Als je samenwerkt, kom je tot betere resultaten. Zeker in je werkomgeving is het belangrijk dat je goede gereedschappen hebt om zo effectief mogelijk samen met anderen aan presentaties te werken of in groepen te communiceren. Wij hebben de vijf beste samenwerkingstools op een rij gezet.

Slack

Slack is waarschijnlijk de bekendste dienst om in teams te werken. Bedrijven gebruiken het om te kunnen communiceren met hun home-based werknemers en freelancers en zzp’ers kunnen met project-collega’s makkelijk bestanden uitwisselen en chatten met elkaar.

Slack is gratis als je het voor kleine teams gebruikt, geen twee-factor authenticatie nodig hebt en telefoon- en videogesprekken met meerdere mensen hoeft te voeren. Je kunt berichten sturen naar teamleden of berichten naar groepen sturen. Deze groepen kun je een hashtag meegeven. Wil je op iemand direct reageren in een groep, dan gebruik je een apenstaartje om iemand te taggen.

Je kunt bestanden uitwisselen met groepen of individuen en hebt met de gratis versie vijf gigabyte opslagruimte tot je beschikking. Bij de betaalde versies heb je uiteraard een stuk meer ruimte beschikbaar.

www.slack.com

©PXimport

Asana

Asana lijkt veel op Slack en heeft ook een gratis versie die je kunt gebruiken voor teams tot vijftien leden. Je kunt projecten aanmaken en alle teamleden kunnen de status van verschillende stappen van een project meteen inzien.

In één oogopslag ziet iedereen hoe ver een bepaald project is, hoeveel taken er al zijn gedaan en hoeveel er nog openstaan. Je hoeft dus geen e-mails naar collega’s te sturen en vragen om een nieuwe versie van een verslag of document.

Teamleden kunnen berichten van anderen liken of op statusmeldingen reageren, zodat je vanuit Asana zelfs een online brainstormsessie kunt starten. De vormgeving is overzichtelijk en doordat iedereen zijn eigen slimme inbox heeft, krijg je werk sneller gedaan met Asana.

www.asana.com

©PXimport

HipChat

HipChat lijkt qua naam misschien op een messaging-tool voor kinderen, maar het is een dienst die veel door teams gebruikt wordt om groepsgesprekken te voeren en te kunnen videobellen. Net als bij Slack krijg je vijf gigabyte opslagruimte.

Net als de voorgaande twee opties heeft HipChat een gratis plan beschikbaar. Hier kun je groepsgesprekken en één-op-één gesprekken voeren met een onbeperkt aantal leden. Wil je videogesprekken voeren of je scherm kunnen delen met je team, dan betaal je twee dollar per maand per teamlid. De dienst biedt overigens een proefversie aan van dertig dagen.

www.hipchat.com

Workplace

Workplace is een dienst van Facebook. Facebook, hoor ik je nu hardop denken? De grootste drempel voor veel mensen zal zijn om het bedrijf toe te vertrouwen met jouw data. Facebook belooft echter dat Workplace losstaat van je persoonlijke Facebook-account en dat het bedrijf geen toegang heeft tot je data.

Het grote voordeel van Workspace is dat het lijkt op Facebook en dat gebruikers geen probleem zullen hebben om het platform te begrijpen. Je kunt de huisstijl aanpassen aan die van je bedrijf om verwarring met het normale Facebook te voorkomen.

www.facebook.com/workplace

©PXimport

Speakap

Als laatste bespreken we een Nederlands product: Speakap. Deze dienst is specifiek gericht op bedrijven, een gratis versie voor kleine teams is niet beschikbaar. Ook is het niet duidelijk wat een abonnement kost, aangezien je een offerte moet aanvragen via de site.

Het voordeel van Speakap is dat je het geheel naar je eigen hand kunt zetten. Dit betekent dat je jouw eigen huisstijl kunt toepassen en je nergens het logo van Speakap zult zien. Ook kun je apps beschikbaar stellen voor zowel iOS als Android die de naam van je eigen bedrijf dragen.

www.speakap.com

©PXimport

Providers verleiden je graag met pakketten van 1 Gbit/s of meer, maar de meeste huishoudens benutten die bandbreedte zelden volledig. Of je nu streamt in 4K, fanatiek gamet of veel thuiswerkt, de juiste snelheid kiezen kan je flink wat geld besparen. We leggen uit hoeveel Mbit/s daadwerkelijk vereist is voor een stabiele verbinding zonder onnodige kosten.

Om te bepalen wat je nodig hebt, moet je eerst weten wat je verbruikt. Internetsnelheid wordt uitgedrukt in megabit per seconde, oftewel Mbit/s. Voor simpel surfgedrag, zoals het lezen van nieuwswebsites of het versturen van e-mails, heb je nauwelijks bandbreedte nodig. Vaak is 10 tot 20 Mbit/s in combinatie met een fatsoenlijke router al ruim voldoende. De echte belasting ontstaat pas bij het streamen van video. Diensten als Netflix of Disney+ geven duidelijke richtlijnen: voor een film in Full HD heb je ongeveer 5 Mbit/s nodig, maar wil je in de hoogste 4K-kwaliteit kijken, dan loopt dat al snel op naar 25 Mbit/s per stream. Als je in je eentje woont en vooral streamt, is een instapabonnement van 50 tot 100 Mbit/s dus vaak al meer dan genoeg.

De impact van meerdere gebruikers

De rekensom verandert zodra er meerdere mensen tegelijkertijd van het netwerk gebruikmaken. Je moet de internetverbinding zien als een digitale waterleiding: als iedereen tegelijk de kraan openzet, neemt de druk af. In een gezinssituatie waar de één een film in 4K kijkt, de ander een groot spelbestand downloadt en een derde persoon aan het videobellen is, telt het verbruik al snel op. Voor een gemiddeld gezin van vier personen wordt een snelheid tussen de 100 en 200 Mbit/s aangeraden. Hiermee voorkom je de gevreesde buffer-cirkels tijdens het filmkijken en zorg je dat downloads op de achtergrond de rest van het verkeer niet platleggen.

©Pixel-Shot

Uploadsnelheid bij thuiswerken

Veel consumenten staren zich blind op de downloadsnelheid, oftewel hoe snel je gegevens binnenhaalt. Maar sinds het massale thuiswerken is de uploadsnelheid minstens zo belangrijk geworden. Die bepaalt immers hoe snel jij gegevens naar het internet kan versturen. Tijdens een videogesprek via Teams of Zoom moet jouw beeld en geluid helder bij de collega's aankomen.

Bij traditionele kabelverbindingen is de uploadsnelheid vaak een fractie van de downloadsnelheid. Glasvezel biedt hier een groot voordeel omdat de upload- en downloadsnelheid daar meestal gelijk zijn (symmetrisch). Als je vaak grote bestanden naar de cloud stuurt of veel videobelt, is een abonnement met een hogere uploadsnelheid geen overbodige luxe.

Gigabit-internet vaak overkill

Providers adverteren steeds vaker met snelheden van 1000 Mbit/s (1 Gbit/s) of hoger. Hoewel dat indrukwekkend klinkt, is het voor de gemiddelde consument vaak overkill. Je merkt dat verschil eigenlijk alleen als je zeer regelmatig gigantische bestanden downloadt, zoals updates voor moderne games die soms wel 100 GB groot zijn. Met een gigabit-verbinding is zo'n update in enkele minuten binnen, terwijl je met een 100Mbit/s-verbinding wat langer moet wachten. Voor dagelijks gebruik, inclusief streamen en surfen, merk je in de praktijk weinig verschil tussen 200 Mbit/s en 1000 Mbit/s, omdat de servers van websites en streamingdiensten de snelheid vaak zelf beperken.

Wifi als vertragende factor

Besef tot slot dat de snelheid die je bij je provider inkoopt niet altijd de snelheid is die je op je apparaat haalt. Vaak ligt een trage verbinding niet aan het abonnement, maar aan de wifi-dekking in huis. Een duur abonnement van 1 Gbit/s lost een slecht wifi-signaal op zolder niet op. Voordat je je abonnement upgradet omdat het internet traag aanvoelt, is het verstandig om eerst te controleren of je router op een goede plek staat of dat je wellicht een mesh-netwerk nodig hebt om het signaal te verbeteren. In veel gevallen is investeren in betere wifi-apparatuur effectiever dan betalen voor een hogere snelheid die je draadloos toch niet kunt benutten.

Je document is af, maar je wilt duidelijk maken dat het vertrouwelijk is of dat het een conceptversie betreft of enkel intern mag worden gedeeld. Dat kan eenvoudig met een watermerk. Zo geef je het bestand niet alleen een professionele uitstraling, maar ook een duidelijke bescherming.

Stap 1: Op één pagina

Word biedt uitgebreide mogelijkheden om een watermerk toe te voegen. Je kunt niet alleen het lettertype en de stijl aanpassen, maar ook de lay-out naar wens instellen. Net als kop- en voetteksten verschijnt een watermerk standaard op alle pagina's van een document, behalve op de omslagpagina. Wil je een watermerk slechts op één pagina plaatsen? Klik dan op de gewenste plek in het document. Ga vervolgens in het lintmenu naar het tabblad Ontwerpen en kies in de sectie Pagina-achtergrond de knop Watermerk. Via het pijltje eronder krijg je verschillende lay-outs te zien. Klik met de rechtermuisknop op de gewenste optie en selecteer Invoegen op huidige documentpositie. Het watermerk verschijnt direct in zachtgrijs onder de tekst. Omdat het in een tekstvak staat, kun je het eenvoudig bewerken. Pas de tekst aan, wijzig het lettertype en geef het de gewenste stijl, net zoals bij ieder ander tekstvak.

Stap 2: Op alle pagina's

Wil je een watermerk op alle pagina's van het Word-document? Ga dan naar Ontwerpen / Watermerk / Aangepast watermerk. Er verschijnt een venster met de titel Afgedrukt watermerk. Kies daar de optie Tekstwatermerk (standaard staat Geen watermerk geselecteerd). Vul de gewenste tekst in en bepaal het lettertype en de grootte. Met de optie Semitransparant maak je het watermerk subtieler. Tot slot kies je voor een horizontale of diagonale weergave, klik je op Toepassen en bevestig je met OK.

Stap 3: Afbeeldingswatermerk

In hetzelfde venster kun je ook een afbeeldingswatermerk toevoegen. Vink hiervoor de optie Afbeelding als watermerk aan en klik op Afbeelding selecteren. Je kiest vervolgens een grafisch bestand op de harde schijf of op OneDrive. Ook is het mogelijk om via Bing online naar een afbeelding te zoeken. In dit voorbeeld kiezen we een afbeelding van de harde schijf. Laat de instelling Schaal bij voorkeur op Automatisch staan, zodat de grootte van het watermerk zich aanpast aan de bladspiegel. Met de optie Wassen maak je de afbeelding lichter, zodat de tekst goed leesbaar blijft.