaarde gegevens onder de strenge EU-regels wat privacy betreft. Prijzen lopen van €9,99 per jaar(!) voor 100 GB tot net geen €70 per jaar voor 1 TB. Geen dramatische bedragen dus! Echter: gebruik je Office 365 van Microsoft, dan heb je daar (meestal) ook een 1 TB cloud-drive bij gekregen. De meeste mensen gebruiken die om af en toe eens wat Office-documentjes op te zetten en that’s it. Die 1 TB raakt dus maar voor een fractie gevuld. Eigenlijk zonde! Bezitters van een Synology NAS kunnen die drive echter moeiteloos inzetten als back-up doel, inclusief stevige versleuteling!

OneDrive

Om OneDrive (Business) – zo heet de opslagruimte die je bij je Office 365-abonnement krijgt – te kunnen gebruiken als back-up voor je Synology NAS, is het zaak om eerst vanuit Package Center de app Cloud Sync te installeren. Gelukt? Dan vind je Cloud Sync voortaan in het startmenu van je NAS. Start de app en je ziet een lijst met ondersteunde cloudopslagdiensten. Keuze genoeg, dus mocht je in plaats van OneDrive een andere opslagdienst gebruiken met een ruime opslagruimte: sla je slag. In dit voorbeeld gaan we echter aan de slag met Microsoft OneDrive, klik hier dan ook op in de lijst, gevolgd door een klik op Volgende. Gebruik je trouwens een zakelijk Office 365-account, dan kies je voor de optie Microsoft OneDrive for business! Je dient je nu aan te melden bij je Microsoft-account, gebruik je Office 365-inloggegevens. Klik op Nee bij de vraag of je aangemeld wilt blijven, da’s nergens voor nodig en potentieel onveilig. Klik dan op de knop Agree waarin CloudSync toestemming vraagt.

©PXimport

Kies de doelmap

Je keert weer terug naar de Synology NAS-desktop, alwaar je – desgewenst – de naam van de verbinding kunt aanpassen. We adviseren je die echter voor de duidelijk lekker zo te laten. Klik op de bladerknop achter Lokaal pad en selecteer de map die je wilt back-uppen naar OneDrive. Bedenk daarbij dat de totale inhoud van die map nooit groter mag zijn dan 1 Terabyte of de opslagruimte die nog beschikbaar is op je OneDrive. Gelukkig is het mogelijk om ook submappen te selecteren, dus kies alleen de mappen met écht belangrijke gegevens. Klik op Selecteren om de gekozen map te bevestigen.

Maak een back-up doelmap aan

Nu moet je even opletten. Standaard is achter Extern pad de optie Basismap geselecteerd. Die zou je kunnen aanhouden als je je OneDrive echt nooit gebruikt en deze dus nog maagdelijk leeg is. Gebruik je de drive echter wel voor zo af en toe wat Word-documenten en dergelijke bewaren, dan ontstaat bij gebruik van de basismap als back-up-doel al snel een wat onoverzichtelijke rommel. Om dat te voorkomen klik je op de bladerknop achter Extern pad. Je ziet nu de beschikbare mappen op je OneDrive. Maak een nieuwe map aan met de daarvoor bedoelde knop, bijvoorbeeld BACKUP_DS416 of iets dergelijks. Als het maar duidelijk en herkenbaar voor jou is, dat hier je NAS-backup te vinden is. Klik op Selecteren om de keuze te bevestigen.

Klassieke back-up

Kies – als je een echte klassieke back-up wilt maken – voor de optie Alleen lokale wijzigingen uploaden achter Synchronisatierichting. Laat verder het selectievakje voor de optie Geen bestanden in de doelmap verwijderen wanneer ze al zijn verwijderd in de bronmap uitgeschakeld. Daarmee ben je verzekerd van een echte back-up die er net zo uitziet als ’t origineel. Wil je meer veiligheid betreffende het per ongeluk wissen van bestanden en mappen, dan kun je aan de slag met snapshots op je Synology.

Versleuteling

Schakel vervolgens de optie Gegevenscodering beslist in. Microsoft staat bekend als een dataverzamelaar van jewelste, en dus is het zaak om je documenten stevig versleuteld te back-uppen. Er is echter wel een nadeel – zoals bij al dit soort cloud-backup-systemen: de bestandsnamen worden niet versleuteld. Daar is niks aan te doen helaas. Dus an sich zou een Microsoft nog altijd aan de hand van die bestandsnamen een gebruikersprofiel – zij het niet extreem nauwkeurig – kunnen maken. Als je dat beslist niet wilt, is het zaak om naar bijvoorbeeld de cloudopslagdienst van Synology uit te wijken of – nog beter – een eigen server te huren en daar je back-up naar te maken. Maar da’s iets dat buiten het bestek van dit artikel valt.

©PXimport

Planning

Klik op de knop Schema-instellingen. Je kunt nu een schema opzetten, waarin je aangeeft wanneer geautomatiseerde back-ups van de geselecteerde map gemaakt worden. Dat kan elk uur van de dag zijn, of bijvoorbeeld slechts een keer per week. Net wat je wilt. Mappen waarin maar heel af en toe iets gewijzigd wordt hoef je vanzelfsprekend niet elk uur te back-uppen. Je kunt alle voorgeprogrammeerde blauwe blokjes wissen door op Onderbreken te klikken en over het complete veld te slepen. Klik dan op Uitvoeren en selecteer de tijdstippen waarop een back-up moet worden gedraaid. Klik op OK.

©PXimport

Wachtwoord

Klik in het onderliggende venster op Volgende. Verzin een stevig wachtwoord voor je back-up-versleuteling. Er wordt gebruik gemaakt van AES-256, dus als jij een voldoende complex wachtwoord kiest (maak eventueel gebruik van een wachtwoordgenerator!) zit je helemaal safe. Klik op OK als je het wachtwoord in beide daarvoor bestemde velden hebt ingevoerd. Je ziet dan een overzicht van de gemaakte instellingen; de geavanceerde opties kun je in de meeste gevallen laten voor wat ze zijn. Klik op Toepassen en wacht even, waarna alles geactiveerd is. De eerstvolgende back-up wordt op het in ’t schema geprogrammeerde tijdstip gedraaid. Je krijgt ook nog de optie om een zipje met de codeersleutel te downloaden. Zeker doen als je geen wachtwoordbeheerder gebruikt en deze sleutel op een veilige plek bewaren!

Meer taken toevoegen

Je kunt meerdere mappen van je NAS back-uppen door meerdere taken toe te voegen. Klik daarvoor op Takenlijst in het hoofdvenster van de app Cloud Sync, en aldaar op de knop Maken. Het werkt dan ’t zelfde als eerder beschreven. In het hoofdvenster van de app zie je op de tab Overzicht in één oogopslag hoeveel opslagruimte er nog vrij is op je OneDrive, hou dat een beetje in de gaten.

Sneller uploaden (soms)

Om het uploaden van bestanden te versnellen, kun je eens op het instellingentandwieltje klikken. Verhoog dan het aantal gelijktijdige uploads van de standaard 3 naar wat meer. De mate van succes is daarbij vanzelfsprekend wel grotendeels afhankelijk van de uploadsnelheid van je internetverbinding. Maar als je een back-up in de nachtelijke uurtjes laat draaien zul je er verder weinig ‘last’ van hebben. Bovendien is het vooral de eerste run die veel dataverkeer zal genereren, in opvolgende back-ups worden alleen de gewijzigde bestanden geüpload. Heb je Cloud Sync eenmaal ingesteld, dan staat er voortaan rechtsboven in beeld, in de taakbalk van je Synology-desktop – voortaan een pictogram van de tool. Ten teken dat alles goed werkt. Je hebt er verder geen omkijken meer naar.

©PXimport

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.