Hoe goed ken je Word nu eigenlijk écht? Het programma zit barstensvol met allerlei handige functies die maar weinig mensen nuttig gebruiken. Daarom duiken we eens heel diep in 's werelds populairste tekstverwerkingsprogramma.

Je bent ongetwijfeld weleens tegen een situatie aangelopen tijdens het werken met Word waarin de tekst totaal niet deed wat je wilde. Je kunt je tekst niet selecteren, de tekst verspringt op een onlogische manier, tekst staat in een rare kolomvorm enzovoort. We ervaren dit soort dingen vaak als irritante bugs in Word, maar in werkelijkheid zijn het hele handige functies die, door gebrek aan kennis daarvan, volledig verkeerd uitpakken. Lees ook: 15 tips en trucs voor Microsoft Word.

Reden genoeg dus om die kennis eens even flink op te krikken. We gaan het in dit artikel dus niet hebben over sjablonen, tabelletjes, inhoudsopgaven en arcering, maar over de achterliggende functies die je écht veel tijd kunnen besparen. Wij werken overigens met Word 2016, maar de tips werken ook op oudere versies.

01 Leesbaarheidsstatistieken

Word heeft een handige ingebouwde spellingscontrole die ervoor kan zorgen dat typfouten automatisch gecorrigeerd worden en rare zinsconstructies kunnen worden vermeden. Wist je dat Word je ook kan vertellen of de tekst die je geproduceerd hebt ook lekker leest? Klik op Bestand boven het lint en vervolgens op Opties / tabblad Controle. Vink de optie Leesbaarheidsstatistieken weergeven aan. Wanneer je nu een spellingscontrole uitvoert op het document, zal er na de controle een pop-up worden getoond met daarin leesbaarheidsstatistieken. Denk hierbij aan het aantal woorden per zin en het aantal zinnen per alinea. De regels variëren natuurlijk per soort tekst (bijvoorbeeld online of print), maar volgens Taaladvies.net heeft een alinea idealiter niet meer dan zeven zinnen en tussen de tien en vijftien woorden per zin voor een makkelijk te lezen tekst. Aan de hand van de leesbaarheidsstatistieken kun je dus heel eenvoudig zien hoe makkelijk jouw publiek jouw tekst zal kunnen lezen.

©PXimport

01 De statistieken geven geen oordeel, dat moet je zelf bepalen met behulp van de gemiddelden uit het resultaat.

02 Vrij selecteren

Wanneer je werkt met Word, zijn er bepaalde beperkingen waar je mee hebt leren werken. Stel dat je een reeks opsommingstekens hebt met tekst daarachter, dan is het niet mogelijk om alléén die opsommingstekens te selecteren zonder de tekst daarachter, toch? In theorie is dat waar, maar er is al heel erg lang een trucje om die beperking te omzeilen. Wanneer je de Alt-toets ingedrukt houdt, kun je met de muisknop ingedrukt een kader slepen. Dat kader houdt zich niet aan de regels van Word, dus als je een kader sleept om bijvoorbeeld alle opsommingstekens in een paragraaf, dan worden alléén die tekens geselecteerd en vervolgens gekopieerd wanneer je kiest voor kopiëren.

©PXimport

02 Selecteren is aan minder regels gebonden dan je denkt, maak bij je selectie maar eens gebruik van de Alt-toets.

03 Snel selecteren

Wat doe je als je een hele zin wilt selecteren in een tekst? Waarschijnlijk klik je aan het begin van de zin en sleep je je muis naar het einde van de zin. Dat werkt uiteraard, maar is niet heel praktisch. Je weet ongetwijfeld dat je, door aan het begin van een regel te klikken (in de witruimte) de hele regel selecteert, en dat je door driemaal op een woord te klikken een hele paragraaf selecteert. Maar wist je dat er ook een snelle manier is om een hele zin (niet te verwarren met een regel) te selecteren van hoofdletter tot leesteken? Het enige dat je hiervoor hoeft te doen is de Ctrl-toets ingedrukt te houden en te klikken op een willekeurig woord in een zin. De hele zin wordt nu direct geselecteerd.

©PXimport

03 De Ctrl-toets laat je een hele zin in één keer selecteren.

04 Navigeren met hotspots

Dit is een trucje dat je zo ongelooflijk veel tijd gaat schelen wanneer je werkt in een groot document en even iets moet bewerken in de gedeelten van het document die je het laatst bewerkt hebt. Microsoft Word houdt namelijk stiekem bij welke gedeelten van een document het meest recent bewerkt zijn, zelfs nadat je het document hebt opgeslagen, afgesloten en opnieuw geopend. Het werkt dus ook met een document dat je een week geleden voor het laatst hebt bewerkt. Wanneer je een document opent, druk je op Shift+F5 om naar het meest recent bewerkte gedeelte in een tekst te springen. Je kunt dat herhaaldelijk doen om steeds tot drie stappen terug in de tijd te gaan.

05 Neptekst genereren

Soms ben je bezig met een tekst en moet je even een paragraaf of een hoofdstuk opvullen met neptekst omdat je de definitieve tekst nog niet hebt. Daarbij moet het echter wél duidelijk zijn dat de tekst neptekst is (om te voorkomen dat het document wordt verstuurd naar mensen terwijl het nog niet definitief is) en om die reden gebruiken we daar vaak een stuk Latijn voor (het beroemde Lorem ipsum). Iedereen die Lorem ipsum-tekst ziet, weet dat het om opvultekst gaat. Als je gebruikmaakt van deze methode, ga je waarschijnlijk meestal naar een website waar je de tekst vandaan plukt. Dat hoeft helemaal niet, want Word heeft zelf een Lorem ipsum-generator ingebouwd. Het enige dat je hoeft te doen is =lorem(p,l) te typen, waarbij je p vervangt door het aantal paragrafen dat je wilt genereren en l door het aantal zinnen. Zodra je op Enter drukt wordt de tekst gegenereerd.

©PXimport

05 Voor Lorem ipsum-teksten hoef je helemaal niet naar een website toe, dat zit gewoon in Word.

06 Tijd automatisch bijwerken

Het mooie van Word is dat het programma allerlei dingen automatisch voor ons kan doen. Automatisch is fijn, want dat voorkomt dat er fouten gemaakt worden. Stel dat er een brief is die je elke week verstuurt naar verschillende mensen (bijvoorbeeld voor de vereniging waarvoor je actief bent). Dan moet je elke week de datum die bovenaan die brief staat aanpassen. Dat gaat negen van de tien keer goed, maar er komt een dag dat je het vergeet. Geen ramp, maar wel slordig ... én onnodig, want Word kan dit automatisch voor je doen. Klik boven het lint op het tabblad Invoegen en klik vervolgens in het vakje Tekst (derde van rechts) op Datum en tijd (het pictogram met de kalender en het klokje). Je kunt nu kiezen in wat voor notatie je de datum en tijd wilt invoegen, en alleen de datum of alleen de tijd kan ook. Zorg ervoor dat je het vakje bij Automatisch bijwerken aanvinkt. Elke keer dat je het document vanaf nu opent, zal dit veld automatisch worden bijgewerkt.

©PXimport

06 Datum en tijd handmatig telkens aanpassen? Waarom zou je, als Word het voor je kan doen?

07 Hoofdletters converteren

Je hebt ongetwijfeld weleens vele minuten (soms zelfs uren) verspild aan het corrigeren van een document waarbij de schrijver hoofdletters heeft gebruikt alsof het een circus is. Zonde van je tijd, vooral omdat Word dat gewoon automatisch voor je kan doen. Selecteer de tekst waarin het gebruik van de hoofdletters en kleine letters een zootje is en klik in het lint op tabblad Start. In het vak Lettertype zie je nu een pictogram met de letters Aa (niet te verwarren met de twee pictogrammen met een losse A die daar links naast staan). Wanneer je op dit pictogram klinkt kun je aangeven hoe je de tekst wilt vormgeven. Kies je voor Zoals in een zin, dan worden alle zinnen voorzien van een hoofdletter aan het begin van de zin. Daarnaast kun je alles veranderen in hoofdletters, alles in kleine letters, elk eerst woord met een hoofdletter, enzovoort. Zo heb je de tekst in recordtijd vormgegeven zoals hij hoort. Met de toetscombinatie Shift+F3 kun je een selectie tekst ook tussen deze manieren van hoofdlettergebruik laten wisselen.

©PXimport

07 Een document met rommelige hoofdletters is in recordtempo rechtgezet met behulp van deze functie.

08 Verborgen tekens

Dit is een functie die veel mensen wel kennen, maar die niet vaak gebruikt wordt omdat de meesten het nut er niet van inzien. Zonde, want dit is nu net één van die functies waar we het over hadden die schijnbaar onverklaarbaar gedrag in Word kunnen verklaren. Wanneer je in het tabblad Start in het vak Alinea klikt op het pictogram met het alinea-teken (een soort muzieknootje) dan verschijnen er ineens allerlei tekens in je tekst.

Die tekens lijken aanvankelijk rommelig, maar ze geven je enorm veel nuttige informatie. Zo laten de tekens je met behulp van puntjes zien waar er een spatie staat (zodat je dubbele spaties eenvoudig ziet), maar ook waar een harde return is gegeven (het alinea-teken) of een zachte return (het Enter-teken dat je ook op je toetsenbord ziet). Daarnaast geven deze symbolen je inzicht in waar een tab staat, waar een pagina eindigt en waar allerlei andere zaken zijn ingevoegd in Word die je het leven zuur kunnen maken als je niet weet dat ze er staan.

©PXimport

08 Het lijkt heel rommelig, maar door verborgen tekens aan te zetten krijg je juist heel veel inzicht in de structuur van je document.

09 Tabs en witregels vervangen

Het gebruik van hoofdletters kan een zootje zijn, maar er zijn natuurlijk nog veel meer manieren waarop het Word-document een rommeltje kan worden, bijvoorbeeld door onjuist gebruik van tabs, witregels, zachte returns waar je harde returns zou willen zien enzovoort. Dat kun je natuurlijk allemaal handmatig gaan oplossen, maar het hoeft niet. De functie 'zoeken en vervangen' in Word ondersteunt namelijk ook dit soort elementen. Wanneer je het zoekvenster in Word opent en klikt op het tabblad Vervangen en vervolgens op Meer, dan zie je onderin het uitklapmenu Speciaal. Daar kun je allerlei elementen vinden zoals tabs, pagina-einden, alineamarkeringen enzovoort. Zo kun je bijvoorbeeld alle dubbele tabs veranderen in enkele tabs door in het veld Zoeken naar twee keer te kiezen voor Speciaal / Tabteken, en in het veld Vervangen éénmaal voor Speciaal / Tabteken. Op deze manier kun je razendsnel de opmaak van je documenten aanpassen.

©PXimport

09 Steek geen uren in het handmatig vervangen van bijvoorbeeld tabs. Dat kun je gewoon automatisch zoeken en vervangen.

Mindmappen met Word

Een functie in Word die al héél lang aanwezig is, is de mogelijkheid om overal waar je maar wilt een zin te beginnen. Afhankelijk van de uitlijning van je tekst, begint een regel standaard links, in het midden of rechts (tenzij je een tekstkader gebruikt). Het lijkt alsof je dit niet verder kunt aanpassen, maar in werkelijkheid kun je beginnen met typen waar je maar wilt. Wanneer je namelijk dubbelklikt op een willekeurige locatie in een Word-document, dan zal de muisaanwijzer precies naar die plek verspringen en kun je gewoon midden in het document een woord of een zin typen. Denk daar wat pijlen bij en je hebt een uitstekende brainstorm/mindmapping-tool in Word. Klein nadeel: het verplaatsen van dit soort teksten is niet zo eenvoudig als het verplaatsen van tekstvakken.

©PXimport

Je bent niet gebonden aan uitlijning, je kunt tekst plaatsen waar je maar wilt.

10 Opmaak bij plakken

Het handige van kopiëren en plakken is dat je met gemak een stuk tekst uit een ander document of van een website kunt verwerken in je eigen document. Het nadeel daarvan is dat de opmaak van dat andere document of die website vaak wordt meegenomen, met het gevolg dat je document er raar uitziet. Nu kun je er bij het plakken al op letten dat de opmaak van de bron verwijderd wordt (kies bij het plakken voor Alleen tekst behouden), of je kunt achteraf je kunt na het plakken de gewenste opmaak meegeven via Start / Opmaak kopiëren/plakken. Maar het kan nog eenvoudiger en efficiënter. Word is namelijk prima in staat om te zien welke tekst afwijkt van de rest van de tekst. Selecteer de zin die afwijkt (wat je dus heel snel kunt doen, zie stap 3) en druk op Ctrl+Spatiebalk. De tekst zal automatisch afgestemd worden op het dominante lettertype van de rest van de paragraaf. Wil je overigens altijd plakken zonder de opmaak van de bron mee te nemen? Ga dan eens naar Bestand / Opties / Geavanceerd en kijk onder het kopje Knippen, kopiëren en plakken.

©PXimport

10 Wijkt bepaalde tekst af van de rest van het document? Met een toetsencombinatie heb je dat snel rechtgezet.

11 Kolommen

Deze functie wordt door veel mensen vermeden omdat hij zo ingewikkeld lijkt. Dat is zonde, want het is een fantastische tool om je document wat fraaier op te maken. En de werking is eigenlijk heel eenvoudig, als je hem doorhebt. Typ eerst gewoon de tekst die je wilt typen. Selecteer deze tekst vervolgens en klik in het tabblad Indeling in het lint bij Pagina-instelling op de knop Kolommen. Standaard is er (uiteraard) één kolom geselecteerd, maar je kunt dus ook gaan voor twee of drie, een brede rechterkolom met een smalle linker enzovoort. Twijfel je hoe je document nu in elkaar zit? Lees dan stap 8 nog een keertje, want met de verborgen tekens kun je prima zien waar kolommen beginnen en eindigen.

©PXimport

11 Kolommen: ze lijken zo ingewikkeld, maar dat zijn ze niet en ze maken je document er een stuk mooier op.

12 Het superklembord

Maak jij veel gebruik van kopiëren en plakken als je in Word aan het werk bent? Dan herken je ongetwijfeld de situatie waarin je per ongeluk tussendoor even snel iets anders hebt gekopieerd, waardoor je helemaal niet in je document plakt wat je wilde plakken. Wist je al dat er, naast het gewone klembord in Windows, ook nog een klembord in Word zit ingebouwd met vrijwel onbeperkte opslagcapaciteit? Je vindt dit klembord door onder het tabblad Start in het lint te klikken op het kleine vierkantje met pijltje naast Klembord. Het klembordpaneel opent nu en je ziet daarin alles dat je gekopieerd hebt sinds je Word (deze sessie) hebt gestart. Het mooie is dat hierin niet alleen wordt opgeslagen wat je in Word kopieerde, maar ook in bijvoorbeeld je browser. Wanneer je klikt op één van de onderdelen in het paneel, wordt dit automatisch ingevoegd op de plek waar de muisaanwijzer staat.

©PXimport

12 Laat je niet beperken door het klembord van Windows, Word heeft z'n eigen ingebouwde klembord met ongelimiteerde ruimte.

Frustraties over een trage pc of ongewenste advertenties? Grote kans dat de standaard Windows-instellingen de boosdoener zijn. Met drie simpele ingrepen optimaliseer je direct de snelheid, privacy en veiligheid van je systeem. Wij zetten de belangrijkste aanpassingen op een rij, zodat je direct weer vlot en zorgeloos aan de slag kunt!

Of je nu net een gloednieuwe laptop uit de doos haalt of al jaren op dezelfde vertrouwde desktop werkt, de standaardinstellingen van Windows zijn zelden optimaal. Microsoft kiest vaak voor opties die hun eigen diensten promoten in plaats van jouw gebruiksgemak centraal te stellen. Gelukkig kun je met een paar gerichte ingrepen direct winst behalen. Pas deze drie essentiële instellingen aan voor meer privacy, snelheid en overzicht.

Schakel onnodige opstart-apps uit

Niets is zo frustrerend als een computer die er minutenlang over doet om startklaar te zijn. De grootste boosdoener hiervoor is vaak een overdaad aan programma's die automatisch opstarten zodra je de pc aanzet. Veel applicaties, van Spotify tot samenwerkingstools als Microsoft Teams, nestelen zich tijdens de installatie ongevraagd in je opstartproces. Dat vreet direct aan je systeemgeheugen en vertraagt de opstarttijd aanzienlijk.

Je lost dit eenvoudig op door naar de instellingen van Windows te navigeren en te zoeken naar de optie Opstart-apps. Hier zie je een duidelijk overzicht van alle software die met Windows mee start, inclusief de impact die elk programma heeft op de prestaties. Loop kritisch door deze lijst heen. Programma's die je niet dagelijks direct na het inloggen nodig hebt, kun je zonder risico uitschakelen door het schuifje om te zetten. Je verwijdert de software hiermee niet; je voorkomt alleen dat ze op de achtergrond draaien zonder dat je erom gevraagd hebt. Je pc zal hierdoor merkbaar vlotter reageren.

Weg met die advertenties en suggesties!

Windows is in de loop der jaren steeds meer veranderd in een platform waarop Microsoft eigen en gesponsorde diensten probeert te verkopen. Dat uit zich in zogenaamde 'suggesties' in je Startmenu, op je vergrendelingsscherm en zelfs in de Verkenner. Voor de meeste gebruikers voelt dat – terecht – als ongewenste reclame binnen een besturingssysteem waarvoor al betaald is. Het zorgt bovendien voor ruis en leidt af van waar je eigenlijk mee bezig bent.

Om deze stroom aan prikkels te stoppen, duik je in het menu Persoonlijke instellingen. Bij de instellingen voor het Startmenu en het Vergrendelingsscherm vind je opties die verwijzen naar het tonen van suggesties, tips of leuke weetjes. Vink deze opties uit om een schonere, rustigere interface te krijgen. Vergeet ook niet bij de privacy-instellingen de optie uit te zetten die Windows toestaat om je Instellingen-app te gebruiken voor het tonen van voorgestelde inhoud. Het resultaat is een professionelere werkomgeving die doet wat hij moet doen, zonder je continu te proberen te verleiden tot extra klikken.

Maak bestandsextensies zichtbaar

Een van de meest riskante standaardinstellingen in Windows is het verbergen van bestandsextensies voor bekende bestandstypen. Standaard zie je alleen de naam van een bestand, bijvoorbeeld 'factuur', maar niet of het een .pdf, .docx of een .exe is. Cybercriminelen maken daar dankbaar gebruik van door virussen te vermommen als onschuldige documenten. Een bestand dat 'foto.jpg.exe' heet, wordt door Windows dan getoond als 'foto.jpg', waardoor je denkt een afbeelding te openen terwijl je in werkelijkheid schadelijke software installeert.

Je kunt dit veiligheidsrisico direct verhelpen via de Bestandsverkenner. Zoek in de menubalk naar de optie Weergeven en navigeer vervolgens naar de instellingen voor weergeven. Hier vind je een optie genaamd Extensies voor bestandsnamen. Zorg dat deze optie aangevinkt staat. Hoewel het in het begin even wennen kan zijn om achter elk bestand een punt en drie of vier letters te zien staan, geeft het je volledige controle en inzicht. Je ziet nu in één oogopslag met wat voor type bestand je écht te maken hebt, en dat verkleint de kans op een succesvolle malware-infectie drastisch.

Wanneer je je dekbed gewassen hebt, wil je dat het natuurlijk weer lekker dik en luchtig aanvoelt. Maar wanneer je hem gewoon in de droger gooit, kan de vulling gaan klonteren, zodat er dunne stukken en dikke stukken ontstaan. Dat slaapt niet echt lekker. Om dat te voorkomen, gooien veel mensen er een paar tennisballen bij. Helpt dat echt?

Wat tennisballen in de droger doen

Tijdens het drogen raken de tennisballen telkens het dekbed. Dat helpt vooral bij dons en veren. Als die nat zijn, blijven ze aan elkaar plakken en zakt de vulling in. Door de constante beweging vallen die samengepakte delen weer uiteen, waardoor de vulling zich opnieuw verspreidt. Zo kan de warme lucht overal beter bij en droogt het dekbed gelijkmatiger. De droogtijd wordt er niet korter van, maar het dekbed komt wel duidelijk voller uit de droger.

Hoeveel tennisballen zijn genoeg?

Met één tennisbal in de wasdroger merk je vaak weinig, zeker bij een groot dekbed. Die verdwijnt al snel in de stof en heeft dan weinig effect. Met twee tot vier ballen werkt het beter, omdat ze het dekbed op meerdere plekken tegelijk in beweging houden. Zolang de ballen vrij kunnen bewegen en niet vast blijven zitten in de vulling, doen ze hun werk.

Kun je elke tennisbal gebruiken bij het drogen van een dekbed in de droger?

iet elke tennisbal is even geschikt. Vooral nieuwe of felgekleurde ballen kunnen bij hogere temperaturen kleur afgeven en kleine pluisjes verliezen van de vilten buitenlaag. Dat komt niet vaak voor, maar het risico is wel aanwezig. Gebruik je oudere tennisballen, dan is de kans hierop kleiner. Wil je dat verder beperken, dan kun je de ballen in een oude witte sok stoppen en die dichtknopen. Het effect blijft grotendeels hetzelfde, al is het iets minder uitgesproken dan met losse ballen.

Geef het dekbed genoeg ruimte in de droger

Tennisballen helpen alleen als het dekbed voldoende ruimte heeft om te bewegen. Is de trommel te vol, dan draait alles als één geheel rond en gebeurt er weinig. Wil je grote tweepersoonsdekbedden drogen, dan heb je een droger met een ruime trommel nodig. Heb je die niet zelf? Kijk dan of er een wasserette bij je in de buurt is. Meer ruimte zorgt voor meer beweging en daarmee voor een beter eindresultaat.

Niet elk dekbed kan in de droger

Tennisballen hebben vooral effect bij dons- en verendekbedden. Bij synthetische vulling is dat verschil kleiner en kan de constante beweging van de ballen de vulling na verloop van tijd zelfs vervormen. Wol, zijde en andere natuurlijke materialen mogen meestal helemaal niet in de droger. Check daarom altijd eerst het waslabel voordat je het dekbed in de trommel legt.

Even tussendoor opschudden helpt

Haal het dekbed halverwege het programma even uit de droger en schud het los, alsof je het bed opmaakt. Leg het daarna omgedraaid terug in de trommel. Zo verdeelt de vulling zich opnieuw en kan het dekbed gelijkmatiger drogen.

Wat kun je van het eindresultaat verwachten?

Tennis- of drogerballen zijn vooral een hulpmiddel, geen vervanging voor de juiste drooginstellingen. Droog het dekbed niet te vaak of te heet: kies een lage of middelhoge temperatuur en selecteer een speciaal dons- of beddengoedprogramma als dat op je droger zit. Zorg ook voor voldoende ruimte in de trommel. Als je dan ook nog eens ballen laat meedraaien, heb je er alles aan gedaan om te zorgen dat je dekbed weer lekker vol uit de droger komt!