Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

ImageJ - Wetenschappelijke fotobewerking

Geschikt voor: Windows, macOS, Linux

Vrijwel iedereen heeft weleens van die prachtige foto’s gezien die zijn gemaakt met de Hubble ruimtetelescoop. Kijk je daarna zelf door een telescoop, dan valt het beeld zwaar tegen. Niet omdat de kijkers die je in de winkel kunt kopen zo veel minder krachtig zijn, maar omdat de beelden die NASA ons laat zien sterk bewerkt zijn om kleuren en details op te peppen om zo meer informatie uit een afbeelding te kunnen halen. Dit is binnen de wetenschap een gebruikelijke praktijk.

Alhoewel je met een gewone fotobewerker een eind komt als het gaat om dit soort beeldmanipulatie, kiest men in de academische wereld vaak voor gespecialiseerde software. Een voorbeeld daarvan is ImageJ. Nu zal de gemiddelde lezer geen wetenschappelijk onderzoek doen, maar dat wil niet zeggen dat het programma oninteressant is voor foto-hobbyisten. 

In tegendeel; ImageJ bevat een aantal unieke gereedschappen die je in geen enkele fotobewerker zult vinden. Bovendien zijn er zo’n 500 plug-ins beschikbaar waarmee je de mogelijkheden nog flink kunt uitbreiden. Werken met ImageJ vergt wel enige studie, maar er is gelukkig een uitstekende Engelstalige handleiding beschikbaar.

©PXimport

 MuseTree - Componeer muziek met AI

Geschikt voor: elk systeem

Al zeker dertig jaar geleden werden er experimenten gedaan om muziek te analyseren en om op basis daarvan nieuwe muziek door de computer te laten genereren. David Cope was daarmee zo succesvol dat hij zijn systeem imitaties van bijvoorbeeld Bach kon laten maken die zelfs door kenners niet van echt waren te onderscheiden.

Nu voldoet de muziek van Bach vaak aan strenge regels. Het analyseren van veel vrijere muziek is heel wat lastiger. Maar tegenwoordig komt kunstmatige intelligentie te hulp. Eind vorig jaar presenteerde OpenAI het project MuseNet, een AI die men op allerlei muziekstijlen had losgelaten om deze vervolgens nieuwe muziek te kunnen laten maken. Helaas was de demo daarvan beperkt en dus maakte Steven Waterman een eenvoudig te gebruiken webinterface voor het gehele product onder de naam MuseTree.

Componeren met MuseTree is kinderlijk eenvoudig. Je kiest een genre en een of meer instrumenten en vervolgens zet je de AI aan het werk. Deze genereert nu een paar maten in verschillende varianten en op elk daarvan kun je voortborduren door de AI meer maten te laten componeren.

©PXimport

Tip 03: Doe meer met Opdrachtprompt dankzij TCC/LE - Commando

Geschikt voor: Windows 11

Veel pc-gebruikers verlaten nooit hun grafische Windows-omgeving en als alles naar behoren werkt en je geen bijzondere wensen hebt, dan is dat ook nergens voor nodig. Er zijn heel wat situaties waarin de aloude Opdrachtprompt nuttig of zelfs onmisbaar is. 

Heb je een hardnekkig computerprobleem, dan kan het zomaar gebeuren dat Windows wel een handig tooltje heeft om de oorzaak te achterhalen, maar dat dit niet in een venster werkt. Ook zijn er heel wat geavanceerde programma’s die je weliswaar in Windows kunt draaien, maar die extra mogelijkheden bieden wanneer je ze vanuit de Opdrachtprompt benadert.

Kortom: ervaren gebruikers weten dat het aloude ‘DOS-venster’ nog altijd onmisbaar kan zijn. Als je zo’n gebruiker bent, dan zul je zeker plezier beleven aan TCC/LE. Hiermee breid je de mogelijkheden van de standaardversie van de Opdrachtprompt uit met tientallen extra opdrachten.

 Bovendien kun je aan commando’s een alias koppelen, wat zorgt dat je minder hoeft in te typen. Onder de vele functies vind je bijvoorbeeld commando’s om veel krachtiger batchbestanden te schrijven die complexe klussen kunnen klaren.

©PXimport

Artbreeder - Kunst maken met AI-hulp

Geschikt voor: elk systeem

Niet iedereen heeft het talent om een adembenemend schilderij of overtuigende tekening te maken. Geen nood. Tegenwoordig is er kunstmatige intelligentie waar je gewoon tegen kunt zeggen wat voor plaatje je zou willen maken. Wel is het daarbij altijd maar afwachten waar de AI mee op de proppen komt, en vaak heb je meerdere pogingen nodig om het beeld te creëren dat je voor ogen had.

Een mooie middenweg biedt Artbreeder. Alhoewel dit platform gebruikmaakt van AI, worden heel veel van de afbeeldingen die je ermee kunt maken, gegeneerd op basis van parameters die je eenvoudig kunt aanpassen door met schuifjes te spelen. Wil je bijvoorbeeld een landschap maken, dan genereert Artbreeder eerst een afbeelding die als uitgangspunt dient. Vervolgens kun je de ruigheid van het landschap aanpassen, aangeven of er zonlicht, mist of sneeuw in moet, instellen of je bouwwerken of vegetatie wilt zien, enzovoort. 

Naast landschappen kun je ook portretten, (anime)figuren en gebouwen creëren, je werk in beweging zetten of kunst maken van bestaande foto’s. Tegen betaling krijg je nog allerlei extra mogelijkheden.

©PXimport

Axialis IconGenerator - Hulp bij pictorgrammen

Geschikt voor: Windows 11

Zelf pictogrammen maken is een leuk, maar ook lastig klusje. Weliswaar bestaan er verschillende gratis programma’s die voor dat doel allerlei grafische gereedschappen bieden, maar daarvan valt het resultaat vaak tegen. Onder het motto ‘beter goed gejat, dan slecht bedacht’, kun je ook een andere strategie volgen. Axialis IconGenerator maakt namelijk gebruik van bestaande verzamelingen met pictogrammen en laat je die naar eigen smaak aanpassen.

 Het programma biedt strak ontworpen pictogrammen in allerhande categorieën als zakelijk, bouw, educatie, vlaggen, hardware, multimedia en sport. Bij elke van deze collecties vind je bovendien een verzameling overlays die je aan een pictogram kunt toevoegen.

Dat klinkt allemaal fantastisch, maar er zit een addertje onder het gras. Alhoewel het programma gratis is voor niet-commercieel gebruik, zijn slechts enkele van de collecties vrij te gebruiken. Voor de rest heb je een licentie nodig. 

Dit addertje kun je gelukkig onschadelijk maken door zo’n pictogram te exporteren als png-bestand. Je kunt het daarna importeren in een programma om pictogrammen mee te maken waar we in het begin van deze tip over spraken, bijvoorbeeld Greenfish.

©PXimport

Wombo Dream - AI droomt kunst

Geschikt voor: elk systeem

Kunstmatige intelligentie rukt in rap tempo op wanneer het gaat om het maken van afbeeldingen. Eerder zagen we al Artbreeder, dat vooral hoge ogen gooit als het gaat om landschappen en portretten.

Een van de eerste algemene systemen om plaatjes te maken op basis van tekst (ook wel bekend als text-to-image) is Wombo Dream, dat je online kunt gebruiken maar ook via de eigen iOS- of Android-app.

In Dream kun je elke (Engelstalige) beschrijving geven die je maar wilt en de AI achter het systeem probeert vervolgens een toepasselijke afbeelding te genereren. Bevalt deze niet, dan kun je de opdracht simpelweg herhalen en bij een volgende poging zal het resultaat (heel) anders zijn.

Voor elke opdracht die je geeft, kun je kiezen uit verschillende visuele stijlen. Maar wanneer je kiest voor No Style kun je ook zelf stijlen opgeven, bijvoorbeeld van bekende kunstenaars. Je kunt de twee combineren voor nog verrassender resultaten.

Verwacht overigens geen fotorealistische afbeeldingen, daar is deze AI nog niet toe in staat. Met een beetje oefening kun je er wel heel leuke plaatjes uit tevoorschijn toveren.

©PXimport

Imagelys Picture Lab Mobile - Fun met fotofilters

Geschikt voor: iOS

Onder gebruikers van fotobewerkers vinden we twee uitersten. De ene groep gebruikt de aanwezige gereedschappen om dat wat ze op hun scherm zien zo goed mogelijk te laten lijken op wat ze in het echt hebben gezien. Misschien gummen ze een lelijk paaltje weg of geven ze de lucht een fractie meer dramatiek, maar de waargenomen werkelijkheid staat voorop.

De andere groep probeert juist om hun foto’s volledig te transformeren tot een visueel kunstwerk, waarin het origineel soms nauwelijks te herkennen valt. Behoor je tot die groep dan ben je ongetwijfeld een liefhebber van fotofilters, onder het motto: hoe exotischer, hoe beter. Dat treft, want Imagelys Picture Lab Mobile (IPLM) zit er vol mee.

IPLM is het kleine broertje van een Windows-programma. Waar je voor die laatste moet betalen is de iOS-versie gratis. In IPLM vind je een enorme collectie filters, variërend van alledaags tot zeer buitenissig. De meeste bieden bovendien een heleboel parameters om mee te spelen. Je kunt je foto’s met IPLM dan ook totaal onherkenbaar maken. Het enige nadeel van IPLM is dat het geen snelheidsrecords breekt.

©PXimport

nVidia Canvas - Foto's van niet-bestaande landschappen

Geschikt voor: Windows 11

Wie kent dat niet: je komt terug van vakantie en laat aan je vrienden of op sociale media de plaatjes zien die je hebt geschoten van de adembenemende landschappen die je hebt gezien. Helaas was je er niet de enige, want dergelijk natuurschoon trekt nu eenmaal veel bekijks.

Zou het niet leuk zijn om van landschappen te kunnen genieten die nog nooit iemand voor je heeft gezien? Dat kan, want met nVidia Canvas maak je ze eenvoudig zelf.

Canvas kun je alleen gebruiken wanneer je beschikt over een grafische kaart/chip van nVidia uit de RTX-serie. Heb je die niet dan kun je online met het vergelijkbare GauGAN2 spelen.

Canvas toont je twee vensters en een palet met landschapselementen, zoals zand, modder, heuvels, bergen, wolken, bloemen en bomen. Hiermee kun je links een ruwe schets maken om aan te geven waar je deze elementen in je ‘foto’ wilt zien en de kunstmatige intelligentie achter het product probeert er vervolgens iets geloofwaardigs van te maken. 

Rechtstreeks in de ‘foto’ schilderen kan overigens ook. Dankzij stijlknoppen verander je bovendien met één klik de sfeer.

©PXimport

Stellarium - Planetariumprogramma

Geschikt voor: Windows 11, macOS, Linux, iOS, Android, browser

Onze verre voorouders hadden nog geen last van lichtvervuiling, dus zag iedereen die op een heldere nacht omhoog keek een adembenemende sterrenhemel. Men meende allerlei patronen in de lichtpuntjes te herkennen, variërend van boogschutters tot weegschalen en van kreeften tot zwanen en men kende allerlei krachten toe aan die patronen. Tegenwoordig weten we dat de sterren in een sterrenbeeld niets met elkaar te maken hebben, maar dat maakt de schoonheid van de sterrenhemel er niet minder om.

Om er optimaal van te kunnen genieten, is het wel zo prettig als je een beetje weet waar je naar kijkt. Dat leer je met het fraaie planetariumprogramma Stellarium. De makers ervan werken er al vele jaren aan en dat is goed te merken.

Stellarium biedt je een exacte weergave van de hemel vanaf elke plek op aarde en over een periode van vele honderden jaren. Over elk lichtpuntje dat je ziet, kun je informatie opvragen en erop inzoomen als door een virtuele telescoop. Stellarium kan zelfs tonen wat je door een echte telescoop zou zien en sommige modellen kun je bovendien vanuit het programma aansturen.

©PXimport

Tip 10: IPTV World - Bekijk wereldwijde tv-zenders

Geschikt voor: iOS

Oudere lezers herinneren zich ongetwijfeld de tijd waar je bij het tv-kijken sprak over “het andere net”. De reden was simpel: er waren er maar twee! In de jaren 70 kregen we kabel en groeide het aantal zenders gestaag. Wie zelfs daaraan niet genoeg had, kon in de jaren 90 een schotelantenne aan de muur hangen en via de satelliet genieten van uitzendingen van over de hele wereld. 

Tegenwoordig zijn al die technologieën te vervangen door een snelle internetverbinding. Dat zorgt ervoor dat je vanaf je iPad overal kunt kijken naar het aanbod van je kabelboer, van Netflix en HBO en al die andere aanbieders van betaal-tv. Maar die bieden je geen toegang tot San Marino 3 of Afghanistan 7. Tv wordt meer en meer ook aangeboden als internetstream. We spreken dan van IPTV.

Met de app IPTV World kun je uitzendingen bekijken vanuit alle uithoeken van de wereld, mits je over de juiste links beschikt en die zijn volop te vinden op internet (zoek naar IPTV links). De gratis versie van IPTV blokkeert willekeurige zenders, maar er blijven er genoeg over.

©PXimport

Atmosphere - Rustgevende geluiden

Geschikt voor: iOS, Android

Ondanks allerlei systemen die de kleurtemperatuur van je pc-scherm, tablet of smartphone ‘s avonds automatisch wat warmer maken, kunnen veel mensen die nog laat aan het computeren zijn vaak maar moeilijk de slaap vatten. Geen nood, ook daarvoor bestaat een digitale oplossing. Menigeen heeft namelijk baat bij het horen van rustgevende geluiden om makkelijker in te dommelen en de app Atmosphere (ook voor Android) heeft deze in overvloed.

De geluiden van Atmosphere zijn verdeeld in allerlei categorieën en er is voor elk wat wils. Zo zijn er geluiden die verband houden met de kust zoals golven, zeemeeuwen en een knapperend kampvuur op het strand. Of wat dacht je van een bos met krekels of regen die druppelt op het tentzeil? Slaap je als stadsmens op het veel te stille platteland? Ook daaraan is gedacht dankzij verkeer in de verte, zo nu en dan een sirene of bouwgeluiden. Het aardige bij dit alles is dat je de klanken ook naar hartenlust kunt combineren.

Tot slot biedt de app zogeheten isochrone geluiden die een bepaalde gemoedstoestand zouden moeten stimuleren, zoals ontspanning of een verhoogde creativiteit.

©PXimport

Gevaarlijk?

Bij sommige freeware kun je een enge waarschuwing van je beveiligingsprogramma verwachten. Laat je niet afschrikken, maar lees goed wat er aan de hand is en of je dit logisch vindt. Programma’s maken bijvoorbeeld verbinding met internet. Deze actie kan al een reactie uitlokken bij je beveiliger. Ook voor software die relatief nieuw is of wordt aangeduid als ‘zeldzaam’ kan je beveiliger een waarschuwing geven. Vertrouw je de download? Laat het programma dan uitvoeren. Voel je twijfel? Laat je download onderzoeken door www.virustotal.com, dat doen wij ook. Deze dienst controleert je programma met meer dan vijftig beveiligingsprogramma’s. Zo zie je snel of je te maken hebt met een risico, of met een overijverig beveiligingsprogramma.

©PXimport

Niet te snel klikken

We zien het helaas te vaak en het zou verboden moeten worden: installatieprocedures die extra programma’s bundelen en zomaar aanpassingen doen. Je probeert een programma uit en voor je het weet is de homepage van je browser aangepast en ben je een aantal ongewenste programma’s rijker. Deze handelswijze heet in de volksmond ‘achterbaks’, maar de nette aanduiding is ‘potentially unwanted program’ (pup). Steeds meer beveiligingsprogramma’s letten hierop als je iets probeert te installeren. Wij gebruiken Unchecky om ‘verkeerde vinkjes’ op te merken. Je kunt de extra’s ook zelf voorkomen. Download een programma bijvoorbeeld alleen via de website van de makers. Kies altijd voor de geavanceerde of aangepaste installatie. Zo kun je goed nakijken welke opties er actief zijn. Verwijder de vinkjes bij aanpassingen/programma’s die je als ongewenst beschouwt of keur de aanpassing op een andere manier af.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).