Microsoft Onedrive: alle ins en outs

Tip 01: Account maken

Grote kans dat je al een account hebt waarmee je OneDrive kunt gebruiken. OneDrive is namelijk een dienst van Microsoft, en dus kun je er terecht met je Microsoft-account (zoals iCloud gebruik maakt van je Apple ID, en Google Drive van je Google-account). Dat is het account waarmee je op Windows inlogt, als je een recente versie van Windows gebruikt. De kans is groot dat OneDrive al aan je systeem gekoppeld is. We gaan daar in dit artikel echter niet van uit. Om een account aan te maken surf je naar www.onedrive.com en klik je op Gratis registreren. Je hoeft voor OneDrive in principe nooit te betalen: het is een gratis dienst die je standaard 5 GB aan opslagcapaciteit geeft. Wil je echter meer opties, dan kun je ook kiezen voor één van de abonnementen. Dat is wat ons betreft wel de moeite waard. Klik in dat geval op Abonnementen bekijken.

Tip 02: Abonnement kiezen

Wanneer 5 GB niet voldoende voor je is, kun je voor 2 euro in de maand een interessant abonnement afsluiten, dat geen extra functionaliteiten biedt maar wél 50 GB opslagcapaciteit. Dat is voldoende om heel wat grote bestanden op kwijt te kunnen. Nog interessanter is het Office 365 Personal-abonnement. Er zijn nog steeds heel wat mensen die een illegale versie van Office op hun computer hebben staan, maar dat is in deze tijd echt niet meer nodig. Voor 69 euro per jaar, oftewel 5,75 per maand (de helft van een Netflix-abonnement) heb je namelijk een abonnement waarbij je alle Office-programma’s krijgt, plus nog eens 1 TB (1000 GB) aan opslagcapaciteit in OneDrive. Daarnaast krijg je allerlei extra functionaliteiten, zoals bescherming tegen ransomware (waarover meer in tip 09), de mogelijkheid om bestanden te delen met een wachtwoord (tip 08) en nog veel meer. We vinden deze optie met name interessant omdat hij maar 3,75 euro per maand duurder is dan het basisabonnement, maar je wel 20 keer zoveel opslagcapaciteit biedt én alle Office-programma’s van Microsoft.

Tip 03: Online-omgeving

Wanneer je een Microsoft-account hebt aangemaakt, kun je inloggen op www.onedrive.com om toegang te krijgen tot de online cloud-omgeving. Op deze manier kun je eenvoudig vanaf elke willekeurige plek inloggen op je cloud-omgeving, accountgegevens aanpassen, instellingen wijzigen enzovoort. Je kunt op deze manier prima gebruik maken van OneDrive, bestanden delen, downloaden, openen enzovoort, maar je mist dan wel het voordeel van de automatische synchronisatie van bestanden. Als je daarvan wilt profiteren, dan is het noodzakelijk om de software van OneDrive te downloaden. Zoals aangegeven kan het zijn dat deze software al aanwezig is op je pc, en wanneer je al inlogt met een Microsoft-account is een en ander al automatisch ingesteld. Je downloadt de software van OneDrive door in te loggen op je account en vervolgens onderin te klikken op De OneDrive-apps downloaden. Je vindt hier links naar de Windows-versie, maar ook naar de OneDrive-apps voor bijvoorbeeld Android-smartphones en iPhones en zelfs een app voor de Xbox One.

Tip 04: Software downloaden

Na downloaden van het programma (of zoals Microsoft het noemt: de synchronisatieclient) is het tijd om dat te configureren. Wanneer je het programma voor de eerste keer start, verschijnt er een inlogscherm, waarin je je Microsoft-accountgegevens invult. Vervolgens wordt er een OneDrive-map aangemaakt op je harde schijf. Hierin zullen alle bestanden worden geplaatst die door OneDrive worden gesynchroniseerd. Je kunt ook een andere map kiezen, maar meestal is de standaardmap prima. Je hoeft niet te vrezen voor ruimtegebrek, zie tip 06. In de volgende stap geef je aan welke bestanden en mappen uit je OneDrive-account moeten worden gesynchroniseerd met de OneDrive-map op je harde schijf. Je kunt vinkjes verwijderen voor mappen die je wel graag in OneDrive wilt bewaren, maar die je niet per definitie op je pc wilt hebben.

Tip 05: Synchroniseren

Zodra je te synchroniseren bestanden en mappen hebt aangegeven, gaat OneDrive direct aan de slag. Een nieuw account is in een paar seconden gesynchroniseerd, maar afhankelijk van hoeveel inhoud aanwezig is, kan het ook uren duren (lees tip 10 als de synchronisatie je hele internetverbinding dicht laat slibben). Vervolgens werkt de synchronisatie heel eenvoudig: wanneer je een bestand binnen de OneDrive-map plaatst (inclusief submappen), dan zal OneDrive dit automatisch synchroniseren met je OneDrive-account. Wat je synchroniseert is automatisch beschikbaar op andere computers die gekoppeld zijn aan dit account. Dit synchroniseren is een andere manier van werken dan je gewend bent. Houd er bijvoorbeeld rekening mee dat een bestand dat je verwijdert van je harde schijf, ook uit je account wordt verwijderd (je kunt dit echter terughalen door in te loggen op de online omgeving en in de prullenbak te kijken). Oude versies van bestanden kun je terugzetten door te rechtsklikken op een bestand en te klikken op Versiegeschiedenis. Dat is handig als je per ongeluk een keer een wijziging maakt die je niet had willen maken.

Tip 06: Ruimte besparen

Een veelgehoorde klacht van mensen die OneDrive op meerdere computers gebruiken, is dat de gehele inhoud van de OneDrive-map naar hun computer gedownload wordt. Als die map 5 GB bevat, ben je dus op elke computer 5 GB kwijt aan je OneDrive-map en dan heeft het cloud-concept natuurlijk wat minder nut. Gelukkig is dat eenvoudig te verhelpen. Open de instellingen van OneDrive door rechtsklikken op het pictogram van OneDrive in het Systeemvak en daarna te klikken op Meer / Instellingen. Op het tabblad Instellingen plaats je een vinkje te plaatsen bij de optie Ruimte besparen door alleen de bestanden te downloaden die u gebruikt. Ga vervolgens naar de OneDrive-map op je harde schijf, selecteer de gehele inhoud, klik daarop met de rechtermuisknop en klik vervolgens op Ruimte vrijmaken. De bestanden worden van je harde schijf verwijderd, maar blijven wel zichtbaar (inclusief thumbnails enzovoort). Wanneer je nu op een bestand klikt om te openen, pas dan wordt het gedownload van OneDrive.

Tip 07: Bestanden delen

Een groot voordeel van de cloud is dat bestanden delen veel eenvoudiger is. Traditioneel, bijvoorbeeld als je deelt via e-mail, creëer je een duplicaat van het bestand. Dit is niet alleen onpraktisch, het zorgt vaak ook voor wildgroei: tientallen versies van documenten die over en weer gemaild worden en niemand die weet welk bestand nu de juiste versie is. Werken via de cloud betekent delen van de toegang tot het bestand. Dat betekent dat wijzigingen die de ander doorvoert, dus ook in jouw bestand zichtbaar zijn. Je moet dus wel een beetje oppassen met wie je de link deelt. Delen kan heel eenvoudig door in Windows Verkenner te rechtsklikken op het bestand of de map die je wilt delen en vervolgens te klikken op OneDrive-koppeling delen. Er wordt dan een link aangemaakt die direct naar je klembord wordt gekopieerd zodat je deze eenvoudig kunt delen.

Tip 08: Bestandsbeveiliging

Bestanden delen via een link is bij gevoelige bestanden misschien niet altijd wenselijk: wie weet wie de link bemachtigt. Als je OneDrive hebt gekoppeld aan een Office-abonnement, is meer veiligheid mogelijk. Als dat voor jou geldt, rechtsklik je in Windows Verkenner op het bestand of de map die je wilt delen en vervolgens op Meer opties voor het delen van OneDrive. Er wordt nu een nieuw venster geopend in je browser, waarin je kunt aangeven of de ontvanger van de link het gedeelde item mag bewerken en ook wanneer de link verloopt. Na deze datum is het gedeelde niet meer beschikbaar via de link. Daarnaast kun je via dit venster een wachtwoord instellen, zodat zelfs mensen die de link bemachtigen pas toegang krijgen wanneer zij het juiste wachtwoord instellen. Het is uiteraard verstandig om de link en het wachtwoord niet via dezelfde mail te delen.

Tip 09: Virussen

Nieuw in OneDrive is dat de dienst ook bescherming biedt tegen ransomware en virussen – althans, tegen de vernietiging van je bestanden daardoor. Deze optie was aanvankelijk alleen beschikbaar voor zakelijke gebruikers, maar inmiddels kunnen ook privégebruikers die hun OneDrive hebben gekoppeld aan een Office 365-abonnement ervan gebruikmaken. Wanneer OneDrive detecteert dat je het slachtoffer bent geworden van een virus of ransomware, dan krijg je hier automatisch melding van. Vervolgens heb je de mogelijkheid om tot dertig dagen na de aanval de bestanden in je account te herstellen. Dat wil zeggen: er wordt in dat geval dus een reservekopie teruggezet die tot maximaal dertig dagen teruggaat. Je herstelt je bestanden door in te loggen op de online omgeving van OneDrive en vervolgens te klikken op het pictogram met het tandwiel en daarna op Opties. In het linkerdeelvenster zie je de optie Uw OneDrive herstellen. Wanneer je hierop klikt, kun je de gewenste datum in het verleden selecteren en vervolgens klikken op Herstellen.

Tip 10: Snelheid overdracht

Tot slot een functie die niet zoveel te maken heeft met de bestanden zelf, maar wel met de belasting die OneDrive op je netwerk heeft. Wanneer je regelmatig heel veel bestanden in een map plaatst die door OneDrive gesynchroniseerd wordt, dan betekent dit dat er voortdurend heel veel dataverkeer plaatsvindt. Als je een internetverbinding met beperkte snelheid hebt, kan dit ervoor zorgen dat de verbinding behoorlijk dichtslibt en je weinig andere dingen meer kunt doen. Dit kun je voorkomen door de snelheid van de gegevensoverdracht te beperken. Je doet dit door de instellingen van OneDrive te openen zoals eerder beschreven en te klikken op het tabblad Netwerk. Je kunt vervolgens kiezen om de snelheid automatisch te laten aanpassen door OneDrive wanneer de belasting voor je netwerk te groot wordt, maar je kunt ook gaan voor de statische benadering en zelf een maximale snelheid definiëren voor uploads en downloads. Dat betekent natuurlijk wel dat de overdracht langer duurt, maar op die manier kun je ondertussen ook nog andere dingen doen online.