Tegenwoordig gebruiken we de Opdrachtprompt lang niet meer zo vaak als vroeger en in Windows 10 en 11 hoeft dat eigenlijk ook niet meer. Toch betekent dat niet dat je de Opdrachtprompt helemaal niet meer hoeft te gebruiken. Je kunt er namelijk handige commando's mee instellen, die het computergebruik een stuk aangenamer maken. Wij bespreken 13 handige Opdrachtprompt-commando's.

Windows (en trouwens ook veel moderne Linux-distributies) heeft zijn succes vooral te danken aan de gebruiksvriendelijkheid van de grafische interface (gui). Toch heeft ook de zogenoemde cli (command line interface) zeker een bestaansrecht. Sommige functies zijn namelijk lastig of helemaal niet terug te vinden in de grafische interface. Opdrachtregelcommando’s kun je doorgaans ook nauwgezet aansturen met behulp van parameters. Bovendien laten zulke commando’s zich probleemloos opnemen in batchbestanden en kun je die automatisch laten uitvoeren vanuit het aanmeldingsscript van een gebruiker of via de taakplanner.

Er zijn meerdere manieren om in de opdrachtprompt te komen. Vanuit taakbeheer bijvoorbeeld, of via het contextmenu (rechtermuisknop op een bestand en Openen in opdrachtprompt) of door op Start / Uitvoeren te drukken (of toets Windows-toets+R) en in het venstertje dat verschijnt cmd in te voeren gevolgd door Enter.

Hier vind je een overzicht van de beschikbare cmd-commando’s in Windows (klik een commando aan voor bijhorende parameters en voorbeelden). In dit artikel geven we eerst enkele voorbeelden die duidelijk maken hoe krachtig (en nuttig) zulke commando’s kunnen zijn. Daarna tonen we je hoe je die kunt inzetten bij automatiseringsscenario’s.

©PXimport

Cmd-venster

©PXimport

01 Mapinhoud

Om de inhoud van een map te kennen raadpleeg je de Verkenner. Logisch, maar vanuit de opdrachtregel kom je specifieke informatie vaak sneller te weten. Om een idee te krijgen van de mogelijkheden voer je het commando dir /? Uit. De parameter /? kun je trouwens bij nagenoeg alle commando’s gebruiken om meer uitleg te krijgen. Om een venster weer leeg te maken gebruik je het cls-commando (clear screen). Het komt er nu op aan de beschikbare parameters slim te combineren. Stel, je wilt een overzicht van alle bestanden, met de recentste bovenaan. Dan doe je dat met dir /O-D.

Merk ook bijvoorbeeld het verschil op tussen dir *, dir /A * en dir /B *. Dir /A toont je ook verborgen (systeem)bestanden en dir /B beperkt de uitvoer tot de bestandsnamen zonder verdere gegevens.

De mapinhoud afdrukken kan trouwens door achteraan je commando iets als >mapinhoud.txt toe te voegen, waarna je met Kladblok het txt-bestand kunt openen en afdrukken.

©PXimport

02 ADS

Een leuk experiment is het toevoegen van ADS-data (alternate data streams) aan bestanden, althans in een ntfs-omgeving. Creëer met Kladblok een tekstbestand dat je wilt verbergen (dat noemen we even geheim.txt). Vervolgens voer je het commando type geheim.txt > saai.txt:onzichtbaar.txt uit. Dit commando zorgt ervoor dat het bestand geheim.txt als ADS-data (met de naam onzichtbaar.txt) wordt opgenomen in het bestand saai.txt. Je mag geheim.txt nu verwijderen. Wanneer je dir saai.txt uitvoert, merk je dat dit bestand leeg is (0 bytes). Echter, voer je dir /R saai.txt uit, dan duiken alsnog de ADS-data van saai.txt op. Je krijgt de inhoud van die ADS te zien via het commando "c:\system\32\notepad.exe" saai.txt:onzichtbaar.txt. Op deze manier kun je dus bestanden verbergen in andere bestanden.

©PXimport

03 Machtigingenbeheer

Vanuit de gui kun je uiteraard ook machtigingen van gebruikers op mappen en bestanden regelen, maar dat kan sneller vanuit de cli. Bovendien heb je via de cli meer mogelijkheden in Windows 10 Home. Je regelt zowat alles via het icacls-commando: hierin lees je trouwens ‘acl’, wat staat voor ‘access control lists’ oftewel ntfs-machtigingen.

Om de huidige machtigingen op een map of bestand te weten te komen volstaat het commando icacls <naam_van_map_of_bestand>. Je kunt ook in één keer alle huidige machtigingen van alle bestanden in een bepaalde map en bijhorende submappen bewaren om die, na eventuele experimenten, snel weer terug te zetten. Machtigingen bewaren doe je als volgt icacls <pad_naar_map>\* /save aclbestand /T. Om de machtigingen die je in het bestand aclbestand hebt bewaard snel terug te zetten, voer je als administrator het commando icacls <pad_naar_map> /restore aclbestand uit. Om de machtigingen op een bestand door andere te vervangen, kun je een commando uitvoeren als icacls <bestandsnaam> /grant:r <gebruikersnaam>: F (F staat voor Full access). Let wel, als je de parameter :r (replace) weglaat, dan worden de nieuwe machtigingen aan de al bestaande toegevoegd in plaats van die te vervangen.

©PXimport

04 Connectiviteit

Zelfs wanneer je nauwelijks met de opdrachtprompt bekend bent, heb je vast al eens het commando ipconfig of ipconfig /all uitgevoerd. En wellicht zal ook het ping-commando je niet onbekend zijn. Voer je bijvoorbeeld ping www.computertotaal.nl uit, dan hoor je van de webserver met het bijhorende ip-adres viermaal een antwoord te krijgen.

Veel minder bekend is het arp-commando (address resolution protocol). Dat laat je toe een verbinding te maken met een host zonder vooraf het mac-adres van dat apparaat te kennen. Zo’n arp-verzoek wordt namelijk gebroadcast, wat maakt dat elk apparaat in het lokale netwerk dit verzoek ontvangt. Als het goed is zal het apparaat met dat ip-adres reageren door een arp-reply naar de vragende partij te sturen. Een arp-commando kan dus nuttig zijn om op afstand het mac-adres te weten te komen maar ook om te weten of het apparaat actief is, zelfs als dit niet reageert op ping-verzoeken. Doe gerust zelf de test (we gaan ervan uit dat je de firewall van apparaat B zo hebt ingesteld dat echoaanvragen van ping worden geblokkeerd). Voer nu de volgende commando’s als administrator uit:

arp -d * (maak de huidige arp-tabel leeg)

arp -a (bewijs dat de arp-tabel geen ingang heeft voor apparaat B)

ping <ip-adres apparaat B> (geen response: 4x time-outs)

arp -a (bewijs dat apparaat B met mac-adres is toegevoegd en dus actief is).

©PXimport

05 Symlinks

Veel gebruikers zijn niet bekend met zogenoemde symbolische links (kortweg symlinks). Dat zijn een soort geavanceerde snelkoppelingen naar bestanden of mappen, waarbij het erop lijkt dat het effectief om dat bestand of die map gaat in plaats van om een snelkoppeling. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat een of ander programma vereist dat data in <map x> terechtkomen, maar dat jij dat liever in <map y> ziet gebeuren.

Dat regel je als volgt. Ga als administrator naar de opdrachtprompt en over het volgende commando uit: mklink /J <pad_naar_map_y> <pad_naar_map_x> (plaats de paden tussen dubbele, rechte aanhalingstekens als er spaties in voorkomen). Je zult merken: alle data die in <map y> belanden, komen automatisch (ook) in <map x> terecht.

Verwant hiermee is het commando mklink /D, waarmee je in een bepaalde map een of meer links creëert die telkens naar een andere map verwijzen. Alle data uit die mappen, zijn dan in één keer bereikbaar door naar de map met die link(s) te navigeren. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als je voor een project geregeld data moet benaderen die over diverse mappen verspreid zijn. Dat doe je als volgt vanuit een (lege) map: mklink /D financieel <pad_naar_eerste_map>, mklink /D logistiek <pad_naar_tweede_map> enzovoort.

©PXimport

Alternatieven

©PXimport

Handig hulpmiddeltje:  Chocolatey

06 Shares

Wil je snel een overzicht van alle gedeelde mappen op je systeem, dan volstaat het commando net share. Om meer informatie over de respectieve shares op te vragen, voer je de opdracht net share <sharenaam> als administrator uit. Je verneemt dan onder meer het maximum aantal gebruikers dat deze share tegelijkertijd mag benaderen, evenals de machtigingen op deze share. Een nieuwe share creëren is uiteraard ook mogelijk. Dat doe je met een opdracht als net share fotos="c:\mediabestanden\mijn fotos". Wil je de share weer verwijderen dan zorgt net share fotos /delete daar wel voor. Een gedeelde netwerkschijf aan een vrije stationsletter koppelen kan ook, met net use x: \\<computernaam>\<sharenaam> <eventuele_wachtwoord> (de computernaam vind je bijvoorbeeld via Windows-toets+Pause). Wil je deze koppeling permanent maken zodat die ook bij een volgende Windows-sessie actief blijft, voeg dan /persistent:yes toe achteraan het commando.

©PXimport

07 Back-ups & kopieën

Standaard-kopieeroperaties voer je wellicht via de Verkenner uit. Dat kan, maar je zoekt hier tevergeefs naar extra functies. Het opdrachtregelcommando robocopy biedt veel meer geavanceerde mogelijkheden, zoals het parameteroverzicht je meteen duidelijk maakt. We beperken ons hier tot een paar eenvoudige voorbeelden.

Met het commando robocopy "c:\mijn documenten" f:\ /MIR zorg je ervoor dat de bronmap (c:\mijn documenten) automatisch naar de doelmap wordt gespiegeld (MIRrored). Let wel, tenzij je het commando door de parameter /XX laat volgen, worden reeds bestaande data in de doelmap verwijderd tijdens deze back-upoperatie. Ook nuttig om weten: de parameter /SEC zorgt ervoor dat de originele machtigingen behouden worden in de doelmap. En met /LOG:<tekstbestand> houd je een logboek van de operatie bij.

Sommige robocopy-opdrachten kunnen door de talrijke parameters behoorlijk complex worden. Gelukkig is er een optie om die opdrachten te bewaren; het volstaat achteraan /SAVE:<jobnaam> toe te voegen. Om diezelfde opdracht naderhand weer uit te voeren tik je dan robocopy /JOB:<jobnaam> in. Handig!

©PXimport

08 In batch

Een groot voordeel van opdrachtregelcommando’s is dat je die eenvoudig in een batchbestand kunt opnemen, zodat die commando’s in regel chronologisch na elkaar worden uitgevoerd zodra je het batchbestand aanroept (bijvoorbeeld vanuit de Windows-taakplanner). Zo’n bestand maak je gewoon aan met Kladblok en geef je de extensie .cmd mee.

Je zou bijvoorbeeld een batchbestand op je bureaublad kunnen plaatsen dat de volgende opdrachtregel bevat: net use x: \\<computernaam>\<sharenaam> /persistent:no [/user:<inlognaam> <wachtwoord>]. Dat maakt dat de netwerkverbinding pas actief wordt zodra je dit batchbestand met een muisklik uitvoert, zodat Windows bij het opstarten geen tijd verliest door te zoeken naar bijvoorbeeld een verbinding met een niet langer aangekoppelde externe schijf.

©PXimport

09 Batch: voorbeelden

In zijn eenvoudigste vorm is een batchbestand dus niets anders dan een chronologische opeenvolging van individuele opdrachtregelcommando’s. Iets als volgt bijvoorbeeld, waarbij de bronmap na de kopieeroperatie wordt leeggemaakt:

cls

xcopy c:\mijndata d:\backups /M/E/H/R/I/Y

del c:\mijndata\*.* /Q

Maar er zijn ook wel complexere constructies mogelijk, zoals in het volgende voorbeeld, waarin je alle bestanden met specifieke extensies van je schijf verwijdert:

@echo off

rem Dit batchbestand wist specifieke bestanden

title Selectieve bestandsverwijdering

echo Bezig met wissen …

for %%t in (tmp bak log) do del c:\*.%%t /s

echo Bestanden gewist!

pause

We hebben hier niet de ruimte om hier grondiger op in te gaan. Wil je je echter verder verdiepen in de mogelijkheden en syntax van batchbestanden: deze tiendelige cursus is een mooi vertrekpunt.

©PXimport

10 Aanmeldingsscript

Het is ook mogelijk een batchbestand (of een ander script) automatisch te laten uitvoeren zodra een specifieke gebruiker zich bij Windows aanmeldt. Dat kan in Windows Professional of hoger door Windows-toets+R in te drukken en vervolgens de opdracht lusrmgr.msc uit te voeren, waarna je de gewenste gebruiker aanklikt en het tabblad Profiel opent. Hier vul je dan de naam van het batchbestand in. Je kunt het echter ook regelen vanuit de opdrachtregel, zelfs in de Home-versies van Windows. Dat gaat via het commando net user <gebruikersnaam> /scriptpath:<naam_van_batchbestand>. Voorwaarde is wel dat je dit batchbestand plaatst in een gedeelde map met de sharenaam ‘netlogon’, waarbij je er ook voor zorgt dat die gebruiker minimaal leesrechten op die map krijgt toegekend.

©PXimport

11 Taakplanner

Een batchbestand als aanmeldingsscript instellen is één manier om het automatisch te laten uitvoeren tijdens de login, maar het kan ook anders: met behulp van de ingebouwde Taakplanner. Die is trouwens veel flexibeler, want je kunt een batchbestand (of een ander script of programma) bijvoorbeeld ook laten uitvoeren tijdens het opstarten, op een specifiek tijdstip, bij het vergrendelen van het systeem enzovoort.

Wij willen bijvoorbeeld elke vrijdagnamiddag een batchbestand laten uitvoeren dat met specifieke opties een schijfopruiming start. In dit batchbestand nemen we dan (onder meer) het commando cleanmgr /sagerun:1 op (althans nadat we cleanmgr /sageset:1 vooraf één keer vanop de opdrachtregel hadden uitgevoerd en daar de gewenste opties hadden ingesteld).

©PXimport

12 Taakplanner: uitvoer

Klik het vergrootglaspictogram aan in de Windows taakbalk en zoek naar taak. Start Taakplanner op en klik in het rechterpaneel op Taak maken (Basistaak maken kan ook, maar geeft je minder opties). Geef je taak een geschikte naam mee en zet desgewenst een vinkje bij Uitvoeren ongeacht of gebruiker wel of niet is aangemeld. Open het tabblad Triggers, druk op de knop Nieuw en kies (bijvoorbeeld) Gepland bij Start deze taak, waarna je het gewenste tijdstip en frequentie instelt (bijvoorbeeld Elke 1 vrijdag, om 16:00). Bevestig met OK en open het tabblad Acties. Klik hier op Nieuw en verwijs via Bladeren naar je batchbestand. Bevestig met OK (2x) en vul desgevraagd je wachtwoord in. Als het goed is vind je nu de taak terug in het linkerpaneel, bij TaskScheduler-bibliotheek. Daar hoef je alvast niet meer aan te denken!

©PXimport

13 Netwerkverbindingen 

Het commando netstat geeft je een overzicht van de actieve verbindingen, inclusief IP-adres en poortnummer van zender en ontvanger. Voer ook eens de opdracht netstat /? uit om een idee te krijgen van de talrijke parameters. Zo geeft netstat -s je een mooi statistisch overzicht per netwerkprotocol (IP, ICMP, TCP en UDP), wat handig kan zijn bij het oplossen van netwerkproblemen. Met netstat -o krijg je ook de PID (process identifier) te zien van de processen. Via Windows Taakbeheer, waar je Beeld / Kolommen selecteren / Proces-id selecteert, kun je dan te weten komen welke toepassingen daarvoor verantwoordelijk zijn.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).