Toen de Toyota bZ4x in de showroom verscheen, bleek de elektrische SUV niet helemaal vrij van kinderziekten. Maar volgens het Japanse merk, dat toch een uitstekende reputatie in stand moet houden, zijn alle problemen met de bouwkwaliteit en sturing van de elektrische aandrijflijn nu verholpen. Tijd voor een test!

©Igor Stuifzand | ID.nl

Eerst even een rondje om de Toyota bZ4x

De Toyota bZ4x Dynamic die wij testen is in de kleur Pacific Blue gespoten. Dat staat ’m chic, maar met deze lak komt het ontwerp van de bZ4x wat ons betreft niet helemaal tot zijn recht. Rond de wielen, de dorpels en de bumpers zitten namelijk robuuste matzwarte ‘stootkussens’, maar die vallen in hun donkerblauwe omgeving nauwelijks op. “Gelukkig niet!”, zul je misschien roepen, maar wij vinden die ongelakte beschermlijsten wel iets robuusts hebben. Het is weer eens iets anders!

©Igor Stuifzand | ID.nl

De Toyota bZ4x oogt groter dan hij daadwerkelijk is. Hij heeft een lengte van 4,69 meter, en dat is nog geen 5 centimeter meer dan de Corolla Touring Sports. Met een hoogte van 1,60 meter torent de bZ4x wel 16,5 centimeter boven die stationwagon uit, natuurlijk deels gedwongen door de batterijmodules die in de vloer van de auto zijn verwerkt.

Gelukkig heeft Toyota van de bZ4x geen windtunnel-eenheidsworst gemaakt. Nu heeft de auto heus wel een betere stroomlijn dan een dichte garagedeur, maar van een Tesla-achtig silhouet is geen sprake. En dat is wel zo verfrissend. Opvallend: de bZ4x heeft geen wisser op de achterruit. De lucht die tussen de twee windgeleiders op de achterste hoeken van het dak stroomt, moet de achterruit droog blazen. Op de snelweg lukt dat wel, maar in stedelijk verkeer blijkt die theorie helaas niet op te gaan.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Niet alleen Toyota’s exterieurontwerpers hebben zich met de bZ4x van hun beste kant laten zien, ook de designers van het interieur gaven hun creativiteit de vrije loop. Met zijn hoge plaatsing, bijna helemaal tegen de voorruit aan, springt het digitale instrumentarium meteen in het oog. Je leest alle informatie bóven het stuur af, in plaats van er direct achter. Peugeot gebruikt een soortgelijke lay-out; blijkbaar vinden ze het in Japan een goed idee. Net als wij, want de informatie is gemakkelijk in één oogopslag af te lezen en gaat niet schuil achter de rand van het stuur.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Wat ook opvalt, is de mooie afwerking van het dashboard, dat met dezelfde stoffen bekleding is overtrokken als de stoelen. Verder zien we pianolakpaneeltjes en zachte kunststoffen, maar Toyota heeft ook veel minder mooi, goedkoop ogend plastic toegepast.

Het centrale aanraakscherm van het multimediasysteem heeft een formaat van 12,3 inch. Soms is het even zoeken naar de juiste functie; zo blijkt dat alle veiligheids- en rijhulpsystemen juist met de knopjes op het stuur via een display in het instrumentarium te bedienen zijn. Zodra je daar eenmaal achter komt, stel je nooit meer vragen. De rijrichting kan met een druk-/draaiknop op de middentunnel worden geselecteerd.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Is de Toyota bZ4x een praktische auto?

Aan leefruimte voor de inzittenden geen gebrek, zeker als je het formaat van de bZ4x in ogenschouw neemt. De auto is 26 centimeter korter dan de Tesla Model Y, en dat maakt 'm natuurlijk automatisch minder ruim. Voorin zit je riant, maar ook achterin is ruimschoots voldoende been- en hoofdruimte. Doordat de portieren breed openzwaaien, is de entree bovendien royaal.

Hoewel een dashboardkastje ontbreekt, kom je voor kleine spulletjes weinig ruimte tekort. Doordat de Toyota bZ4x zijn elektromotor voorin heeft liggen, vind je in de neus geen ‘frunk’. Samen met de laadkabel moet alle bagage achterin. Met de achterbank omhoog heeft de kofferruimte in een inhoud van 452 liter. Toereikend voor je dagelijkse behoeften, maar ook niet meer dan dat. Hoe groot het laadruim is wanneer je de achterbank hebt neergeklapt, geeft Toyota niet op in de brochure. Doordat de achterruit vrij vlak ligt, worden de praktische mogelijkheden van de laadruimte wel enigszins beperkt. De bZ4x mag een aanhangwagen met een (geremd) gewicht van 750 kilo trekken. Ook daarmee zet de bZ4x geen nieuwe maatstaf.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Wat kost de bZ4x en wat heeft de auto voor die prijs allemaal te bieden?

Prijzen van de Toyota bZ4x starten bij 47.090 euro. Daarmee zit de fiscale waarde van de auto boven de SEPP-grens en kom je dus niet in aanmerking voor aanschafsubsidie. Bij sommige concurrenten is dat wel het geval. Daar staat echter tegenover dat de Toyota bZ4X vanaf de basisuitvoering al een redelijk complete standaarduitrusting heeft.

De Business-versie heeft bijvoorbeeld automatische airco met twee temperatuurzones, een multimediasysteem met 8-inch touchscreen, adaptieve cruisecontrol en 18-inch lichtmetalen wielen. Standaard op elke bZ4x is Toyota Safety Sense, een veiligheidspakket met verkeersbordherkenning, actieve rijbaanassistentie en pre-collision warning, dat je waarschuwt voor een dreigende aanrijding. Bij de duurste Premium-uitvoering is daar dodehoekbewaking aan toegevoegd.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Wij testten de bZ4x in de Dynamic-uitvoering. Deze versie staat voor 52.995 euro in de prijslijst. Boven op de basisuitrusting krijg je in deze versie onder meer een elektrisch bedienbare bestuurdersstoel, stuur- en stoelverwarming, een 360-gradencamera met parkeersensoren voor en achter, een draadloze telefoonlader, een automatisch bediende achterklep en een multimediasysteem met 12,3-inch aanraakscherm en geïntegreerde navigatie. Elke bZ4x heeft af-fabriek een warmtepomp. De standaard boordlader heeft een vermogen van 11 kW.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Bij Toyota beginnen de tarieven voor private-lease bij 599 euro per maand (op basis van een contract van 72 maanden en 5.000 kilometer per jaar). Je krijgt de bZ4x dan in de Active-uitvoering, zonder extra’s. Wat interessant is als je de bZ4x privé aanschaft: Toyota biedt 10 jaar fabrieksgarantie, tot een maximum van 200.000 kilometer. Op de batterij blijft de garantie zelfs tot 300.000 kilometer geldig. Geen concurrent die Toyota op garantiegebied kan overtreffen.

©Igor Stuifzand

Wat zijn de concurrenten van de Toyota bZ4x?

De Toyota bZ4x opereert in een populaire en drukbezette hoek van de EV-markt. De auto wordt ingeschaald in het zogenaamde C-SUV-segment, waar ook elektrische modellen als de Volkswagen ID.4, de BMW iX1, de Skoda Enyaq iV, de Nissan Ariya, de Audi Q4 e-tron en de Tesla Model Y actief zijn (hoewel de Skoda en Tesla duidelijk een maatje groter zijn). In de nabije toekomst komt de Renault Scénic E-Tech Electric daar nog bij, terwijl de Cupra Tavascan met een vergelijkbaar formaat een nadrukkelijk sportievere koers vaart.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Ook de Subaru Solterra is een concurrent van de Toyota. We noemen dit model even apart, want hij is grotendeels identiek aan de Toyota bZ4x. De Solterra wordt echter uitsluitend geleverd met vierwielaandrijving. Dat wil zeggen: naast de standaard elektromotor op de vooras heeft de Solterra altijd een tweede elektromotor op de achteras. Een versie met enkel voorwielaandrijving is er niet.

In de Solterra, die uiterlijk slechts in detail afwijkt van de Toyota, beschik je over een systeemvermogen van 218 pk. Overigens kan de Toyota bZ4x ook met deze aandrijflijn worden geleverd. Een hoger trekgewicht levert vierwielaandrijving overigens niet op.

©Igor Stuifzand | ID.nl

De accutechniek en aandrijflijn van de bZ4x onder de loep

Toen de Toyota bZ4x op de markt verscheen, bleek de auto niet vrij van kwaaltjes. Veel kritiek ging uit naar de elektrische architectuur: de auto bleek niet in staat om ook maar een beetje in de buurt te komen van de opgegeven WLTP-actieradius. Toyota was veel te voorzichtig geweest met de voor de accu benodigde stroombuffer, gaf het Japanse merk later zelf ook toe. Terwijl de boordcomputer aangaf dat de batterij helemaal leeg was, bleek er in werkelijkheid nog 8 procent stroom in te zitten. Toyota pareerde de aanvankelijke kritiek met een grondige update van de software. Sindsdien springt de bZ4x niet alleen zuiniger om met zijn energie, maar moet hij ook dicht in de buurt kunnen komen van de WLTP-range.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Afhankelijk van de gekozen uitvoering kan volgens WLTP-opgave een afstand van 446 tot 512 kilometer op een volle accu worden gereden. Dat verschil zit ’m onder meer in de wielen: de Business en Active staan op 18-inch lichtmetaal, terwijl de duurste Premium-uitvoering op 20 inch staat. Ongeacht de gekozen motorvariant – met enkele 204 pk sterke elektromotor op de vooras of met vierwielaandrijving en 218 pk – beschikt de bZ4x over een batterij met een capaciteit van 71,4 kWh. Volgens de lijst met technische specificaties bij de testauto, is daarvan 64 kWh bruikbaar.

Laden doet de bZ4x met een maximumvermogen van 150 kW. Van 10 naar 80 procent aan de DC-snellader neemt 30 minuten in beslag, met 11 kW aan een AC-lader duurt het zes uur en drie kwartier om de batterij helemaal op te laden. Onhandig is de positie van de laadpoort: bij het linker voorwiel. Je moet dus altijd op zoek naar een laadpaal links van de auto, of eentje bij een parkeerplaats waar je vooruit naartoe kunt rijden.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Hoe presteert de Toyota bZ4x op onze standaard verbruiksronde?

Toyota communiceert zelf geen verbruikscijfers voor de bZ4x, dus hebben we deze opgezocht op basis van het kenteken van de testauto. Volgens de gegevens van de RDW is het WLTP-verbruik vastgesteld op 14,7 kWh/100 km. Dat wordt nog een hele uitdaging om tijdens de verbruiksronde te evenaren, maar de omstandigheden zijn de Toyota gunstig gezind.

Het is een lichtbewolkte zomeravond met weinig wind, en de temperatuur schommelt tussen de 18 en 19 graden Celsius. De airco van de Toyota hoeft dus nauwelijks iets te doen. Op die airco zit ook een Eco-functie, voor een (nog) lager energieverbruik. Die komen we in andere testauto’s zelden tegen, dus laten we die knop tijdens de testronde onbenut.

Met een knopje links naast de keuzeschakelaar voor de rijrichting kan ‘one-pedal driving’ worden geactiveerd. Die functie gebruiken we wel. Overigens komt de bZ4x bij het lossen van het acceleratie-/deceleratiepedaal niet geheel tot stilstand. Je moet het rempedaal dus alsnog gebruiken om helemaal tot stilstand te komen.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Tot ongeveer halverwege de testroute blijft het verbruikscijfer op de boordcomputer keurig rond de 15,0 kWh/100 km schommelen. Maar dan draaien we de snelweg op en zetten we de adaptieve cruisecontrol op 130 km/u. Hogere snelheden betekenen een hoger energieverbruik: we zien op de boordcomputer dat het gemiddelde verbruik binnen 20 snelwegkilometers is opgelopen naar 16,8 kWh/100 km. Blijkbaar kost het de bZ4x heel veel energie om zich een baan door de atmosfeer te werken. Cijfers van TravelCard beamen dat: op www.praktijkverbruik.nl wordt voor de Toyota bZ4x een praktijkgemiddelde van 22,2 kWh/100 km opgegeven, gemeten over het volledige jaar.

Wanneer we de snelweg verlaten en via provinciale buitenwegen (80 km/u) en nog een stuk snelweg (met de cruisecontrol op 100 km/u) richting het eindpunt van de verbruiksronde rijden, zien we dat de boordcomputer is teruggezakt naar een gemiddelde van 15,2 kWh/100 km. Dat noteren we als resultaat. Op basis van een netto batterijcapaciteit van 64 kWh ligt daarmee een range van 422 kilometer binnen bereik. Rijd je echter veel snelwegkilometers, dan moet je met de bZ4x toch ernstig rekening houden met een aanzienlijk hoger stroomverbruik en een veel kleinere actieradius.

©Igor Stuifzand | ID.nl

En hoe bevalt de Toyota bZ4x op de weg?

Wanneer je voor het eerst achter het stuur van de bZ4x stapt, is het even wennen aan de hoge positie van het instrumentarium. Je ziet echter al snel het voordeel ervan in: alle primaire informatie is overzichtelijk in je blikveld geclusterd. Met de software-update is bij de gegevens over de batterijvulling ook de stroomreserve in procenten toegevoegd; aanvankelijk werd dat alleen aangeduid in kilometers.

De bediening van het multimediasysteem via het centrale 12,3-inch aanraakscherm laat zich snel en gemakkelijk doorgronden. Helemaal foutloos is de software echter nog niet, want in de testperiode begon de navigatie regelmatig Engels te praten. We kregen tussentijds zelfs een keer een aanwijzing in een Scandinavische taal voorgeschoteld.

©Igor Stuifzand | ID.nl

Belangrijkste pluspunt van de Toyota bZ4x is zonder meer zijn rijcomfort. Je zit in een erg fijne stoel die je lijf op de juiste plekken een goede ondersteuning geeft. Klein missertje, maar dan leggen we veel zout op een arm slakje: de armleuningen in de deurpanelen en op de middentunnel zitten niet precies op dezelfde hoogte. Daardoor zit je nooit helemaal ontspannen en loop je na een lange rit kans op een verkrampte schouder of nekspier.

Nu we toch in de zeurmodus zitten: vanuit de wielkuipen en rond de omlijsting van de voorruit steken betrekkelijk veel rijgeluiden de kop op. Daardoor loopt de algehele comfortbeleving toch een klein deukje op.

Jammer, want het onderstel van de Toyota bZ4x is van hoge kwaliteit. Het kost veel autofabrikanten de grootste moeite om de invloed van het zware accupakket op het rijgedrag goed onder controle te krijgen, maar bij de bZ4x is dat Toyota absoluut goed gelukt. Op glooiingen in het wegdek voel je de auto soepel in- en uitveren, zonder dat hij gaat deinen. Daar staat tegenover dat de schokdempers de wielen bij korte hobbels en op scherpe hobbels keurig in bedwang houden, zonder te gaan slaan.

Ook de besturing is erg prettig, met een mooie dosering van de tegendruk als je van richting verandert. Veel contactgevoel met de voorwielen is er niet, maar je wijkt bij het indraaien van het kleine stuurtje zelden van de ingeschatte lijn. De bZ4x is geen auto die tot gooien en smijten uitnodigt, maar als je een keer een wat sneller bochtje meepikt, hoef je heus niet alle zeilen bij te zetten om uit de berm te blijven. De bZ4x is een erg prettige reisauto, die echter nóg fijner zou zijn met een wat betere geluidsisolatie. En armleuningen die recht werden gezet…

©Igor Stuifzand | ID.nl

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).