Werken in de cloud met Microsoft OneDrive: als je er geen ervaring mee hebt klinkt dat toch nog een vreemd. Want hoeveel controle heb je over je bestanden, wanneer wordt iets overschreven, kun je die bestanden eigenlijk wel beveiligen enzovoort. In de praktijk is het gelukkig niet heel ingewikkeld. Hoe het precies werkt en hoe je er het meeste uit kunt halen, laten we je zien in dit artikel.

Tip 01: Account maken

Grote kans dat je al een account hebt waarmee je OneDrive kunt gebruiken. OneDrive is namelijk een dienst van Microsoft, en dus kun je er terecht met je Microsoft-account (zoals iCloud gebruik maakt van je Apple ID, en Google Drive van je Google-account). Dat is het account waarmee je op Windows inlogt, als je een recente versie van Windows gebruikt. De kans is groot dat OneDrive al aan je systeem gekoppeld is. We gaan daar in dit artikel echter niet van uit. Om een account aan te maken surf je naar www.onedrive.com en klik je op Gratis registreren. Je hoeft voor OneDrive in principe nooit te betalen: het is een gratis dienst die je standaard 5 GB aan opslagcapaciteit geeft. Wil je echter meer opties, dan kun je ook kiezen voor één van de abonnementen. Dat is wat ons betreft wel de moeite waard. Klik in dat geval op Abonnementen bekijken.

©PXimport

Tip 02: Abonnement kiezen

Wanneer 5 GB niet voldoende voor je is, kun je voor 2 euro in de maand een interessant abonnement afsluiten, dat geen extra functionaliteiten biedt maar wél 50 GB opslagcapaciteit. Dat is voldoende om heel wat grote bestanden op kwijt te kunnen. Nog interessanter is het Office 365 Personal-abonnement. Er zijn nog steeds heel wat mensen die een illegale versie van Office op hun computer hebben staan, maar dat is in deze tijd echt niet meer nodig. Voor 69 euro per jaar, oftewel 5,75 per maand (de helft van een Netflix-abonnement) heb je namelijk een abonnement waarbij je alle Office-programma’s krijgt, plus nog eens 1 TB (1000 GB) aan opslagcapaciteit in OneDrive. Daarnaast krijg je allerlei extra functionaliteiten, zoals bescherming tegen ransomware (waarover meer in tip 09), de mogelijkheid om bestanden te delen met een wachtwoord (tip 08) en nog veel meer. We vinden deze optie met name interessant omdat hij maar 3,75 euro per maand duurder is dan het basisabonnement, maar je wel 20 keer zoveel opslagcapaciteit biedt én alle Office-programma’s van Microsoft.

©PXimport

Tip 03: Online-omgeving

Wanneer je een Microsoft-account hebt aangemaakt, kun je inloggen op www.onedrive.com om toegang te krijgen tot de online cloud-omgeving. Op deze manier kun je eenvoudig vanaf elke willekeurige plek inloggen op je cloud-omgeving, accountgegevens aanpassen, instellingen wijzigen enzovoort. Je kunt op deze manier prima gebruik maken van OneDrive, bestanden delen, downloaden, openen enzovoort, maar je mist dan wel het voordeel van de automatische synchronisatie van bestanden. Als je daarvan wilt profiteren, dan is het noodzakelijk om de software van OneDrive te downloaden. Zoals aangegeven kan het zijn dat deze software al aanwezig is op je pc, en wanneer je al inlogt met een Microsoft-account is een en ander al automatisch ingesteld. Je downloadt de software van OneDrive door in te loggen op je account en vervolgens onderin te klikken op De OneDrive-apps downloaden. Je vindt hier links naar de Windows-versie, maar ook naar de OneDrive-apps voor bijvoorbeeld Android-smartphones en iPhones en zelfs een app voor de Xbox One.

©PXimport

Tip 04: Software downloaden

Na downloaden van het programma (of zoals Microsoft het noemt: de synchronisatieclient) is het tijd om dat te configureren. Wanneer je het programma voor de eerste keer start, verschijnt er een inlogscherm, waarin je je Microsoft-accountgegevens invult. Vervolgens wordt er een OneDrive-map aangemaakt op je harde schijf. Hierin zullen alle bestanden worden geplaatst die door OneDrive worden gesynchroniseerd. Je kunt ook een andere map kiezen, maar meestal is de standaardmap prima. Je hoeft niet te vrezen voor ruimtegebrek, zie tip 06. In de volgende stap geef je aan welke bestanden en mappen uit je OneDrive-account moeten worden gesynchroniseerd met de OneDrive-map op je harde schijf. Je kunt vinkjes verwijderen voor mappen die je wel graag in OneDrive wilt bewaren, maar die je niet per definitie op je pc wilt hebben.

©PXimport

Tip 05: Synchroniseren

Zodra je te synchroniseren bestanden en mappen hebt aangegeven, gaat OneDrive direct aan de slag. Een nieuw account is in een paar seconden gesynchroniseerd, maar afhankelijk van hoeveel inhoud aanwezig is, kan het ook uren duren (lees tip 10 als de synchronisatie je hele internetverbinding dicht laat slibben). Vervolgens werkt de synchronisatie heel eenvoudig: wanneer je een bestand binnen de OneDrive-map plaatst (inclusief submappen), dan zal OneDrive dit automatisch synchroniseren met je OneDrive-account. Wat je synchroniseert is automatisch beschikbaar op andere computers die gekoppeld zijn aan dit account. Dit synchroniseren is een andere manier van werken dan je gewend bent. Houd er bijvoorbeeld rekening mee dat een bestand dat je verwijdert van je harde schijf, ook uit je account wordt verwijderd (je kunt dit echter terughalen door in te loggen op de online omgeving en in de prullenbak te kijken). Oude versies van bestanden kun je terugzetten door te rechtsklikken op een bestand en te klikken op Versiegeschiedenis. Dat is handig als je per ongeluk een keer een wijziging maakt die je niet had willen maken.

©PXimport

Tip 06: Ruimte besparen

Een veelgehoorde klacht van mensen die OneDrive op meerdere computers gebruiken, is dat de gehele inhoud van de OneDrive-map naar hun computer gedownload wordt. Als die map 5 GB bevat, ben je dus op elke computer 5 GB kwijt aan je OneDrive-map en dan heeft het cloud-concept natuurlijk wat minder nut. Gelukkig is dat eenvoudig te verhelpen. Open de instellingen van OneDrive door rechtsklikken op het pictogram van OneDrive in het Systeemvak en daarna te klikken op Meer / Instellingen. Op het tabblad Instellingen plaats je een vinkje te plaatsen bij de optie Ruimte besparen door alleen de bestanden te downloaden die u gebruikt. Ga vervolgens naar de OneDrive-map op je harde schijf, selecteer de gehele inhoud, klik daarop met de rechtermuisknop en klik vervolgens op Ruimte vrijmaken. De bestanden worden van je harde schijf verwijderd, maar blijven wel zichtbaar (inclusief thumbnails enzovoort). Wanneer je nu op een bestand klikt om te openen, pas dan wordt het gedownload van OneDrive.

©PXimport

Tip 07: Bestanden delen

Een groot voordeel van de cloud is dat bestanden delen veel eenvoudiger is. Traditioneel, bijvoorbeeld als je deelt via e-mail, creëer je een duplicaat van het bestand. Dit is niet alleen onpraktisch, het zorgt vaak ook voor wildgroei: tientallen versies van documenten die over en weer gemaild worden en niemand die weet welk bestand nu de juiste versie is. Werken via de cloud betekent delen van de toegang tot het bestand. Dat betekent dat wijzigingen die de ander doorvoert, dus ook in jouw bestand zichtbaar zijn. Je moet dus wel een beetje oppassen met wie je de link deelt. Delen kan heel eenvoudig door in Windows Verkenner te rechtsklikken op het bestand of de map die je wilt delen en vervolgens te klikken op OneDrive-koppeling delen. Er wordt dan een link aangemaakt die direct naar je klembord wordt gekopieerd zodat je deze eenvoudig kunt delen.

©PXimport

Tip 08: Bestandsbeveiliging

Bestanden delen via een link is bij gevoelige bestanden misschien niet altijd wenselijk: wie weet wie de link bemachtigt. Als je OneDrive hebt gekoppeld aan een Office-abonnement, is meer veiligheid mogelijk. Als dat voor jou geldt, rechtsklik je in Windows Verkenner op het bestand of de map die je wilt delen en vervolgens op Meer opties voor het delen van OneDrive. Er wordt nu een nieuw venster geopend in je browser, waarin je kunt aangeven of de ontvanger van de link het gedeelde item mag bewerken en ook wanneer de link verloopt. Na deze datum is het gedeelde niet meer beschikbaar via de link. Daarnaast kun je via dit venster een wachtwoord instellen, zodat zelfs mensen die de link bemachtigen pas toegang krijgen wanneer zij het juiste wachtwoord instellen. Het is uiteraard verstandig om de link en het wachtwoord niet via dezelfde mail te delen.

©PXimport

Tip 09: Virussen

Nieuw in OneDrive is dat de dienst ook bescherming biedt tegen ransomware en virussen – althans, tegen de vernietiging van je bestanden daardoor. Deze optie was aanvankelijk alleen beschikbaar voor zakelijke gebruikers, maar inmiddels kunnen ook privégebruikers die hun OneDrive hebben gekoppeld aan een Office 365-abonnement ervan gebruikmaken. Wanneer OneDrive detecteert dat je het slachtoffer bent geworden van een virus of ransomware, dan krijg je hier automatisch melding van. Vervolgens heb je de mogelijkheid om tot dertig dagen na de aanval de bestanden in je account te herstellen. Dat wil zeggen: er wordt in dat geval dus een reservekopie teruggezet die tot maximaal dertig dagen teruggaat. Je herstelt je bestanden door in te loggen op de online omgeving van OneDrive en vervolgens te klikken op het pictogram met het tandwiel en daarna op Opties. In het linkerdeelvenster zie je de optie Uw OneDrive herstellen. Wanneer je hierop klikt, kun je de gewenste datum in het verleden selecteren en vervolgens klikken op Herstellen.

©PXimport

Tip 10: Snelheid overdracht

Tot slot een functie die niet zoveel te maken heeft met de bestanden zelf, maar wel met de belasting die OneDrive op je netwerk heeft. Wanneer je regelmatig heel veel bestanden in een map plaatst die door OneDrive gesynchroniseerd wordt, dan betekent dit dat er voortdurend heel veel dataverkeer plaatsvindt. Als je een internetverbinding met beperkte snelheid hebt, kan dit ervoor zorgen dat de verbinding behoorlijk dichtslibt en je weinig andere dingen meer kunt doen. Dit kun je voorkomen door de snelheid van de gegevensoverdracht te beperken. Je doet dit door de instellingen van OneDrive te openen zoals eerder beschreven en te klikken op het tabblad Netwerk. Je kunt vervolgens kiezen om de snelheid automatisch te laten aanpassen door OneDrive wanneer de belasting voor je netwerk te groot wordt, maar je kunt ook gaan voor de statische benadering en zelf een maximale snelheid definiëren voor uploads en downloads. Dat betekent natuurlijk wel dat de overdracht langer duurt, maar op die manier kun je ondertussen ook nog andere dingen doen online.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).