Al je cloudopslag overzichtelijk met Otixo
Een bestandje hier, een back-upje daar en vergeet niet die ene volle opslagdienst. Er zijn talloze cloudopslagdiensten en de kans is groot dat jij bij meerdere diensten een account hebt voor de (beperkte) gratis gigabytes. Maar je raakt daardoor al snel het overzicht kwijt. In dit artikel introduceren we Otixo, een handige dienst waarmee je al je cloudopslagdiensten overzichtelijk aan elkaar knoopt. Hierdoor heb je in mum van tijd een overzichtelijk opgeruimde cloud.
01 Wat kost dat?
Het goede nieuws is dat Otixo gratis is, althans, als je gebruikmaakt van de basisfunctionaliteiten van de dienst. Bij dit basis-abonnement kun je maar liefst 35 cloud-accounts aan je Otixo-account koppelen en hoewel dat heel veel lijkt (en ook is), is de limiet aan dataverkeer op 2 GB gesteld. En dat is niet zo veel. Voor 1 dollar per maand (ca. 0,90 euro) krijg je 5 GB, voor 5 dollar per maand (ca. 4,50 euro) 25 GB en voor 10 dollar per maand (ca. 9 euro) krijg je 25 GB. Je kunt op elk gewenst moment overstappen van een gratis account naar een betaald account. Lees ook: De beste clouddiensten voor de meeste gratis opslag.
©PXimport
Otixo-app
In deze workshop richten we ons volledig op de webinterface van Otixo, maar het is goed om erbij te vermelden dat er ook een app beschikbaar is voor de dienst. De makers schreeuwen dat zelf niet van de daken (waarom vragen we ons af, want de apps werken fantastisch), maar onderin zie je de tekst Download the Otixo app. Die apps zijn overigens niet alleen voor je smartphone of tablet, maar ook voor Windows en macOS, voor als je een webinterface niet zo prettig vindt. De apps werken overigens identiek aan de webinterface en voor iedere platform hebben ze dezelfde functies.
02 Account aanmaken
Voordat je aan de slag kunt met Otixo, zul je eerst een account aan moeten maken. Dat lijkt misschien een beetje omslachtig; een account aanmaken om een site om vervolgens andere accounts op andere sites mee te beheren. Maar neem van ons aan dat het er eenvoudiger en overzichtelijker op zal worden, niet het tegenovergestelde. Een account aanmaken is overigens niet zo heel ingewikkeld, je kunt daar eventueel je Facebook-account voor gebruiken. Wanneer je dat doet, wordt dit account alleen maar gebruikt voor je contactgegevens, Otixo kan niets op je Facebook-profiel plaatsen.
©PXimport
03 Clouddienst koppelen
Zodra je bent ingelogd kom je in het hoofdmenu terecht. Onderin zie je een knop met de tekst Connect Your First Cloud Service. Klik hierop. Je komt nu terecht in een overzicht met alle beschikbare clouddiensten. Zoek het pictogram van de clouddienst van je keuze (we nemen Dropbox ter illustratie) en geef dit account een naam, zodat je het eenvoudig kunt herkennen. Klik op Authorize via Dropbox en log in als daarom gevraagd wordt. Klik vervolgens op Toestaan om Otixo toegang te geven tot bestanden en mappen in je Dropbox-account.
©PXimport
04 Nog een account koppelen
Wanneer je een account gekoppeld hebt, zie je de inhoud daarvan direct in Otixo. Maar aan één account koppelen heb je natuurlijk niet zo heel veel, dan kun je net zo goed inloggen bij de dienst zelf. Om nog een account te koppelen klik je in het linkerdeelvenster op het plusteken bij het kopje Services. Je komt nu wederom in het menu terecht met alle mogelijke clouddiensten waaruit je kunt kiezen. Herhaal deze stap net zo vaak tot je alle clouddiensten die je wilt koppelen aan je Otixo-account hebt toegevoegd.
©PXimport
05 Facebook koppelen
Even een speciale vermelding met betrekking tot de ‘clouddiensten’ die je kunt koppelen voor Facebook. Het is natuurlijk een beetje vreemd dat Facebook daartussen staat, omdat het een sociaal netwerk is en geen opslagdienst voor bestanden. Maar als je Facebook actief gebruikt, staan er waarschijnlijk gigantisch veel foto’s van je op de Facebook-servers. En weet je wat nu het geweldige is? Met Otixo kun je die foto’s gewoon bekijken via een mappenstructuur, iets dat zelfs bij Facebook zelf niet mogelijk is. Downloaden kan ook, maar denk aan je datalimiet. Een ideale kans om grote schoonmaak te houden op Facebook.
©PXimport
FTP en WebDav
Bij het toevoegen van accounts zie je rechtsboven twee opties staan: FTP en WebDav. Dit zijn weliswaar geen clouddiensten, maar hiermee kun je rechtstreeks verbinding maken met een webserver, bijvoorbeeld de server waar je eigen website op draait. Handig, want dan kun je dus via Otixo bestanden rechtstreeks vanuit de cloud naar je webserver kopiëren. Het nadeel? Deze functionaliteit gaat het basisverbruik voorbij, dus hier zul je een betaald account voor moeten nemen, helaas zelfs het Pro-account van bijna 10 dollar per maand.
©PXimport
06 Overzicht
Als we je vragen hoeveel ruimte je nog vrij hebt op je Dropbox- of OneDrive-account, kun je ons dat waarschijnlijk niet uit je hoofd vertellen. Inzicht hierin hebben is handig, want je zult altijd zien dat je zonder ruimte komt te zitten op het moment dat je ergens enorm veel haast mee hebt (en dan in de stress dingen weg gaat gooien die je beter had kunnen bewaren). Een van de handige dingen aan al je accounts verzamelen in Otixo, is dat je in één overzicht kunt zien waar je ruimtegebrek hebt. Klik hiervoor linksboven op het kopje Services. Je krijgt dan al je diensten te zien, met daarbij de totale opslagruimte en de resterende ruimte.
©PXimport
07 Kopiëren tussen diensten
In een ideale wereld heb je al je clouddiensten tot in de puntjes georganiseerd. In de werkelijkheid is het waarschijnlijk een puinzooi. Met Otixo kun je heel eenvoudig orde in de chaos scheppen door bestanden tussen de verschillende diensten te verslepen. Zo kun je bijvoorbeeld besluiten om een dienst te gebruiken voor je afbeeldingen, de andere voor documenten, weer een andere voor video’s enzovoort. Je kunt bestanden heel eenvoudig kopiëren tussen diensten door ernaar te navigeren, de muisknop op het bestand (of de selectie van bestanden) van je keuze ingedrukt te houden en je selectie te verslepen naar de clouddienst waar je het naartoe wilt kopiëren. Door de muis boven een map te houden, vouwt deze map automatisch uit.
©PXimport
08 Verplaatsen tussen diensten
De hiervoor genoemde methode werkt snel, maar we hebben het dan wel over kopiëren. Je zult de originele bestanden handmatig nog moeten verwijderen. Wil je bestanden verplaatsen, dan kan dat ook. Navigeer naar de map waarin de bestanden (of mappen) staan die je wilt verplaatsen, rechtsklik erop en kies voor Cut. Navigeer nu naar de doelmap in de clouddienst van je keuze, rechtsklik en kies voor Paste. De bestanden worden nu verplaatst in plaats van gekopieerd. Houd overigens wel rekening met je datalimiet.
©PXimport
09 Voorbeeldweergave
We kunnen ons voorstellen dat je niet altijd precies weet wat een bepaald bestand precies inhoudt, zeker wanneer je veel verschillende bestanden hebt op veel verschillende diensten. Dan kun je dat bestand downloaden om te bekijken wat het is, maar dat kost je via Otixo dataverkeer en is bovendien niet handig. De makers hebben hiervoor een voorbeeldweergave ingebouwd. Wanneer je dubbelklikt op een foto, een video of een muziekbestand, dan krijg je een voorbeeldweergave te zien. En hoewel dat natuurlijk ook dataverkeer kost, gaat dat niet van je limiet af. Zo kun je dus mooi even spieken.
©PXimport
10 Bekijken in clouddienst
De voorbeeldweergave in Otixo is handig, maar niet zo uitgebreid als die van bijvoorbeeld Dropbox. Word-documenten kun je er bijvoorbeeld niet in bekijken. Moet je dan toch al die bestanden gaan downloaden om te kijken wat de inhoud is? Gelukkig niet. Boven in de interface bevat Otixo een knop genaamd Launch in (overigens ook in het contextmenu via een rechtsklik). Navigeer naar het bestand dat je graag wilt bekijken en klik op Launch in. De dienst waarin het bestand zich bevindt wordt direct gestart en – in het geval van Dropbox – krijg je dus wel een voorbeeldweergave van je Word-document te zien.
©PXimport
11 Linken naar bestanden
Een van de voordelen van de meeste clouddiensten is uiteraard dat je heel eenvoudig naar bestanden kunt linken om ze met anderen te delen. Ook daar hebben ze bij Otixo aan gedacht. Ongeacht in welke dienst je de bestanden hebt staan, kun je er vanuit de webinterface of app naar linken. Navigeer hiervoor naar de map of het bestand waarnaar je wilt linken en rechtsklik op het betreffende bestand of de map. In het menu dat verschijnt klik je op Get link. Er wordt nu een link voor je aangemaakt (naar Otixo, niet naar de clouddienst zelf) waarbij je zelf kunt aangeven welke permissies de gebruikers hebben. Voor dat laatste heb je wel een betaald account nodig.
©PXimport
Veiligheid
Otixo is superhandig, maar hoe zit het eigenlijk met de veiligheid. Kan het geen kwaad, al die accounts bij elkaar? Tja, dat is natuurlijk een kwestie van hoe je het ziet. Technisch gezien zijn al je accounts in gevaar als Otixo gehackt zou worden. Zo’n hack is niet onmogelijk, maar als dat gebeurt kan een dienst als Otixo opdoeken. Kortom, je mag verwachten dat Otixo alles in het werk stelt om dat te voorkomen. Overigens worden de inloggegevens van jouw toegevoegde accounts niet bij Otixo opgeslagen.
12 Delen
Een link is handig, maar nog handiger is het als je een ruimte hebt waar mensen die jij toegang geeft, ook wijzigingen aan kunnen brengen. Bijvoorbeeld door zelf bestanden te uploaden, te wijzigen of te verwijderen. Ook dit is voor alle clouddiensten mogelijk vanuit Otixo. Navigeer naar de mappen of bestanden die je wilt delen, selecteer ze en rechtsklik erop. Kies nu voor Share files / New Space. Geef de Space een naam en nodig mensen uit die mogen bijdragen. Het mooie is nu dat je bestanden en mappen uit andere clouddiensten kunt verzamelen in dezelfde ruimte. Rechtsklik op de bestanden, kies voor Share files en daarna voor de ruimte die je hebt gemaakt.
©PXimport
13 Space-instellingen
Hoe weet je nu wat er allemaal in je Space gebeurt, en dat je diensten niet een groter zooitje worden in plaats van een kleiner zooitje?. Klik hiervoor op je accountnaam rechtsboven en vervolgens op Spaces. Je kunt dan aangeven dat je een e-mail wilt ontvangen zodra er iets in je Space gebeurt. Zou houd je prima overzicht.
©PXimport
14 Versleutelen
Staan er privacygevoelige bestanden op je clouddiensten? Dan is het goed om te weten dat je je bestanden kunt versleutelen. Selecteer de bestanden die je wilt versleutelen, rechtsklik en kies voor Encrypt. Voer een wachtwoord in (tweemaal) en klik op Encrypt. De bestanden zijn nu niet meer te bekijken zonder Otixo, dus zorg ervoor dat je dat wachtwoord nooit vergeet. De versleutelde bestanden worden verzameld onder het kopje Files in het linkerdeelvenster en je ontsleutelt ze door erop te klikken met de rechtermuisknop en te kiezen voor Decrypt.
©PXimport
Datalimiet
We hebben het al een paar keer aangestipt: de datalimiet. 2 GB voor een gratis account is natuurlijk niet heel veel. Staar je dan ook niet blind op de interface van Otixo. Gebruik de dienst vooral om de inhoud van de diensten met elkaar te vergelijken. Als je grote hoeveelheden gegevens wilt overzetten, dan is ‘en masse’ downloaden en weer uploaden via de diensten zelf natuurlijk een prima optie. Otixo voor het uitzoekwerk, de diensten zelf voor de rest.
©PXimport
