OnlyOffice: gratis alternatief voor Microsoft Office met AI, cloudfuncties en pdf-editor

OnlyOffice is een gratis productiviteitspakket dat je kunt zien als een opensourcealternatief voor Microsoft Office en Google Docs, maar dan met een moderne twist. Er zijn desktopversies voor Windows, macOS en Linux. Via de browser kun je dezelfde online varianten op elk besturingssysteem gebruiken. Daarnaast zijn er mobiele apps voor Android en iOS waarmee je documenten kunt bekijken en bewerken. Tot slot bestaat er een serverversie om zelf te hosten. Die wordt vaak gebruikt door bedrijven, scholen en organisaties die volledige controle over hun data willen behouden.

OnlyOffice bestaat uit een tekstverwerker, spreadsheetprogramma, presentatietool en pdf-editor. Daarnaast kun je via een centrale server samen aan documenten werken. Meerdere mensen kunnen zo tegelijk hetzelfde document bewerken, waarbij wijzigingen in realtime worden doorgevoerd.

Een opvallend verschil met veel concurrenten is dat je OnlyOffice zowel lokaal op je computer als via de cloud kunt gebruiken. Google Workspace werkt volledig browser-based, terwijl OnlyOffice een hybride model gebruikt waarin een lokale en online werkomgeving samenkomen.

Wie ooit met Microsoft Office heeft gewerkt, kan vrijwel meteen met OnlyOffice aan de slag. De interface is bewust herkenbaar opgezet, met de klassieke lintstructuur en overzichtelijke werkruimtes voor documenten, spreadsheets en presentaties die op elkaar zijn afgestemd.

De werkomgeving is wel iets minder gepolijst dan die van Microsoft Office. Daar staat tegenover dat OnlyOffice snel opstart en stabiel blijft werken, ook wanneer je meerdere bestanden tegelijk hebt geopend. Het pakket is relatief licht in vergelijking met Microsoft Office. Dat merk je vooral op minder krachtige computers.

Het cloudplatform van OnlyOffice heet DocSpace. Het is specifiek ontworpen om documenten binnen teams of met externe partners te delen, beheren en samen te bewerken. Anders dan klassieke cloudopslagdiensten zoals Dropbox of Google Drive is DocSpace niet alleen een plek om bestanden op te slaan, maar vooral een interactieve werkomgeving.

Je werkt er met zogenaamde 'kamers', waarin je gebruikers uitnodigt. Binnen zo'n kamer kun je eenvoudig bestanden slepen en organiseren. DocSpace gebruikt verschillende kamertypes. Er is een openbare kamer om bestanden te delen en te bewerken, een speciaal type voor het invullen van pdf-formulieren door leden en gasten en een samenwerkingstype voor teams. Daarnaast is er een variant met extra veiligheidsopties en een volledig aanpasbaar type op basis van een vooraf gemaakt sjabloon.

Binnen deze online omgeving open en bewerk je documenten rechtstreeks in de browser en kunnen wijzigingen in realtime worden doorgevoerd. De gratis versie van DocSpace volstaat voor individueel gebruik of kleine teams. De betaalde variant biedt extra beveiligingsopties en geavanceerd rechtenbeheer.

Werk je in DocSpace, dan worden documenten automatisch in de cloud opgeslagen. In de desktopversie gebeurt dat niet standaard: bestanden worden daar gewoon lokaal op je computer bewaard.

De desktopversie van de tekstverwerker werkt in principe zoals Microsoft Word. Je kiest zelf waar je bestanden worden opgeslagen, bijvoorbeeld in een lokale map, op een externe schijf of in een cloudmap die je zelf hebt gekozen. Er is dus geen verplichte cloudopslag die op de achtergrond actief is.

Dat is een van de redenen waarom veel privacybewuste gebruikers voor OnlyOffice kiezen. Je houdt zelf controle over waar je documenten terechtkomen. Is je systeem zo ingesteld dat lokale bestanden automatisch met bijvoorbeeld OneDrive worden gesynchroniseerd, dan worden die bestanden uiteraard alsnog naar de cloud gekopieerd. Dat gebeurt echter buiten OnlyOffice om.

Versiebeheer is handig wanneer je documenten via DocSpace of Workspace in de cloud gebruikt. Het systeem houdt automatisch bij welke wijzigingen in een document worden aangebracht en bewaart eerdere versies zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen.

Daardoor kun je op elk moment terugkijken wie welke aanpassingen heeft gedaan en wanneer dat gebeurde. Heb je per ongeluk tekst verwijderd of blijkt een recente wijziging toch niet het gewenste resultaat te geven? Dan kun je een eerdere versie openen, vergelijken met de huidige versie of het document volledig herstellen.

Versiebeheer werkt zo als een veiligheidsnet op de achtergrond en maakt samenwerken overzichtelijker. Je hoeft niet langer verschillende bestanden bij te houden met namen als "Rapport_v2", "Rapport_v3" of het beruchte "Definitieve versie echt definitief.docx".

Je kunt bestanden op verschillende manieren delen: via een openbare of beveiligde link, met een e-mailuitnodiging of rechtstreeks binnen de kamer van de organisatie. Daarbij houd je controle over wie toegang krijgt tot een document. Je bepaalt zelf of iemand het bestand alleen mag bekijken, ook wijzigingen mag aanbrengen of uitsluitend opmerkingen en feedback mag toevoegen. Zo kun je documenten delen met collega's, klanten of externe partners zonder iedereen automatisch volledige toegang te geven.

Alle toepassingen binnen OnlyOffice hebben bovendien het tabblad Samenwerking in het Lint, waarin de hulpmiddelen voor gezamenlijk werken bij elkaar staan. Van daaruit kun je opmerkingen toevoegen, beantwoorden of afhandelen, zodat discussies rechtstreeks in het document plaatsvinden. Tijdens het samenwerken zie je ook welke gebruikers het document hebben geopend. Afhankelijk van de instellingen kun je hun werk zelfs in realtime volgen.

Plug-ins zijn kleine uitbreidingen die OnlyOffice extra functies geven zonder dat je de editor hoeft te verlaten. Je kunt ze zien als bouwstenen die je achteraf toevoegt om de software slimmer en handiger te maken. In het menu Plugins staat al een reeks ingebouwde add-ins, waaronder een foto-editor, een thesaurus, een OCR-tool en een functie om tekst automatisch om te zetten in e-mailcontent.

Met OCR kun je bijvoorbeeld een afbeelding importeren en vervolgens een uitvoertaal kiezen, zoals Dutch. Daarna klik je op Recognize. De plug-in herkent de tekst in de afbeelding en toont het resultaat. Met Insert Text plaats je de herkende tekst rechtstreeks op de plek van de cursor. Er zijn daarnaast plug-ins waarmee je tekst automatisch kunt vertalen.

Via de Plugin Manager krijg je toegang tot de Marketplace, waar je nieuwe plug-ins kunt installeren en bestaande uitbreidingen kunt beheren of verwijderen. Zodra je een plug-in inschakelt, verschijnt die automatisch in de werkomgeving, bijvoorbeeld als extra knop of zijbalk in je document..

De ingebouwde pdf-editor gaat verder dan alleen het bekijken en annoteren van pdf-bestanden. Je kunt er ook invulbare pdf-formulieren mee maken, een functie die je meestal alleen in gespecialiseerde pdf-software terugvindt.

Je voegt zelf velden toe waarin gebruikers tekst kunnen invoeren, selectievakjes kunnen aanvinken, keuzelijsten kunnen openen of een datum kunnen selecteren. Daarmee kun je professionele formulieren, enquêtes, aanvraagdocumenten of interne bedrijfsformulieren ontwerpen die volledig digitaal worden ingevuld.

Is het formulier klaar, dan sla je het op als pdf en kun je het delen met collega's, klanten of bezoekers. Zij hoeven het document vervolgens alleen nog in te vullen, zonder dat ze de opmaak kunnen wijzigen..

De nieuwste versie van OnlyOffice ondersteunt AI-integratie en beperkt je daarbij niet tot één specifiek AI-model. Het ene model presteert beter bij schrijven, het andere bij samenvatten of brainstormen.

Om een AI-agent toe te voegen, heb je een account bij een AI-platform en een API-sleutel nodig. Wil je bijvoorbeeld via OpenRouter een model koppelen, zodat je de chatbot rechtstreeks in OnlyOffice kunt gebruiken, dan begin je met inloggen op https://openrouter.ai.

Daarna ga je naar de sectie API Keys en klik je op + New key. In het venster dat verschijnt, geef je de nieuwe sleutel een naam en bevestig je met Create. Vervolgens wordt de API-sleutel meteen gegenereerd. Omdat die erg lang is, kun je hem het best direct met de kopieerknop kopiëren, zodat je hem daarna in OnlyOffice kunt plakken.

Om een nieuwe AI-agent toe te voegen, ga je naar het menu AI. De balk AI opent en daar klik je op het tandwieltje Settings. Vervolgens verschijnt een venster met de titel AI Configuration.

In dit venster kun je verschillende AI-modellen instellen voor specifieke taken, zoals chatten, samenvatten, vertalen, tekstanalyse en het genereren van afbeeldingen. Je kunt dus per functie een andere AI-agent kiezen, afhankelijk van wat je nodig hebt.

Wil je een nieuw AI-model toevoegen, klik dan onderaan op Edit AI Models. Er verschijnt een kleiner venster met de lijst van alle AI-modellen die je hebt toegevoegd. Via het plusteken voeg je een nieuw model toe. Daarna plak je de sleutel die je eerder hebt gekopieerd in het juiste veld en bevestig je met OK.

Zodra je alles hebt opgeslagen en bevestigd, is de AI automatisch beschikbaar binnen je document. Je kunt de functie testen door een stuk tekst te selecteren en een opdracht te geven, bijvoorbeeld om de tekst te herschrijven, samen te vatten of te vertalen.

Wil je de chatbot via OpenRouter gebruiken, dan klik je in het Lint op AI en daarna op Chatbot. De chatbot opent vervolgens automatisch, op voorwaarde dat je OpenRouter eerder als provider voor de chatfunctie hebt ingesteld.

Je kunt AI ook rechtstreeks gebruiken op geselecteerde tekst. Selecteer een stuk tekst, klik met de rechtermuisknop en kies AI. Vervolgens kies je de gewenste functie, zoals herschrijven, samenvatten of analyseren. De geselecteerde AI-module wordt daarna meteen op de tekst toegepast..