Al mijn sociale contacten verlopen via Facebook, mijn gesprekken lopen via Facebook en zelfs mijn werk loopt grotendeels via Facebook. Facebook kan naast leuk ook heel irritant zijn, door allerlei zaken waar je helemaal niet op zit te wachten. Maar daar kun je iets aan doen.

Facebook staat erom bekend dat het om de haverklap nieuw functies introduceert. De ene keer is de hele chatfunctie op de schop gegooid, dan weer word je geconfronteerd met flashbacks van zaken die je twee jaar geleden hebt gepost enzovoort. Dat kan allemaal heel leuk zijn, maar alles bij elkaar begint het toch wel een behoorlijke afleiding te vormen. Zo erg zelfs, dat je door de stortvloed aan notificaties, berichten, uitnodigingen enzovoort, Facebook eerder irritant begint te vinden dan leuk. Dan kun je natuurlijk besluiten om het sociale netwerk de deur te wijzen (wat op zich een zeer verhelderende ervaring kan blijken te zijn), maar als je graag gebruik wilt maken van Facebook, zijn er ook gewoon handige opties om het geheel wat meer naar je hand te zetten. Lees ook: Zo maak je Facebook meer privé.

01 Nieuwsoverzicht aanpassen

Ik begin direct met de grootste irritatie. Je hebt iets belangrijks gemist omdat je die post van dat ene familielid of die ene vriend/vriendin niet voorbij hebt zien komen. Je kunt mensen dan vervolgens markeren als Goede vrienden en dit heeft wel wát effect, maar het liefst bepaal je natuurlijk zelf welke posts op Facebook je het eerst ziet. Gelukkig kan dat sinds kort.

Log in op Facebook en klik rechtsboven op het blauwe pijltje naar beneden (naast het pictogram met het slotje) en op Voorkeuren voor nieuwsoverzicht in het menu dat uitklapt. Vervolgens krijg je een lijst met mensen waarvan je de afgelopen week de meeste berichten hebt gezien. De kans is groot dat de persoon die je juist wilde zien, daar niet tussen staat (anders was je niet gefrustreerd). Zoek de persoon op (bijvoorbeeld in het tabblad Personen), klik op het pijltje naast Volgend en selecteer Als eerste weergeven. Nu loop je nooit meer berichten van deze persoon mis. Hetzelfde kun je overigens doen bij pagina's.

©PXimport

Sinds kort bepaal je zelf van wie je de berichten op Facebook als eerste in je nieuwsoverzicht wilt zien.

02 Vrienden 'ontvolgen'

Je hebt ze ongetwijfeld: van die vrienden/familieleden die je geweldig vindt, zolang ze maar niet achter een toetsenbord kruipen. Bij elke post die ze plaatsen, lopen de rillingen over je rug en je ergert je groen en geel. Maarja, om nou een vriend of familielid daarom te ontvolgen ... dat heeft natuurlijk weer gevolgen in het échte leven. Gelukkig is er een tussenweg. Open de profielpagina van de vriend/het familielid waaraan je je ergert en klik op het pijltje naast Volgend. Door nu te kiezen voor [Naam] niet meer volgen, blijf je nog steeds vrienden met de persoon in kwestie, maar zie je zijn/haar posts niet meer voorbij komen. Overigens zie je ook hier de optie Als eerste weergeven uit tip 1, maar in een lijst met vrienden is dat natuurlijk sneller.

©PXimport

Als je iemand irritant vindt, maar niet wilt ontvrienden, dan kun je hem/haar altijd ontvolgen.

03 Spelletjes uitschakelen

Serieus? Is er eindelijk een optie waarmee je al die irritante spelletjes op Facebook de nek om kunt draaien? Helaas, zo ver zal Facebook natuurlijk niet gaan, maar er is wel degelijk een optie om ervoor te zorgen dat je vrienden je nooit meer lastigvallen met verzoekjes om een spel te spelen (omdat ze wanhopig levens nodig hebben in Candy Crush). Voorheen moest dat per spelletje apart (of eigenlijk per app) maar inmiddels kun je met één klik alle uitnodigingen uitschakelen. Hier is wel een klein trucje voor nodig. Ga in je browser naar http://m.facebook.com om de mobiele pagina van Facebook op te roepen, scrol helemaal naar onderen en klik op Instellingen en Privacy en op Apps op de pagina die verschijnt. Klik nu op Platform en vervolgens op nee onder de optie Wil je meldingen ontvangen over uitnodigingen voor games en apps? Hierna zul je nooit meer melding krijgen van een uitnodiging. Deze optie is gek genoeg alleen te vinden in de mobiele versie van Facebook.

©PXimport

Je kunt nu eindelijk ontsnappen aan dat eeuwige gestalk door Facebook-gamers.

04 Autoplay-video's uitschakelen

Video's kijken op Facebook kan een superleuke, maar zeer afleidende bezigheid zijn. Juist daarom is het erg irritant dat video's tegenwoordig allemaal automatisch afspelen. Hierdoor is je nieuwsoverzicht waarschijnlijk veranderd in één groot circus dat er voortdurend voor zorgt dat je alles doet behalve datgene waarvoor je eigenlijk Facebook opende. Voor Facebook is dat niet vervelend, maar ik ben blij dat je de functie ook gewoon kunt uitschakelen. Klik op het pijltje naar beneden naast het pictogram met het slotje rechtsboven, en vervolgens op Instellingen. Scrol helemaal naar onderen en klik op het tabblad Video's. Door te klikken op het pijltje naar beneden naast Standaard bij Video's automatisch afspelen, kun je het automatisch afspelen uitschakelen. Daar wordt Facebook ook nog eens een stuk minder traag van! Dit is overigens ook het menu waarin je kunt aangeven dat je alle video's in HD wilt weergeven of juist niet.

©PXimport

Snel afgeleid door automatisch spelende video's? Je kunt dat uitschakelen.

05 Posts afstemmen met Lijsten

Deze functie bestaat al wat langer, maar wordt nog steeds door veel te veel mensen gebruikt. Als je niet wilt dat je baas ziet dat je dit weekend nogal dronken bent geworden op een festival, dan moet je hem niet accepteren als Facebook-vriend, toch? Tja, het is wel zo efficiënt, maar je kunt het ook vrij makkelijk omzeilen. In het linkerdeelvenster van Facebook zie je bijna helemaal onderaan de optie Vrienden.

Wanneer je je muisaanwijzer daar overheen beweegt, verschijnt er een optie Meer. Klik daarop. Je ziet nu een aantal lijsten die je al hebt (dit zijn simpelweg groepen met Facebook-vrienden). Je kunt een lijst maken door te klikken op Lijstmaken, deze een naam te geven, en leden daaraan toe te voegen. Voeg bijvoorbeeld je werkgever en al je collega's aan een lijst toe die je Werk noemt. Wanneer je nu een nieuwe post plaatst op Facebook, kun je klikken op het uitklapmenu bij de knop Plaatsen en vervolgens kiezen voor Aangepast. Je kunt dan aangeven dat iedereen de post mag zien, behalve de persoon (of in dit geval de lijst) die je selecteert. Op dezelfde manier kun je ook aangeven dat de post juist wél alleen aan die groep getoond mag worden.

©PXimport

Met behulp van lijsten bepaal je precies wie wát mag zien op Facebook.

06 Chat-instellingen

Facebook Chat, ook al zo'n handige functie ... maar als je Facebook de hele dag open hebt staan, kun je horendol worden van al die mensen die spontaan tegen je beginnen te ouwehoeren. Geen probleem, dat is zó verholpen. Helemaal rechtsonder (onder de rechterbalk met contactpersonen) vind je een pictogram met een tandwiel. Klik daarop en kies vervolgens Geavanceerde instellingen. Nu kun je aangeven of je de chat volledig wilt uitschakelen (lekker rustig) of alleen wilt uitschakelen voor bepaalde personen (of voor iedereen, behalve bepaalde personen). Zo kun je de functionaliteit behouden, zonder dat je het idee hebt dat je continu lastiggevallen wordt. Overigens loop je berichten niet mis, ze worden in 'Berichten' geplaatst, je krijgt er alleen geen chatnotificatie van.

©PXimport

Chats kunnen je behoorlijk afleiden. Gelukkig kun je ook deze functie uitschakelen.

07 Opslaan voor later

De kans is vrij groot dat je meer vrienden (pardon, kennissen) op Facebook hebt dan er in je nieuwsoverzicht passen. Zelfs als je de eerste stap hebt uitgevoerd, blijft het onmogelijk om alles bij te houden, vooral wanneer het gaat om links in berichten. Zou het dan niet fijn zijn als je die berichten kon opslaan, zodat je die linkjes later kunt bezoeken? Inderdaad, en dat is dan ook waarom die functie gewoon bestaat op Facebook. Wanneer je een bericht tegenkomt met een link die je wilt opslaan, klik dan op het grijze pijltje naar beneden in het bericht en vervolgens op Link opslaan. Wanneer je nu in het linkerdeelvenster klikt op Opgeslagen onder het kopje Favorieten, vind je al deze links (en berichten) weer terug. Dit werkt overigens ook prima voor berichten met video's die je later wilt bekijken.

©PXimport

Te druk om een link te bezoeken of een video te bekijken? Sla het op voor later.

08 Meldingen uitschakelen

Dan zijn er natuurlijk nog de talloze meldingen die je krijgt op Facebook. Ik heb het niet over de standaardmeldingen (die kun je namelijk uitschakelen via Instellingen > Meldingen), maar de stortvloed aan meldingen die je krijgt wanneer je bijvoorbeeld iemand gefeliciteerd hebt met de geboorte van een kind. Iedereen die daarna op dat bericht reageert, genereert een melding en dat kan zó irritant zijn dat je maar liever niet meer op dat soort berichten reageert. Maar je kunt de irritatie ook omzeilen. Open het bericht waarop je hebt gereageerd, en klik op het grijze pijltje naar beneden dat je vindt rechtsboven in het bericht. In het menu dat uitklapt klik je op Meldingen uitschakelen en je zult geen enkele melding meer over dit bericht krijgen.

©PXimport

Dat je reageert op een bericht, wil niet zeggen dat je daarna duizend meldingen wilt ontvangen.

09 Nog meer controle

Deze tips helpen je Facebook zo naar je hand te zetten dat het allemaal weer een stuk leuker wordt. Daarbij ben je natuurlijk beperkt tot de mogelijkheden die Facebook je biedt. Wil je nóg verder gaan, overweeg dan eens een browser-extensie als F.B. Purity. Deze extensie (gemaakt door derden, dus niet door Facebook zelf) zorgt ervoor dat bepaalde 'vervelende' content in Facebook, zoals advertenties, gesponsorde berichten, app-uitnodigingen enzovoort, volledig worden uitgefilterd. Ook kun je bijvoorbeeld voorkomen dat mensen automatisch worden getagd wanneer je typt. Het is een heel krachtige extensie waarmee je de functionaliteit van Facebook écht helemaal naar je hand kunt zetten. En geen zorgen, je verandert niets aan Facebook, je verandert alleen hoe je browser het aan je toont.

©PXimport

Is het je allemaal nog niet genoeg, gebruik dan een browser-extensie als F.B. Purity.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).