Facebook is een handige dienst om in contact te blijven met anderen. Helaas verzamelt het bedrijf erg veel informatie over je, en zorgt het voor veel afleiding. Facebook deactiveren kan een oplossing zijn, maar dan mis je wel veel uitnodigingen voor evenementen en kun je een eventuele pagina niet meer beheren. We geven 22 handige Facebook-tips waarmee je met een kaal profiel toch alle functies van de sociale netwerksite kunt gebruiken.

1 Profiel downloaden

Voordat je aan de slag gaat om allerlei gegevens van je Facebook-account te verwijderen, is het slim om een kopie van al je berichten en foto’s te maken. Ga naar Instellingen en kies voor Algemeen / Een kopie downloaden. Klik op Mijn archief starten en al je berichten, foto’s en chatgesprekken worden gedownload. Facebook stuurt je een e-mail als je archief klaar is om te downloaden. Je kunt ook zelf de pagina even vernieuwen en op Archief downloaden klikken. Het resultaat is een zip-bestand waar je een offline kopie van je profiel vindt.

2 Apps ontkoppelen

Niet alleen Facebook weet veel van je, ook apps die je in de loop der jaren aan Facebook hebt gekoppeld, kunnen allerlei gegevens van jou inzien. Dit varieert van je e-mailadres tot aan je vriendenlijst en je persoonlijke informatie. Om te weten welke app precies welke informatie mag inzien, ga je naar Instellingen / Apps. Klik op het potloodje achter een app en zie welke informatie de app mag gebruiken. Zet individuele onderwerpen hier aan of uit. Om een app geheel te ontkoppelen, klik je op het kruisje als je er met de muis overheen gaat.

©PXimport

3 Platform uitschakelen

Als je alle apps hebt ontkoppeld, kun je ervoor kiezen om in de toekomst geen enkele app meer met Facebook te koppelen. Hiervoor moet je het zogenaamde app-platform uitschakelen. Ga naar Beheren onder Apps, websites en plug-ins en selecteer Platform uitschakelen. Sommige apps, zoals Tinder en Spotify, kunnen deze koppeling echter nodig hebben om te functioneren. Voordat je het platform uitschakelt, moet je er zeker van zijn dat je per dienst de koppeling niet meer nodig hebt. Ga bij de betreffende dienst naar je accountinstellingen en kijk of er een mogelijkheid is om de koppeling met Facebook terug te draaien.

4 Contacten verwijderen

Bij een opruimactie hoort natuurlijk ook het verwijderen van vage kennissen. Ga naar je profielpagina door bovenin op je naam te klikken en kies voor Vrienden. Achter elke contactpersoon zie je een vinkje met het woord Vrienden. Klik erop en kies voor Verwijderen als vriend en deze persoon is uit je digitale leven verdwenen. Het is slim om eerst helemaal naar beneden te scrollen, Facebook maakt namelijk zelf al een voorselectie. De personen waarmee je weinig communiceert of die zelf weinig actief zijn op Facebook staan helemaal onderaan.

©PXimport

5 Vrienden ontvolgen

Je kunt er ook voor kiezen om wel met iemand bevriend te blijven, maar deze persoon niet meer te volgen. Ontvrienden krijgt de contactpersoon uiteraard mee, het ontvolgen is voor de persoon niet te zien. Je kunt nog wel steeds met deze persoon contact opnemen en voor evenementen uitnodigen, maar updates verschijnen niet meer in je nieuwsoverzicht. Klik op een vriend en op de profielpagina ga je met je muis over Volgend en kies je voor X niet meer volgen.

6 Meerdere ontvolgen

Als je meerdere personen tegelijkertijd wilt ontvolgen, is er een snellere manier. Klik op het driehoekje rechtsboven en kies voor Voorkeuren voor nieuwsoverzicht. Selecteer Personen niet meer volgen om hun berichten te verbergen. Klik op de profielfoto van een persoon om het te selecteren. Deze persoon wordt nu niet meer in je nieuwsoverzicht weergegeven. Linksboven vind je een selectiemenu, hier kies je of je alleen vrienden wilt zien of ook groepen en pagina’s. Groepen en pagina’s ontvolg je op dezelfde manier.

©PXimport

7 Activiteitlogboek

Facebook houdt precies bij wat je allemaal hebt gedaan op het sociale netwerk. Ga naar het driehoekje bovenin en selecteer Activiteitlogboek. Rechts kies je een periode en links kun je het type activiteit kiezen. Klik bijvoorbeeld op Je berichten om al jouw statusupdates en gedeelde inhoud te zien. Als je op Reacties klikt, zie je wanneer je precies op welk bericht hebt gereageerd. Voor elke activiteit kun je handmatig een actie doen door op het potloodje te klikken. Zo kun je bijvoorbeeld een vriendschap ongedaan maken, een vind-ik-leuk terugnemen of een tag verwijderen.

8 Berichten verwijderen

In het Activiteitlogboek klik je op Je berichten. Klik op het potloodje achter een bericht en kies voor Verwijderen om het bericht permanent weg te halen. Je moet de actie bevestigen. Je kunt er ook voor kiezen om het bericht te behouden, maar alleen van je tijdlijn af te halen. In dit geval kies je voor Verborgen op tijdlijn. Je kunt een bericht ook verwijderen door naar je profielpagina te gaan en bij een bericht rechtsboven op het driehoekje te klikken en voor Verwijderen te kiezen.

©PXimport

9 Tags verwijderen

Eén van de vervelendste dingen is als iemand anders jou tagt in een foto of bericht zonder hiervoor eerst toestemming aan jou te vragen. Wil je een tag verwijderen, dan is dit iets gecompliceerder dan een bericht verwijderen. Ga naar Berichten waarin jij bent getagd. Je hebt nu twee keuzes: klik op Verborgen op tijdlijn om de tag te laten staan maar het alleen op je tijdlijn te verbergen. Jouw contacten kunnen de foto nu niet meer zien als ze naar je pagina gaan. De andere optie is Tag rapporteren/verwijderen. Je moet nu laten weten waarom je de tag wilt verwijderen en deze actie bevestigen, een tijdrovende klus als het om veel berichten gaat.

10 Tags uit foto’s

Een tag verwijderen uit een foto is iets makkelijker. Klik op Foto’s / Foto’s van jou en zet een vinkje voor de foto’s waar jij de tag weg wilt halen. Kies nu Ik wil dat tags van de foto’s worden verwijderd. Let op dat foto’s waarin jij bent getagd niet worden gedownload in je archief. Wil je een foto bewaren, klik dan op de foto en kies voor Opties / Downloaden. Bij een individuele foto vind je ook de optie Tag verwijderen als je op Opties klikt. Je hoeft nu niet aan te geven waarom je je tag wilt verwijderen.

©PXimport

11 Vind-ik-leuks verwijderen

Vind-ik-leuks verwijder je door op Vind-ik-leuks te klikken, het potloodje te selecteren en voor Vind ik niet meer leuk te kiezen. Links kun je eventueel je activiteiten filteren op Berichten en reacties of Pagina’s en interesses. Om reacties te verwijderen, klik je links op Reacties. Naast het potloodje zie je ook wie jouw reactie of vind-ik-leuk allemaal kan zien. Een wereldbol betekent dat het openbaar is en dus ook voor mensen zonder Facebook-account is in te zien, twee poppetjes betekent dat alleen de vrienden van jouw contactpersoon het kunnen zien. Drie poppetjes betekent dat vrienden van vrienden van jouw contactpersoon het kunnen zien.

12 Foto’s verwijderen

Als je je foto’s in albums hebt ondergebracht, kun je gehele albums in één keer verwijderen. Ga naar je profielpagina en kies voor Foto’s. Klik op Albums en vervolgens op het tandwiel. Kies voor Album verwijderen en bevestig de actie. Alle foto’s, inclusief de commentaren worden nu uit het album verwijderd. Standaard albums zoals uploads van je telefoon en profielfoto’s kun je niet in één keer verwijderen. Hier moet je dan elke foto handmatig verwijderen door in de rechter bovenhoek voor Deze foto verwijderen te kiezen.

13 Chrome-extensie

Het is een tijdrovende klus om al je activiteit handmatig te verwijderen. Er is een manier om dit proces te versnellen, maar dit werkt niet helemaal perfect. Zorg dat je Chrome als browser gebruikt en installeer de extensie F____book Post Manager. Facebook is niet blij met deze extensie en probeert het uit de Chrome-shop te weren. Mocht de naam van de extensie weer eens veranderd moeten worden door de maker, zoek dan op de naam van de ontwikkelaar: htang.dev.

©PXimport

14 Activiteit verwijderen

Zodra je de extensie F____book Post Manager hebt geïnstalleerd, ga je in Chrome naar het Activiteitlogboek. Klik op het icoontje van de extensie en selecteer een periode achter Year en Month en klik op Delete. De extensie scant nu al je activiteit in deze periode en selecteert het. Als het daarmee klaar is, kies je bovenin voor Confirm to delete. Je zult merken dat lang niet alle activiteiten worden verwijderd. Je moet de extensie een paar keer per tijdspanne gebruiken om echt alles weg te halen.

15 Snelheid wijzigen

Je kunt het proces van F____book Post Manager iets beter laten verlopen door achter Speed een langzamere snelheid te kiezen. Als je niet hoeft te controleren welke activiteit weggehaald moet worden, kun je achter Prescan on Page ook het vinkje weghalen. Nu hoef je de actie niet te bevestigen en gaat het verwijderen sneller. Sommige activiteit blijft hardnekkig in het Activiteitlogboek staan, deze moet je dan handmatig verwijderen. Als je de extensie gebruikt, mag je niet in de pagina gaan scrollen of naar een andere pagina navigeren.

©PXimport

16 Informatie verwijderen

Je profiel is nu als het goed is een stuk leger. Om je persoonlijke informatie te verwijderen, ga je naar je profielpagina en klik je op Info. Kies een onderdeel en verwijder hier de inhoud door op het potloodje te klikken en voor Verwijderen te kiezen. Sommige onderdelen werken net even iets anders, bij Overzicht / Je contactgegevens en algemene gegevens bewerken moet je met je muis over de informatie bewegen voordat je een verwijder-optie ziet.

17 Mobiel verwijderen

Je telefoonnummer en e-mailadres verwijder je ergens anders. Klik op Instellingen / Mobiel en kies achter je telefoonnummer voor Verwijderen en Telefoon verwijderen. Je moet altijd een primair e-mailadres opgeven voor Facebook, maar als Facebook meerdere e-mailadressen van jou heeft, haal je deze weg bij Instellingen / Algemeen. Achter Contact klik je op Bewerken om de adressen weg te halen. Eventuele betaalgegevens verwijder je bij Instellingen / Betalingen / Accountinstellingen.

©PXimport

18 Voorkeuren instellen

Klik op het driehoekje bovenin en kies voor Voorkeuren voor nieuwsoverzicht. Hier kun je via een eenvoudig stappenplan precies kiezen wat je allemaal in je nieuwsoverzicht wilt zien. Klik op Prioriteren wie je het eerst wilt zien en selecteer vrienden of pagina’s van wie je berichten graag wilt tegenkomen in je overzicht. Je moet de actie bevestigen door op Klaar te klikken.

19 Toekomstige tags

Je hebt al je bestaande tags al verwijderd, maar om er in de toekomst voor te zorgen dat tags van anderen niet zomaar op je eigen tijdlijn zijn te zien, ga je naar Instellingen / Tijdlijn en taggen. Selecteer Hoe kan ik de tags die mensen toevoegen en de tagsuggesties beheren? Klik op Bewerken achter Tags controleren die mensen toevoegen... en schakel deze optie in. Nu moet je altijd een tag controleren voordat het op Facebook verschijnt.

©PXimport

20 Privacy instellen

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alleen mensen die met jou bevriend zijn jouw informatie kunnen zien. Klik op het vraagteken en kies Privacycontrole. Hier doorloop je het stappenplan om precies te bepalen wie wat mag zien van jou. Wil je meer instellingen bewerken, klik dan op het vraagteken en kies voor Privacysnelkoppelingen. Hier vind je ook de optie Hoe zorg ik dat niemand me meer lastig valt? Voeg de naam of het e-mailadres in van een gebruiker die jou lastigvalt en deze persoon wordt geblokkeerd.

21 Deactiveren

Ben je alle instellingen bij langs gegaan, maar wil je achteraf toch liever je hele profiel deactiveren? Ga dan naar Instellingen / Algemeen / Account beheren en selecteer Bewerken. Scrol helemaal naar beneden, klik op de optie Je account deactiveren en geef je wachtwoord op. Op de volgende pagina moet je een reden kiezen. Wil je Messenger nog wel blijven gebruiken, laat dan het vinkje achter Messenger weg. Wil je nog uitgenodigd kunnen worden voor evenementen, dan moet je het vinkje achter Afmelden voor e-mails ook weglaten. Bij Instellingen / Meldingen / E-mailadres moet je dan wel aangeven welke meldingen je op je e-mailadres wilt ontvangen.

22 Verwijderen

Als je je account deactiveert, kunnen mensen je profiel niet meer vinden en zijn al jouw reacties op berichten tijdelijk weggehaald. Zodra je echter weer op Facebook inlogt, is je account binnen een paar seconden weer helemaal hersteld. Wil je helemaal weg van Facebook, ga dan hiernaartoe en klik op Mijn account verwijderen. Het kan tot 90 dagen duren voordat alles echt is verwijderd van alle Facebook-servers.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).