Slimme verlichting zoals Philips Hue is handig, maar een lichtknopje blijkt vaak onmisbaar. Als je een slimme lamp met een normale lichtschakelaar uitzet, is de lamp onbereikbaar voor het systeem. Smartwares belooft met de Wall switch converter een oplossingen te hebben die je normale wandschakelaar slim maakt.

Wanneer je bij een systeem als Hue een lamp via een wandschakelaar uitschakelt, staat er geen spanning meer op en is de lamp niet meer bereikbaar voor het systeem. En dat is lastig als je de lamp vervolgens wel wilt bedienen met je smartphone of een automatische actie geprogrammeerd hebt waarvoor het licht ingeschakeld moet worden. Nu kun je voor bijvoorbeeld Hue diverse losse schakelaars kopen, maar vaak zul je de normale wandschakelaars gewoon laten zitten. Of misschien vind je iets als een Hue Dimmer Switch niet bij je schakelmateriaal passen. Al is er vanuit schakelmateriaalfabrikanten steeds meer mogelijk in de vorm van Friends of Hue, maar dat zijn wel prijzige knopjes. Smartwares heeft met de Wall switch converter een relatief goedkope inbouwmodule gemaakt die normale schakelaars verandert in slimme schakelaars waarbij een slimme lamp altijd onder spanning blijft staan. De Smartwares Wall switch converter is een compacte module waar je een knoopcel in plaatst. Dat heeft als voordeel dat er geen nuldraad nodig is voor het aansluiten. De module werkt met Smartwares' eigen lampen én Hue-verlichting.

©PXimport

HomeWizard Link

De Smartwares-inbouwmodule maakt voor de communicatie gebruik van een protocol op de 868MHz-band, dezelfde frequentie als bijvoorbeeld Z-wave ook gebruikt. Het protocol is helaas gesloten en voor zover ik weet zijn er geen mogelijkheden om dit protocol met andere ontvangers te gebruiken waardoor je om de Wall switch converter te gebruiken een basisstation van Smartwares in de vorm van de HomeWizard Link nodig hebt. Gelukkig valt de prijs van dat basisstation met 35 euro mee. De HomeWizard Link vormt de basis van Smartwares’ eigen HomeWizard Pro domoticasysteem dat naast de in dit artikel besproken inbouwmodule onder andere eigen lampen, schakelaars en sensors omvat. Er is echter een beperkt aantal slimme producten van derde partijen te koppelen en laat Philips Hue nou net één van die producten zijn. Hierdoor is de Wall switch converter volgens Smartwares uitermate geschikt om in combinatie met Hue als slim lichtknopje te gebruiken, het verlichtingssysteem dat ik zelf gebruik.

©PXimport

Inbouwmodule met batterijtje

Inbouwmodules voor achter de wandschakelaar zijn op zich niks nieuws, maar vaak zijn ze een stuk duurder dan de 20 euro die Smartwares per module vraagt en een stuk lastiger in te bouwen. Die eenvoudige installatie komt doordat Smartwares gekozen heeft voor een batterij als voeding. Het voordeel van deze aanpak is duidelijk: je hebt geen blauwe nuldraad achter je inbouwschakelaar nodig om de zender van energie te voorzien. Zo vereisen de meeste Z-wave-inbouwmodules zowel een bruine fasedraad als een blauwe nuldraad. Achter lichtschakelaars vind je doorgaans alleen de bruine fasedraad omdat de blauwe draad die de stroomkring sluit bij de lamp zelf in de centraaldoos zit. Om een dergelijke inbouwmodule dan aan te sluiten, zul je zelf blauwe nuldraden vanaf de centraaldoos naar de lichtschakelaars moeten trekken en dat kan een lastig klusje zijn. 

©PXimport

Dankzij het batterijtje is dat bij de Smartwares-module niet nodig. Het enige nadeel dat ik van Smartwares’ aanpak kan bedenken is dat een batterij natuurlijk een keer leeg is. Op dat moment zul je de lichtschakelaar weer van de muur moeten schroeven om de batterij te vervangen. Al zou dat nadeel mee moeten vallen, want volgens Smartwares gaat de batterij maar liefst acht jaar mee. Het gebruikte type knoopcel CR2450 is gelukkig een gebruikelijk type batterij dat je op veel plekken zo kunt kopen.

Kennelijk vond ook Signify (het bedrijf achter Philip Hue) de batterijmodule ook een goed idee, want onlangs kondigde Signify aan zelf met een vergelijkbare module te komen. Die is met een prijs van 40 euro per module wel een stuk duurder.

Eenvoudige installatie

De installatie van de inbouwmodule is geen heel ingewikkeld klusje. Uiteraard schakel je eerst de spanning van de groep in de meterkast uit. Je begint met het plaatsen van de knoopcelbatterij waarna je de inbouwmodule via een knopje koppelt met de HomeWizard Link. Die koppeling moet je in ieder geval doen voordat je alles weer terug op de muur schroeft, want dan kun je natuurlijk niet meer bij het knopje.

©PXimport

©PXimport

Vervolgens is het tijd voor de daadwerkelijke installatie en schroef je de wandschakelaar van de muur. Haal de bruine en zwarte draad vervolgens van de schakelaar los. Die bruine en zwarte draad moet je vervolgens met elkaar verbinden. Zo staat er altijd spanning op het lichtpunt waar de slimme lamp hangt. Hiervoor levert Smartwares een lasklem mee. Ik was aangenaam verrast dat het om een WAGO-variant met hendeltjes gaat. Die zijn vooral als je de draden ooit weer los wil maken echt veel handiger dan normale lasklemmen. Vervolgens sluit je de draadjes van de inbouwmodule aan op de contacten van de lichtschakelaar en schroef het geheel weer op de muur. Je kunt nu de groep weer inschakelen en je lamp en schakelaar softwarematig koppelen in de app.

©PXimport

©PXimport

Je hoeft natuurlijk niet per se de schakelaar van een lichtpunt aan een lamp op dat lichtpunt te koppelen. Zo heb ik in de keuken een wandlichtpunt met bijbehorende schakelaar die ik niet gebruik omdat ik daar geen lamp heb hangen. Wel heb ik een Hue-lichtstrip op de keukenkastjes gelegd. Die ongebruikte schakelaar is dankzij een Wall switch converter opeens wel te gebruiken en schakelt nu de lichtstrip.

©PXimport

©PXimport

Schakelen en scenes

In de HomeWizard-app koppel je de Hue Bridge waarna je zelf kunt besluiten welke van je Hue-lampen daadwerkelijk in de HomeWizard-app getoond worden. Handig, want het heeft wat mij betreft geen zin om al mijn lampen te ontsluiten. Voor mij is het voldoende om alleen de lampen te zien die ik via HomeWizard daadwerkelijk aan een fysieke lichtschakelaar wil koppelen. Vind je een automatiseringsfunctie in de app toch handig of wil je de lampen koppelen met Smartwares-producten, dan kun je natuurlijk wel alle Hue-lampen toevoegen. 

©PXimport

©PXimport

De koppeling tussen een lamp en een schakelaar is eenvoudig te maken en je kunt acties toekennen aan 1, 2 3 en 4 keer schakelen. Ik heb aan de 1x schakelen de actie schakel apparaat toegekend. Dat betekent dat als je op de normale manier je lichtschakelaar gebruikt, de status van de lamp verandert. Staat de lamp aan, dan gaat ie uit. En staat de lamp uit, dan gaat ie aan. Je kunt dus probleemloos de Hue-app of een andere schakelaar gebruiken, de schakelaar met daarachter de Wall switch converter doet altijd wat je ervan verwacht. Je kunt via de app instellen met welke tint of kleur en helderheid een lamp ingeschakeld moet worden via de schakelaar. Zolang je één lamp tegelijkertijd wilt in- of uitschakelen, werkt het geheel prima.

©PXimport

©PXimport

Het wordt echter een probleem als je meerdere lampen in één keer wil in- of uitschakelen. De kamers of zones waarmee je in de Hue-app lampen aan elkaar koppelt zijn niet zichtbaar in de HomeWizard-omgeving. Dat zou niet erg moeten zijn omdat je lampen binnen de HomeWizard-app ook in kamers kunt verdelen. 

Helaas blijkt het niet mogelijk te zijn om in één keer alle lampen in een kamer te schakelen. Het enige dat je kunt doen om lampen te koppelen is een scene maken. Het is prima mogelijk om een scene te maken die de gewenste lampen inschakelt. Maar als je die scene aan de normale 1X-schakelactie toekent, kun je die scene alleen inschakelen oftewel: je kunt de verlichting dan niet uitschakelen met de normale schakelactie. Daarvoor kun je weer een tweede scene maken waarin je de lampen weer uitschakelt, maar die scene zul je dan moeten toekennen aan de 2X-schakelactie. Dat wordt wat mij betreft al snel onhandig. Ik wil gewoon op de knop drukken om het licht aan en vervolgens weer uit te doen. De scenes waarmee je verschillende lampen in één keer op gewenst kleur en helderheid zet zie ik zelf echt als aanvulling hierop. Het koppelen van meerdere lampen tot één licht is immers geen gek idee, er zijn genoeg armaturen waar je meerdere lampen in draait. Als gebruiker van Hue is het overigens niet mogelijk om scenes die je binnen de Hue-app gemaakt hebt te gebruiken, je zult eventuele scenes voor de wandschakelaar in de HomeWizard-app moeten (na)maken.

Beperkte koppelingsmogelijkheden

Wat jammer is aan de HomeWizard Link is dat er naast de koppeling met Hue, Google Home en Amazon Alexa niks van derde partijen te koppelen valt. Op zich begrijpelijk vanuit Smartwares, want uiteraard is de HomeWizard Link ontworpen om dienst te doen als basis voor een slim huis. Maar vanuit het oogpunt van iemand die het vooral als aanvulling op Hue gebruikt en ook andere slimme apparaten in huis heeft, is het jammer dat je de knoppen niet kunt ontsluiten in bijvoorbeeld systemen als Home Assistant of Domoticz.

Conclusie

Smartwares heeft met de Wall switch converter een handig product in het assortiment. In eerste instantie is de inbouwmodule bedoeld voor het eigen verlichtingssysteem, maar er is een eenvoudige koppeling met Philips Hue voorhanden. De prijs van 20 euro per inbouwmodule is goed, wel heb je een HomeWizard Link-basisstation nodig. Die is met een prijs van 35 euro betaalbaar, en zeker als je een paar lichtknopjes in huis slim wilt maken overkomelijk.

Het geheel is eenvoudig te installeren en werkt zolang je met één schakelaar één lamp wilt schakelen uitstekend. De hardware is dus prima in orde, maar helaas geldt dat niet voor de software. Het probleem begint als je meerdere lampen met één schakelaar wilt bedienen want lampen groeperen tot één lamp is niet mogelijk. En dat is toch echt wel een belangrijk nadeel waar scenes wat mij betreft niet helemaal de oplossing voor zijn.

Een ander nadeel voor vooral Hue-gebruikers is dat HomeWizard Lite een eigen ecosysteem is waar je verder eigenlijk alleen slimme producten van SmartWares zelf op kunt aansluiten. Nu heb je daar als je het systeem puur als Hue-knoppen gebruikt natuurlijk geen last van, maar een koppeling met bijvoorbeeld een open platform als Home Assistant zou handig zijn om meer met de slim gemaakte schakelaars te kunnen doen.

Ben je overigens al een gebruiker van het HomeWizard Link-systeem, dan raad ik je de Wall switch converter zeker aan. De genoemde nadelen van het systeem gelden dan immers veel minder sterk voor jou.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).