Bij elke grote Windows-versie schroeft Microsoft de beveiliging nog wat op en het bedrijf pusht ook frequent de nodige beveiligingsupdates. Toch blijf je ook als eindgebruiker verantwoordelijk voor de veiligheid van je systeem. We geven je 20 praktische tips om Windows veiliger te maken.

Bij het woord ‘afschermen’ denk je wellicht meteen aan hackers en malware en dat is niet meer dan terecht. Bij een goed deel van onze tips houden we dan ook precies deze bedreigingen in het achterhoofd. Maar je systeem afschermen betekent ook beveiligen tegen (mede)gebruikers die het misschien niet zo goed voorhebben met je (data). 

Ook dit aspect krijgt een plaats in ons beveiligingsverhaal. We baseren ons op Windows 11, maar veel tips gelden net zo goed voor Windows 10.

Standaardaccount 

Als malware je systeem weet binnen te dringen, doet die dat automatisch met de machtigingen van de aangemelde gebruiker. Ben je ingelogd als administrator, dan geeft dat meteen meer mogelijkheden aan die ongenode software. Daarom doe je er goed aan je voor dagelijks gebruik aan te melden met een standaardaccount. 

Een nieuw account aanmaken kan via Instellingen / Accounts / Gezin en andere gebruikers / Account toevoegen. Het accounttype omschakelen doe je hier door de gebruiker te selecteren en op Accounttype wijzigen te klikken.

Lees ook:Malware op je pc? Dit zijn enkele signalen

©PXimport

Gebruikersaccountbeheer 

Het is wel zo dat je ook aangemeld als administrator niet zomaar alles kunt doen. Een voorbeeld: wanneer je een bestand in een map als \Windows of \Program Files wilt bewaren, lukt dat niet zonder meer. Het lukt wel wanneer je de betreffende applicatie bewust hebt opgestart via Als administrator uitvoeren. Achter deze beveiliging schuilt het ingebouwde gebruikersaccountbeheer oftewel UAC. Je beheert dit als volgt. 

Open Configuratiescherm in het startmenu en kies Gebruikersaccounts (2x) / Instellingen voor Gebruikersaccountbeheer wijzigen. Standaard staat de beveiliging op het tweede hoogste niveau, maar eventueel stel je deze in op het hoogste niveau.

©PXimport

Schermbeveiliging 

Om te vermijden dat anderen snel op je toestel rondneuzen zodra je weg bent, schakel je best schermbeveiliging in. Dat regel je via Instellingen / Persoonlijke instellingen / Vergrendelingsscherm / Schermbeveiliging.

Kies een geschikt exemplaar en stel de wachttijd in op bijvoorbeeld 10 minuten. Plaats een vinkje bij Aanmeldingsscherm weergeven bij hervatten en bevestig met OK.

Versleutel je bestanden

Acht je het niet uitgesloten dat iemand je pc met een live usb-stick opstart en zo tot bij je gegevensbestanden kan komen, dan kun je overwegen om je data in een versleutelde map te bewaren. Dat kan met VeraCrypt (www.veracrypt.fr; ook voor Windows Home). Installeer de gratis tool en start die op. Klik op Volume aanmaken en kies Een versleutelde bestandscontainer aanmaken. 

Kies voor een Standaard VeraCrypt-volume en verwijs naar een nog niet bestaand bestand. Stel de gewenste volumegrootte in en vul een wachtwoord in (2x). Klik op Formatteren. Terug in het hoofdvenster klik je op Bestand selecteren en verwijs je naar het volumebestand. Selecteer een vrije stationsletter en klik op Koppelen. Zodra je het wachtwoord hebt ingevuld, is je versleutelde station gebruiksklaar.

©PXimport

Windows-updates

Microsoft doet er alles aan om Windows-updates automatisch te laten downloaden en installeren, maar je kunt op elk moment ook zelf naar updates laten zoeken. Open Instellingen / Windows Update en klik op Naar updates zoeken. Klik tevens op Geavanceerde opties en schakel bij voorkeur ook Updates voor andere Microsoft-producten ontvangen in. 

Open hier ook de rubriek Gebruikstijden. Zet Gebruikstijden instellen op Handmatig als je zelf de tijdstippen wilt bepalen waarbinnen het systeem niet zomaar mag herstarten voor het uitvoeren van de updates.

Patch my PC 

Het is ook belangrijk je applicaties up-to-date te houden gezien deze eveneens veiligheidslekken kunnen bevatten. Het gratis Patch My PC kan je daarbij helpen. Deze app controleert de up-to-date-status van zo’n driehonderd bekende applicaties, via een ingebouwde Scheduler. 

We raden je aan bij Options de items Create Restore Point Pre-update en Auto Close Apps Before Update in te schakelen en bij Download In The Following Language When Available je voorkeurstaal te selecteren (Dutch wellicht).

©PXimport

Overtollige apps verwijderen

Overtollige software is nergens goed voor: het is alleen maar ballast voor je schijf en voor je systeem. Bovendien is elke gestarte app alweer een potentiële aanvalsvector of veiligheidslek. Verwijder dus alle ongebruikte programma’s. 

Het gratis Iobit Uninstallerlaat je niet alleen toe meerdere toepassingen tegelijk te de-installeren, de verwijdering gebeurt vaak ook grondiger dan vanuit Windows. Start tevens het ingebouwde taakbeheer op via Ctrl+Shift+Esc, open het tabblad Opstarten, rechtsklik op apps die je liever niet automatisch mee laat opstarten en kies Uitschakelen.

Lees ook:Bloatware verwijderen met gratis software

©PXimport

Overtollige services 

Ook overtollige services schakel je beter uit, gezien die systeembronnen afsnoepen en een toegangspoort kunnen verschaffen aan hackers en malware. Ook dit kan in eerste instantie vanuit het taakbeheer, op het tabblad Services. Rechtsklik op een overbodige services en kies Stoppen. De kans is wel groot dat die een volgende keer weer actief is. 

In dit geval kies je beter Services openen (of je drukt op Windows-toets+R en je voert services.msc uit), waarna je met rechts op de gewraakte service klikt, Eigenschappen kiest en het opstarttype op Uitgeschakeld instelt. Schakel echter nooit lukraak een service uit!

CFA instellen

Ransomware blijft helaas de kop opsteken en dus is extra beveiliging wellicht aangewezen. Ga hiervoor naar Instellingen / Privacy en beveiliging / Virus- en bedreigingsbeveiliging en klik op Bescherming tegen ransomware beheren, waar je Controlled folder access inschakelt. 

In principe kunnen nu alleen vertrouwde processen nog tot bij de data die zich in de rubriek Beschermde mappen bevinden. Je kunt hier ook zelf mappen aan toevoegen en weer verwijderen. Met Een app toestaan via Controlled Folder Access kun je toepassingen je fiat geven de beschermde data alsnog te benaderen.

AppCheck 

De kans is reëel dat je af en toe valse positieven krijgt wanneer je CFA inschakelt. In dit geval installeer je wellicht beter (ook) de externe antiransomware-app AppCheck. Na een eenvoudige installatie heb je hier geen omkijken naar. De tool blijft op de achtergrond actief en treedt proactief op. 

Je checkt gewoon even of de drie beveiligingsfuncties zijn ingeschakeld (Real-Time, Exploit en MBR). Gevorderde gebruikers kunnen met de ransomware-simulator KnowBe4 de effectiviteit van de tool controleren. 

©PXimport

SSRP 

Wil je vermijden dat gebruikers of malware niet-geautoriseerde toepassingen starten, dan kun je eventueel Simple Software Restriction Policy installeren. Start de tool na installatie en een herstart. Zodra je de knop Lock indrukt kun je in principe geen toepassingen meer opstarten, behalve vanuit de reguliere installatiepaden \Program Files en \Program Files (x86). 

Druk op Unlock om deze beveiliging gedurende 30 minuten uit te schakelen. Klik op Configure en wijzig eventueel het aantal minuten in UnlockTimeout=30. Interessant is ook de rubriek LimitedAps: toepassingen die je hier opneemt, starten met beperkte machtigingen waarna ze alleen nog data in een profielmap kunnen bewaren.

Antivirus 

Een degelijke antivirustool mag op geen enkele pc ontbreken. Gelukkig heeft Windows hiervoor al een prima app in huis: Microsoft Defender Antivirus. Ga naar Instellingen / Privacy en beveiliging / Windows-beveiliging / Virus- en bedreigingsbeveiliging en kies Instellingen beheren. Zorg dat Realtime-beveiliging is ingeschakeld en bij voorkeur ook Cloudbeveiliging - tenzij je een externe antivirustool hebt geïnstalleerd die de touwtjes in handen neemt.

 Overigens doe je er altijd goed aan software die je downloadt ter controle te uploaden naar www.virustotal.com of https://virusscan.jotti.org voor je ermee aan de slag gaat.

In een eerder artikel gingen we al in op de beste antivirus-software van het moment.

Offline-scan 

Het kan gebeuren dat malware zich al het geheugen heeft weten te nestelen en in zo’n situatie is geen enkele virusscanner nog betrouwbaar. In dit geval doe je er beter aan je pc met een live bootstick op te starten, zodat Windows (en de malware) geen kans krijgt te booten. Op www.kwikr.nl/virustools vind je een dozijn van zulke tools, maar er is ook een makkelijker oplossing. 

Open opnieuw Windows-beveiliging / Virus- en bedreigingsbeveiliging, klik op Scanopties, selecteer Microsoft Defender Offline-scan en bevestig met Nu scannen. Je systeem wordt hiervoor opnieuw gestart.

©PXimport

Autoplay en extensies 

Twee kleine instellingen kunnen ook mee helpen malware-infecties te voorkomen. Voor de eerste ga je naar Instellingen en kies je Bluetooth en apparaten / Automatisch afspelen. Deze functie schakel je bij voorkeur uit of hooguit kies je hier Geen actie ondernemen. Verder stel je de Verkenner best zo in dat je altijd de bestandsextensies te zien krijgt zodat je je niet laat misleiden door malafide bestanden (bijvoorbeeld onschuldig.txt.exe). 

Start de Verkenner, open het menu Weergeven, selecteer nogmaals Weergeven en zet een vinkje bij Bestandsnaamextensies.

DefenderUI 

Windows-beveiliging (Defender) heeft nog wel andere beveiligingen in huis, maar vanuit Instellingen zijn die niet makkelijk bereikbaar. Eventueel installeer je het gratis DefenderUI. Bij de eerste keer starten kies je een beveiligingsprofiel. Standaard is dit Aanbevolen, maar er is ook Standaard (de instellingen van een verse Windows-installatie) en de strikter modi Interactieve en Agressief. 

Je kunt de opties ook zelf nog aanpassen op de tabbladen Basis, Geavanceerd, ASR Regels en DefenderGuard. Kies vervolgens Aangepast profiel en bewaar je voorkeuren via het diskette-icoon. Lees hier meer over DefenderUI.

©PXimport

Sandboxie Plus 

Een nieuw programma scan je natuurlijk op potentiële malware, maar je kunt die eventueel ook eerst in een gevirtualiseerde omgeving testen. Dat kan in een heuse virtuele machine, bijvoorbeeld met VirtualBox, maar het kan ook met Windows Sandbox. Helaas zit deze functie alleen in Windows Pro en hoger.

Een degelijk alternatief is het gratis Sandboxie Plus. Heel in het kort gaat dit als volgt. Installeer de tool en start deze. Klik met rechts op DefaultBox, kies Uitvoeren en selecteer een optie als Programma uitvoeren of Uitvoeren vanaf startmenu. Een gele rand rond het applicatievenster geeft aan dat de toepassing gevirtualiseerd draait en dus is afgeschermd van je fysieke omgeving.

©PXimport

Netwerkprofiel 

In een thuissituatie zijn in Windows twee netwerkprofielen beschikbaar. Een openbaar netwerk is veiliger omdat Windows er dan van uitgaat dat je je op een openbare plaats bevindt, zoals een hotspot, en automatisch enkele beveiligingen en firewallregels inschakelt. Een particulier netwerk is iets minder veilig, maar is wel aangewezen wanneer andere computers je pc in je netwerk moeten kunnen vinden, wanneer je bestanden binnen je netwerk wilt delen of als op je pc een gedeelde printer is aangesloten.

Je kunt hoe dan ook op elk moment overschakelen naar een ander netwerkprofiel. Ga hiervoor naar Instellingen / Netwerk en internet. Voor een bekabelde verbinding klik je op Ethernet en selecteer je Openbaar (aanbevolen) of Privé. Voor een wifi-connectie klik je op Wi-Fi, open je Bekende netwerken beheren, klik je op het verbonden netwerk en pas je ook hier het profiel aan.

Veilige browser 

Je browser is je poort naar het internet en die wil je dus zo veilig mogelijk instellen. Zowat elke moderne browser heeft daarvoor een specifieke rubriek binnen Instellingen. In Chrome en Firefox is dit Privacy en beveiliging, in Edge is dit vooral Privacy, zoeken en services. Hoe strikter je de beveiliging instelt, hoe meer kans helaas op storende blokkeringen. Je zult zelf moeten ondervinden hoe ver je hier in wilt gaan.

Lees ook:Meer online privacy? Pas deze browser-instellingen aan

©PXimport

 Versleuteld DNS 

Wanneer je een webadres intikt raadpleegt je browser (of een andere applicatie) een zogeheten dns-server voor het bijbehorende ip-adres. Helaas is dit dns-verkeer standaard niet versleuteld zodat de dns-serverbeheerder in principe kan zien waar je naartoe surft. Dit kun je (ook in Windows zelf) aanpassen. 

Ga naar Instellingen / Netwerk en internet. Kies Ethernet of Wi-Fi, gevolgd door Hardware-eigenschappen en klik op Bewerken bij DNS-server toewijzing wanneer die op Automatisch (DHCP) staat ingesteld, zodat je die Handmatig kunt instellen. 

Schakel IPv4 in en vul bij Voorkeurs-DNS en bij Alternatieve DNS het ip-adres van een server in die secure DNS ondersteunt: 8.8.8.8 en 8.8.4.4 (Google), 1.1.1.1 en 1.0.0.1 (Cloudflare) of 9.9.9.9 en 9.9.9.11 (Quad 9).

©PXimport

Systeemkopie 

Wanneer je tenslotte je systeem goed hebt afgeschermd, is de kans klein(er) dat je het slachtoffer wordt van malware, hackers of medegebruikers. Maar je weet natuurlijk nooit en bovendien kan er zich ook altijd een hardware-malfunctie voordoen. Regelmatig systeemback-ups maken blijft dus erg belangrijk. Met een gratis tool als EaseUS ToDo Backup Free kost je dat weinig moeite. 

Naast afzonderlijke mappen kun je hier ook een schijf of partitie back-uppen, waarna een ingebouwde taakplanner ervoor zorgt dat alleen nieuwe of gewijzigde data aan je back-up worden toegevoegd. Je kunt je back-up bovendien als een virtuele schijf koppelen via Tools / Mount/Unmount, zodat ook selectief dataherstel mogelijk wordt.

EaseUS ToDo is zeker niet de enige in zijn soort. Lees ook ons artikel over beste back-up-programma's.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).