Bij een (thuis)werkplek met weinig ruimte komt een mini-pc goed van pas. Anders dan een laptop sluit je hierop een eigen monitor, toetsenbord en muis aan. Sommige modellen kun je met behulp van een VESA-adapter zelfs achter op een scherm of televisie kwijt. Mini-pc kopen? In dit artikel bespreken we zeven modellen in uiteenlopende prijsklassen.

In vrijwel alle mini-pc’s bevinden zich componenten die oorspronkelijk zijn ontworpen voor de laptopindustrie. Denk aan mobiele processors, SO-DIMM-geheugenmodules en M.2-ssd’s. Deze onderdelen nemen weinig ruimte in beslag en hebben een laag energieverbruik. Daarnaast werken deze componenten veelal prima in combinatie met een passieve koeling. Kortom, het zijn ideale eigenschappen voor de kleine behuizingen van mini-pc’s.

Vergeleken met traditionele desktop-pc’s bieden mini-pc’s minder uitbreidingsmogelijkheden. Logisch, want de ruimte is tenslotte beperkter. Soms kun je er wel een extra geheugenmodule, M.2-ssd of 2,5inch-schijf in kwijt. De processor is doorgaans op het moederbord gesoldeerd en kun je dus niet upgraden. Let verder op hoeveel monitors je op de machine kunt aansluiten.

Voor basistaken als internetten, e-mailen en het bewerken van documenten voldoen de goedkoopste modellen prima. Met duurdere systemen kun je complexere zaken uitvoeren, zoals foto- en videobewerking. Voor 3D-gaming schieten de minisystemen over het algemeen tekort.

Vergelijk bij Kieskeurig.nl de laagste prijzen voor de beste pc's of bekijk alle mini-pc's die bij Bol.com te koop zijn. 

Medion Akoya S23002 (€ 329,-)

Deze mini-pc is momenteel alleen in de eigen webshop van Medionte koop. Ondanks de beperkte verkrijgbaarheid willen we je deze Akoya S23002 niet onthouden. Met een aanschafprijs van 329 euro is dit product namelijk erg goedkoop. Het is een interessant model voor wie niet zo veel systeemeisen aan de mini-pc stelt.

Je kunt de behuizing van 5,4 × 21,1 × 19,8 centimeter met de bijgesloten VESA-montagebeugel eventueel achter op een monitor monteren en verder levert de fabrikant ook nog een bekabelde muis mee. De Intel Celeron J4105-processor is de verantwoordelijke op het rekengebied. Vier rekenkernen zijn afgeregeld op een nominale kloksnelheid van 1,5 GHz. Overigens kan deze cpu volgens Intel uit de voeten met een maximale klokfrequentie van 2,5 GHz. Verder bevat de behuizing 4 GB RAM en 128 GB ssd-opslag. Uitbreidingsmogelijkheden zijn er niet, want alle sloten zijn bezet.

De Akoya S23002 stuurt maximaal twee monitors aan. Een minpunt is dat de machine naast HDMI de verouderde videopoort VGA ondersteunt. De voorzijde telt twee usb-poorten, terwijl de achterzijde nog eens vier usb-aansluitingen bevat. Voor internet kun je gebruikmaken van ethernet of de geïntegreerde wifi-adapter. 

Tot slot ondersteunt de machine ook bluetooth 4.1, zodat je bijvoorbeeld een draadloos toetsenbord kunt koppelen. Van deze pc bestaat ook een versie met 512 GB opslagruimte, 8 GB RAM en beschikt over een rappere processor.

Zotac ZBOX CI625 nano (Ca. € 500,-)

Met een inhoud van 1,8 liter is de onlangs verschenen ZBOX CI625 nano een compacte pc. De behuizing meet 20,4 × 6,8 × 12,9 centimeter, waardoor je dit apparaatje gemakkelijk uit het zicht kunt plaatsen. Gebruik hiervoor desgewenst de meegeleverde VESA-adapter. De machine gebruikt passieve koeling om warmte af te voeren. Hierdoor produceert de mini-pc nauwelijks geluid. Overigens biedt de systeemkast geen ruimte voor een voeding. Dit onderdeel bevindt zich namelijk in het adaptersnoer.

Hoewel het een barebone betreft, is er wel al een Intel Core i3-processor gemonteerd. De twee rekenkernen van de i3-1115G4 halen in turbomodus een kloksnelheid van 4,1 GHz. Verder is er ruimte voor twee DDR4-geheugenmodules (SO-DIMM) met een maximale capaciteit van 64 GB. Voor dataopslag staan een SATA-aansluiting voor een 2,5inch-schijf en een M.2-slot paraat. Daarnaast bevat de voorzijde een geheugenkaartlezer. Gebruikers kunnen zelf een besturingssysteem installeren. Volgens de computerfabrikant is de ZBOX CI625 nano compatibel met Windows 11.

Aan de achterzijde telt de behuizing twee videopoorten, namelijk HDMI 2.0 en DisplayPort 1.4. De maximale resolutie bedraagt 4K bij een vernieuwingsfrequentie van 60 hertz. Voor netwerkdoeleinden kunnen gebruikers een beroep doen op de dubbele gigabitpoort of wifi 5-adapter. Voor laatstgenoemde optie levert de fabrikant een wifi-antenne mee. Tot slot ondersteunt deze barebone bluetooth 5 en thunderbolt 4.

©PXimport

ASUS PN41-BC031ZV (Ca. € 330,-)

Onder de PN41-paraplu ontwikkelt ASUS verschillende betaalbare mini-pc’s, waaronder de breed verkrijgbare PN41-BC031ZV. Wie goed zoekt, schaft dit product voor minder dan driehonderd euro aan. Het vierkante doosje van geborsteld aluminium is 11,5 × 11,5 centimeter groot. Dankzij een hoogte van 4,9 centimeter past de behuizing prima in een audiomeubel. Handig voor het geval je een hometheater-pc (HTPC) wilt optuigen. De totale inhoud bedraagt slechts 0,62 liter. Logischerwijs is er geen ruimte voor een ventilator. Toch produceert het apparaatje vanwege de passieve koeling geen geluid.

Ondanks het compacte formaat en de relatief lage aanschafprijs heeft de PN41-BC031ZV interessante eigenschappen. Sluit via HDMI, usb-c en/of DisplayPort hoogstens drie schermen aan en start Windows 10 Pro op. Dit besturingssysteem is op een ssd van 128 GB voorgeïnstalleerd. De maximale resolutie voor de video-uitvoer bedraagt 4096 × 2160 pixels bij een vernieuwingsfrequentie van 60 hertz. Je kunt door middel van de vijf usb-poorten diverse randapparatuur koppelen. Verder kan de machine overweg met ethernet en wifi 5.

De aanwezige Intel Celeron N4500-processor is geen hoogvlieger, waardoor deze mini-pc zich vooral leent voor eenvoudige computertaken. Twee rekenkernen zijn ingesteld op een nominale kloksnelheid van 1,1 GHz. Volgens Intel is de cpu geschikt voor een maximale klokfrequentie van 2,8 GHz. Verder bevat de behuizing een SO-DIMM-geheugenmodule van 4 GB RAM.

©PXimport

Apple Mac mini (2020, M1) (€ 799,10)

Applevraagt voor zijn goedkoopste Mac mini bijna achthonderd euro, maar deze computer is bij meerdere (web)winkels tegen een lagere prijs te vinden. Als je goed zoekt, betaal je voor dit product zo’n 730 euro. De behuizing is niet zo compact vergeleken met sommige andere mini-pc’s in dit overzicht. De platte systeemkast meet namelijk 19,7 × 19,7 × 3,6 centimeter en heeft daarmee een inhoud van 1,4 liter.

Voor de rekenprestaties is er een eigen chipset van Apple geïntegreerd. De zogeheten Apple M1-processor bevat acht rekenkernen. Daarnaast heeft het systeem 8 GB RAM en 256 GB ssd-opslag. Tegen een meerprijs is deze uitvoering van de Mac mini trouwens ook met meer werkgeheugen en opslagruimte verkrijgbaar. Sla je veel apps en eigen data op, dan kun je een exemplaar met een ssd van 512 GB of 1 TB overwegen. Daarnaast bestaan er ook modellen met een Intel-processor.

Gebruikers verbinden via HDMI en thunderbolt maximaal twee schermen. Voor het aansluiten van randaccessoires bevat de stevige behuizing vier usb-poorten en twee thunderbolt-aansluitingen. Prik voor internettoegang een netwerkkabel in de ethernetpoort of meldt het systeem aan op het draadloze netwerk. Dankzij ondersteuning voor wifi 6 communiceert de Mac mini met de snelste draadloze netwerken. Tot slot is er ook een bluetooth5-adapter geïntegreerd.

Acer Chromebox CXi4 i7429 (Ca. € 880,-)

Laptops met Chrome OS zijn natuurlijk alom bekend, maar er bestaan ook desktop-pc’s met Googles besturingssysteem. De Chromebox CXi4 i7429 uit de stal van Aceris slechts 4 × 14,85 × 15 centimeter groot, waardoor je hem eenvoudig achter op een monitor kunt bevestigen. De rekenprestaties zijn prima. Vier rekenkernen van de Intel Core i7-10610U-processor zijn afgeregeld op een klokfrequentie van 1,8 GHz. Blijkt dat voor zware Android-apps onvoldoende, dan haalt de cpu in turbomodus een kloksnelheid van maximaal 4,9 GHz. Verder is er ook nog 16 GB DDR4-geheugen aanwezig.

Het besturingssysteem start vanaf een NVMe-ssd op. Die is 256 GB groot. Vind je de opslagcapaciteit te krap, dan kun je aan de voorzijde een microSD-kaart kwijt. Daarnaast biedt de voorkant toegang tot twee usb3.2-poorten. De achterzijde bevat nog eens vier usb-aansluitingen, waarvan één usb-c. Sluit via twee HDMI2.0-poorten evenzoveel schermen aan. Bovendien verbind je met usb-c-aansluiting eventueel nog een derde monitor. Voor internettoegang heeft dit systeem ethernet en een wifi 6-adapter. Via bluetooth 5.1 kun je desgewenst een koptelefoon, headset of toetsenbord koppelen.

De i7429 is een prijzige uitvoering van de Chromebox CXi4. Acer produceert deze mini-pc ook in goedkopere varianten. Voer je in Chrome OS vooral lichte pc-taken uit, dan kun je bijvoorbeeld een betaalbaarder exemplaar met een Intel Core i3- of Celeron-processor overwegen. Voor de goedkoopste uitvoering van de Chromebox CXi4 betaal je bij bepaalde (web)winkels minder dan driehonderd euro.

MSI Cubi N JSL-043EU (Ca. € 279,-)

De MSICubi N JSL-lijn bevat meerdere betaalbare mini-pc’s. De onlangs uitgekomen JSL-043EU is hiervan een goed voorbeeld. Dit product is bij diverse bekende (web)winkels voor minder dan driehonderd euro te koop. Alle techniek bevindt zich in een zwarte behuizing van 11,6 × 5,05 × 11,2 centimeter. De Taiwanese producent levert een VESA-montagebeugel mee, zodat je de mini-pc eventueel aan de achterzijde van een monitor of televisie kunt vastmaken.

Onder de motorkap huist een Intel Celeron N4500-processor met een nominale kloksnelheid van 1,1 GHz. Volgens Intel verdragen de twee rekenkernen een klokfrequentie van maximaal 2,8 GHz. Er is een module met 4 GB DDR4-geheugen geïntegreerd. Aan de hand van twee geheugensloten kunnen gebruikers op eigen initiatief naar maximaal 16 GB RAM upgraden. Windows 11 Pro bevindt zich op een M.2-ssd van 128 GB.

Ondanks het kleine formaat zijn de belangrijkste aansluitingen voorhanden, al missen we wel usb-c en een geheugenkaartlezer. De voor- en achterzijde tellen elk twee usb3.2-aansluitingen. Voor de doorvoer van video kun je de HDMI1.4-poort gebruiken. Het is weliswaar mogelijk om een tweede scherm aan te sluiten, al gaat dat wel via de inmiddels verouderde VGA-uitgang. Tot slot ondersteunt de MSI Cubi N JSL-043EU ethernet, wifi en bluetooth.

Designcomputer

Bleujour Kubb (Vanaf € 645,-)

Bleujour ontwikkelt modieuze mini-pc’s. Zo is de Kubbin zo’n beetje alle kleuren van de regenboog verkrijgbaar. Nuttig voor het geval het systeem op een prominente plek wordt neergezet, bijvoorbeeld in de woonkamer of presentatieruimte. 

Zoals de productnaam al doet vermoeden, gaat het om een vierkant doosje van 12 × 12 × 12 centimeter. Bij de goedkoopste uitvoering voorziet het Franse merk de machine niet van een besturingssysteem. Geïnteresseerden kunnen tijdens het bestelproces optioneel voor Windows 10 of Windows 11 (Pro) kiezen.

Handig is dat je de inhoud van de Kubb naar eigen wens kunt samenstellen. Zo heb je keus uit een Intel Core i3-, i5- óf i7-processor van de elfde generatie. Houd wel rekening met een forse meerprijs wanneer je voor een snellere processor kiest. Zo vraagt Bleujour voor de i7-1185G7 maar liefst 550 euro extra. Daarnaast kun je kiezen tussen 8, 16, 32 of zelfs 64 GB DDR4-geheugen. 

Voor de huisvesting van het besturingssysteem en apps bevat de mini-pc een NVMe-ssd van 500 GB, 1 TB of 2 TB. Eventueel kun je er een tweede 2,5inch-opslagdrager van maximaal 2 TB aan toevoegen. De duurste uitvoering van de Kubb kost ruim tweeduizend euro. Vanwege het hoge rekenpotentieel heeft het systeem een ventilator. Overigens is er onder de naam Kubb Fanless ook een versie met passieve koeling verkrijgbaar.

De aansluitpoorten zijn bij ieder exemplaar identiek. Verbind via acht usb-poorten allerlei randapparatuur. Daarvan zijn er twee voorzien van een usb-c-ingang met ondersteuning voor thunderbolt 4. De opvallende behuizing telt verder twee HDMI2.0b-aansluitingen, ethernet, wifi 6 en bluetooth 5. De fabrikant geeft drie jaar garantie.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).