Merken als Synology en QNAP zijn synoniem voor NAS. Steeds vaker rollen er heel andere producten uit hun fabrieken dan alleen NAS-apparaten. In dit artikel bekijken we welke NAS-accessoires deze en andere fabrikanten nog meer in de winkel leggen. Dit zijn de beste NAS-accessoires.

7x Interfacekaarten

Asustor AS-T10G

Prijs: € 128,99
www.asustor.com

Om echt te profiteren van snelle opslag moet het netwerk sneller worden. Dit geldt voor alle apparaten in het netwerk; de NAS-apparaten, maar ook de computers. De AS-T10G is een 10Gbit/s-uitbreidingskaart voor compatibele Asustor NAS-apparaten, maar ook voor pc’s. Vanaf Asustor ADM-besturingssysteem versie 3.2.4 zijn de benodigde drivers standaard aanwezig, de benodigde bracket voor inbouw in een Asustor-NAS moet apart worden gekocht. Gebruik je liever een Synology of QNAP? Beide merken hebben soortgelijke kaarten in hun aanbod.

Asustor AS-U2.5G2

Prijs: € 40,-
www.asustor.com

De AS-U2.5G2 is een 2,5Gbit/s-netwerkkaart (met gewone RJ45-poort) die via usb-c of usb-a aangesloten kan worden op elke pc, Mac en Asustor-NAS. Aan de basis van de snelle netwerkprestaties ligt een Realtek RTL8156B-chip, die onzichtbaar in de gesloten aluminium behuizing zijn werk doet. Kabel aansluiten en gaan! Het Asustor ADM 3.5-besturingssysteem beschikt uit de doos over de benodigde drivers.

©PXimport

QNAP T32P

Prijs: Vanaf € 148,90
www.qnap.com

Thunderbolt is een veelgebruikte interface voor Mac-gebruikers en in de creatieve sector. Thunderbolt maakt bijvoorbeeld realtime 4K-videobewerking mogelijk met programma’s als Final Cut en Adobe Premiere Pro direct op de NAS. De T32P voegt de benodigde thunderbolt-interface toe aan QNAP NAS-apparaten met een vrij PCIe-slot.

QNAP QXP-W6-AX200

Prijs: € 51,-
www.qnap.com

De QXP-W6-AX200 is een uitbreidingskaart met wifi 6 (802.11ax) en bluetooth 5.0 voor de pc én QNAP-NAS-modellen met een 64bit-processor én een vrij PCIe-insteekslot. De kaart heeft een Intel AX200-wifi-module en biedt hiermee draadloze connectiviteit tot maximaal 574 Mbit/s via de 2,4GHz-band en 2400 Mbit/s via de 5GHz-band. De kaart is eigenlijk een Gigabyte GC-WBAX200, maar met twee extra beugels voor inbouw in een NAS.

©PXimport

QNAP QXG-10G2T

Prijs: Vanaf € 222,95
www.qnap.com

De QXG-10G2T beschikt niet over één, maar twee 10Gbit/s-poorten. Om de snelheid ook echt te kunnen gebruiken, is minimaal een PCIe2.0-x4-slot vereist en liefst ook een switch die 10G-porttrunking ondersteunt. Goedkoop is hij zeker niet, maar voor twee keer het aantal poorten betaal je niet twee keer de prijs van een vergelijkbare kaart met één vergelijkbare netwerkpoort, zoals de QNAP QXG-10G1T.

Synology E10M20-T1

Prijs: € 264,-
www.synology.com

De E10M20-T1 is een combo-adapterkaart in een PCIe-formaat met ruimte voor twee M.2-ssd’s én met een 10Gbit/s-netwerkpoort. De kaart is bedoeld voor inbouw in een compatibele NAS die beschikt over een vrij PCIe-slot. De twee ssd’s versnellen de lees- en schrijfsnelheid en verlengen de levensduur van de andere opslag via ssd-caching. De M2D18 is dezelfde kaart, maar dan zonder 10Gbit/s-netwerkpoort. De kaart is passief gekoeld.

©PXimport

QNAP QM2-2P10G1TA

Prijs: € 166,-
www.qnap.com

De kaarten in de QM2-serie van QNAP combineren M.2-ssd-sloten met een 10Gbit/s-netwerkpoort. De kaart biedt zo de mogelijkheid een QNAP-NAS met een vrij PCIe-uitbreidingsslot te upgraden naar snellere toegang tot het netwerk, en een snellere afhandeling van lezen en schijven via ssd-caching te geven. De kaarten zijn voorzien van koelribben en een intelligente ventilator, terwijl meerdere temperatuursensors waken voor oververhitting van de ssd’s. De QM2-2P is dezelfde kaart, maar dan zonder de 10Gbit/s-netwerkpoort.

©PXimport

3x Opslag

Synology SAT5200 2.5” SATA SSD  

Prijs: Vanaf € 193,-
www.synology.com

Geen NAS zonder opslag, dacht Synology en introduceerde een jaar geleden zijn eigen ssd’s. De SAT5200-serie bestaat uit SATA-ssd’s met een capaciteit van 480, 960 en 1920 GB. De ssd’s zijn gemaakt voor langdurige belasting en Synology geeft vijf jaar garantie.

Synology SNV3400/SN3500 M2 SSD

Prijs: Vanaf € 157,-
www.synology.com

Speciaal voor ssd-caching brengt Synology twee M.2-ssd’s uit, beide met 400 GB opslagcapaciteit, maar met een verschillende M.2-2280- of M.2-22110-vormfactor. Beide ssd’s hebben een NVMe- en PCIe3.0-interface, en lezen en schrijven op respectievelijk 3100 MB/s en 550 MB/s. Synology garandeert maximale integratie met de DSM-besturingssoftware.

©PXimport

Synology HAT5300 HDD

Prijs: Vanaf € 266,-
www.synology.com

Behalve ssd’s zijn er sinds kort ook harde schijven bij Synology. De schijven zijn ontwikkeld samen met Toshiba; SATA-schijven van 8, 12 en 16 TB. Synology kiest voor een levensduur van 2,5 miljoen uur of 500 TB per jaar. De firmware is geoptimaliseerd voor gebruik in een Synology-NAS en het Synology DSM-besturingssysteem voorziet de Synology-schijven automatisch van de nieuwste firmware.

©PXimport

4x Netwerkapparaten

Synology MR2200ac

Prijs: Vanaf € 132,-
www.synology.com

Het is wat stil bij de Synology-routers, maar de start was enkele jaren geleden zeer voortvarend. De MR2200ac is nog steeds een prima triband-router met een theoretische maximumsnelheid van 450 Mbit/s op 2,4 GHz en 1733 op 5 GHz. De MR2200ac kan standalone werken, maar kan ook met andere Synology-routers een mesh-oplossing vormen. De SRM-firmware lijkt sterk op de DSM-firmware van Synology NAS-apparaten en voelt meteen vertrouwt.

QNAP QSW-M2108-2C

Prijs: € 326,-
www.qnap.com

Waar het bij Synology op netwerkgebied wat stil is, rolt bij QNAP het ene netwerkproduct na het andere uit de fabriek. De QSW-M2108-2C is een van de nieuwe switches van het bedrijf. Dit model biedt twee 10Gbit/s-combopoorten voor reguliere RJ45-connectie of glasvezel en acht 2,5Gbit/s-poorten. De totale switch-capaciteit van de QSW-M2108-2C is 80 Gbit/s, waardoor elke poort gelijktijdig vol kan worden benut.

©PXimport

QNAP QHora-301W

Prijs: € 338,95
www.qnap.com

Met de QHora-301W router richt QNAP zich op bedrijven, maar ook op de serieuze thuisgebruiker. Het wil beide groepen verleiden met veel snelheid en veel functionaliteit. Met wifi 6 (802.11ax) op 2,4 en 5 GHz, twee 10Gbit/s- en vier gewone gigabit-poorten én twee usb3.0-aansluitingen is er voldoende snelheid voor elke aansluiting. De wan-poort kan zelf bepaald worden. Via QNAP’s QuWAN SD-WAN kan eenvoudig een VPN tussen meerdere locaties worden opgezet.

QNAP QGD-3014-16PT

Prijs: € 966,79
www.qnap.com

De QGD-3014-16PT is volgens QNAP de ultieme combinatie van een NAS, een netwerkvideorecorder, een switch én een router. De QGD-3014-16PT beschikt over 16 gigabit-netwerkpoorten met elk maximaal 30 watt Power over Ethernet, twee 2,5Gbit/s-poorten én twee HDMI-poorten, bijvoorbeeld om live de beelden van aangesloten bewakingscamera’s te bekijken. Voor opslag zijn er vier reguliere SATA-aansluitingen en twee M.2-sloten. De Intel Celeron J4125-processor en de 8 GB RAM zijn voldoende om bijvoorbeeld ook een pfSense-firewall, een softwarematige PBX (telefooncentrale) of extra bewakingsopties gevirtualiseerd op het apparaat te draaien.

©PXimport

4x Netwerkvideo

QNAP QVP-41A

Prijs: € 1511,-
www.qnap.com

Het is natuurlijk mogelijk videosurveillance als extra functie op een NAS te draaien, maar soms is een losse netwerkvideorecorder een betere oplossing. De QNAP QVP-41a is een 4bay-behuizing waarop het QVR Pro-besturingssysteem de bekende functionaliteit van QNAP Surveillance Station biedt als dedicated toepassing. De Pentium G5400T-processor ondersteunt 8 tot 24 camera’s. Voor live videobewaking kan via HDMI of een van twee ultrasnelle usb3.2-poorten een beeldscherm direct aangesloten worden. Er zijn ook QVP-modellen met ruimte voor twee, zes en acht harde schijven.

©PXimport

Synology NVR1218

Prijs: € 234,90

www.synology.com

De NVR1218 is een 2bay-behuizing voor videobewaking met via het netwerk verbonden ip-camera’s. Op de NVR1218 draait de bekende DSM-software van Synology, maar toegespitst op de voor videobewaking relevante configuratieopties en functies. De NVR1218 is energiezuinig dankzij een dualcore-ARM-processor (32 bit)met 1 GB geheugen. Voor livebewaking middels weergave van de camerabeelden op een aangesloten beeldscherm of tv is een HDMI-interface aanwezig.

Synology DX517

Prijs: € 529,-
www.synology.com

Aangesloten op een compatibele Synology-NAS of netwerkvideorecorder breidt de DX517 de bestaande NAS uit met ruimte voor vijf extra schijven. Voor de aansluiting wordt een eSATA-kabel meegeleverd. Het is behoudens de vereisten voor de schijven een ‘domme’ unit, alle slimmigheid gebeurt door de NAS of NVR waarop de uitbreidingsset wordt aangesloten. QNAP biedt met de TR-002 en TR-004 vergelijkbare 2- en 4bay-uitbreidingssets voor QNAP-NAS-apparaten.

©PXimport

Synology NVR DVA3221

Prijs: € 1989,-
www.synology.com

De DVA3221 is de next step in netwerkvideorecorders. Het hart is een Intel Atom C3538-processor met 8 GB RAM en daarbij ruimte voor vier schijven, maar de echte waarde van deze NVR is de deep-learning-functionaliteit, waarbij de NAS zelf de videobeelden analyseert voor gezichtsherkenning, personen- en voertuigendetectie, inbraakdetectie en het tellen van personen. Aan de resultaten van de analyses kunnen acties worden verbonden, zoals wel of geen toegang geven aan personen of het inschakelen van een alarm. Videorecording wordt ook echt bewaking met de DVA3221.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).