ID.nl logo
Zo zet je 360 graden-video's online
© Reshift Digital
Huis

Zo zet je 360 graden-video's online

Om professionele 360 graden-video's te maken, heb je een speciale camera nodig, maar met je smartphone kun je ook al een heel eind komen. In dit artikel kun je leren hoe je een 360 graden-foto of -video maakt en deze online zet. Ook geven we tips hoe je het beste een timelapse-video maakt met je smartphone en een simpel accessoire.

01 Google Street View installeren

Er zijn een paar apps waarmee je 360 graden-foto’s kunt maken, maar Google Street View is de makkelijkste. Hierin zit namelijk een functie ingebouwd waarmee je zogenaamde photo spheres kunt maken. Open de app op je iPhone of Android-apparaat en tik op Overslaan om de introductie over te slaan. Geef eventueel toestemming dat de app je locatie mag gebruiken, zodat er locatiegegevens aan de te plaatsen foto kunnen worden toegevoegd. Je kunt photo spheres van anderen bekijken door op Aanbevolen te tikken, de kaart uit te zoomen en op één van de rode stippen te tikken.

02 Foto’s maken of importeren

Tik op de oranje knop rechts onderin. Kies vervolgens voor Camera om met de camera van je smartphone een 360 graden-foto te maken. Als je een 360 graden-camera hebt, kun je voor Externe 360º-camera linken kiezen. Heb je al eens een 360 graden-foto gemaakt met een andere app, dan kun je voor 360º-foto’s importeren kiezen en de gemaakte foto’s naar de app kopiëren.

De instructie laat zien dat je een set foto’s moet maken door de camera rond te draaien. Het is hierbij belangrijk dat je je smartphone in portretmodus houdt. Als je klaar bent om je foto op te nemen, tik je op Camera openen. De app vraagt je nu om je camera op de oranje stip te richten. Zodra je de oranje stip hebt gecentreerd, maakt de app automatisch een foto.

©CIDimport

Niet geschikt

Sommige toestellen zijn niet geschikt om 360º-foto’s mee te maken. In dit geval krijg je na het openen van de camera in Google Street View de melding Met dit apparaat kunt u geen 360º-foto’s maken. De meeste nieuwe toestellen ondersteunen echter het maken van 360 graden-foto’s. Wordt jouw apparaat niet ondersteund, neem dan een gewone panoramafoto met je camera. Op de site van Facebook kun je deze foto dan als normale foto uploaden. Facebook herkent dat het een panoramafoto is en zal het als een 360graden-foto behandelen. Uiteraard kun je nu alleen maar naar links en rechts bewegen, aangezien je van de boven- en onderkant geen beelden hebt.

03 Stippen volgen

Je ziet dat de app zelf een volgende oranje stip toevoegt en je moet je smartphone nu op deze stip richten. Dit proces moet je volhouden totdat je de omgeving vanuit alle mogelijke hoeken hebt gefotografeerd. Als een stip rood wordt, betekent dit dat je je smartphone te veel hebt gedraaid. Je moet ervoor zorgen dat je de smartphone op ongeveer dezelfde plek houdt en er niet te veel verschil is in de hoek van waaruit je foto’s neemt.

04 Missende stip zoeken

©CIDimport

Onderin zie je een cirkel met een oranje rand, je gaat door met foto’s maken totdat de oranje rand groen wordt. Op een gegeven moment denk je wellicht dat je alles gefotografeerd hebt, maar de rand is nog niet groen. Draai nu rustig met je smartphone om je heen, de missende oranje stip zal vanzelf verschijnen. Als je helemaal klaar bent met het maken van je foto’s, dan tik je op de ronde knop met groene rand.

Foto’s lijmen

De app zal nu alle foto’s aan elkaar lijmen, dit duurt ongeveer een minuut. Je kunt omhoog vegen om de voortgang te zien. Je ziet dat je foto langzaam verandert in een echte 360 graden-foto. Als het proces klaar is, zal de app wellicht vragen om toestemming om de foto in je galerij op te slaan. Tik op OK. Het is met de app helaas niet mogelijk om bepaalde delen van je 360graden-foto te bewerken.

05 Resultaat bekijken

Tik op de foto om je zojuist gemaakte 360 graden-foto te bekijken. Het is fantastisch hoe goed de software van Google werkt en ook als je sommige foto’s uit een iets andere hoek hebt genomen, is het resultaat bijna altijd goed. Om door je foto te navigeren veeg je met je vingers over het scherm. Wil je de foto met een virtualreality-headset bekijken, tik dan op de foto en kies voor het headset-icoontje. Als je de Google Cardboard-bril gebruikt, hoef je geen instellingen te wijzigen. Gebruik je een andere headset, tik dan op Wijzigen.

06 Foto’s vervagen

Wil je een foto van een omgeving publiceren op Google Street View en er staan bijvoorbeeld mensen, kentekens of andere persoonlijke informatie op, dan kun je deze vervagen door een seconde lang met je vinger op het te vervagen gedeelte te drukken.

Een wit vierkantje verschijnt, bevestig de actie door op het vinkje naast Vervaging toevoegen? te tikken. Om vervagingen weer te verwijderen, tik je één keer op de foto, kies je voor de drie stipjes en selecteer je Vervaging verwijderen. Je kunt de app ook automatisch gezichten onherkenbaar laten maken, hiervoor tik je op Gezichten detecteren en onherkenbaar maken.

©CIDimport

07 Foto publiceren

Wil je je foto op Google Street View als Photo Sphere publiceren, tik dan één keer op de foto en kies voor Publiceren op. De locatie waarop het zal worden gepubliceerd, haalt de app uit de gps-informatie van je smartphone. Wil je een andere locatie selecteren, tik dan op de foto en vervolgens op het pijltje links bovenin. Tik daarna onderin op Een Maps-vermelding kiezen en kies een andere locatie. Wil je de foto delen, kies dan voor Doorgaan en kies één van de deel-opties in het menu.

08 Foto uploaden

©CIDimport

Om je foto op een site zoals Facebook online te zetten, hoef je niks meer in de Street View-app te doen. Je foto is al opgeslagen in je filmrol of galerij. Op een iPhone ga je naar Foto’s / Albums / 360º-foto’s, op een Android-apparaat ga je naar Galerij. Ga naar je Facebook-profiel en upload de 360 graden-foto op dezelfde manier als je gewend bent van een normale foto.

Facebook zal je foto nu automatisch als 360 graden-foto weergeven. Facebook heeft een speciale site aan 360 graden-foto’s en video’s gewijd, hier vind je veel informatie.

09 360 graden-video maken

Het maken van 360 graden-video’s met je smartphone staat nog in de kinderschoenen. Logisch, want dit is veel gecompliceerder dan het maken van een 360graden-foto. De app Splash is alleen voor de iPhone verkrijgbaar, met deze app kun je video’s creëren en video’s van andere gebruikers bekijken. De app is binnenkort ook voor Android beschikbaar. Download de app in de App Store en kijk op www.splashapp.co voor meer informatie over de app.

10 Bij Splash aanmelden

Open de app en meld je aan met je e-mailadres. Open de Mail-app op je iPhone en tik op de koppeling om je account te activeren. In de app geef je nu een accountnaam op en tik je op Let’s go! Geef de app toegang tot je camera en microfoon en op de volgende pagina krijg je een aantal actieve Splash-gebruikers te zien die je kunt volgen door op het vinkje te tikken. Tik op Done als je klaar bent.

Om een nieuwe video te maken, tik je op de groene knop. Hou de ronde knop ingedrukt en de app maakt een video van twee seconden. Vervolgens kun je je iPhone draaien en een nieuwe video opnemen. Omdat je de video’s achter elkaar moet opnemen, is het geen echte realtime-360-graden-video. Je kunt je 360 graden-video-opname echter ook combineren met foto’s door gewoon één keer op de opnameknop te drukken. Neem bijvoorbeeld een video op van iemand die recht voor je staat en vul de rest van de 360 graden-video aan met stilstaand beeld.

©CIDimport

11 Splash opslaan

In tegenstelling tot Google Street View laat Splash geen stip zien waarop je moet richten, je ziet alleen van welke delen van je omgeving je al een foto of video hebt gemaakt. Druk op het groene vinkje als je klaar bent met je video. Geef een titel op en tik op Done. Tik op het grijze icoontje om je 360 graden-video op te slaan en de app lijmt de fragmenten aan elkaar. Als je een VR-headset hebt, kun je op het icoontje links in beeld tikken. Je ziet nu twee vierkantjes, één voor je linker en één voor je rechteroog.

12 Splash delen

Je kunt je opgenomen Splash delen door op het profiel-icoontje en vervolgens op de drie stipjes te tikken. Tik op Share to Splash om je opname met andere gebruikers te delen. Wil je je Splash op Facebook, YouTube, in een e-mail of in een sms-bericht zetten, tik dan op de deel-knop en kies de dienst die je wilt gebruiken. De ontvanger hoeft geen Splash te hebben geïnstalleerd, het bericht wordt namelijk als een web-koppeling naar de ontvangers gestuurd en kan op de site van Splash worden bekeken.

Timelapse-video maken

©CIDimport

Een timelapse-video kun je gewoon met je iPhone of Android-toestel maken. Op een iPhone ga je in de Camera-app naar Tijdsverloop. Tik op de opnameknop en de iPhone maakt steeds nieuwe foto’s. Hoeveel foto’s worden genomen, hangt af van de lengte van je opname. De eerste tien minuten neemt de camera elke seconde twee foto’s. Zodra je langer dan tien minuten opneemt, neemt het elke seconde één foto en verwijdert het de teveel gemaakte foto’s in de eerste tien minuten. In Android moet je een app downloaden, een goede optie is Lapse It. Deze app is ook voor iOS-gebruikers zinvol als je meer instelopties wilt hebben. Om een 360 graden-timelapse-video te maken, heb je een accessoire zoals de MUVI X-Lapse nodig. Je klikt je smartphone in de voet en het apparaat draait als een kookwekker in één uur 360 graden rond. Het eindresultaat is een prachtig bewegende timelapse video.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.