De hoeveelheid foto’s op je computer groeit iedere week. Merk je dat het steeds meer moeite kost om het juiste kiekje of het gezochte filmpje terug te vinden? Het gratis programma digiKam helpt je foto's organiseren en tegelijk heeft het tal van bewerkingsmogelijkheden om je foto’s meer uitstraling te geven.

Bij velen zijn foto’s verspreid over diverse mappen. Soms zijn ze georganiseerd per jaar, dan weer per persoon of gelegenheid. En als er op je computer een fotomap bestaat met de naam Allerlei, dan is het de hoogste tijd om dit artikel met schaamrood op de kaken te lezen.

Voordat het echt een zootje wordt, stel je orde op zaken met een behoorlijk fotobeheerprogramma. Er zijn nogal wat fotomanagers waarvoor je de creditkaart moet trekken, maar digiKam is gratis. En dan hebben we het niet over een instapversie waarbij je later kunt upgraden naar een meer geavanceerde uitvoering, maar echt gratis.

DigiKam is opensource en wordt regelmatig geüpdatet. Met dit programma kun je enorme bibliotheken beheren, zelfs fotobanken van meer dan 100.000 afbeeldingen. Het programma is beschikbaar in het Nederlands en er is een versie voor Windows, macOS en Linux.

Lees ook:Zo verwijder je automatisch dubbele foto's

Installeren

Op de homepage www.digikam.org kies je de installer voor je systeem. Daarna selecteer je een server op een kaartje om software binnen te halen. Er is trouwens een snelle server in Nederland. In dit geval installeren we digiKam 7.6 64 bit. In de installatiewizard klik je snel door enkele schermpjes om akkoord te gaan met de voorwaarden. 

Wanneer de installatie is afgerond, open je het programma. Je zult merken dat digiKam je systeemtaal (Nederlands) heeft overgenomen.

©PXimport

Configureren

Daarna helpt de assistent je om de applicatie te configureren. Je kunt de configuratie later in het programma steeds wijzigen via het menu Instellingen. Eerst duid je aan waar je de afbeeldingen wilt opslaan. Het programma zal de map Afbeeldingen voorstellen. De software maakt drie databases aan: een voor verzamelingen, een voor gecomprimeerde miniaturen en een voor informatie over gezichtsherkenning. Hou het gerust bij het voorgestelde type: SQLite.

In de volgende stap kun je aangeven of het programma informatie mag toevoegen aan de metagegevens van de foto’s. Daarna bepaal je hoe de afbeeldingen worden weergegeven in de voorbeeldmodus. Selecteer daar dat je de gereduceerde versie wilt zien, dat werkt het snelst.

Vervolgens moet je kiezen hoe afbeeldingen worden geopend als je met links op de miniatuurweergave klikt. Je hebt de keuze tussen Open een voorbeeld — dat is onze voorkeur — of Openen in de bewerker. Ten slotte vraagt de assistent of je tekstballonnen wilt zien wanneer je de muisaanwijzer boven een item houdt. Ook dat sta je het best toe.

©PXimport

Foto’s in albums plaatsen

De eerste keer dat je het programma opent, zitten er uiteraard nog geen afbeeldingen in de bibliotheek. In het menu Importeren merk je al de veelzijdigheid van digiKam. Uiteraard vind je hier de opties om afbeeldingen uit bepaalde mappen toe te voegen, maar je kunt ook foto’s rechtstreeks downloaden van Google Foto’s of kopiëren van een usb-opslagapparaat of een geheugenkaart. Het is zelfs mogelijk om de scanner rechtstreeks aan te spreken.

Wanneer je een bron hebt gekozen, vraagt de software in welk album van digiKam je de afbeeldingen wilt plaatsen. Je krijgt een overzicht van de bestaande albums en je kunt een nieuw album aanmaken. Je geeft het album een naam, je duidt aan bij welke categorie dit album hoort (diverse, natuur, party, reizen enzovoort). Daarna selecteer je een datum die bij het nieuwe album hoort.

Vervolgens geef je aan welke map en bestanden je wilt binnenhalen. Als je met de muisaanwijzer over een miniatuur gaat, kun je in de linkerbovenhoek van het miniatuur aangeven of je het bewuste bestand wilt selecteren of deselecteren. Je kunt ook gewoon alles downloaden. Wil je selectiever te werk gaan, dan is het mogelijk om alleen de raw-bestanden, uitsluitend jpg/tiff-bestanden of alleen videobestanden binnen te halen.

©PXimport

Miniaturen en voorbeelden

De geïmporteerde albums behouden de oorspronkelijke mappenstructuur. Als je bijvoorbeeld de map Foto’s importeert, vind je alle submappen terug in de linkerkolom bij de albums. Wanneer je in de linkerkolom een map aanklikt, verschijnt de inhoud op het centrale werkvlak.

Onder elk miniatuur lees je de bestandsindelingen van de beeldbestanden. Bij sommige staat ARW, dan weten we dat het om raw-bestanden gaat. Bij filmpjes staat bijvoorbeeld MP4. Inderdaad, ook video’s kun je met dit programma beheren. Bij foto’s lees je onderaan JPG, PNG of TIF. Wanneer je op een miniatuur klikt, is het mogelijk een sterwaardering van één tot en met vijf toe te kennen. Tegelijk kun je de foto roteren.

Dubbelklik je op een miniatuur, dan kom je in de voorbeeldmodus en verschijnt de rest van de miniaturen uit dit album in een band boven de foto. Door middel van pijltjes kun je door de afbeeldingen bladeren.

©PXimport

Kaart, tabel, diashow

We gaan naar de knoppenbalk bovenaan. Klik je op Map, dan toont digiKam een kaart die aangeeft waar alle foto’s van het geselecteerde album werden genomen. De foto’s moeten dan wel locatiegegevens bevatten. Links onder de kaart staat een knop met een wereldbol. Hiermee schakel je tussen verschillende kaarttypes. Hier kun je ook aangeven dat je enkel miniaturen op de kaart wilt zien, of ook nummers die het aantal foto’s weergeven die bij deze locatie horen.

Vaak beschik je over foto’s die geen locatiegegevens bevatten. Geen nood, je kunt die informatie ook later toevoegen met digiKam. Selecteer de miniaturen van foto’s die op dezelfde plaats werden genomen. Door de Ctrl-toets ingedrukt te houden, kun je meerdere foto’s tegelijk selecteren. Ga vervolgens naar het menu Items / Bewerken van geolocatie. 

Je krijgt dan het lijstje van de geselecteerde foto’s en een kaart te zien. Aan de rechterzijkant van dit deelvenster gebruik je het tabblad Zoeken en daar typ je de naam in van de locatie. De locatiezoeker zal een pin plaatsen op de kaart en deze informatie toevoegen aan de metagegevens van de geselecteerde foto’s.

Via de knoppenbalk kun je de inhoud van een album ook als Tabel bekijken. Dan zie je de datum en tijd waarop de foto’s en video’s werden gemaakt. Met de knop daarnaast produceert digiKam een Diashow van het album. Via het pijltje dat naar beneden wijst, beslis je om alle afbeeldingen van de map af te spelen of slechts een bepaalde selectie of een submap.

De laatste knop gebruik je om de geselecteerde foto schermvullend weer te geven.

©PXimport

Tagging

In de linkerbalk zie je diverse tabbladen. Met de bovenste tab ga je naar de albums. Daaronder staat het tabblad Tags, daarmee open je de tabbeheerder. Tags zijn onmisbaar als je in een enorme fotobibliotheek snel bepaalde afbeeldingen wilt terugvinden. Tags in de fotocollectie werken hetzelfde als hashtags op internet. Dankzij tags vind je alle afbeeldingen met dezelfde kernwoorden voor locaties, namen van mensen en gebeurtenissen.

Door met rechts op een miniatuur te klikken, kom je bij de opdracht Tag toewijzen. Sneller is het om met de Ctrl-toets ingedrukt een reeks bestanden te selecteren, zodat je die samen in één keer dezelfde tag kunt geven. Je kunt een eerder gebruikte tag selecteren of een nieuwe tag plaatsen. Ook is het mogelijk een tag-hiërarchie te gebruiken zoals Citytrips/Parijs/Eiffeltoren.

Om het visueel nog duidelijker maken, kun je tags herkenbaar maken met pictogrammen. Daarnaast kun je een sneltoets aan veelgebruikte tags koppelen.

©PXimport

Labels

De termen tags en labels worden vaak door elkaar gebruikt. Bij digiKam betekenen ze verschillende dingen. Tags zijn herkenwoorden die zoekopdrachten gemakkelijker maken. Labels zijn sterren, vlaggen of kleuren die categorieën aanduiden. Door in het tabblad Labels op vijf sterren te klikken, breng je alle topfoto’s in beeld die je voorzien hebt van het maximale aantal sterren. 

DigiKam heeft vier verschillende vlaggetjes die bijvoorbeeld aangeven of een foto in behandeling of geaccepteerd is. In het tabblad Labels zie je dus welke foto’s een bepaald vlaggetje, kleur of sterwaardering hebben gekregen.

Datums en tijdlijn

Een tabblad dat vaak van pas komt, is Datums. Hier verschijnen de jaren waarin je foto’s en video’s hebt opgenomen. Ieder jaar kun je openklikken in maanden om zo de mediabestanden chronologisch te bekijken. En onderaan kun je zelfs een dag in een kalendertje selecteren.

Onder dit tabblad zit het tabblad Tijdlijn, waar je per tijdseenheid (jaar, maand, week, dag) ziet hoeveel foto’s je hebt genomen. In het tabblad Zoek noteer je de tags of het tijdstip waarmee je de fotobank wilt doorzoeken. Iedere zoekopdracht kun je trouwens opslaan om later nog eens te gebruiken.

©PXimport

Sneltoetsen

Sneltoetsen zorgen dat je nog vlotter met dit programma werkt. Al deze sneltoetsen kun je zelf nog aanpassen in de instellingen.

T: open het tabblad Tags
Ctrl+selectie slepen: gezichtsherkenning

Ctrl+D: dubbels zoeken

Ctrl+Shift+D: tijd en datum aanpassen

Ctrl+0 ... Ctrl+5: sterwaardering toevoegen
Alt+0 ... Alt+3: kleur van vlaggetje aanpassen
Ctrl+Alt+0 ... Ctrl+Alt+9: kleurlabel plaatsen
Alt+Shift+T: titel van afbeelding bewerken
Ctrl+Shift+G: locatie bewerken
Ctrl+Shift+M: metagegevens bewerken

Alt+Shift+C: commentaar bewerken

Gezichtsherkenning

In digiKam werken ook AI-algoritmen voor automatische gezichts-tagging. Je moet die gezichtsherkenning een beetje op weg helpen door eerst zelf enkele mensen met naam te noemen. Hoe meer je deze gezichtsherkenning helpt, hoe efficiënter die wordt.

Houd je de Ctrl-toets ingedrukt en sleep je een selectievak rond een gezicht, dan vraagt digiKam je een naam in te voeren. Je kunt in de modus Voorbeeld ook het pictogram met het poppetje gebruiken: Een gezichtstag toevoegen. Wanneer er meerdere mensen op een foto staan en je al enkele personen hebt getagd, dan kun je de knop ernaast gebruiken: Gezichtstags tonen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).