Te weinig structuur in je leven zorgt voor stress. Als je regelmatig een deadline vergeet, een belangrijke afspraak mist, niet op komt dagen bij een oudergesprek op school … kun je jezelf wel voor je kop slaan! Een goede to do-app is dan wellicht de oplossing voor dit gênante probleem. Met Todoist kun je beter plannen, vergeet je geen taken of afspraken meer en de app houdt zelfs je productiviteit in de gaten.

Todoist-account aanmaken

Todoist is beschikbaar voor alle apparaten en alle platformen. Eenmaal geïnstalleerd zal het de gegevens synchroniseren tussen de apparaten waarop je bent ingelogd met hetzelfde account. Het boodschappenlijstje dat je gisteren hebt samengesteld op je Windows-computer vind je de volgende dag dus ook gewoon op je telefoon als je naar de supermarkt gaat. 

Er zijn drie versies: gratis, premium (3 dollar per maand) en business (5 dollar per persoon per maand). Met de gratis versie (die we hier beschrijven) kom je al een heel eind. Registreer je op www.todoist.com met een Google-, Facebook- of Apple-account of via een e-mailadres. Daarna kies je een van de vier beschikbare thema’s (in de premium-versie zitten meer thema’s).

Uiteindelijk kom je in het dashboard op de pagina Vandaag waar Todoist vraagt of je je eerste taak toe wilt voegen. Er is geen reclame en de lay-out is sober en fris, zonder flashy knoppen. De nadruk ligt immers op je projecten en taken. In dit afleidingsvrije ontwerp zullen sommige functies pas zichtbaar worden wanneer je met de muisaanwijzer of je vinger over bepaalde elementen gaat.

©PXimport

Projecten aanmaken

Aan de linkerkant zie je de groep Projecten waar al twee projecten op je wachten: Welkom en Boards uitproberen. Een project is een thematische lijst waarin je je taken bijhoudt. Je kunt bijvoorbeeld een project Werk maken voor alle professionele taken, een project Privé waar je persoonlijke lijstjes in opslaat en een project Films waar je aanraders vasthoudt die je de komende tijd wilt bekijken. 

Een nieuw project maak je aan door over de knop Projecten te bewegen en dan op het plusteken te klikken. In het venster Project toevoegen geef je het project een naam en een kleur. Je kunt ook de schakelaar Toevoegen aan favorieten aanzetten. Hierdoor zal het project in het linkerdeelvenster naar boven verschuiven, zodat je er gemakkelijk bij kunt. In de gratis versie mag je vijf actieve projecten beheren, terwijl dat er in de Premium-editie maar liefst driehonderd zijn. 

Omdat je in de gratis versie dus zuinig wilt zijn op het aantal projecten, kun je de twee reeds aanwezige projecten archiveren. Gearchiveerde projecten tellen namelijk niet mee in het quotum. Ga met de muisaanwijzer over de naam van het project, zodat er drie puntjes verschijnen. Klik erop en kies Archiveren. Gearchiveerde projecten kun je weer boven water halen door in de linkerkolom te klikken op Gearchiveerde projecten.

©PXimport

Tip 03: Taken in de Inbox

De projecten vormen het skelet van je to-dosysteem. Aan die projecten wil je nu taken toe gaan voegen. Dat kan op verschillende manieren. Stel dat je morgen niet moet vergeten medicijnen voor je hond te bestellen, dan kun je in de linkerkolom klikken op Inbox en daar kies voor Taak toevoegen kiezen. Of je drukt op de Q-toets op je computer. Typ vervolgens een titel en een korte omschrijving van de taak. 

Klik daarna op de knop Inplannen en selecteer een dag uit het dropdownmenu. Het is zelfs mogelijk een tijdstip toe te voegen. Daarna klik je nog een keer op Taak toevoegen. Alle taken die nog niet zijn gekoppeld aan een project belanden in de Inbox.

Taken in projecten

Je hebt maar weinig aan een project als daar geen of niet de juiste taken in staan. Selecteer daarom in de Inbox (of later in een project) de taak zet de muisaanwijzer links van het bolletje. Je ziet dan een soort handvat. Hiermee kun je de taak vastgrijpen en naar een project slepen.

Makkelijker is nog om al tijdens het invoeren van de taak op het knopje Inbox te klikken, waardoor er een keuzemenu geopend wordt waarin alle projecten staan. Je kunt ook een al gemaakte taak openen en de knop Selecteer een project gebruiken. Dat is een pictogram met puntjes en streepjes. Ten slotte kun je natuurlijk ook vanuit een bepaald project de knop Taak toevoegen gebruiken, zodat de taak meteen in het juiste project verschijnt.

In de mobiele app verschijnen snelle actieknoppen wanneer je over een taak veegt. Met deze knoppen kun je de taak wijzigen die vandaag, morgen, volgende week, over een maand of een willekeurige datum moet worden voltooid.

©PXimport

©PXimport

 Voltooide taken

Moet je voor één taak meerdere handelingen verrichten, dan kun je subtaken aanmaken. Dat doe je op dezelfde manier als het creëren van een nieuwe taak. Wanneer je een subtaak afstreept, zal deze worden doorgestreept. Dit in tegenstelling tot taken. Afgeronde taken verdwijnen namelijk uit beeld. 

Wel kun je in het activiteitenlog alle voltooide taken nog terugvinden. Klik daarvoor op je avatar in de rechterbovenhoek en selecteer Activiteitenlog. Klik je bovenaan in het logboek op Alle acties, dan krijg je alles te zien wat je hebt toegevoegd en verwijderd. Wijzig je de weergave in Voltooide taken, dan zie alleen de geschiedenis van wat je tot nu hebt afgerond.

Vandaag en aankomend

In het linkermenu vind je behalve Inbox nog twee interessante rubrieken: Vandaag en Aankomend. In Vandaag lees je alle taken die voor die dag staan ingepland én alle taken waarvan de deadline ondertussen is verstreken, maar die je nog niet afgerond hebt. De taken van vandaag staan in een bepaalde volgorde. Bovenaan komen de items die een tijdstip hebben meegekregen en daaronder worden de taken gerangschikt volgens prioriteit.

De rubriek Aankomend toont een chronologisch overzicht van alle taken en subtaken die de volgende zeven dagen op je afkomen, los van de projecten waar ze bij horen. Met filters kun je een weergave maken die alleen taken toont die bijvoorbeeld de volgende dag moeten worden uitgevoerd.

©PXimport

Todoist-instellingen

Via je avatar rechtsboven kom je bij de Instellingen, je vind daar enkele interessante opties. Bij Account kun je een foto van jezelf uploaden. Bij Algemeen, onder Thuispagina, kun je aangeven met welke pagina de app moet openen. Standaard is dat de pagina Vandaag, maar je kunt ook telkens door een van je projecten verwelkomd worden. Let in de categorie Algemeen ook op de instelling Slimme datumherkenning, die zorgt ervoor dat de app automatisch datums in taken kan lezen. 

Interessant is de categorie Notificaties, waarin je aanvinkt van welke soorten gebeurtenissen je meldingen wilt ontvangen. Zo kun je een Dagelijks overzicht opvragen. Hierdoor ontvang je iedere ochtend gepersonaliseerde productiviteitsstatistieken en het overzicht van de taken die die dag op je wachten. Zelfs al mag je op kantoor Todoist niet installeren, dan kun je ’s ochtends in een e-mail lezen wat je die dag te doen staat. 

Tot slot vind je helemaal onderaan in de rubriek Integraties knoppen en koppelingen om Todoist te verbinden met externe diensten als Google Agenda, Outlook en Apple Agenda.

©PXimport

©PXimport

Productiviteit verbeteren

Karma is een functie van Todoist waarmee je productiviteit in beeld wordt gebracht. Je kunt de functie straal negeren, maar sommige gebruikers vinden het een leuke manier om in te zien hoe het met hun productiviteit gesteld staat. Door de app op veelvuldig te gebruiken, verdien je Karma-punten en kun je een bepaald niveau bereiken.

In de web-app moet je bovenaan naar het cirkeltje gaan dat links naast het vraagteken staat. Op de mobiele app staat dit cirkeltje linksboven. Je ziet dan een overzicht van je dagelijkse en wekelijkse productiviteit. En op het tabblad Karma kun je aflezen hoeveel punten je hebt verdiend door taken op tijd af te werken, door taken toe te voegen en door geavanceerde functies te gebruiken, zoals terugkerende herinneringen. 

Streaks leveren ook punten op. Je scoort een streak als je de doelen meerdere dagen na elkaar bereikt. Wanneer je deadlines verwaarloost (vier dagen over tijd) verlies je karma. Tussen 0 en 499 punten ben je Beginner, en zo klim je telkens een niveau omhoog. De hoogste vorm is Verlicht, maar dan moet je minstens 50.000 Karma-punten achter je naam zetten.

©PXimport

Terugkerende taken

Uiteraard zijn er taken die zich regelmatig herhalen. Denk maar aan een maandelijks rapport, het vuilnis dat je moet buitenzetten of bloemen die je ieder jaar koopt voor moederdag. Een terugkerende taak wordt automatisch ingesteld voor de volgende deadline, zonder dat je daarvoor iets hoeft te doen. 

In tegenstelling tot veel to-domanagers is een terugkerende taak één enkele taak die telkens verschuift wanneer de deadline is bereikt. Als je dus als terugkerende taak aangeeft dat je iedere maandag van de maand teamvergadering hebt, dan kun je de eerstkomende meeting wel zien, maar niet die van de volgende maanden. 

Weer zal de automatische datumherkenning zijn werk doen. Je typt als taak bijvoorbeeld Teamvergadering, daarna druk je op de Spatiebalk en geef je een tijdsverwijzing op, zoals elke dag om 9 uur, elke vrijdag van de maand, elke 3e vrijdag van de maand, elke 27e januari, elke drie dagen of elke dag vanaf vandaag tot 7 augustus.

Delen en Kanban

Je projecten kun je ook delen met anderen. Ze moeten dan wel zelf een Todoist-account hebben of aanmaken. Zodra iemand je uitnodiging heeft geaccepteerd, kun je taken aan diegene toewijzen en andersom. Ook kun je bestanden en opmerkingen toevoegen aan de taken die je deelt.

Ondertussen heeft de app ook een bordweergave toegevoegd. Hiermee ondersteunt Todoist de trend om de fameuze Kanban-methode te gebruiken. Hiermee organiseer je je taken in borden. De taken verhuizen van de kolom Te doen naar Invoering en komen uiteindelijk in Uitgevoerd terecht.

©PXimport

Veel mensen houden van gourmetten, maar niemand vindt de geurtjes achteraf in huis fijn. Severin komt nu met de Sevento rookarme gourmet–raclette, een set voor 8 personen met geurafzuiging. ID.nl ging een avondje gourmetten en snuffelde daarna door de eetkamer op zoek naar luchtjes.

Op feestelijke momenten komen veel families en vrienden bij elkaar voor een avondje gourmetten. Mensen die er niet van houden, hebben vaak issues met de zware baklucht die blijft hangen na het eten. Je ruikt het de dag erna nog. Severin komt nu met een gourmetstel met zogeheten downdraft-technologie waarbij de geurtjes grotendeels worden afgezogen via een soort ventilator in het midden.

Lees ook: Zo krijg je die gourmetlucht snel uit je huis

Wat is dit voor apparaat?

De Sevento rookarme gourmet–raclette van Severin ziet er op het eerste gezicht uit als een regulier gourmetstel, met een grillplaat bovenop en pannetjes om bijvoorbeeld een eitje te bakken. Wie beter kijkt, ziet dat er midden op de grillplaat een soort dakje zit, dat je kunt optillen, waarna de filterunit wordt onthuld. Daarmee worden de kookluchtjes en de rook afgezogen, en via een koolstoffilter naar de zijkanten geleid waar er door vier 'schoorsteentjes' schone lucht wordt uitgeblazen. Dan zie je ook dat er onder de grillplaat niet één, maar twee verdiepingen zitten. Een gedeelte onder het warmte-element om je pannetjes neer te zetten om eten te bereiden. En eronder nog een laag waar je ongebruikte pannetjes bewaart, een soort parkeerdek. Slim!

©Severin

Wat zit er in de doos

Uit de doos komt niet alleen het gourmetstel zelf, maar ook acht pannetjes, acht spatels en onderdelen voor de afzuigunit, namelijk drie koolstoffilters en een afdek-ring. Dat leidde tot wat onduidelijkheid, want we dachten alles nog in elkaar te moeten zetten en zaten erg te pielen met wat er precies waarin moest. De handleiding bestaat uit tekeningen die voor de beginnende gebruiker onduidelijk zijn op dit vlak. Pas helemaal aan het einde bij de schoonmaakinstructies zagen we een duidelijker afbeelding. Daaruit bleek dat de unit al klaar was voor gebruik en dat de extra's reserve-onderdelen zijn. Het geheel is makkelijk neer te zetten en na wat simpele reiniging klaar voor gebruik.

Bediening en instellingen

Bediening is eveneens simpel. Machine aanzetten via het led-display, ongeveer tien minuten wachten tot het geheel voorverwarmd is, en dan grillen maar! Via het display is de grill op drie standen te zetten, en de afzuigventilator op twee standen. Dat wijst zichzelf.

©Severin

's Werelds snelste gourmetsessie

Nu over naar het gebruik. De korte versie: zo snel hebben we nog nooit gegourmet. En ben je erg gesteld op een pannetje met een gebakken eitje erin: dat wordt hem niet.

Maar nu de lange versie. De set is getest met auteur en echtgenoot op een doordeweekse avond, met een set gourmetvlees van de supermarkt, wat gesneden uitjes en paprika, wat voorgekookte schijfjes aardappel en losgeklopte eitjes. Kortom, een simpele 'Hollandse' gourmetavond. Voorverwarmen ging prima. De grill staat standaard op de hoogste stand, die hebben we dan ook aangehouden. Aanvankelijk dan. Severin meldt dat de hoogste stand 230-240 graden wordt. Dat kan goed kloppen, want het gourmetvlees was letterlijk binnen maximaal 2 minuten gaar. De gehele tweepersoonsschotel was binnen 45 minuten op.

©Saskia van Weert

De lagere stand instellen om wat langer te tafelen, had een bijzonder effect. Namelijk dat de warmte er even helemaal uit ging en dat het vlees en de groenten pas na enige tijd weer gingen sissen. De hoge stand leek wel te hard voor een avond gourmetten, en met de middelste stand gebeurde er even niets. De laagste stand was al helemaal niet aan de orde.

Pannetjes en raclette-gebruik

Dan de pannetjes. Die zijn klein, met een schuine rand. Er pasten slechts twee kleine plakjes aardappel tegelijk in. Dat leek ons al wat onpraktisch, maar nog onhandiger was dat er amper warmte bij kwam onder de grill. Na een kwartier was de aardappel nog lauw en was het eerste eitje in het andere pannetje nog niet eens gestold. Ook de paprika in het derde pannetje wilden maar niet garen. Nadat al het vlees op was, ging alles dan maar op de plaat, waar het (uiteraard) in een wip wel klaar was.

©Saskia van Weert

Na het eten bleef de auteur met vraagtekens zitten. Was er iets mis met het toestel? Een vrij uitvoerige zoektocht op YouTube gaf het antwoord in de vorm van een review door een Franse mevrouw, waar het toestel vermoedelijk langer op de markt is. De onderverdieping met de pannetjes is helemaal niet bedoeld om ei en pannenkoekjes te bakken. Het is voor raclette, ofwel het smelten van speciaal daarvoor bedoelde plakjes kaas, om de gesmolten kaas daarna via de schuine rand over bijvoorbeeld een gepofte aardappel te verdelen. Die gewoonte kennen we in Nederland eigenlijk niet. En dat is best een aandachtspunt voor wie interesse heeft in dit model. Zeker gezien de adviesprijs van 199 euro haal je niet alles uit het apparaat als je geen raclette eet, en echt gek bent op van alles bakken in de pannetjes.

De geurarme werking

Tijdens het eten staat de ventilator van de machine aan. Die hoor je ook, zeker in de hogere stand. Hij werkt effectief: je ziet de rook naar het midden van de plaat afbuigen. Geurvrij wordt het uiteraard niet – dat claimt Severin ook niet. Maar het rook wel aanmerkelijk minder sterk naar gegrild vlees na afloop van de maaltijd. Wat dit betreft maakt het apparaat de belofte wel waar.

©Saskia van Weert

Schoonmaken

De grillplaat heeft een krasvrij, PFAS-vrij zogeheten ILAG-oppervlak. Het materiaal geleidt warmte heel erg goed en is makkelijk onder de kraan schoon te maken. De pannetjes kunnen in de vaatwasser, de grillplaat zelf trouwens ook – maar deze is erg groot, dus handmatig afnemen is meestal waarschijnlijk praktischer. Na gebruik en afkoelen moet je de afzuigunit uit elkaar halen en het filter uitspoelen met een sopje, dat is betrekkelijk weinig werk.

©Saskia vanWeert-Berghout

Positionering onduidelijk

Als je het heel stellig wilt zeggen, is dit een apparaat met twee uitersten. Een heel krachtige grillplaat, en amper warmte bij de pannetjes. Daarmee is het een grill met een kleinere doelgroep dan je zou verwachten van 'gourmetten zonder luchtjes'. Ben je verzot op van alles grillen op een plaat, en geef je minder om het getut met pannetjes, dan kun je echt goed los met de enorm hete plaat. Houd je van een hele avond gezellig tafelen, dan is deze machine waarschijnlijk te krachtig op de hoogste stand, en niet sterk genoeg op de lagere standen. Plus dat je eigenlijk niks kunt maken in de pannetjes.

Ben je tot slot een lekkerbek die dol is op de combinatie van grillen en raclette, dan heb je het apparaat van je dromen gevonden.

Als de temperatuurbeheersing wat meer zou worden gefinetuned, en er met de pannetjes wat meer mogelijk zou zijn, gaat deze grill een gouden toekomst tegemoet. Maar tot die tijd is het een aanwinst voor een kleine groep.

©Saskia van Weert

Conclusie

De Sevento rookarme gourmet–raclette doet precies wat hij belooft op het vlak van geurreductie: de downdraft-afzuiging buigt rook zichtbaar naar het midden en na afloop ruikt de kamer merkbaar minder naar gegrild vlees. De grillplaat is zeer krachtig en bakt vlees en groente snel gaar, maar voor een lange, rustige gourmetavond is de hoogste stand te fel en de middelste stand pakt niet altijd direct op. De pannetjes onder de plaat leveren in Nederlandse gourmet-praktijk teleurstellende warmte; ze zijn vooral bedoeld voor raclette (kaas smelten) en minder voor eitjes of pannenkoekjes. De set is eenvoudig te bedienen, het reinigen is overzichtelijk en het filter is goed bereikbaar, al zijn de tekeningen in de handleiding bij eerste gebruik niet voor iedereen even duidelijk. Per saldo is dit een sterke keuze voor wie vooral wil grillen met minder baklucht en eventueel van raclette houdt; wie graag met pannetjes kookt of urenlang op een lagere, gelijkmatige temperatuur tafelt, kan beter even verder kijken.

Wie bang is om belangrijke e-mails kwijt te raken, slaat gewoon een kopie van de berichten op. Er bestaan hiervoor diverse mogelijkheden. Back-up je volledige digitale postvak óf bewaar alleen geselecteerde e-mails. Verstandig, want een technische storing kan natuurlijk altijd een keer gebeuren. Bovendien is een back-up handig wanneer je een e-mailaccount wilt opzeggen, zoals providermail.

Gmail-bericht

Gmail bewaart de volledige inhoud van het postvak op een online server. Handig, want via internet heb je overal ter wereld toegang tot de berichten. Maar wat als de webverbinding plotsklaps wegvalt, bijvoorbeeld na een storing of cyberaanval? Bij dergelijke doemscenario's is het postvak van de webmaildienst normaal gesproken niet bereikbaar. Neem daarom voorzorgsmaatregelen!

Waarschijnlijk ontvang je regelmatig belangrijke gegevens via e-mail. Denk aan een factuur, verzekeringspolis of concertkaarten. Je bewaart dan een kopie van het bericht op de computer. Ga naar https://mail.google.com en log zo nodig in met je Google-account. Open de betreffende e-mail. Klik rechtsboven op het pictogram met de drie puntjes en kies Bericht downloaden. Je bewaart de e-mail inclusief alle bijlagen als eml-bestand op de pc. Verschillende e-mailprogramma's ondersteunen dit formaat, zoals Thunderbird en Outlook.

Je kunt een Gmail-bericht ook als pdf-bestand opslaan. Bedenk wel dat je daarmee geen bijlage(n) bewaart, maar die kun je wel apart opslaan. Open in Gmail een bericht en klik rechtsboven op de drie puntjes. Via Afdrukken verschijnt er een nieuw venster. Klik bij Bestemming of Printer op het uitrolmenu en kies Opslaan als pdf / Opslaan. Je bladert nu naar de opslagmap, waarna je bevestigt met Opslaan.

Gmail-postvak

Naast losse berichten back-up je net zo makkelijk het volledige Gmail-postvak. Gebruik hiervoor de dienst Google Takeout. Surf naar https://takeout.google.com en log indien nodig in met jouw Google-account. Je klikt eerst op Selectie van alle items ongedaan maken. Scrol naar beneden totdat je het onderdeel E-mail tegenkomt. Zet daarachter een vinkje.

Je bepaalt zelf welke mappen je bewaart. Via Alle Mail-gegevens inbegrepen komt de mappenstructuur van jouw Gmail-postvak tevoorschijn. Standaard staan alle berichten geselecteerd. Wil je dat niet? Wis dan het vinkje voor Inclusief alle berichten in E-mail. Je kunt nu zelf de beoogde mappen aanwijzen. Maak een keuze en bevestig met OK. Je klikt daarna onderaan het scherm op Volgende stap.

Je kunt een kopie van het postvak op verschillende manieren opslaan. Standaard is de optie Downloadlink sturen via e-mail geselecteerd. Dat is prima, want verder ondersteunt Google Takeout alleen cloudopslag. Beslis onder Frequentie of je het Gmail-postvak eenmaal of iedere twee maanden wilt exporteren. Laatstgenoemde optie geldt voor een periode van een jaar. Kies verder bij Bestandsgrootte de omvang, met een maximum van vijftig gigabyte. Klik als laatste op Export maken. Google Takeout giet een zogeheten mbox-bestand in een ziparchief. Diverse e-mailprogramma's ondersteunen dit bestandsformaat.

Outlook.com

Net als Gmail heeft Outlook.com verschillende mogelijkheden om losse e-mails op te slaan. Ga naar https://outlook.live.com en log zo nodig in met je accountgegevens. Open daarna een e-mail die je wilt bewaren. Klik rechtsboven het bericht op het pictogram met de drie puntjes en kies Downloaden. Je hebt twee mogelijkheden, namelijk Downloaden als EML of Downloaden als MSG. Verschillende e-mailprogramma's kunnen met het open eml-formaat overweg, terwijl de msg-indeling voornamelijk is toegespitst op Outlook. Maak een keuze en bewaar het bestand op de computer.

Als alternatief giet je een e-mail eenvoudig in een pdf'je, maar je bewaart dan geen bijlage(n). Die sla je desgewenst apart op. Klik wederom bovenaan op de drie puntjes en kies Afdrukken. Selecteer bij Bestemming of Printer de optie Opslaan als pdf en bevestig met Opslaan. Nadat je de opslaglocatie hebt gekozen, klik je nog een keer op Opslaan. Helaas heeft Outlook.com geen functie om het hele postvak te back-uppen.

Providermail

Bij veel internetproviders kun je ook één of meerdere e-mailadressen aanmaken. Onder andere Ziggo en KPN bieden deze dienst. Misschien wil je jouw providermail wel back-uppen. Dat is nuttig wanneer je bijvoorbeeld naar een andere internetprovider overstapt. In dat geval wordt je oude e-mailaccount namelijk opgeheven.

De exacte back-upopties verschillen per internetprovider. Bekijk in de webmailomgeving van de betreffende aanbieder welke mogelijkheden er zijn. Zo selecteer je binnen de webmaildienst van Ziggo bijvoorbeeld eerst alle belangrijke e-mails. Klik vervolgens bovenaan op het pictogram met de drie horizontale streepjes en kies Opslaan als bestand. Je bewaart daarmee een ziparchief op de computer. Zodra je dat uitpakt, vind je alle e-mails terug als eml-bestanden. KPN Webmail bevat een vergelijkbare functie.

Zie je binnen de webmaildienst van je provider geen optie om e-mails te downloaden? Kies bij het bewuste bericht dan voor Afdrukken en bewaar het bericht als pdf-bestand.

IMAP-protocol

Nagenoeg alle e-maildiensten ondersteunen het IMAP-protocol. Gunstig, want bij gebruik van de juiste instellingen sla je daarmee de e-mails automatisch lokaal op. Een e-mailclient (programma of app) plukt met behulp van het IMAP-protocol de berichten van de server. De e-mails staan dan dus op twee plekken, namelijk op de online server en in het e-mailprogramma van de computer. Dankzij IMAP is het zelfs mogelijk om de berichten van een e-mailaccount met meerdere apparaten te synchroniseren. Denk aan een pc, laptop, tablet en smartphone.

Feitelijk creëer je met dit slimme protocol dus een lokale back-up. Wel is het een voorwaarde dat de e-mailclient volledige kopieën van e-mails inclusief bijlagen ophaalt. In veel programma's kun je dat instellen, zoals Thunderbird en Outlook.

Gebruik je providermail? Probeer dan eerst de juiste servergegevens te achterhalen en ga daarna verder met de volgende tip. Je hebt de naam van de inkomende IMAP- en uitgaande SMTP-server nodig. Noteer ook de bijbehorende poortnummers.

Thunderbird

Thunderbird is een gebruiksvriendelijke e-mailclient. Er zijn versies voor Windows, macOS, Linux en Android beschikbaar. Surf naar www.thunderbird.net/nl/ om dit gratis programma te downloaden. Voer de installatie met de standaardinstellingen uit en start de e-mailclient op.

Je vult nu de gegevens van jouw e-mailaccount in. Typ je volledige naam, het e-mailadres en het wachtwoord. Klik nu op Doorgaan. Met een beetje mazzel kent Thunderbird de servergegevens van het e-mailaccount al, zoals bij Gmail en Outlook.com. Ook van veel internetproviders verschijnen vanzelf correcte gegevens. Is dat niet het geval? Typ dan handmatig de naam van de juiste IMAP- en SMTP-server. Check hierbij ook even of de poortnummers goed staan ingevuld. Bevestig daarna met Gereed/Voltooien. Bepaal tot slot of je Thunderbird als standaard mailprogramma wilt instellen. Je ziet aan de linkerkant de mappen van het e-mailaccount.

Thunderbird-opties

Controleer in Thunderbird of de e-mailclient volledige kopieën van de e-mailserver downloadt. Klik in de linkerkolom met de rechtermuisknop op het e-mailadres en kies Instellingen/Synchronisatie & opslag. Check onder Schijfruimte of de opties Alle berichten lokaal synchroniseren, ongeacht de leeftijd en Geen berichten verwijderen zijn gemarkeerd.

Je maakt van een los e-mailbericht optioneel een extra kopie. Dubbelklik op een onderwerppregel om een e-mail te openen. Navigeer vervolgens naar Meer / Opslaan als. Zodra je de opslagmap hebt geopend, klik je op Opslaan. Met de standaardinstellingen bewaart de e-mailclient een eml-bestand. Heb je liever een pdf? Ga dan naar Meer / Afdrukken en selecteer onder Uitvoerapparaat de optie Opslaan als PDF. Blader via Opslaan naar de gewenste map en bevestig nogmaals met Opslaan.

Exporteren

Thunderbird bevat een optie om het volledige gebruikersprofiel naar een map te exporteren. Die kun je bijvoorbeeld op een externe opslagdrager of andere computer opslaan. In dit gebruikersprofiel staan alle toegevoegde e-mailaccounts, berichten, adresboeken en instellingen.

Klik rechtsboven op het pictogram met de drie horizontale streepjes en kies Extra / Exporteren. Er opent een nieuw tabblad. Bewaar via Exporteren een zip-bestand in de gewenste map en bevestig dit met Opslaan / Voltooien.

Is het gebruikersprofiel groter dan twee gigabyte? Dan kun je de boel niet exporteren. Kies dan Profielmap openen en kopieer de inhoud handmatig naar een zelfgemaakte map.

Bij onverhoopte problemen zet je de back-up in Thunderbird weer terug. Klik hiervoor op het pictogram met de drie streepjes en ga naar Extra / Importeren. Markeer Importeren uit een andere Thunderbird-installatie en klik op Doorgaan. Afhankelijk van de gemaakte back-up selecteer je nu een profielmap of zip-bestand. Maak een keuze en vink in de volgende stap alle onderdelen aan die je wilt herstellen. Klik als laatste op Doorgaan / Import starten.

ImportExportTools

Er zijn voor Thunderbird een heleboel zogenoemde add-ons beschikbaar. Dat zijn extensies die extra functies aan de e-mailclient toevoegen. Voor back-updoeleinden is ImportExportTools NG een aanrader. Navigeer rechtsboven naar het pictogram met de drie horizontale streepjes en klik op Add-ons en thema's. Zodra je met de zoekfunctie ImportExportTools NG hebt opgespoord, bevestig je met Toevoegen aan Thunderbird / Toevoegen / OK.

Klik in de linkerkolom met de rechtermuisknop op een map en verken bij ImportExportTools NG de mogelijkheden. Als je de volledige e-mailmap wilt opslaan, kies je Map exporteren (mbox) / Als mbox-bestand / OK. In het contextmenu van deze extensie vind je ook de optie Exporteer alle berichten in map. Kies vervolgens tussen de bestandsformaten eml, pdf, html, txt en csv. Bij elke keuze wijs je op de computer of externe datadrager de beoogde opslaglocatie aan.

Nuttig is ook de optie Zoek en exporteer berichten. Back-up daarmee op basis van één of meerdere trefwoorden specifieke e-mails. Geef bijvoorbeeld aan dat dit trefwoord in het onderwerp of de berichttekst moet voorkomen. Je kunt ook alle e-mails van een contactpersoon selecteren. Heb je de juiste criteria opgesteld? Klik dan op Zoek. Selecteer achter Indeling het uitvoerformaat, bijvoorbeeld EML of mbox. Kies daarna Exporteren.

Outlook Classic

Microsoft slingerde de afgelopen jaren verschillende varianten van Outlook de wereld in. Lastig, want de exacte instructies voor de beschikbare back-upopties hangen deels af van de gebruikte versie. Veel mensen gebruiken nog een 'oude' Outlook-editie. Ook Microsoft 365-abonnees hebben toegang tot deze versie van de bekende e-mailclient. Dit programma heet ook wel Outlook Classic.

Heb je via het IMAP-protocol een e-mailaccount aan het mailprogramma toegevoegd? Bepaal dan dat Outlook de volledige berichteninhoud lokaal bewaart. Klik achtereenvolgens op Bestand / Accountinstellingen / Accountnaam en synchronisatie-instellingen. Beweeg de schuifregelaar achter Email offline houden gedurende naar Alles. Sluit het venster met Volgende / Gereed.

Wil je een extra back-up van een mail maken? Selecteer het bericht en ga naar Bestand / Opslaan als. Kies in het uitrolmenu achter Opslaan als het gewenste bestandsformaat. De msg-indeling ligt voor de hand. Bevestig met Opslaan.

Tot slot bevat de klassieke versie van Outlook ook een functie om een volledig e-mailaccount te back-uppen. Navigeer naar Bestand / Openen / Importeren/Exporteren en selecteer in de wizard de optie Naar een bestand exporteren. Kies in de volgende stap Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik tweemaal op Volgende. Je selecteert via Bladeren de opslagmap, waarna je bevestigt met Voltooien.

Outlook (new)

Sinds begin 2025 is Windows Mail niet meer binnen Windows beschikbaar. Gebruikers kunnen nu de Outlook-app gebruiken. Dit programma droeg eerder de naam Outlook (new). Vergeleken met zijn klassieke tegenhanger zijn er andere back-upmogelijkheden.

Beslis allereerst hoelang je e-mails van een e-mailaccount lokaal wilt opslaan. Klik rechtsboven op het tandwiel en ga naar Algemeen / Offline. Je zet zo nodig het schuifje aan voor Offline e-mail, agenda en personen inschakelen. Kies onder Dagen e-mail om op te slaan voor 7, 30, 90 of 180 dagen. Kies Opslaan en sluit het instellingenvenster.

Jammer genoeg kun je berichten niet langer bewaren, waardoor deze optie niet geldt als een volwaardige back-up. Maak daarom handmatig kopieën van de belangrijkste e-mails. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies Opslaan als / Opslaan als EML of Opslaan als MSG. Blader naar de opslaglocatie en sluit het venster met Opslaan.

Ten slotte heeft de vernieuwde Outlook-versie ook een exporteerfunctie, al is die erg beperkt. Het werkt namelijk alleen voor Outlook.com-postvakken. Toch proberen? Navigeer naar Instellingen / Algemeen / Privacy en gegevens en klik op Postvak exporteren. Deze back-uptaak duurt maximaal vier(!) dagen. Je ontvangt na afloop een e-mail met een downloadlink.

Lees ook: Nieuwe pc? Zo neem je al je instellingen mee