De tijd dat je de computer inschakelde voor alle bankierzaken is wel zo ongeveer voorbij. Bankier-apps zijn veelzijdiger dan ooit, waardoor je veruit de meeste taken vanaf een smartphone of tablet uitvoert. Toch zijn de verschillen tussen de bankier-apps groot. Welke grote bank heeft zijn mobiele zaakjes het beste voor elkaar? Wij testen de beste apps voor internetbankieren.

Bankieren verplaatst zich van het ouderwetse bankkantoor, het pinautomaat en de browser steeds meer naar de app van je bank. Vanzelfsprekend is de functionaliteit van deze mobiele toepassing dan ook belangrijker dan ooit. Banken als ABN AMRO, ING, Rabobank en SNS beseffen dat maar al te goed en steken miljoenen in de ontwikkeling van hun app. De rekeninghouder profiteert hiervan, want de investeringen leiden tot allerlei nuttige, originele en exotische functies. Kortom, genoeg reden om de apps van de vier grote banken eens grondig met elkaar te vergelijken.

Veiligheid

Voordat je een bankier-app kunt gebruiken, gaat daar een uitgebreide registratieprocedure aan vooraf. Logisch, want je bank wil natuurlijk zeker weten dat de daadwerkelijke rekeninghouder de app gebruikt. Veel mensen zijn nog altijd erg argwanend om hun smartphone of tablet voor bankierdoeleinden in te zetten, toch zijn ze veiliger dan Windows, waarbij malware zich overal in het besturingssysteem kan nestelen – zelfs in je browser. Maar op openbare wifi-netwerken weet je maar nooit of er hackers in de buurt zijn. Mobiel internetbankieren doe je dan ook bij voorkeur via een eigen beveiligde wifi-verbinding of het netwerk van je provider. Dan mag je ervan uitgaan dat het veilig is, mits je je persoonlijke codes geheimhoudt. Een geruststellende gedachte is dat banken allerlei maatregelen nemen om hun klanten zo goed mogelijk te beschermen. Zo beveilig je de app bij alle besproken bankier-apps desgewenst met een vingerafdruk, als je toestel daarvoor tenminste geschikt is. Verder versleutelen de apps alle gegevens, zodat kwaadwillenden niet zien welke data je met de bank uitwisselt.

Stijging mobiel gebruik

Testmethode

ABN AMRO Mobiel Bankieren

Rekeninghouders van ABN AMRO gebruiken de zogeheten e.dentifier met een betaalpas om de app op hun smartphone of tablet werkend te krijgen. Na de installatie maak je aan de hand van deze paslezer een vijfcijferige identificatiecode aan. Verder behoort ook inloggen met een vingerafdruk tot de mogelijkheden. Handig is dat je vanuit de app eenvoudig geld zonder e.dentifier overmaakt. Hiervoor stel je aan het begin een daglimiet in met een maximum tot vijfduizend euro.

Vergeleken met andere grote banken is de app van ABN AMRO iets persoonlijker. Je stuurt bijvoorbeeld een afbeelding naar de ontvanger van een overboeking, zoals een groepsfoto van een etentje. Dit werkt via e-mail. Verder stel je eventueel een profielfoto in. De interface lijkt erg op de reguliere internetbankieromgeving van ABN AMRO. Het hoofdvenster oogt weliswaar sober, maar de meeste functies zijn wel eenvoudig te vinden. Naast de lopende rekening laat de app ook spaarrekeningen, beleggingen, hypotheek en creditcardoverzichten zien. Opvallend is dat het menu de optie Rood staan aanvragen vermeldt, maar hiervoor wordt er jammer genoeg een browser geopend. Ook voor het wijzigen van persoonlijke gegevens en blokkeren van betaalpassen verwijst de app naar het web. Omslachtig, want hiervoor dien je apart in te loggen.

Het is even zoeken, maar net als de meeste andere banken verstuur je eenvoudig betaalverzoeken naar bekenden. Dit doe je namelijk vanuit het onderdeel Rekening delen. Nuttig voor het geval je nog van iemand geld tegoed hebt. Helaas werkt dat alleen via e-mail, dus betaalverzoeken via WhatsApp of Facebook Messenger zijn niet mogelijk. Vanuit de app verloopt de communicatie met de bank via serviceberichten. Daarnaast vraag je simpel verschillende telefoonnummers van de helpdesk op.

©PXimport

ABN AMRO Mobiel Bankieren

7Score70

Extra apps ABN Amro

ING Bankieren

©PXimport

Van de grote vier is ING de enige bank waarvoor je geen paslezer of beveiligingsapparaat nodig hebt. Wat een weelde. Na het invullen van alle rekeninggegevens haal je vanaf je internetbankierpagina een bevestigingscode op. De procedure hiervoor verloopt erg soepel, waarbij je voortaan inlogt via een vijfcijferige code of vingerafdruk. Aan de linkerkant staan alle (spaar)rekeningen, creditcardoverzichten en beleggingsportefeuilles opgesomd, waarvan je de bijbehorende transacties direct opvraagt. Fijn is dat de app laat zien welke uitgaven er de komende 35 dagen op stapel staan. Verder geeft het hoofdvenster je toegang tot een actualiteitenblog en voeg je eventueel spaardoelen toe.

Overschrijven binnen de app gaat eenvoudig, waarbij er standaard een daglimiet geldt van 1500 euro. In de instellingen krik je dat op naar maximaal vijfduizend euro. Een leuke functie is dat je met je stem handsfree geld kunt overmaken, al lukt dat alleen naar contacten uit het adresboek. Verder gebruik je je stem ook om in te loggen. De stemherkenning werkt in de praktijk prima.

Als je geld hebt voorgeschoten aan familie of vrienden, verstuur je eenvoudig betaalverzoeken via WhatsApp. Hiervoor maakt de app een unieke qr-code aan, waarna je het verzoek deelt. Diegenen die de qr-code scannen met hun ING-app, voldoen direct hun schuld. Uiteraard kunnen zij via iDEAL ook op reguliere wijze geld overmaken. Overigens gebruik je een qr-code ook om vlot een extra toestel voor de ING-app te registreren, wat veel werk bespaart.

Een andere opvallende functie is de agenda. Hiermee plan je betalingen tot wel drie jaar vooruit. De communicatie met de bank blijft beperkt tot het ontvangen van serviceberichten. Rechtstreeks chatten of e-mailen met een medewerker is helaas niet mogelijk, want de app verwijst hiervoor naar een contactpagina op het web. Tot slot biedt ING als enige grote bank nog ondersteuning voor Windows-smartphones.

ING Bankieren

10Score100

iMessage

Rabo Bankieren

Ook bij de Rabo Bankieren-app dien je het mobiele toestel eerst te registreren. Voor deze registratie heb je de Rabo Scanner (voorheen Random Reader) nodig, waarbij je een kleurcode op het mobiele scherm scant en diverse verificatiecodes uitwisselt. Een tijdrovende bezigheid, maar daar krijg je wel een app met behoorlijk wat mogelijkheden voor terug. Bovendien laat Rabobank op het gebied van veiligheid geen steken vallen. In de Android-app lukt het (net als bij de andere bank-apps overigens) bijvoorbeeld niet om een screenshot te maken wegens drm-beveiliging (naast de boeken- en filmindustrie doen banken kennelijk ook een beroep op drm-beveiliging om hun apps te beschermen).

Naast de gangbare functies open je desgewenst een (extra) spaarrekening en stuur je contactpersonen rechtstreeks betaalverzoekjes via WhatsApp. Voor overboekingen is normaliter de Rabo Scanner vereist, maar in de app kun je als alternatief een vijfcijferige code of vingerafdrukscanner gebruiken. Je stelt hierbij zelf in tot welk bedrag je de pincode wilt gebruiken tot een maximum van tweeduizend euro. Vanzelfsprekend bekijk je alle transacties van iedere Rabo-rekening. Je kunt hierbij een transactie openen en via e-mail bijvoorbeeld een pdf’je naar iemand mailen. Deze functie is bijvoorbeeld bruikbaar wanneer je een vriend of familielid wilt laten weten dat je hebt betaald.

Wie bang is om rood te staan of regelmatig betalingen vergeet, stelt hiervoor alerts in. Overigens kun je rekeningen ook in de app verbergen. Prettig is dat de creditcardoverzichten en verzekeringen in de app zijn geïntegreerd. Ook allerlei correspondentie van de bank is in de app beschikbaar, zoals rentewijzigingen, jaaroverzichten en gewijzigde voorwaarden. Als je een probleem of vraag hebt, start je rechtstreeks een chatsessie met een medewerker. Als alternatief kun je ook bellen of e-mailen. Wie de bankier-app met meerdere personen op hetzelfde toestel wil gebruiken, creëert hiervoor zo nodig een extra profiel. Ten slotte wijzig je ook allerlei persoonlijke gegevens, zodat je bijvoorbeeld in het geval van een adreswijziging de app kunt gebruiken.

©PXimport

9Score90

Rabo Beleggen

SNS Mobiel Bankieren

SNS valt sinds 2016 onder het moederbedrijf De Volksbank, waarvan ook Regiobank en ASN Bank deel uitmaken. De apps van deze twee kleinschalige banken vertoont dan ook grote overeenkomsten met die van SNS. De registratie gebeurt via een zogeheten Digipas. Dit is een beveiligingsapparaatje dat iedere rekenhouder krijgt opgestuurd. Je vult allereerst het serienummer van deze Digipas in. Verder wissel je tussen het beveiligingsapparaat en de mobiele app verificatiecodes uit. Al met al gaat de registratieprocedure vrij vlot. Tijdens de registratie stel je een limiet in van hoeveel geld je zonder Digipas wilt overmaken. Het maximum bedraagt duizend euro.

De gebruikersomgeving oogt op het eerste gezicht behoorlijk sober, waarbij opvalt dat je de app op een iPad uitsluitend in landschapsmodus kunt gebruiken. Vanuit het hoofdvenster vraag je de transacties van iedere (spaar)rekening en creditcard op. Eventueel laat de app hierbij een grafiek zien waarmee je het verloop van je saldo bekijkt. Mocht je een bepaalde transactie niet herkennen, dan open je rechtstreeks een zoekactie in Google. SNS geeft verder hypotheekbezitters de gelegenheid om de gegevens hiervan in te zien.

Nuttig is de mogelijkheid om alerts in te stellen, bijvoorbeeld wanneer het saldo een bepaald dieptepunt heeft bereikt. Er is verder ook een onderdeel om een nieuwe (spaar)rekening te openen, maar dit gaat buiten de app om via een browser. Uiteraard is er ook een functie om geld over te boeken via een vijfcijferige pincode, Digipas of vingerafdruk. Naar eigen wens verstuur je na iedere overboeking een pdf-bestand van de betalingsbevestiging naar de ontvanger.

Het contact met de bank verloopt via serviceberichten, al is er ook een overzichtje met telefoonnummers van de klantenservice beschikbaar. Een groot nadeel is dat je in tegenstelling tot andere grote banken geen betalingsverzoeken met een iDEAL-link kunt versturen. Wel is het handig dat je zo nodig rechtstreeks een nieuwe betaalpas activeert en het saldo op het inlogscherm bekijkt. Verder geef je de rekening indien gewenst een persoonlijke naam.

SNS Mobiel Bankieren

7Score70

©PXimport

Windows smartphones?

Betalen met je smartphone

Bij alle grote banken kun je tegenwoordig contactloos betalen met een smartphone. Voorwaarde is wel dat je een Android-toestel gebruikt met een nfc-chip. Verder heb je hiervoor een aparte app nodig, zoals ING Mobiel Betalen. Vooral bij kleine bedragen tot 25 euro werkt het erg eenvoudig. Nadat je de smartphone uit de rustmodus hebt gehaald, houd je het toestel vlakbij het betaalapparaat. Het mobiele toestel laat vervolgens weten wanneer er is betaald, bijvoorbeeld via een trilsignaal. Voor grotere bedragen voer je eerst een pincode in, alvorens je de betaling kunt uitvoeren. Net als bij normale bankpassen geldt er overigens wel een pinlimiet. Houd er verder rekening mee dat sommige banken extra kosten vragen voor het gebruik van hun mobiel betalen-app. Zo rekent SNS hiervoor volgend jaar vijftig cent per maand.

Conclusie

Voor het regelen van veelgebruikte bankzaken kun je met de apps van de vier grote banken prima uit de voeten. De mobiele apps ondersteunen allemaal inloggen en overboeken met een vingerafdruk of vijfcijferige code. Bovendien zijn ze stuk voor stuk eenvoudig in gebruik. Toch zijn er ook de nodige verschillen. Met name ING benut de mogelijkheden van moderne smartphones optimaal. Zo voer je eventueel handsfree betalingen uit en voorzie je betaalverzoeken van een unieke qr-code. Deze betaalverzoeken deel je vervolgens rechtstreeks via WhatsApp of een ander communicatieplatform. Voeg daar de prettige registratie zonder beveiligingsapparaat of paslezer aan toe en ING Bankieren is wat ons betreft de terechte winnaar van deze test. Ook de app van Rabobank bevalt in de praktijk prima, waarbij met name de ingebouwde chatdienst en saldo-alerts ons kunnen bekoren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).