We kunnen ons goed voorstellen dat er een hoop op je af komt wanneer je van plan bent te investeren in slimme verlichting voor in huis. Er bestaan namelijk veel soort lampen en armaturen, die allemaal net even op een andere manier werken. En dan zijn er ook nog de opties met betrekking tot connectiviteit, apps en smarthomeplatformen. Kortom: genoeg om te bespreken.

Slimme verlichting en slimme thermostaten hebben één ding gemeen: ze vormen vaak de eerste stap in de richting van een smarthome (een slim huis). Beide apparaten bieden slimme opties aan waar mensen snel bekend mee raken én aan wennen, waardoor dat vaak naar meer smaakt.

In het geval van slimme lampen kun je ze met je smartphone of stem bedienen. Daarnaast werken ze via vaste schema’s en is het mogelijk ze op afstand uit te schakelen. En wanneer je ze opneemt in een smarthomenetwerk, dan krijg je toegang tot meer functies en mogelijkheden.

De basis van slimme verlichting

Maar voor we bij dat soort functies aankomen, kan het geen kwaad om nog even de basis van slimme verlichting te bespreken. We kijken in dit geval specifiek naar de opties met betrekking tot verlichting voor binnen. Daarnaast bestaat er ook slimme verlichting voor buiten, mocht je daar interesse in hebben.

Slimme lampen voor binnen heb je tegenwoordig in allerlei soorten in maten. We beginnen bij de standaard lamp; de simpele doch slimme peer die je in bestaande houders draait.

De slimme peer bestaat in twee soorten, met verschillende fittingen. Je moet eerst kijken naar die aansluitingen (denk dan bijvoorbeeld aan E14, E27 of GU10) om te checken of de lamp wel past in de houder die je hebt staan of op het oog hebt. Daarna kijk je naar het verbindingstype. Want de ene lamp sluit je direct aan op je wifi-netwerk, terwijl je voor een andere lamp een Zigbee- of Z-Wave-hub nodig hebt. Sommige fabrikanten bieden starterspakketten aan waarin enkele lampen en zo’n smarthomehub zit. Tot slot zijn er ook lampen die alléén bluetooth ondersteunen.

Er bestaan ook slimme lampen voor specifieke kamers of situaties. Denk dan bijvoorbeeld aan de plafonnière, een hanglamp, de ouderwetse tafellamp en een wandlamp. Daarnaast zijn er ook vloerstaanders, spotlampen en sierlijke verlichtingsopties. De laatste categorie is een bijzondere, aangezien je daarmee heuse kunstwerken aan de muur kunt ophangen. Dergelijke lampen nemen de vorm aan van een led-paneel in de vorm van een vierkant of hexagon, waarmee je zelfs vormen kunt maken aan de muur. Niet de handigste optie voor dagelijks gebruik, maar wel erg sfeervol.

Daarnaast zijn er bijvoorbeeld nog led-strips. Die zijn strips met daarin kleine led-lampen, die je bijvoorbeeld onder een kast of bank kunt hangen. Sommige mensen hangen dergelijke producten ook achter een televisie, allemaal met hetzelfde doel: sfeervolle verlichting aanbrengen.

Tot slot zijn er nog wat kleinere categorieën, die enkele producten soms combineren. Denk dan een make-upspiegel met daaromheen een led-rand, die voor optimale lichtinval zorgt tijdens het opmaken. Zo zie je altijd perfect wat je aan het doen bent en wat het resultaat is van je werk.

©PXimport

Slimme verlichting bedienen

Wat de bovenstaande lampen allemaal gemeen hebben is dat ze via apps te bedienen zijn; ongeacht de installatiemanier. In de meeste gevallen is het zo dat je die lampen bedient per groep of kamer, maar soms moet je ze per stuk aansturen. Voordat je zo’n groep beschikbaar is, moet je die nog wel even aanmaken. Maar wanneer je slimme verlichting voor het eerst installeert, dan laat een app zien hoe de belangrijkste functies werken. Wees dus gerust: er komt inderdaad soms veel op je af, maar de software neemt je aan de hand, waardoor je snel weet waar je aan toe bent.

Binnen de app kun je heel veel zaken regelen. Ondersteunen je lampen kleur? Dan kun je precies de kleuren selecteren die je mooi of handig vindt. Door middel van steekwoorden kun je vaak een sfeer uitkiezen die bij een moment past. En anders heb je de handmatige kleurenkiezer. Je kunt de lampen allemaal eenzelfde kleur meegeven of je geeft ze allemaal een andere kleur. Middels thema’s stel je meerdere lampen in één keer in en kun je een avondje Dungeons and Dragons ineens heel bijzonder en meeslepend maken. Als je het kunt bedenken, is het vaak wel mogelijk met zo’n system.

Sommige lampen bieden alleen verschillende wittinten aan. Dergelijke informatie wordt goed gecommuniceerd via de doos van het product; dus let daar goed op wanneer je iets aanschaft. De kleurtemperatuur (zoals dat ook genoemd wordt) wordt uitgedrukt in Kelvin. Meestal ligt die temperatuur ergens tussen de 2.600 en 6.500 K. Dat is vergelijkbaar met lichtbronnen als gloeilampen en TL-buizen. Sommige lampen gaan nog iets verder daarin en bieden opties voor kaarslicht (1.500 K) en daglicht (tot 7.000 K) aan. Dit stel je gewoon in via de app.

Binnen diezelfde app regel je vaak ook de ondersteuning voor smarthomeplatformen (en anders moet je dat via externe partijen regelen). Zo bieden veel systemen voor slimme verlichting ondersteuning aan voor Google Home, Apple HomeKit en IFTTT, om maar wat voorbeelden te geven. Dit zijn tevens toegankelijke opties om te experimenteren met routines en automatiseringen; doorgewinterde smarthomegebruikers hebben wellicht al andere opties voor zichzelf ingebouwd. Met een systeem als Fibaro heb je bijvoorbeeld al veel meer opties tot je beschikking.

Geld besparen met slimme lampen?

Een vraag die vaak naar voren komt is of je geld kunt besparen met slimme lampen in huis. Het antwoord is eigenlijk altijd ja, maar we kunnen enkele feiten hieromtrent niet negeren. Zo merk je wellicht weinig tot geen verschil wanneer je ‘domme’ led-lamp vervangt met slimme varianten. Heb je in huis nog allerlei oude peertjes in gebruik, zoals de ouderwetse gloeilamp, dan merk je al snel een groot verschil op je energierekening. Led-lampen (slim of dom) zijn namelijk al gauw negentig procent energiezuiniger dan gloeilampen. Dat is toch een fijne wetenschap.

Maar wat we hier niet kunnen negeren, is de vaak hoge instapprijs. Natuurlijk heb je zelf in de hand wat je aan een slimme lamp uitgeeft en kun je altijd kiezen voor goedkopere alternatieven. Wil je niet teveel betalen, check dan de laagste prijzen voor slimme lampen via Kieskeurig.nl.

De allergoedkoopste opties bieden wellicht niet altijd de mogelijkheden aan waar je naar op zoek bent. Sommige lampen ondersteunen bepaalde platformen niet (al kan daar met Matter gelukkig verandering in komen), terwijl andere lampen specifieke functies missen waar je naar op zoek bent. Kortom: ook hier is het belangrijk goed te kijken naar de opties van zo’n lamp.

Daarnaast dien je vaak te moeten investeren in hulpmiddelen en accessoires. Denk dan aan zo’n eerdergenoemde smarthomehub en wellicht zelfs nieuwe lichtschakelaars (die de lampen kunnen bedienen via dezelfde hub). Sommige systemen kennen een hoge instapprijs, maar bieden daarentegen ook enorm veel opties en functies aan. Je kiest dan duidelijk voor gemak en daardoor kun je mogelijk – op de langere termijn – veel geld besparen. Je kunt in elk geval altijd de lampen uitdoen wanneer je dat vergeten bent – tenzij ze alleen bluetooth ondersteunen.

Slimme verlichting voor binnen: de systemen

Nu je weet welke soorten lampen er zijn en waar je zoal rekening mee moet houden, is het tijd om de bekendste systemen onder de loep te leggen. Hieronder volgt een overzicht van bestaande systemen die slimme verlichting voor binnen aanbieden. Ook plaatsen we hier relevant nieuws, tests en reviews en aanverwante achtergrondartikelen.

Philips Hue

Dit is waarschijnlijk het merk dat iedereen kent wanneer die het over slimme lampen heeft. Maar het is ook één van de duurste, bestaande uit tal van lampsoorten en accessoires. Aan opties dus geen gebrek en datzelfde geldt voor de ondersteuning van smarthomesystemen. Daarnaast bepaal je zelf of je de bediening wil regelen via wifi (maar in feite Zigbee via de hub) of bluetooth. Via de app kun je alles regelen: van kleuren tot helderheid en van bediening tot schema’s.

Review: Philips Hue Centris

Review Philips Hue Wall Switch

Wiz

Het moederbedrijf van Signify biedt nog een merk aan voor slimme verlichting: Wiz. Dit merk heeft eveneens een uitgebreid aanbod van verschillende slimme lampen voor binnen. De overzichtelijke app is uitgebreid en je hebt volop keuze uit verscheidene accessoires. In vergelijking met Philips Hue zijn deze producten net even wat goedkoper, waardoor je niet helemaal dezelfde kwaliteit kunt verwachten. Desondanks kan dit een prima alternatief vormen. Je bedient de lampen via wifi (zonder tussenkomst van een hub) of bluetooth. Ook is er volop smarthome-ondersteuning.

Nieuws: SpaceSense van Wiz doet lampen zelf aan of uit

Nanoleaf

We benoemden net al even lichtpanelen die je aan de muur kunt hangen, waarmee je zelf vormen kunt maken. Eén van die systemen komt van Nanoleaf af. Dit is een modulair lichtsysteem, waar je zelf dus extra panelen aan kunt toevoegen. Hoewel de starterkits vrij prijzig zijn, kun je hiermee wel een fijne sfeer creëren in een kamer. Bovendien is het goed om te weten dat Nanoleaf ook externe systemen ondersteunt, zoals platformen als Google Home en Apple HomeKit.

Lifx

Lifx is een merk dat traditionele lampen en modulaire sfeerverlichting aanbiedt. Daarmee concurreert het bedrijf dus met de bovenstaande merken. Via de app kun je allerlei zaken regelen: zo kies je één van de duizenden soorten wittinten uit (de kleurentemperatuur) of één van de miljoenen kleuren. Je kunt veel van deze lampen direct koppelen aan je wifi-netwerk; dan hoef je dus géén smarthomehub aan te schaffen, maar het nadeel is wel dat het wifi-netwerk dan snel volloopt.

Innr

Het Nederlandse merk Innr zet zichzelf in de markt als een goedkoper alternatief voor Philips Hue. Je bedient dit systeem via Zigbee, waardoor je dus wel een hub nodig hebt. Mocht je eerder al geïnvesteerd hebben in Philips Hue en zo’n hub hebben, dan kun je de lampen daar gewoon aan koppelen. Mocht je nog niets in huis gehaald hebben, dan is het goed om te weten dat dit merk ook zijn eigen hub aanbiedt, waardoor je die dus ook voor een lagere prijs kunt scoren.

Ikea

Tot slot kijken we nog even naar Ikea. De Zweedse meubelmaker investeert hevig in het smarthomesegment, met onder meer de Tradfri-lampen. Je kunt deze lampen opnemen in bestaande Zigbee-netwerken en dat is goed nieuws: want ze zijn zeer goedkoop. Check wel even eerst van tevoren of ze alle functies aanbieden die je zoekt, want wellicht bieden ze net niet genoeg aan voor die prijs. Maar voor simpele bediening en opties, is dit een prima alternatief.

Ben je benieuwd geworden naar slimme verlichting voor in huis? Bij Bol.com vind je een hoop interessante producten!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).