Een harde schijf is niet zomaar meteen bruikbaar voor een besturingssysteem. Je moet die namelijk ook partitioneren. Maar zo’n partitie kan weleens nukkig doen, of je wilt een schijf partitioneren. We bespreken enkele mogelijke scenario’s en probleemsituaties.

Stel, je hebt een gloednieuwe schijf gekocht om die als extra dataschijf te gebruiken. Je hebt die goed en wel aangesloten maar in de Verkenner helaas geen spoor. Dit is heel normaal, want de schijf vereist nog een voorbereiding op ‘logisch niveau’, een proces dat uit drie fasen bestaat: initialiseren, partitioneren en formatteren.

Dit merk je meteen als je het ingebouwde schijfbeheer van Windows opent. Druk op Windows+R en voer diskmgmt.msc uit. Detecteert de tool een ‘ongebruikte’ schijf, dan verschijnt automatisch het venster ‘Schijf initialiseren’. 

Of je klikt met rechts op het schijfnummer in het grafische overzicht en je kiest zelf Initialiseren. Je hebt nu de keuze tussen twee partitiestijlen: MBR (Master Boot Record) of GPT (GUID-partitietabel). Normaliter kies je hier voor GPT (zie kader ‘MBR versus GPT’).

©PXimport

Voorbereiding 2 + 3

In de grafische weergave merk je nu één groot Niet-toegewezen schijfblok op, waar Windows nog steeds niets mee kan aanvangen. Klik met rechts op dit blok en kies Nieuw eenvoudig volume. Druk op Volgende en geef aan hoeveel ruimte deze nieuwe aangekoppelde partitie oftewel logisch volume mag inpalmen. Standaard is dit de volledige schijfruimte. 

Bevestig met Volgende, wijs een vrije stationsletter toe en druk op Volgende. Je kunt via de optie Dit volume op basis van de volgende instellingen formatteren al meteen fase drie starten als je dit wenst. Bevestig met Volgende en met Voltooien. Als het goed is, is het station nu klaar voor gebruik en heeft ook de Verkenner het netjes herkend.

©PXimport

MBR versus GPT

Een schijf moet je dus eerst partitioneren, ook al wil je maar één logisch volume. De partitionering kan op twee verschillende manieren gebeuren. Vroeger was dat standaard de MBR-stijl. Op de eerste fysieke sector werd hiervoor een tabel gecreëerd die maximaal vier primaire partities kan aanduiden en het BIOS start op van de partitie die hier als actief staat gemarkeerd. 

Een van deze partities kun je weliswaar inruilen voor een zogeheten uitgebreide partitie, waarbinnen je vervolgens meerdere stations kunt creëren, maar daar kun je normaliter geen besturingssysteem op installeren. MBR kent trouwens nog een andere beperking: die kan een schijf groter dan 2,2 TB kan niet volledig benutten. Het modernere GPT kan theoretisch met zo’n 128 primaire partities overweg en ook de partitiegrootte is nagenoeg onbeperkt.

©PXimport

Van GPT naar MBR

We kunnen ons wel situaties indenken waarin je de partitiestijl van een schijf wilt aanpassen. Je hebt bijvoorbeeld MBR gekozen op een schijf groter dan 2,2 TB of je wilt Windows 64-bit installeren op een UEFI-systeem. Of je hebt meer dan vier primaire partities nodig omdat je nog andere besturingssystemen op je systeem wilt. Of je wilt Windows 10 rechtstreeks naar Windows 11 updaten en dat blijkt niet te lukken.

Zolang je geen logische volumes op die schijf hebt gecreëerd, is de conversie naar GPT een pijnloos proces. Open Schijfbeheer, rechtsklik op het schijfnummer in het grafische overzicht en kies Converteren naar GPT-schijf. Overigens, had je per abuis GPT gekozen en wil je toch MBR, dan tref je hier de optie Converteren naar MBR-schijf aan.

Heb je wel volumes maar hebben de daar opgeslagen data geen belang, dan kun je die desnoods eerst een voor een verwijderen. Klik met rechts op zo’n volume en kies Volume verwijderen / Ja. Zodra de schijf uitsluitend één Niet-toegewezen blok bevat kun je de partitiestijl alsnog aanpassen.

©PXimport

Stijl wijzigen

Maar wat als je volumes niet zomaar wilt verwijderen? Gaat het om pure datavolumes dan kun je overwegen alle bestanden eerst te back-uppen om die naderhand weer terug te zetten. Dit is omslachtig en dan ben je makkelijker af met een partitiebeheerder die zo’n conversie in principe zonder dataverlies kan uitvoeren, zoals Active@ Partition Manager of Minitool Partition Manager. In principe dus, maar we raden je veiligheidshalve aan toch eerst een volledige back-up te nemen (zie kader ‘Veiligheid eerst!’).

We nemen deze laatste app als voorbeeld, temeer omdat we die elders in dit artikel nog gebruiken. Selecteer tijdens de installatie eventueel Continue installing free edition en verwijder het vinkje bij MiniTool ShadowMaker Free en Participate in […]. Duikt na de installatie een pop-upvenster op, plaats dan een vinkje bij Do not show this message again en sluit het venster af.

Start de app op, klik met rechts op betreffende schijf en kies Convert MBR Disk to GPT Disk (of omgekeerd). De gevraagde actie wordt aan de takenlijst toegevoegd, linksonder bij Operations Pending, en deze zet zich door na je bevestiging met Apply / Yes.

©PXimport

Oud wordt nieuw

Je hebt wellicht niet zomaar een nieuwe schijf bij de hand om na te gaan hoe Windows reageert als je zo’n schijf met je systeem verbindt. Heb je nog een oude (interne of externe) schijf liggen waarvan je de data niet langer nodig hebt, dan kun je die geforceerd als een ‘ongebruikte’ schijf laten doorgaan. De truc die we hier voorstellen hebben we trouwens ook al enkele keren kunnen gebruiken wanneer Windows zich op een gebruikte schijf weigerde te laten installeren.

Download de tool HxD. Rechtsklik op de geïnstalleerde app en kies Als administrator uitvoeren. Ga naar het menu Extra’s en kies Open schijf. Bij Fysieke schijven selecteer je de juiste schijf; vergis je hier niet. Verwijder het vinkje bij Open als alleen-lezen. Klik op Sluiten en op OK. Selecteer met de muis de eerste twee fysieke sectoren, sector 0 en sector 1. Ga naar Bewerken, kies Vul selectie, laat Hex-waarden op 00 staan en druk op Sluiten. Open het menu Bestand, kies Opslaan en bevestig met Ja. Nogmaals, vergewis je er eerst van dat je de juiste schijf te pakken hebt!

Overigens kun je met deze tool ook het resultaat van een verse partitionering en formattering bekijken. Veiligheidshalve laat je dan wel het vinkje staan bij Open als alleen-lezen.

©PXimport

Verkleinen

Een (eerste) partitie creëren, koppelen en formatteren is niet eens zo moeilijk. Maar wat als je na verloop van tijd nog een partitie wilt toevoegen, zoals een extra datapartitie naast je Windows-partitie?

Zo’n opdeling kan namelijk zinvol zijn. Het maakt het bijvoorbeeld makkelijker om Windows te herinstalleren zonder je datapartitie in gevaar te brengen en je kunt je data of systeem makkelijker afzonderlijk back-uppen. Anderzijds loop je sneller het risico dat een van deze partities sneller volloopt. Dit is een overweging die je zelf moet maken.

Als het wat meezit kun je zo’n operatie met het Schijfbeheer van Windows uitvoeren. Het komt erop aan de nodige ruimte van je bestaande partitie af te snoepen. Klik met rechts op het bestaande volume en kies Partitie verkleinen. Vul een geschikte waarde in bij Geef op met hoeveel MB de partitie moet worden verkleind en bevestig met Verkleinen. Als het goed is, verschijnt er rechts van de verkleinde partitie nu een blok Niet-toegewezen ruimte en kun je hierin op de gebruikelijke een of meer volumes creëren.

©PXimport

Schalen/verplaatsen

Het kan helaas gebeuren dat de tool klaagt over te weinig vrije schijfruimte binnen de bestaande partitie, ook al lijkt er voldoende plaats beschikbaar. Daar zitten vermoedelijk een aantal niet-verplaatsbare systeembestanden voor iets tussen, zoals wisselbestanden of systeemherstelpunten. Je kunt deze functies wel tijdelijk uitschakelen of de bestanden verplaatsen maar dit is vrij bewerkelijk.

Een betere oplossing is dan MiniTool Partition Wizard. Immers, die herstart desnoods het besturingssysteem om de systeembestanden te deblokkeren. Je kiest hier dan Move/Resize Partition en je verplaatst een van beide pijlknoppen naar binnen; in principe kun je ook beide wat naar binnen verschuiven. Je kunt de verkleinde partitie tevens met de muis verslepen zodat er extra ruimte voor of achter de partitie vrijkomt als je dit wenst. 

Let wel, zulke ingrepen lukken normaliter niet bij ‘gevoelige’ partities, zoals bij de EFI-systeempartitie, tenzij je eerst het vinkje verwijdert bij Using Enhanced Data Protecting Mode. We raden je echter ten stelligste af hier gebruik van te maken wegens te risicovol. Zoals gebruikelijk bij deze tool belandt de gevraagde operatie eerst in Operations Pending en zet deze zich pas door na je bevestiging met Apply. Met Undo verwijder je de geplande ingreep.

©PXimport

Veiligheid eerst!

Iets wijzigen aan de partitionering van een schijf is altijd delicaat. De kleinste misstap kan je met een ontoegankelijke schijf of een onopstartbaar systeem opzadelen. Je maakt dus best vooraf back-ups. Daar bestaan verschillende gratis tools voor, waaronder het gebruiksvriendelijke Easeus Todo Backup Free 2022. Hiermee kun je zowel mappen, partities als complete schijven back-uppen. 

Klik op Select backup contents en kies File of Disk. We gaan even van deze laatste optie uit. Je kunt nu een schijf of een of meer partities selecteren, waarna je een geschikte doellocatie aanduidt. Via Options kun je onder meer Encryption en eventueel een Backup Scheme instellen. Let wel, bij Disk/Volumse Settings laat je de optie Sector by sector backup best ongeselecteerd, tenzij je bewust lege dataclusters (met mogelijk gewiste bestanden) mee wilt kopiëren. 

Met Backup Now start je de procedure en via Browse to Recover kun je data terugzetten. Handig om weten, via Tools / Mount/Unmount kun je door de inhoud van een back-up bladeren voor selectief herstel en via Tools / Create Emergency Disk maak je een opstartbaar herstelmedium aan, ingeval Windows niet meer doorstart.

©PXimport

Gespreid uitbreiden

Het omgekeerde kan natuurlijk ook gebeuren: je wilt partitie A uitbreiden ten koste van de capaciteit van volume B, dat zich onmiddellijk rechts van A situeert. Dat is lastiger dan het lijkt. Immers, zodra je met Schijfbeheer volume B verkleint komt vrije ruimte rechts van dit volume beschikbaar en als je vervolgens de opdracht geeft deze vrijgekomen ruimte aan volume A te koppelen meldt Schijfbeheer je dat de betreffende schijf in een zogeheten ‘dynamische’ schijf zal worden omgezet – voor zover dit al mogelijk blijkt. Je moet wel weten dat je dan niet langer een besturingssysteem vanaf een van deze partities kunt opstarten.

Een eleganter oplossing is dan opnieuw een app als MiniTool Partition Wizard. Die kan namelijk wel volume A aan een niet-aangesloten blok met vrije ruimte koppelen. Op de achtergrond wordt volume B dan wel eerst naar rechts verplaatst zodat de vrije ruimte alsnog meteen achter volume A terechtkomt en een samensmelting mogelijk wordt. 

Rechtsklik op het betreffende volume en kies Extend. In het uitklapmenu bij Take Free Space From selecteer je dan de Unallocated ruimte en bepaal je met de schuifknop hoeveel ruimte je hiervan wilt inpalmen.

©PXimport

Extra manipulaties

Er zijn natuurlijk nog andere operaties die je op partities uit kunt voeren. Je wilt bijvoorbeeld van één partitie twee partities maken. In Schijfbeheer kan dit door die eerst te verkleinen en van de vrijgekomen ruimte maak je vervolgens een nieuwe partitie. 

In MiniTool Partition Wizard kan dit voor de gebruiker in één beweging, via de optie Split. Ook het ‘omgekeerde’ is mogelijk: je wilt twee verschillende partities toch liever samensmelten. Met Schijfbeheer kan dit niet zomaar, maar wel met MiniTool Partition Wizard, althans wanneer het om twee aaneensluitende partities gaat. Rechtsklik op de eerste partitie, kies Merge, druk op Next en selecteer de daaropvolgende partitie.

Gaat het om niet-aaneensluitende partities dan zit er weinig anders op dan eerst de data van de tussenliggende partitie ergens veilig te stellen waarna je die verwijdert en de tweede partitie naar voren plaatst, tot tegen de eerste partitie. Vervolgens kun je beide partitie samensmelten, van de vrijgekomen ruimte weer een partitie maken en je back-up hierop terugplaatsen. Een bewerkelijke operatie dus.

Een partitie tijdelijk verbergen (voor applicaties als de Verkenner) is eveneens mogelijk. Het volstaat de toegekende stationsletter te verwijderen en die naderhand weer toe te kennen. Dat kan vanuit Schijfbeheer (Stationsletter en paden wijzigen) maar uiteraard ook vanuit MiniTool Partition Wizard (Hide Partition / Unhide partition). Let wel: de tijdelijke verwijdering van een stationsletter geeft mogelijk problemen met toegekende snelkoppelingen.

©PXimport

Herstellen

De data van een partitie of een complete schijf onherroepelijk verwijderen zodat in principe geen dataherstel meer mogelijk is heb je zo voor elkaar met MiniTool Partition Wizard. Dit kan handig zijn wanneer je de schijf aan iemand wilt doorgeven of verkopen.

Rechtsklik op het item en kies Wipe Partition of Wipe Disk. De snelle standaardoptie Fill Sectors with Zero volstaat.

Maar wat als je per ongeluk een partitie hebt verwijderd of geherformatteerd? Dan is er nog kans op (data)herstel, zolang je gegevens in het eigenlijke datagebied niet zijn overschreven. Wat MiniTool Partition Wizard betreft is dit helaas alleen mogelijk met de Pro-versie (vanaf circa 59 euro): druk op de knop Partition Recovery, selecteer een schijf, geef aan welke gebied je op potentiële data wilt laten scannen en volg de verdere instructies.

Je kunt het ook proberen met het gratis Lazesoft Recovery Suite Home. Klik op Data Recovery, kies Unformat en selecteer het betreffende station. Druk op Next, kies (initieel) Automatic drive recovery en bevestig met Start Search. Open Lost File Results en duid de extensies aan van de bestanden die je wilt herstellen. Met wat geluk duiken die vervolgens in het rechterpaneel op. Lukt het niet met de optie Unformat, dan kun je het nog proberen met Deep Scan.

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).