Dit zijn de verborgen functies van Google Keep

Google Keep is de veelzijdige notitie-app van Google. Zoals bij veel Google-producten oogt de app sober en ongecompliceerd. Open je Gmail, dan verschijnt Keep in de marge, als een bescheiden schakel tussen Gmail, Google Docs en Gemini. Die eenvoud geeft de indruk dat de mogelijkheden beperkt zijn, maar het tegenovergestelde is waar. We raden aan om ook de mobiele app op je telefoon te installeren, want alles wordt gesynchroniseerd. Dankzij Keep raak je geen ideeën meer kwijt, spreek je memo’s eenvoudig in op je telefoon en vind je ze met een enkele muisklik terug. In dit artikel bekijken we niet de meest voor de hand liggende mogelijkheden – die heb je waarschijnlijk al ontdekt – maar richten we ons op functies die vaak verborgen blijven.

Heb je net een visitekaartje ontvangen dat je wilt bewaren? Of wil je een passage uit een boek vastleggen? Maak er een foto van en laat Google Keep de tekst voor je extraheren. Keep is verrassend goed in het transcriberen van tekst uit afbeeldingen. Zelfs mijn hanenpotenhandschrift wordt herkend. In de mobiele app werkt het heel eenvoudig.

Tik onderaan op de knop om een foto te maken en sla de afbeelding op in een notitie.

Open vervolgens de notitie met de foto en tik op de afbeelding. Gebruik het menu met de drie verticale puntjes en kies Afbeeldingstekst ophalen. Keep haalt de tekst automatisch op en noteert alles netjes onder de afbeelding.

Het is eenvoudig om herinneringen aan je Keep-notities toe te voegen, zelfs bij notities die je met anderen hebt gedeeld. Open Keep op je mobiel of via de webversie. Klik op Herinneringen om een overzicht te zien van alle notities met naderende deadlines. Heb je nog geen herinneringen toegevoegd, dan is deze sectie leeg. Ga terug en open de notitie waarvoor je een herinnering wilt instellen. Klik op het klokpictogram. In het venster Later herinneren kies je een dag en tijdstip waarop je herinnerd wilt worden. Deze herinneringen zijn niet alleen zichtbaar in Keep. Je kunt ze ook bekijken, bewerken of voltooien via Google Agenda en Google Tasks.

In plaats van losse notities te maken om dingen te onthouden, kun je in Google Keep ook checklists of to-do-lijsten aanleggen. Op de desktopversie gaat dat het makkelijkst. Begin een nieuwe notitie en klik op het pictogram Nieuwe lijst rechtsboven. In de notitie verschijnt een aankruisvakje waarbij je het eerste lijstitem typt. Met + Lijstitem voeg je vervolgens het volgende item toe en zo vul je stap voor stap de hele afstiplijst. Daarna kun je alsnog een titel voor de lijst noteren. Wanneer je een lijstitem wilt verwijderen, klik je op het kruisje rechts van het item. Aan de linkerkant van elk item zie je zes puntjes waarmee je het item kunt vastgrijpen en hoger of lager in de volgorde kunt slepen. In de mobiele app werkt het op dezelfde manier. Je selecteert eerst de notitie, tikt linksonder op het plusteken en kiest Selectievakjes. Vervolgens kun je lijstitems toevoegen, aanvinken, verwijderen of verslepen, net als op de desktopversie.

De snelste manier om memo’s vast te leggen is door ze in te spreken. Dit werkt erg vlot op de smartphone, zowel op Android als iOS, en zelfs op de Apple Watch. Bij spraakmemo’s heb je niet alleen de opname van wat je hebt gezegd, Google Keep maakt ook automatisch een transcriptie van de opname . Open de mobiele app en tik onderaan op het microfoonpictogram. De melding Spreek nu verschijnt, waarna je dicteert wat je wilt vastleggen. Zodra je stopt met praten, stopt ook de opname. Daarna kun je de notitie van een titel voorzien. Ook in de desktopversie kun je spraakmemo’s beluisteren en de transcriptie bekijken. Een minpuntje: soms wordt de opname niet opgeslagen en blijft alleen de transcriptie over. Bovendien moet je vlot spreken, want zodra je pauzeert, wordt de opname onderbroken. Het is dus handig om even te oefenen om de techniek van spraakmemo’s in Google Keep onder de knie te krijgen.

Iedere notitie kun je een kleur geven, zodat je met je eigen kleurcodes kunt werken. Geef bijvoorbeeld dringende notities rood, minder dringende oranje en overige notities geel. Dat klinkt logisch, maar zodra je tientallen notities hebt aangemaakt, is het handig om toch iets meer structuur te hebben. De uitbreiding die meer dan de moeite waard is, heet Category Tabs for Google Keep (www.kwikr.nl/tabs), een gratis extensie voor Chrome die je in de Chrome Web Store vindt. Na installatie verschijnt er een nieuwe bovenbalk met kleurcategorieën in Keep. Alle kleurtjes hebben een naam, van Blank tot Krijt. De kleuren werken als filters. Wanneer je op een kleur klikt, verschijnen alleen de notities waaraan die bepaalde kleur is toegekend. De eerste kleurknop, Zwart, activeert alle kleurcategorieën tegelijk.

Om een bestaande notitie van een kleur te voorzien, open je de notitie en klik je onderaan op het pictogram van het schilderspalet. Om de kleuren nog slimmer in te zetten, pas je de namen aan. Selecteer in de linkerkolom de knop Pas categorieën aan. Hier kun je niet alleen nieuwe kleuren selecteren, je kunt de kleuren ook van functionele namen voorzien. Rood wordt bijvoorbeeld Dringend, Koraal wordt Financieel, Zand wordt Reizen enzovoort. Het is zelfs mogelijk om de volgorde van de kleuren te wijzigen.

Labels zijn een handige manier om notities te categoriseren. Je gebruikt ze om notities te groeperen per project, onderwerp of prioriteit en om ze daarna snel terug te vinden via de zoekfunctie. Zo blijft het digitale spoor op je toestel overzichtelijk en beperk je het aantal losse notities dat je moet doorzoeken. Om labels aan te maken, gebruik je in de linkerkolom de knop Labels bewerken. Daar kun je nieuwe labels toevoegen en bestaande labels hernoemen. Wil je een label aan een notitie koppelen, dan selecteer je de notitie en klik je op de drie verticale puntjes, waarna je Label toevoegen kiest .

Je kunt het zoekvak in Google Keep uiteraard gebruiken om zoektermen in te geven, maar de echte kracht ervan zie je pas wanneer je in een leeg zoekvak klikt. Keep vraagt dan welk type informatie je zoekt, zoals herinneringen, lijsten, afbeeldingen of opnamen. Je kunt hier ook gericht zoeken op een bepaald label of op een specifieke kleur. Daarnaast kent Google Keep automatisch labels toe. Toen we bijvoorbeeld een recept toevoegden, werd dit door Keep zelfstandig als Eten gecategoriseerd. Bovendien kun je filteren op de personen met wie je notities deelt.

Je kunt Google Keep rechtstreeks in Google Docs gebruiken door notities eenvoudig naar een document te kopiëren. Open een document en klik rechts op het pictogram van Google Keep. Alle notities verschijnen dan in een zijbalk. Je kunt door de lijst scrollen of de zoekfunctie gebruiken om meteen de juiste notitie te vinden. Vervolgens sleep je die notitie eenvoudig naar het document. Heb je de extensie Category Tabs for Google Keep geïnstalleerd, dan zie je bovenaan in de zijbalk ook de kleurcategorieën. Zo vind je nog sneller de juiste notitie en kun je efficiënter werken met je eigen kleurcodes.