Proton Free: je eigen kantoorsuite in de cloud

De keuze tussen het ecosysteem van Proton en dat van Google of Microsoft komt vooral neer op de afweging tussen sterke privacy en ultiem gebruiksgemak en samenwerking.

Proton is gevestigd in Zwitserland en valt buiten de Amerikaanse wetgeving, zoals de CLOUD Act of FISA (Foreign Intelligence Surveillance Act). Waar Amerikaanse overheden Google of Microsoft kunnen verplichten om accountdata over te dragen, kan dit bij Proton niet zomaar. Bovendien kunnen ze de inhoud van je e-mails of documenten simpelweg niet overhandigen door hun ‘zero-access’-encryptie: je gegevens worden al op jouw eigen apparaat versleuteld voordat ze naar de servers gaan. Zwitserland valt weliswaar ook buiten de EU, maar de Europese Commissie erkent het land als een veilig ‘derde land’ voor dataoverdracht dankzij de Zwitserse privacywet FADP – zeg maar het Zwitserse equivalent van AVG/GDPR. Qua privacy en beveiliging zit je dus uitstekend. Maar hoe zit het met de functionaliteit?

Juist door die zero-access-encryptie zijn functies zoals geavanceerd zoeken en slimme AI-assistentie (denk aan Gemini en Copilot) wat beperkter. Dit geldt tot op zekere hoogte ook voor geavanceerde opmaak, complexe spreadsheetformules en realtime samenwerking, al heeft Proton op dit vlak de laatste tijd een stevige inhaalslag gemaakt.

Je kunt bovendien tot 6 GB gratis opslagruimte verzamelen en meteen aan de slag gaan met een mooie suite aan tools: voor communicatie en productiviteit (Drive, Docs, Sheets, Mail, Calendar en Meet), persoonlijke beveiliging (VPN, Pass, Wallet en Authenticator) en de afgeschermde AI-assistent Lumo.

Alles begint met het aanmaken van een account, en nog even voor de duidelijkheid: we focussen hier uitsluitend op Proton Free. Wil je toch zakelijk aan de slag, dan vind je hier de beschikbare formules – met Workspace Standard voor 12,99 euro per gebruiker per maand als instapmodel, inclusief 1 TB cloudopslag en 15 e-maildomeinen. Je kunt uiteraard op elk moment upgraden.

Voor de gratis variant ga je naar de website en klik je op Maak een gratis account aan. Je kunt meteen kiezen voor een gratis e-mailadres (@proton.me of @protonmail.com), maar je kunt je ook met een eigen e-mailadres aanmelden. Bevestig je keuze en vul tweemaal een sterk wachtwoord in. Na een geslaagde captcha of e-mailverificatie kun je meteen een pdf downloaden met een geheime herstelzin. Hiermee herstel je je Proton-account als je ooit buitengesloten raakt. Je kunt deze zin ook naar het klembord kopiëren en veilig bewaren.

Vul vervolgens de gewenste weergavenaam in; de naam die verschijnt bij je e-mails, uitnodigingen en bestandsdelingen. In het volgende venster verschijnt al een tiental Proton-apps waarmee je meteen aan de slag kunt, maar wij klikken hier liever eerst op Instellingen.

Het instellingenvenster bestaat uit diverse onderdelen. Zo kun je bij Abonnement (upgraden) bijvoorbeeld ook alleen de opslagruimte verhogen tot 200 GB (47,88 euro voor 1 jaar). Kijk zeker ook bij Herstel: hier kun je onder meer een verificatiemail en -telefoonnummer toevoegen waarmee je opnieuw toegang krijgt tot je account, zonder dat je versleutelde gegevens worden hersteld.

Bij Opties voor gegevensherstel kun je methoden toevoegen waarmee je wél je versleutelde data kunt herstellen als je je wachtwoord kwijt bent, zoals via een vertrouwd apparaat, herstelbestand en/of vertrouwde contactpersonen. Bij het onderdeel Account en wachtwoord kun je bovendien op elk moment je huidige wachtwoord wijzigen. Hier kun je ook Twee-wachtwoord modus inschakelen, zodat je twee wachtwoorden nodig hebt: één voor het inloggen en één voor het ontgrendelen van je gegevens.

Verwar dit trouwens niet met Tweestapsverificatie – wat je eveneens kunt activeren, zowel via een authenticatie-app, zoals Proton Authenticator, als met een fysieke beveiligingssleutel. Check ook even de instellingen bij Taal en tijd. Bij Thema kun je dan weer het uiterlijk van je Proton-applicaties aanpassen, met keuze uit een achttal thema’s en diverse lettertypes en -groottes. Het onderdeel Versiegeschiedenis leert je dat een gratis abonnement tot 10 versies van maximaal 7 dagen oud bewaart. En je raadt het al: upgraden – tegen betaling – is altijd mogelijk.

Je bent nu helemaal klaar voor de Proton-apps en een logische startplaats is Proton Drive, want daar ga je onder meer je documenten bewaren. Klik in het instellingenvenster linksboven op het hokjes-pictogram en kies Drive, of ga rechtstreeks naar https://drive.proton.me en meld je aan.

Linksonder zie je wellicht dat je maar over 2 GB opslagruimte beschikt, terwijl we het eerder over 6 GB hadden. Van die 6 GB is tot 1 GB voorbehouden voor je mails en via enkele acties voeg je nog 3 GB aan je Drive toe.

Klik hiervoor rechtsonder op het geschenkicoon. Een pop-upvenster toont drie eenvoudige acties: een herstelmethode instellen (zie hierboven: wellicht al gebeurd), een eerste bestand uploaden en een bestand of map delen.

Klik op Upload uw eerste bestand, verwijs naar het gewenste bestand en even later verschijnt dit in je Drive bij Mijn bestanden.

Klik vervolgens met rechts op dit of een ander bestand en kies Delen. Vul een of meer contactpersonen in, kies Kijker of Bewerker, typ eventueel een bericht en bevestig met Delen. Je kunt ook Iedereen op het internet met de link kiezen als je het bestand publiek wilt delen. Je vindt het gedeelde bestand nu logischerwijs ook terug in de rubriek Gedeeld.

Even later is de magie gebeurd: je kunt nu tot 5 GB data bewaren. Het is trouwens niet uitgesloten dat je gedurende 10 minuten nadat je Drive voor de allereerste keer hebt geopend, data mag uploaden zonder dat deze in rekening worden gebracht. Een kwestie van snel uploaden dus.

We vertellen je nog graag dat er ook handige desktop- en mobiele apps van Proton Drive beschikbaar zijn. Je kunt deze gratis downloaden via www.proton.me/nl, bij Downloaden. Dit geldt trouwens voor alle Proton-apps, behalve Docs en Sheets.

Nu je Drive-ruimte geregeld is, wordt het tijd om een eigen document of spreadsheet te creëren en dit in je Drive te bewaren. We nemen Docs als voorbeeld. Ben je nog in Drive, klik dan op +Nieuw en kies Nieuw document. Je kunt ook op het hokjes-pictogram klikken en Docs kiezen, of rechtstreeks naar deze url gaan.

Klik linksboven op de documentnaam en kies Document hernoemen om het een eigen naam te geven. Een optie om bestanden als docx-, txt-, md- of html-documenten te uploaden zie je hier niet meteen, maar het kan wel. Upload het document eerst naar Proton Drive via +Nieuw / Bestand uploaden of versleep het lokale bestand naar het overzichtsvenster van Proton Drive. Klik vervolgens met rechts op het document en kies Openen in Proton Docs.

Je kunt zo’n document nu op de gebruikelijke manier bewerken, zoals bij de meeste online tekstverwerkers. Via een lint of een knoppenbalk pas je onder meer lettertype en -grootte, uitlijning en formattering aan en voeg je koppelingen, afbeeldingen, tabellen en scheidingslijnen toe. Je kunt ook opmerkingen aan je tekst toevoegen. Wanneer meerdere gebruikers tegelijk het gedeelde document bewerken, zien ze deze verschijnen en kunnen ze tegelijkertijd aanpassingen doorvoeren.

Wil je terugkeren naar een vorige bestandsversie, open dan Proton Drive, klik met rechts op het document en kies Versiegeschiedenis bekijken. Je kunt nu teruggaan in de tijd en de gewenste versie herstellen, kopiëren of exporteren (als docx).

Start je Mail de eerste keer (via de optie Mail of rechtstreeks via de url), dan zie je dat niet alleen je mails stevig versleuteld worden, maar ook dat er spam- en trackerbescherming is ingebouwd. Een paar introductiemails zitten al standaard in je Inbox; niet toevallig één met instructies om van Gmail naar Proton Mail te verhuizen en één om de Mail-app te downloaden.

Uiteraard kun je ook zelf berichten verzenden naar willekeurige bestemmelingen. Handig is dat je via het pijlknopje naast Verstuur een bericht ook uitgesteld kunt verzenden – hoewel een zelfgekozen tijdstip een betaalde upgrade vereist. Je kunt ook je publieke sleutel meesturen (asc-bestand), waarmee het voor de ontvanger mogelijk wordt om je zelf ook versleutelde berichten te sturen (zoals met de gratis e-mailclient Thunderbird). Het is zelfs mogelijk om een vervaldatum voor een bericht in te stellen, waarna dit uit je Verzonden-mailbox en uit de Inbox van de ontvanger verdwijnt. Bij niet-Proton-ontvangers gebeurt dit via een wachtwoord en een link naar Proton Mail.

Naast mailmappen kun je ook labels aanmaken met een zelfgekozen titel en kleur. Het voordeel hiervan is dat je meerdere labels aan dezelfde mail kunt koppelen. Wanneer je vervolgens een label opent, zie je in één oogopslag alle mails met dit label. Je kunt ook gericht zoeken naar mails met specifieke labels en het is mogelijk om filters – je krijgt er één gratis – in te stellen die automatisch een label toekennen op basis van eigenschappen als afzender of inhoud. Klik hiervoor op het tandwiel, kies Alle instellingen / Filters / Filter toevoegen en volg de verdere instructies. Merk op dat je hier ook terechtkunt voor het toevoegen van adressen en domeinen die je automatisch wilt toelaten, blokkeren of als spam markeren.

Ook een agenda ontbreekt niet in je Proton-suite. Je vindt deze via Calendar of rechtstreeks via deze link. Klik op Nieuwe afspraak en vul de nodige gegevens in, zoals titel, datum en tijdstip/duur, herhaling, locatie, andere personen, notificaties (ook via e-mail), beschrijving en meer. Van hieruit kun je ook een Proton Meet-videoconferentielink meesturen. Deelnemers klikken op het geplande tijdstip op deze link om de vergadering te starten. Binnen zo’n videovergadering kun je chatten, de achtergrond vervagen, je eigen weergave verbergen en de vergadering opnemen of vergrendelen als je geen nieuwe deelnemers meer wilt toelaten.

Je kunt ook meerdere agenda’s toevoegen, al is dit in de gratis versie beperkt. Creëer zelf een extra agenda, zoals Zakelijk of Persoonlijk, of importeer agenda’s uit Google of Outlook nadat je de Proton-app hebt geautoriseerd. Dit is de zogeheten Easy Switch-functie, die je ook voor e-mails en contactpersonen kunt gebruiken. Je kunt eveneens een externe agenda als ICS-bestand exporteren en deze vervolgens als alleen-lezenagenda in Proton Calendar importeren.

Naast productiviteitstools bevat de Proton-suite ook enkele privacytools, waaronder Proton VPN. Hiermee versleutel je al je internetverkeer, wat extra veilig is wanneer je bijvoorbeeld via een openbare hotspot verbonden bent. De gratis versie heeft bovendien geen datalimiet, wat vrij uitzonderlijk is. Wel kun je niet onbeperkt uit alle servers kiezen. Proton selecteert namelijk zelf een gratis server uit een pool van 10 landen. Je kunt de app op diverse apparaten installeren, zoals Windows, iOS en Android, maar met de gratis versie is slechts één actieve VPN-verbinding tegelijk mogelijk. In de gratis versie is het evenmin mogelijk andere apparaten in je netwerk te benaderen zolang de VPN-verbinding actief is.

De Plus-versie heft deze beperkingen op en laat je servers uit 148 landen kiezen (2,99 euro per maand, op jaarbasis).

We nemen Windows als voorbeeld. De installatie vergt slechts enkele muisklikken en je krijgt tevens de mogelijkheid Proton Mail en Pass mee te installeren. Meld je vervolgens aan met je Proton-account en klik op het bijbehorende app-pictogram in het Windows-systeemvak. In het programmavenster hoef je nu alleen op Verbinden te klikken. Controleer de omgeleide verbinding eventueel via Whatismyip.com. Met Server wijzigen laat je de app een andere server kiezen. Via Instellingen kun je onder meer het gebruikte protocol selecteren, zoals WireGuard, en Kill switch activeren. Deze verbreekt je internetverbinding zodra de VPN-connectie wegvalt.

Houd er wel rekening mee dat sommige sites, zoals streamingdiensten of banken, VPN-ip-adressen wantrouwen en deze kunnen blokkeren.