Je bankzaken op internet doen is tegenwoordig de normaalste zaak van de wereld. Niet onterecht, want het gebruiksgemak van online je rekeningen onderhouden, betalingen doen of simpelweg je saldo checken is groot. Toch loert er gevaar. Hoe veilig regel jij je bankzaken?

Geavanceerde virussen die het verkeer vanuit je browser naar de bank manipuleren of phishingmails die soms niet van echt zijn te onderscheiden. Banken leggen de verantwoordelijkheid voor een veilige internetbankieromgeving bij de gebruikers, dus als je aantoonbaar onveilig bezig bent geweest, krijg je opgelopen schade niet vergoed. Daarom is het goed deze tips ter harte te nemen.

01 Gebruik geen Windows XP

Waarschijnlijk weet je al dat Microsoft de ondersteuning van Windows XP heeft beëindigd. Dat houdt in dat iedere nieuw ontdekte kwetsbaarheid in het besturingssysteem niet meer wordt verholpen. Of je Windows XP wilt blijven gebruiken op je pc, is natuurlijk een eigen keuze. Maar doe er vooral geen bankzaken op. In de loggegevens ziet de bank welk besturingssysteem je gebruikt, en als er onverhoopt toch iets mis gaat, is de kans groot dat de bank de schade niet vergoedt. Ongeacht hoe je Windows XP hebt dichtgetimmerd en welke antivirussoftware je gebruikt.

©PXimport

Internetbankieren op Windows XP is een slecht idee.

02 Wachtwoorden

Een open deur, maar we kunnen het niet vaak genoeg herhalen: zorg voor een wachtwoord dat moeilijk valt te achterhalen! Dat geldt nog steeds als je een reader nodig hebt om in te loggen bij je bank. Zorg er allereerst voor dat je wachtwoord uniek is; hergebruik deze niet op een andere site. Maak het wachtwoord vervolgens zo moeilijk mogelijk om te raden, door letters en hoofdletters te combineren en cijfers en leestekens te gebruiken. Ook is het regelmatig wijzigen van het wachtwoord aan te raden. Natuurlijk, het is vervelend om een moeilijk wachtwoord te moeten onthouden, maar het gaat wel om je bankzaken.

©PXimport

Eventueel kan wachtwoordbeheerder KeePass je helpen met je lastige wachtwoorden.

03 Installeer goede antivirussoftware

Op het systeem waarop je werkt, moet goede securitysoftware geïnstalleerd staan, zodat je systeem schoon blijft van malware die de bankzaken kunnen manipuleren. Dit geldt niet alleen voor Windows-computers, maar ook voor de Mac. Betaalde antivirus- en internet-securitysoftware bieden de uitgebreidste beveiligingsmogelijkheden, maar in de basis volstaan de gratis varianten van bijvoorbeeld AVG, Avira en Avast. Ook kun je ervoor kiezen om Windows Defender (voorheen bekend als Security Essentials) te gebruiken. Let er echter wel op dat deze virusscanner een stuk minder goed is in het detecteren van malware dan zijn tegenhangers. Zie hiervoor de witte lijn.

©PXimport

De volgende open deur: zorg voor goede beveiligingssoftware.

04 Controleer Windows Update

Er wordt constant aan Windows gewerkt, om functionaliteit te verbeteren, bugs te verhelpen en beveiligingsgaten te dichten. Laatstgenoemde lekken kunnen worden misbruikt om malware te installeren of om je systeem te hacken. Om narigheid te voorkomen kun je er beter voor zorgen dat Windows de updates automatisch downloadt en installeert. Hetzelfde geldt voor de andere programma's die je gebruikt. Installeer updates wanneer ze beschikbaar zijn (hoe vervelend het ook is) en controleer regelmatig of je recente versies van programma's gebruikt.

©PXimport

Windows Update dicht bekende beveiligingslekken.

05 Het groene slotje

Het verkeer tussen de browser en de bank wordt versleuteld via een https-verbinding, in plaats van het onversleutelde http. Zo valt het verkeer niet zomaar te onderscheppen. Als je naar de website van de bank surft, verwijst deze je meestal automatisch door naar de https-versie. Om er zeker van te zijn, tik je zelf het best https://www.jebanksite.nl in (of sla je dit adres op als bladwijzer). Wanneer je op de inlogpagina van je bank bent aangekomen, kun je in de navigatiebalk van de browser nagaan of er aan de linkerkant een groen slotje is te vinden. Dit betekent dat de website en de versleuteling zijn geverifieerd.

©PXimport

Controleer of het goed zit met de https-verbinding in de browser.

06 Phishing herkennen

Phishing blijft een veelvoorkomend probleem. Internetcriminelen proberen via een nagemaakte site je inloggegevens te achterhalen. De link naar deze website wordt massaal via e-mail verspreid. Meestal zijn het banksites die worden nagemaakt (let op dat deze sites vaak een extra invoerveld hebben bij het inloggen, zoals geboortedatum en rekeningnummer). Meestal herken je phishingmails aan het slechte taalgebruik, maar soms zijn ze niet van echt te onderscheiden. Als je diverse e-mailaccounts hebt, controleer ook welk mailadres bij de bank bekend is. Zo kun je alle naar een ander account gestuurde mails meteen verwijderen. Eventueel kun je ook een speciaal mailadres (of Outlook.com-alias plus eigen mapje) aanmaken voor bankmailtjes.

©PXimport

Uiteraard gebruiken we ons algemene redactiemailadres niet voor bankzaken.

07 Omgaan met phishing

Krijg je alsnog een e-mail op het mailadres dat bekend is bij je bank, en is dat niet van echt te onderscheiden? Klik absoluut niet op een linkje, maar sluit de mail gewoon af. Open je browser en navigeer zelf naar de website van je bank om na te gaan of er problemen bekend zijn. Twijfel je alsnog, of heb je het vermoeden dat het webverkeer door een browserinfectie alsnog wordt doorgesluisd naar een phishing-site? Log niet in, maar neem telefonisch contact op met je bank om na te gaan wat er aan de hand is.

©PXimport

Internetcriminelen vissen niet alleen naar bank-inloggegevens.

08 Browserkeuze

De standaardbrowser voor Windows, Internet Explorer, is een geliefd doelwit voor kwaadwillenden. Uiteraard omdat het de meest gebruikte browser is, maar ook omdat er met enige regelmaat nieuwe beveiligingsproblemen worden ontdekt. In het voorjaar van 2014 werd zelfs het gebruik van Internet Explorer door onder meer Betaalvereniging Nederland afgeraden, vanwege een browserprobleem waardoor de versleuteling viel uit te schakelen. Bovendien worden problemen in Internet Explorer traag opgelost. Qua beveiliging ben je beter af met Firefox of Chrome voor je bankzaken, die minder heftige beveiligingsproblemen kennen en sneller reageren met patches.

©PXimport

Afgelopen voorjaar werd het gebruik van Internet Explorer zelfs door banken afgeraden.

09 Alternatief besturingssysteem

Met een besturingssysteem, virusscanner en software die up-to-date zijn, ben je in principe veilig. Maar wat als je bijvoorbeeld nog een computer hebt met Windows XP, of Windows niet genoeg vertrouwt qua veiligheid? Overweeg dan eens de installatie van een Linux-variant. Dat kan als stand-alone besturingssysteem of in een dualboot-opstelling, waarbij je naar je Linux-besturingssysteem overgaat wanneer je bankzaken gaat doen. De bekendste en eenvoudigste Linux-variant is Ubuntu. Maar je kunt ook bijvoorbeeld kiezen voor Linux Mint of Fedora. Onder Linux is het gebruik van een virusscanner niet nodig, maar blijf wel op je hoede voor phishing.

©PXimport

Met Linux maak je je oude XP-computer weer veilig voor bankzaken.

10 Gebruik een vertrouwd netwerk

Wanneer je op pad bent met je laptop, smartphone of tablet en je wilt je bankzaken doen, bedenk dan goed met welk netwerk je bent verbonden. Als de netwerkbeheerder kwade bedoelingen heeft, kan hij het netwerkverkeer omsluizen, bijvoorbeeld door de url van de bank naar een phishing-site door te verwijzen. Wees je hiervan bewust voordat je bankzaken doet op het netwerk van een ander. Als je verbinding maakt met een open wifi-netwerk, dan is al je internetverkeer in principe te onderscheppen door anderen die met het netwerk zijn verbonden. Ook als het open netwerk een browser-inlogpagina heeft. Doe dus nooit zomaar bankzaken op een open wifi-netwerk.

©PXimport

Een open wifi-netwerk versleutelt je dataverkeer niet, waardoor anderen kunnen meekijken.

11 VPN

Er is echter een methode om veilig je bankzaken te doen op een netwerk van een ander of zelfs een open wifi-netwerk: via een VPN-verbinding. Daarmee maak je eerst een versleutelde verbinding tussen jouw pc, tablet of smartphone en de VPN-server. Vervolgens vindt in feite al je internetverkeer plaats via de VPN-server. Je kunt zelf thuis een VPN-server maken, maar je kunt ook tegen betaling een VPN-dienst kiezen. Bij de keuze van de aanbieder is het wel van belang dat je deze vertrouwt. Meer over VPN lees je hier.

©PXimport

Een VPN-verbinding kun je configureren in de verbindingsinstellingen van je mobiele apparaat.

12 Mobiel netwerk

Beschik je niet over een VPN-verbinding en wil je onderweg toch je bankzaken regelen? Als je met je mobiele apparaat ook een mobiele internetverbinding via 3G of 4G kunt maken, dan ben je veiliger af met deze directe dataverbinding met je mobiele provider. Houd echter wel rekening met de hoeveelheid data die je verstookt, aangezien dit ten koste gaat van je databundel of (als je in het buitenland bent) extra roamingkosten met zich meebrengt.

©PXimport

Met een mifi-router deel je je mobiele netwerkverbinding met al je apparaten.

13 Gebruik van de app

Smartphones en tablets hebben geen antivirus nodig en in principe kun je zonder bijkomende zorgen via de app van je bank internetbankieren, hoewel de zojuist besproken verbinding belangrijk blijft. Omdat smartphones en tablets makkelijk zijn mee te nemen en gewilde doelwitten voor dieven zijn, is het wel erg belangrijk dat je je apparaat beveiligt met een ontgrendelingscode die anders is dan de code die je gebruikt om je app te openen. Configureer ook Vind mijn iPad of Android Apparaatbeheer om je apparaat op afstand terug te vinden, vergrendelen of (als het echt niet anders kan) de data te wissen.

©PXimport

Beveilig je smartphone, tablet of laptop altijd met een vergrendelingsscherm.

14 Opstartbare usb-stick

De regels die banken hebben opgesteld voor het internetbankieren, melden dat je moet zorgen voor een veilig systeem. Maar wat als je op de pc van iemand anders even vlug een bedrag wilt overmaken of tijdens de vakantie in een internetcafé wilt internetbankieren? In dat geval kan het slim zijn een opstartbare usb-stick te maken die je een veilige Linux-omgeving biedt voor je bankzaken. Je plaatst de usb-stick, start de pc op en meteen laadt je Linux-omgeving. Wanneer je klaar bent, sluit je de pc af en verwijder je de stick zonder dat er een spoor op de computer achterblijft. Zo'n opstartbare stick installeer je zo.

©PXimport

Met een opstartbare usb-stick kun je overal veilig aan de slag.

15 En als het toch mis gaat...

In de praktijk komt het niet vaak voor dat kwaadwillenden geld weten te stelen door middel van online bankieren. Creditcardmaatschappijen en PayPal hebben een geheel eigen beleid ten opzichte van internetfraudeurs en zullen na vaststelling van bedrog vrij snel in het voordeel van het slachtoffer handelen. Banken zijn minder coulant. Ze gaan per geval na of er iets verwijtbaars is gebeurd, waarna wordt besloten de schade al dan niet te vergoeden. Bovendien hanteren sommige banken ook nog eens een eigen risico van 150 euro. Neem echter in het geval van diefstal altijd contact op met de bank of betaaldienst en neem maatregelen om herhaling te voorkomen.

©PXimport

Mocht er toch iets mis zijn gegaan, klop dan direct bij je bank aan!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).