Wil je foto's bewerken, dan heb je niet per definitie een duur programma nodig als Photoshop. Er zijn veel gratis alternatieven waarmee je aan de slag kunt. Wij zetten de beste programma's op een rij.

1. IrfanView

Het programma IrfanView is verrassend veelzijdig. Het tooltje is klein en gebruikt nauwelijks systeemcapaciteit, waardoor je vlot door je foto's kunt bladeren en met anderen kunt terugkijken. IrfanView kan opvallend veel bestandsformaten aan (ook audio- en videoformaten) en is zelfs in staat simpele bewerkingen uit te voeren zoals roteren en formaat wijzigen. Ook biedt het enkele filters. Een van de prettigste mogelijkheden van het programma is het uitvoeren van wijzigingen op meerdere foto's (batch) tegelijk. Zijn dat niet genoeg opties, dan kun je de functionaliteit uitbreiden met vele plug-ins. In een ander artikel lees je hoe je aan de slag kunt met IrfanView.

©PXimport

2. RawTherapee

Fotobestanden op je camera zijn er globaal in twee smaken: jpg en raw. Jpg is de standaard waar alle pc's mee om kunnen gaan. Raw is vooral bedoeld om zo veel mogelijk beeldinformatie in op te slaan. Met een programma zoals RawTherapee kun je dan vervolgens achteraf allerlei instellingen aanpassen. Je kunt met RawTherapee onder andere kleurcorrecties toepassen, perspectief veranderen, scherpte wijzigen en witbalans aanpassen. Dit alles werkt volgens het 'non destructive'-principe: alle aanpassingen zijn weer ongedaan te maken. RawTherapee kan jouw aanpassingen bewaren of exporteren naar een jpg-bestand. Het programma is zeer uitgebreid en krachtig, maar vereist enige kennis. Een begin daarvan krijg je in dit artikel.

©PXimport

3. GIMP

Als het op beeldbewerking aankomt, is Photoshop (Elements) heer en meester qua mogelijkheden en kwaliteit van de bewerking zelf. Maar het programma komt met een prijskaartje. Ben je op zoek naar een gratis equivalent, dan komt GIMP het dichtst in de buurt. De interface ziet er een beetje uit als een oudere versie van Photoshop, met een overdaad aan knoppen, vensters en menu's. Het duurt dan ook wel even voordat je GIMP goed onder de knie hebt, maar dan heb je wel een zeer uitgebreid beeldbewerkingsprogramma tot je beschikking. Wil je je weg vinden in GIMP, volg dan onze workshop Fotobewerking met GIMP.

©PXimport

4. Paint.NET

Is GIMP iets te overdadig qua mogelijkheden en interface? Probeer dan Paint.NET. Met dit programma kun je eenvoudig je foto's bewerken met onder andere filters, kleurcorrectie-opties en effecten. Wie graag met lagen werkt, kan in Paint.NET uitgebreid aan de slag. Wil je echter je psd-bestanden bewerken, dan heb je wel een extra plug-in nodig. Hetzelfde geldt voor wie het programma graag in het Nederlands wil gebruiken. Hoe je Paint.NET in praktijk gebruikt, lees je hier.

Paint.NET is overigens wat anders dan de originele Paint en ook dan diens opvolger Paint 3D. Paint.NET is veel uitgebreider dan het origineel, terwijl Paint 3D zich meer richt op het maken van 3D-objecten en minder op beeldbewerking. Zorg er dus voor dat je de juiste versie van het programma downloadt, voordat je ermee aan de slag gaat. De originele Paint is nog steeds te gebruiken in Windows 10, maar voor hoelang nog blijft de vraag.

©PXimport

5. PhotoSun

Om direct met de deur in huis te vallen: PhotoSun is geen hoogvlieger als het gaat om fotobewerking. Omdat het programma veel basishandelingen zeer snel uitvoert, is het toch handig om achter de hand te hebben. Start PhotoSun en sleep een foto die je wilt bewerken naar het PhotoSun-venster. Basishandelingen zoals roteren, verkleinen, bijsnijden en rode ogen verwijderen voer je vlot uit. Achter de knop Effects gaan enkele effecten schuil, bijvoorbeeld om je foto in een retrojasje te steken. Klik op Frames voor fraaie fotolijstjes. De opties achter de knop Collage zijn iets te eenvoudig, maar wel heel leuk om een 'foute foto' mee te maken.

©PXimport

6. XnView

De kracht van XnView schuilt in de beheer- en conversiemogelijkheden. Bestanden zoeken wil nog wel eens een flinke klus zijn. Niet iedereen hernoemt foto's, en dan is zoeken naar dat vakantiekiekje uit 1994, genomen met je Canon, als zoeken naar een speld in een hooiberg. XnView zoekt in de exif-gegevens van de bestanden, zodat je daadwerkelijk een foto uit 1994, geschoten met een Canon terugvindt. Waar het programma ook mee scoort, is het converteren van bestanden. XnView gaat veel verder dan alleen bestandsconversie. Je kunt een reeks foto's automatisch bewerken en op deze manier een gehele fotocollectie bijsnijden, draaien, spiegelen, verkleinen, voorzien van teksten, watermerken, etc. De handelingenreeks kun je als script exporteren. XnVieuw is zowel voor de desktop als voor de tablet en smartphone verkrijgbaar.

©PXimport

7. Pixlr

Dat een goed programma niet altijd een installatie vereist, bewijst de fotobewerkingswebsite Pixlr. Alle tools die worden aangeboden, zijn online via de browser te gebruiken. Pixlr biedt een aantal verschillende online fotobewerkingsprogramma's aan. Pixlr Express is een eenvoudige tool waarmee snel aanpassingen kunnen worden gemaakt zonder dat je daarvoor veel voorkennis nodig hebt. Pixlr Editor is meer te vergelijken met Photoshop Elements. Het is Nederlandstalig en doet totaal niet onder voor professionele tools. Ten slotte is er de Pixlr-o-matic, waarin je vlug een foto bijknipt en voorziet van een filter.

Instagram

©PXimport

8. Phoxo

Phoxo is een gratis en krachtig bewerkingsprogramma. Het is klein, makkelijk te gebruiken en kan gezien worden als een mini-versie van Photoshop. Je kan via dit programma onder andere lagen toevoegen, croppen, en retouchen. Daarnaast kun je meer dan 50 speciale effecten toevoegen aan je afbeeldingen. Ook is het via Phoxo eenvoudig om tekst aan de foto toe te voegen. Het programma heeft eenvoudige opties voor schaduwtekst en gradiënt tekst. Op de site staan ter ondersteuning tutorials en gratis clip-art die je kan raadplegen.

©PXimport

9. Zoner Photo Studio Free

Zoner Photo Studio Free is een fotobewerker waarmee handige bewerkingen mogelijk zijn. Je moet het wel eenmalig activeren door een e-mailadres op te geven. Zoner Photo Studio Free is meteen ook een programma om je complete fotoverzameling te beheren. Links op het scherm zoek je een map met foto's op, waarna onderin in een filmstrip fotominiaturen verschijnen. Ook is een voorbeeldweergave van de huidige geselecteerde foto te zien in het midden van het scherm. Klik rechtsboven op het tabblad Editor om de geselecteerde foto te bewerken. Je kunt op elk moment terugkeren naar de fotobeheerder door te klikken op Manager.

©PXimport

10. Microsoft ICE

Microsoft ICE (Image Composite Editor) is een krachtig programma. Volgens het begeleidende filmpje op de downloadpagina kan ICE wel tweehonderd foto's samenvoegen tot één panorama. Het gebruiksgemak van ICE is goed. Je sleept de foto's in het venster en met een druk op de knop wordt het panorama gemaakt. Kies daarna voor automatic crop en de randen worden netjes van het panorama afgeknipt. Na het maken van het panorama kun je het bestand exporteren in verschillende formaten: jpg, tiff, png, psd (Photoshop), deep zoom tileset en hd photo image. Die laatste twee zijn voor het weergeven op webpagina's in hoge kwaliteit en met de mogelijkheid tot inzoomen.

©PXimport

11. Opanda IExif

Het tooltje Opanda IExif is niet bedoeld om de foto zelf te bekijken, maar juist alle exif-informatie die de foto bevat. In deze gegevens staat bijvoorbeeld vermeld met welke camera de foto is gemaakt, de belichtingstijd, of de flitser is gebruikt, de ISO-waarde, en veel, heel veel meer. Onderin het programma is een miniatuur te zien van de foto waarvan je alle exif-informatie hebt opgevraagd, zodat je precies weet welke camera-instellingen welke resultaten geven. Wil je deze exif-gegevens graag veranderen, dan kan dat als je het tooltje Opanda PowerExif Editor mee installeert.

©PXimport

12.Befunky

Befunky is een alles-in-één platform met verschillende mogelijkheden. Het programma biedt drie functies. Met de foto editor kun je jouw foto croppen en resizen. Met de tool kun je ook effecten toevoegen. Daarnaast heeft Befunky een collage-maker. Je kan je foto’s uploaden en het programma maakt er zelf een collage van. Je kan er ook voor kiezen om Befunky lay-outs te gebruiken en de rest zelf te doen. Tot slot is er de optie om grafische ontwerpen te maken voor bijvoorbeeld een poster of verjaardagskaart. Befunky werkt gewoon in je browser. Kies rechts bovenin de website op 'get started' en kies één van de drie functies.

©PXimport

13. PixName

Een handige tool om je foto's te organiseren is PixName. De interface van het programma ziet er niet erg aantrekkelijk uit en waarschijnlijk heb je de helpfunctie in het begin regelmatig nodig. Maar als je je weg eenmaal hebt gevonden, heb je aan PixName een uitermate handig programmaatje, waarmee je hele groepen foto's hernoemt, roteert of opzoekt op basis van ingegeven criteria (zoals datum). Na de installatie geef je aan wat je afbeeldingenmap is, vervolgens kun je het programma ook gebruiken om foto's te importeren vanuit de camera, een map of uit e-mail. Zo staan ze zonder hernoem- en roteerellende in een klap klaar in de goede map.

©PXimport

14. Fotor

Wanneer je Fotor opstart, sta je al meteen voor een keuze: open je de module Edit of Collage? De naamgeving is al een goede indicatie van wat je van beide modules mag verwachten. Bij Edit is het de bedoeling dat je eerst een foto inlaadt, waarna die zich op allerlei manieren laat bewerken. Daarvoor staat een paneel voor je klaar met rubrieken als Scenes, Crops, Adjust, Effects, Borders en Tilt-Shift. De Collage-module is specifiek gericht op het samenbrengen van verschillende foto's. Dat kan op twee manieren. Of je kiest voor een bepaald sjabloon (er zijn tachtig ontwerpen beschikbaar) of je kiest de optie Freestyle.

©PXimport

15. Photofiltre

Photofiltre is een van de meer uitgebreide gratis fotobewerkingstools die er te vinden zijn. Er zijn simpele presets om de belichting en kleuren van je foto's aan te passen, maar als je dieper in de menu's duikt, merk je dat er ook veel instellingen zijn die je handmatig kunt aanpassen. Erg handig is dat je kunt werken met verschillende lagen. Je kunt ook makkelijk leuke filters toevoegen en de foto verfraaien met andere effecten. Daarmee is Photofiltre zowel een handige tool voor mensen die even snel een foto willen opleuken als voor de meer gevorderde gebruiker.

©PXimport

16. Faststone

Het programma Faststone gooit het over een andere boeg: het programma is meer gericht op het ordenen van je fotomateriaal. Het is een fluitje van een cent om foto's te importeren en ze te organiseren. Maar Faststone is meer dan alleen een handig tooltje om de boel netjes te houden. Er zijn een paar snelle mogelijkheden om je foto's te bewerken. Zo kun je kleurenniveaus aanpassen, rode ogen verwijderen en het formaat van de foto veranderen of bijsnijden. Ideaal als je even snel wat kleine veranderingen door wil voeren.

©PXimport

17. Fotobewerken.eu

Bij de website fotobewerken.eu heb je geen programma nodig om je foto's te bewerken, je doet het gewoon in je browser. De mogelijkheden zijn natuurlijk niet zo uitgebreid als bij een van de bekendere programma's, maar als je snel je materiaal wil bewerken, is het een handige optie. Je kunt kiezen uit veel effecten die je foto's net even dat beetje extra geven, extra lagen toevoegen om je foto op te fleuren of spelen met het formaat. Leuke toevoeging is de Stickers-optie, waarbij je bijvoorbeeld een snor of andere plaatjes aan je foto toevoegt. Al met al is fotobewerken.eu vooral een leuke tool.

©PXimport

18. Photopea

Photopea is een enorm handige website die qua functies en vormgeving erg op Adobe Photoshop lijkt. Het mooiste is: het is gratis en het werkt gewoon in je browser! De website kan zelfs overweg met PSD-bestanden, waardoor je bestanden kunt importeren en exporteren in dit bestandsformaat. De webapplicatie Photopea wordt ook steeds beter. Zo is onlangs de snelkoppeling CTRL+Z toegevoegd om een handeling ongedaan te maken – een bekende snelkoppeling voor veel Adobe-gebruikers. Photopea is zeker het proberen waard, het voelt aan alsof je met Photoshop werkt. Veel van de gratis functies zijn ook bijna precies hetzelfde als bij Photoshop. Na even oefenen en wennen aan de website kan je hier prachtig je foto's mee bewerken.

©PXimport

19. Fotoaanpassen.nl

De website fotoaanpassen.nl is, zoals de url al aangeeft, van Nederlandse bodem. Dat is wel zo handig, omdat de meeste andere programma's en tools in het Engels zijn gemaakt, of op zijn minst zijn vertaald. Fotobewerken.nl richt zich vooral op gebruiksgemak. Je uploadt een foto en krijgt een flink aantal bewerkingsmogelijkheden te zien, zoals het oplossen van onderbelichtingen het toevoegen van filters en effecten. Fotoaanpassen.nl is geen bijzonder krachtige tool, maar kleine foutjes en oneffenheden je foto's haal je er wel op een makkelijke en snelle manier uit.

©PXimport

20. Darktable

Darktable mag als laatste niet ontbreken. Darktable presenteert zichzelf als een virtuele lichttafel en darkroom, woorden die we nog kennen uit de fotorolletjestijd. Het programma is, net als RawTherapee, bedoeld om op een non-destructieve manier met raw-bestanden aan de slag te gaan. De mogelijkheden zijn uitgebreid en professioneel. Na het bewerken van de raw-bestanden kunnen deze in gangbare fotoformaten worden geëxporteerd.

©PXimport

21. Windows Foto-app

Wil je foto's bewerken, zonder dat je daarvoor een extra programma hoeft te downloaden? Probeer dan eens de Foto-app, die je standaard in Windows 10 vindt. Je kunt er zelfs diashows mee maken. Voor precieze en meer geavanceerde fotobewerking is en blijft een daarin gespecialiseerd programma nodig, maar voor het snelle werk volstaat voor velen de app Foto's. In een ander artikel bespreken we alle mogelijkheden van de Foto-app. 

22. Photoscape X

Ondanks het gigantische aanbod fotobewerkers zijn er toch altijd weer titels die in positieve zin weten te verrassen. Photoscape X is er zo een.

Photoscape is er in een gratis en een betaalde versie. De gratis versie mist enkele geavanceerde gereedschappen zoals curven, maar biedt voor de gemiddelde gebruiker voldoende technische hulpmiddelen om afbeeldingen mee te verbeteren. Op het creatieve vlak ontbreken in de gratis versie enkele effecten, maar wat wel aanwezig is, is zeer gevarieerd en onderscheidt zich vaak ook van de concurrentie.

Behalve dat je foto’s kunt beheren en bewerken, maak je met Photoscape heel makkelijk fraaie collages of voeg je foto’s samen tot één afbeelding. Daarbij kun je ook nog allerlei lijsten en stickers toevoegen.

Behalve veelzijdig is Photoscape ook nog eens lekker snel. Kortom: zeer de moeite waard.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).