Ieder jaar komen er vele nieuwe goede smartphones en tablets. Ga jij je oude tablet of smartphone verkopen? We leggen je uit waar je precies op moet letten. Hoe maak je het apparaat leeg en hoe zorg je dat je straks weer alle contactpersonen, gegevens en apps op je nieuwe apparaat hebt staan?

Tip 01: Accessoires

Voordat je begint, is het belangrijk om eerst alle accessoires te verzamelen van je smartphone of tablet, zodat je het maximale uit de verkoop kunt halen. Heb je bijvoorbeeld nog ergens de originele doos liggen, haal die er dan bij. Dat vinden kopers vaak fijn. Hetzelfde geldt voor de oplader en usb-kabel die oorspronkelijk in de doos zaten, het zijn pluspunten als je die hebt en als die nog werken. Lees ook: Tweedehands telefoon kopen? Zo check je of deze gestolen is.

Bij een aantal inruilprogramma’s is het ook verplicht om de originele spullen zoals die uit de doos kwamen, bij te voegen. Heb je misschien nog andere accessoires gekocht voor je toestel? Haal die er dan ook bij, stof ze af en neem ze mee in de verkoop. Denk bijvoorbeeld aan extra cases of extra accu’s voor je smartphone of aan een standaard, een toetsenbord of beschermhoes voor je tablet. Vaak heeft je nieuwe apparaat toch een afwijkend formaat en andere accu en misschien ook wel een andere aansluiting, waarna je dus niets meer hebt aan de bestaande accessoires.

©PXimport

Tip 02: Back-up iOS

Als je je smartphone of tablet verkoopt, wil je natuurlijk je bestaande gegevens overzetten naar je nieuwe telefoon. Daarvoor moet je dan eerst een back-up maken. Voor de overstap tussen twee iOS-apparaten is dat op twee manieren mogelijk: met iCloud (waarna je spullen in de cloud staan) of via de pc. Bij iCloud is het belangrijk dat je oplet dat er nog genoeg vrije ruimte beschikbaar is. Standaard krijg je helaas maar 5 GB van Apple, wat wel erg weinig is. Als je een iCloud-back-up wilt maken, ga je naar de app Instellingen en tik je op iCloud. Bijna onderaan bevindt zich de optie Reservekopie. Zet daar de schakelaar om, wacht even en tik op Maak nu reservekopie. Als je het via de pc doet, hoef je je geen zorgen te maken over ruimtebeperkingen, maar dan is het wel nodig om iTunes te downloaden. Nadat je iTunes hebt gedownload, verbind je je tablet of smartphone met de pc. iTunes opent automatisch. Klik linksboven onder de grijze balk op het apparaaticoon en klik daarna op Maak reservekopie om een back-up te maken. Heb je een Apple Watch? Maak dan een versleutelde back-up, zodat ook je fitnessgegevens mee worden opgeslagen en overgezet worden naar de nieuwe telefoon.

©PXimport

Tip 03: iCloud en iMessage

Nog een belangrijke voor iOS-apparaten: iCloud en iMessage. Zodra de back-up succesvol is voltooid, is het nodig om iCloud en specifiek Zoek mijn iPhone/iPad uit te schakelen. Schakel je dat niet uit, dan is de telefoon of tablet voor de volgende eigenaar onbruikbaar. Om Zoek mijn iPhone uit te schakelen, open je de app Instellingen en ga je naar iCloud / Zoek mijn iPhone. Zet daar de schakelaar om. Hetzelfde geldt voor iMessage, maar alleen als je overstapt naar Android of Windows. Schakel je iMessage niet uit, dan kunnen mensen met een iPhone je niet meer sms’en, omdat die berichten dan automatisch iMessages worden, die je niet op andere besturingssystemen kunt ontvangen. Je schakelt iMessage uit via Instellingen / Berichten, waar je de schakelaar omzet bij iMessage om de dienst uit te schakelen.

©PXimport

©PXimport

Tip 04: Back-up Android

Als je je Android-apparaat verkoopt, dan is het maken van back-ups iets minder goed geregeld. Er is de optie om back-ups naar Google te maken, maar die oplossing is ‘hit or miss’. Hiervoor ga je naar de app Instellingen en daarna naar de optie Back-up maken en resetten. Vervolgens tik je op de optie Back-up maken van mijn gegevens en zet je die op Aan. Controleer een pagina terug even bij Back-upaccount of dat het juiste Google-account is, want in dat account worden de back-ups opgeslagen.

Het is niet mogelijk om handmatig een back-up te starten of om te controleren of de back-up is geslaagd. Gebruik je liever een andere app, dan is bijvoorbeeld Easy Backup & Restore handig om je sms’jes, mms’jes, agenda’s en bladwijzers op te slaan. De app werkt erg eenvoudig en kun je vinden in de Google Play Store. Wil je ook graag apps back-uppen, dan is Helium een goede keuze. Je kunt de app zowel met als zonder root-toegang gebruiken. Zonder root is het nodig je smartphone even op de pc aan te sluiten, de juiste usb-drivers voor je telefoon te downloaden en te installeren, en de ontwikkelaarsmodus aan te zetten. De ontwikkelaarsmodus zet je aan door naar Instellingen / Over [apparaat] te gaan en aantal keer te tikken op Build-nummer. Vervolgens ga je een niveau hoger en zie je daar Opties voor ontwikkelaars. Tik bovenaan op Aan en daarna op USB-foutopsporing.

Tip 05: Android <-> iOS

Als je ervoor kiest om over te stappen van Android naar iOS of andersom, lijkt het misschien wat lastig om je data over te zetten. Toch zijn er wel oplossingen voor beschikbaar. Als je van Android naar iOS gaat, heeft Apple een officiële app om je gegevens over te zetten, namelijk Move to iOS. Daarmee worden je gegevens via wifi naar je nieuwe toestel overgezet. Als je van iOS overstapt naar Android, dan heeft je telefoonfabrikant vaak een handige overstaptool. De HTC Sync Manager kan bijvoorbeeld direct iTunes-back-ups importeren en de inhoud ervan overzetten. Ook Samsung kan data overzetten vanaf iOS naar je nieuwe toestel. Daarvoor heeft Samsung een Android-app gemaakt die je gegevens ofwel via iCloud kan importeren, ofwel door de twee telefoons met een usb-kabel met de computer te verbinden. Hetzelfde geldt voor Sony via Xperia Transfer Mobile. Gebruik je een andere telefoon, dan is het nodig handmatig alle data te exporteren vanaf www.icloud.com.

Tip 06: Back-up van foto’s

Als je veel foto’s hebt, is het handig om gebruik te maken van Google Foto’s, zowel op iOS als op Android. Met deze app kun je al je foto’s in een keer in de cloud opslaan. Google geeft je een oneindige hoeveelheid opslagruimte gratis, mits je de foto’s in ‘hoge kwaliteit’ opslaat in plaats van in originele kwaliteit. Dit betekent dat je foto’s met een maximum van 16 megapixel worden geüpload en filmpjes maximaal in HD (1080p). Vaak is dit ruim voldoende! Daarnaast kun je er direct vanaf al je apparaten bij en is het mogelijk de foto’s eenvoudig in albums in te delen. Het enige wat je hoeft te doen, is de app te installeren en toegang te geven tot je foto’s. Daarna worden alle foto’s automatisch in de cloud geback-upt. Vanaf je pc kun je er vervolgens via https://photos.google.com eenvoudig bij om zo je foto’s te bekijken en je kunt de app natuurlijk ook op andere iOS- en Android-apparaten installeren.

©PXimport

Tip 07: Afmelden bij apps

Voordat je je apparaat opnieuw instelt, is het als extra zekerheid een goed idee om je eerst even af te melden bij alle apps die je hebt geïnstalleerd. Op die manier weet je zeker dat er straks niemand meer toegang heeft tot je apps. Sommige onderzoekers is het namelijk toch nog gelukt om na een telefoonreset verwijderde data terug te halen. Als je uitlogt, vertrouwt bijvoorbeeld Facebook je smartphone of tablet niet meer en kan een eventuele koper dus niet zomaar opnieuw inloggen. Deze stap is eigenlijk alleen nodig op Android. Log dus bij elke app apart uit. Ga daarna ook zeker even naar Instellingen en dan naar Accounts onder Persoonlijk.

Daar zie je een aantal extra accounts, zoals Twitter, Google, Microsoft Office en meer. Verwijder ook die accounts. Meld je niet alleen af bij apps, maar trek ook de toegang in via het web. Bij Dropbox bijvoorbeeld is dat belangrijk, maar denk ook aan wachtwoordmanagers, appspecifieke wachtwoorden van Google, Netflix, Steam en meer. Voor Dropbox ga je op een ander apparaat naar www.dropbox.com en klik je rechtsboven op Aanmelden. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord, klik rechtsboven op je gebruikersnaam en kies voor Instellingen. Ga naar Beveiliging waar je een lijst met gekoppelde apparaten ziet. Klik op het kruisje in de tabel om het betreffende apparaat te verwijderen.

©PXimport

Tip 08: Beveiligd inloggen

Gebruik je jouw smartphone voor authenticatie in twee stappen en sta je op het punt om het apparaat te verkopen, let op dat je dan niet zomaar je telefoon terugzet naar fabrieksinstellingen. Dit apparaat gebruik je dan namelijk als toegangsapparaat voor je accounts. Bij veel accounts is het gelukkig mogelijk om over te stappen naar een andere vorm van authenticatie, bijvoorbeeld naar sms’jes of naar een ander (tijdelijk) apparaat. Is dit bij een account waarvoor je tweestapsauthenticatie gebruikt niet mogelijk, schakel dan tijdelijk de authenticatie in twee stappen voor dat account uit, en straks met behulp van je nieuwe telefoon weer in. Op die manier verlies je niet de toegang tot je accounts.

Zorg ook direct dat je bij die betreffende accounts waar je authenticatie in twee stappen hebt toegevoegd, de te verkopen smartphone verwijdert als vertrouwd apparaat.

©PXimport

Tip 09: Simkaart en microSD

Het is nu tijd om de telefoon leeg te gaan halen. Daarvoor halen we eerst de simkaart eruit, iets wat je makkelijk kunt over het hoofd kunt zien. Als je de telefoon pas een jaar hebt en het een high-end telefoon is, dan is de kans groot dat er een simlock aanwezig is op je telefoon. Let daarop bij het verkopen en regel eventueel met je provider dat de simlock verwijderd wordt voordat je verdergaat met de verkoop. Vergeet ook niet een eventuele microSD-kaart eruit te halen als je deze zelf wilt houden.

Verkoop je deze mee, zorg dan dat je deze goed leegmaakt. Je kunt de microSD-kaart direct vanuit Android formatteren, of deze (via een kaartlezer en eventueel adapter naar SD) in je pc steken en hem zo formatteren. Daarvoor kun je bijvoorbeeld het programma Disk Wipe dat ook overweg kan met microSD-kaarten en gratis is. Je downloadt het programma van deze website. Na installatie kun je links uit de lijst de SD-kaart selecteren. Kies dan voor Wipe Disk linksboven en kies daarna het bestandssysteem, dat kun je gewoon op NTFS laten staan. Klik daarna op Next en nog een keer op Next, want de standaardoptie One Pass Zeros is goed genoeg. Typ ERASE ALL en klik op Finish om het legen te starten.

Je kunt de sd-kaart zowel direct vanuit Android formatteren of deze los in je pc doen via een kaartlezer en dan formatteren inderdaad. Ik durf niet te zeggen of het mogelijk is om deze in je telefoon te laten zitten en dan aan je pc te hangen, omdat ik dat nu niet kan testen. Het lijkt me niet de beste methode, omdat Android ‘m na het formatteren meteen vult met een aantal mappen en ‘m opnieuw gebruikt.

©PXimport

Tip 10: Versleutelen

Je smartphone of tablet maakt gebruik van flashgeheugen. Helaas is dat soort geheugen erg lastig écht te legen. De beste manier om de data onbruikbaar te maken, is om de telefoon te versleutelen en daarna de encryptiesleutel weg te gooien. Op die manier heeft de volgende koper niets meer aan de data die op het apparaat achterblijven. Om je apparaat te versleutelen, ga je in Android naar de app Instellingen / Beveiliging. Tik vervolgens op Tablet versleutelen of Smartphone versleutelen. Als daaronder staat Gecodeerd, dan is je apparaat al versleuteld en hoef je niets te doen. Dat is het geval bij een aantal Nexus-apparaten met Android 5.0 en nieuwere telefoons met Android 6.0 Marshmallow.

Als je op iOS een pincode hebt ingesteld, is je apparaat eveneens versleuteld en hoef je verder niets te doen. Om een pincode in iOS in te stellen, ga je naar Instellingen / Touch ID en toegangscode en tik je op Zet code aan, waarna je een code in kunt vullen. Je iOS-apparaat wordt daarna automatisch versleuteld.

©PXimport

Tip 11: Fabrieksinstellingen

Nu zijn we eindelijk aanbeland bij het daadwerkelijk resetten van je smartphone of tablet zodat de fabrieksinstellingen worden hersteld. Om op Android dit proces te starten, ga je naar Instellingen / Back-up maken en resetten en tik je op Fabrieksinstellingen herstellen. Voor iOS ga je ook naar de app Instellingen en kies je dan voor Algemeen / Stel opnieuwin / Wis alle inhoud en instellingen. Dankzij de encryptie zijn de restjes gegevens die achterblijven versleuteld en daarmee dus onleesbaar.

Tip 12: Geroot apparaat?

Heb je je telefoon of tablet van een root voorzien? Dan is het waarschijnlijk wenselijk om de root ongedaan te maken. Je wilt natuurlijk niet dat de persoon aan wie je de telefoon of tablet verkoopt, terugkomt met de vraag hoe de root verwijderd kan worden. Om de telefoon weer in zijn fabrieksstaat te krijgen, zul je opnieuw een handleiding moeten zoeken op internet voor jouw specifieke smartphone of tablet, omdat vooral de vereiste software per model sterk verschilt. Soms is het mogelijk om direct vanuit de app SuperSu te kiezen voor de optie Full unroot om de root van de telefoon te verwijderen. Daarna kun je de originele firmware herstellen. Als je geluk hebt, is dat mogelijk via officiële software van de fabrikant, zoals Samsung Smart Switch. Het kan zijn dat dit proces faalt, waarna je vanaf het web een officiële ROM zult moeten vinden en downloaden en deze met behulp van extra software moet terugzetten. Voor Samsung-apparaten vind je veel ROMs op deze website, terugzetten kan bijvoorbeeld met Odin.

©CIDimport

Niet alles gedaan en al verkocht?

Heb je je telefoon nu net verkocht en zie je nu pas dit artikel en enkele stappen die je niet hebt uitgevoerd? Je kunt achteraf alsnog actie ondernemen. Op afstand kun je bijvoorbeeld iCloud uitzetten door naar www.icloud.com/find te gaan. Selecteer je apparaat uit de lijst en klik op Wis. Zodra het wissen van het apparaat voltooid is, verwijder je het apparaat uit je iCloud-account door op het kruisje te klikken bij de naam ervan. Indien dat allemaal niet lukt, is de beste optie om je wachtwoord van je Apple ID te wijzigen. Zo voorkom je dat wanneer de nieuwe eigenaar gegevens verwijdert, die op al jouw apparaten ook verdwijnen. Daarnaast is het mogelijk om op afstand je nog af te melden bij iMessage, indien je overgestapt bent naar Android. Daarvoor ga je hiernaartoe en vul je je telefoonnummer in.

Voor Android is het mogelijk je apparaat nog op afstand te legen via de Android Device Manager. Daarvoor ga je naar www.android.com/devicemanager en kies je voor Wissen.

Log bij de online diensten die je gebruikt in (zoals Dropbox, Google en meer) en verwijder het apparaat uit de lijst van vertrouwde apparaten. Ben je bang dat iemand al toegang heeft tot je gegevens, wijzig dan zeker je wachtwoorden!

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).