Een harde schijf is niet zomaar meteen bruikbaar voor een besturingssysteem. Je moet die namelijk ook partitioneren. Maar zo’n partitie kan weleens nukkig doen, of je wilt een schijf partitioneren. We bespreken enkele mogelijke scenario’s en probleemsituaties.

Stel, je hebt een gloednieuwe schijf gekocht om die als extra dataschijf te gebruiken. Je hebt die goed en wel aangesloten maar in de Verkenner helaas geen spoor. Dit is heel normaal, want de schijf vereist nog een voorbereiding op ‘logisch niveau’, een proces dat uit drie fasen bestaat: initialiseren, partitioneren en formatteren.

Dit merk je meteen als je het ingebouwde schijfbeheer van Windows opent. Druk op Windows+R en voer diskmgmt.msc uit. Detecteert de tool een ‘ongebruikte’ schijf, dan verschijnt automatisch het venster ‘Schijf initialiseren’. 

Of je klikt met rechts op het schijfnummer in het grafische overzicht en je kiest zelf Initialiseren. Je hebt nu de keuze tussen twee partitiestijlen: MBR (Master Boot Record) of GPT (GUID-partitietabel). Normaliter kies je hier voor GPT (zie kader ‘MBR versus GPT’).

©PXimport

Voorbereiding 2 + 3

In de grafische weergave merk je nu één groot Niet-toegewezen schijfblok op, waar Windows nog steeds niets mee kan aanvangen. Klik met rechts op dit blok en kies Nieuw eenvoudig volume. Druk op Volgende en geef aan hoeveel ruimte deze nieuwe aangekoppelde partitie oftewel logisch volume mag inpalmen. Standaard is dit de volledige schijfruimte. 

Bevestig met Volgende, wijs een vrije stationsletter toe en druk op Volgende. Je kunt via de optie Dit volume op basis van de volgende instellingen formatteren al meteen fase drie starten als je dit wenst. Bevestig met Volgende en met Voltooien. Als het goed is, is het station nu klaar voor gebruik en heeft ook de Verkenner het netjes herkend.

©PXimport

MBR versus GPT

Een schijf moet je dus eerst partitioneren, ook al wil je maar één logisch volume. De partitionering kan op twee verschillende manieren gebeuren. Vroeger was dat standaard de MBR-stijl. Op de eerste fysieke sector werd hiervoor een tabel gecreëerd die maximaal vier primaire partities kan aanduiden en het BIOS start op van de partitie die hier als actief staat gemarkeerd. 

Een van deze partities kun je weliswaar inruilen voor een zogeheten uitgebreide partitie, waarbinnen je vervolgens meerdere stations kunt creëren, maar daar kun je normaliter geen besturingssysteem op installeren. MBR kent trouwens nog een andere beperking: die kan een schijf groter dan 2,2 TB kan niet volledig benutten. Het modernere GPT kan theoretisch met zo’n 128 primaire partities overweg en ook de partitiegrootte is nagenoeg onbeperkt.

©PXimport

Van GPT naar MBR

We kunnen ons wel situaties indenken waarin je de partitiestijl van een schijf wilt aanpassen. Je hebt bijvoorbeeld MBR gekozen op een schijf groter dan 2,2 TB of je wilt Windows 64-bit installeren op een UEFI-systeem. Of je hebt meer dan vier primaire partities nodig omdat je nog andere besturingssystemen op je systeem wilt. Of je wilt Windows 10 rechtstreeks naar Windows 11 updaten en dat blijkt niet te lukken.

Zolang je geen logische volumes op die schijf hebt gecreëerd, is de conversie naar GPT een pijnloos proces. Open Schijfbeheer, rechtsklik op het schijfnummer in het grafische overzicht en kies Converteren naar GPT-schijf. Overigens, had je per abuis GPT gekozen en wil je toch MBR, dan tref je hier de optie Converteren naar MBR-schijf aan.

Heb je wel volumes maar hebben de daar opgeslagen data geen belang, dan kun je die desnoods eerst een voor een verwijderen. Klik met rechts op zo’n volume en kies Volume verwijderen / Ja. Zodra de schijf uitsluitend één Niet-toegewezen blok bevat kun je de partitiestijl alsnog aanpassen.

©PXimport

Stijl wijzigen

Maar wat als je volumes niet zomaar wilt verwijderen? Gaat het om pure datavolumes dan kun je overwegen alle bestanden eerst te back-uppen om die naderhand weer terug te zetten. Dit is omslachtig en dan ben je makkelijker af met een partitiebeheerder die zo’n conversie in principe zonder dataverlies kan uitvoeren, zoals Active@ Partition Manager of Minitool Partition Manager. In principe dus, maar we raden je veiligheidshalve aan toch eerst een volledige back-up te nemen (zie kader ‘Veiligheid eerst!’).

We nemen deze laatste app als voorbeeld, temeer omdat we die elders in dit artikel nog gebruiken. Selecteer tijdens de installatie eventueel Continue installing free edition en verwijder het vinkje bij MiniTool ShadowMaker Free en Participate in […]. Duikt na de installatie een pop-upvenster op, plaats dan een vinkje bij Do not show this message again en sluit het venster af.

Start de app op, klik met rechts op betreffende schijf en kies Convert MBR Disk to GPT Disk (of omgekeerd). De gevraagde actie wordt aan de takenlijst toegevoegd, linksonder bij Operations Pending, en deze zet zich door na je bevestiging met Apply / Yes.

©PXimport

Oud wordt nieuw

Je hebt wellicht niet zomaar een nieuwe schijf bij de hand om na te gaan hoe Windows reageert als je zo’n schijf met je systeem verbindt. Heb je nog een oude (interne of externe) schijf liggen waarvan je de data niet langer nodig hebt, dan kun je die geforceerd als een ‘ongebruikte’ schijf laten doorgaan. De truc die we hier voorstellen hebben we trouwens ook al enkele keren kunnen gebruiken wanneer Windows zich op een gebruikte schijf weigerde te laten installeren.

Download de tool HxD. Rechtsklik op de geïnstalleerde app en kies Als administrator uitvoeren. Ga naar het menu Extra’s en kies Open schijf. Bij Fysieke schijven selecteer je de juiste schijf; vergis je hier niet. Verwijder het vinkje bij Open als alleen-lezen. Klik op Sluiten en op OK. Selecteer met de muis de eerste twee fysieke sectoren, sector 0 en sector 1. Ga naar Bewerken, kies Vul selectie, laat Hex-waarden op 00 staan en druk op Sluiten. Open het menu Bestand, kies Opslaan en bevestig met Ja. Nogmaals, vergewis je er eerst van dat je de juiste schijf te pakken hebt!

Overigens kun je met deze tool ook het resultaat van een verse partitionering en formattering bekijken. Veiligheidshalve laat je dan wel het vinkje staan bij Open als alleen-lezen.

©PXimport

Verkleinen

Een (eerste) partitie creëren, koppelen en formatteren is niet eens zo moeilijk. Maar wat als je na verloop van tijd nog een partitie wilt toevoegen, zoals een extra datapartitie naast je Windows-partitie?

Zo’n opdeling kan namelijk zinvol zijn. Het maakt het bijvoorbeeld makkelijker om Windows te herinstalleren zonder je datapartitie in gevaar te brengen en je kunt je data of systeem makkelijker afzonderlijk back-uppen. Anderzijds loop je sneller het risico dat een van deze partities sneller volloopt. Dit is een overweging die je zelf moet maken.

Als het wat meezit kun je zo’n operatie met het Schijfbeheer van Windows uitvoeren. Het komt erop aan de nodige ruimte van je bestaande partitie af te snoepen. Klik met rechts op het bestaande volume en kies Partitie verkleinen. Vul een geschikte waarde in bij Geef op met hoeveel MB de partitie moet worden verkleind en bevestig met Verkleinen. Als het goed is, verschijnt er rechts van de verkleinde partitie nu een blok Niet-toegewezen ruimte en kun je hierin op de gebruikelijke een of meer volumes creëren.

©PXimport

Schalen/verplaatsen

Het kan helaas gebeuren dat de tool klaagt over te weinig vrije schijfruimte binnen de bestaande partitie, ook al lijkt er voldoende plaats beschikbaar. Daar zitten vermoedelijk een aantal niet-verplaatsbare systeembestanden voor iets tussen, zoals wisselbestanden of systeemherstelpunten. Je kunt deze functies wel tijdelijk uitschakelen of de bestanden verplaatsen maar dit is vrij bewerkelijk.

Een betere oplossing is dan MiniTool Partition Wizard. Immers, die herstart desnoods het besturingssysteem om de systeembestanden te deblokkeren. Je kiest hier dan Move/Resize Partition en je verplaatst een van beide pijlknoppen naar binnen; in principe kun je ook beide wat naar binnen verschuiven. Je kunt de verkleinde partitie tevens met de muis verslepen zodat er extra ruimte voor of achter de partitie vrijkomt als je dit wenst. 

Let wel, zulke ingrepen lukken normaliter niet bij ‘gevoelige’ partities, zoals bij de EFI-systeempartitie, tenzij je eerst het vinkje verwijdert bij Using Enhanced Data Protecting Mode. We raden je echter ten stelligste af hier gebruik van te maken wegens te risicovol. Zoals gebruikelijk bij deze tool belandt de gevraagde operatie eerst in Operations Pending en zet deze zich pas door na je bevestiging met Apply. Met Undo verwijder je de geplande ingreep.

©PXimport

Veiligheid eerst!

Iets wijzigen aan de partitionering van een schijf is altijd delicaat. De kleinste misstap kan je met een ontoegankelijke schijf of een onopstartbaar systeem opzadelen. Je maakt dus best vooraf back-ups. Daar bestaan verschillende gratis tools voor, waaronder het gebruiksvriendelijke Easeus Todo Backup Free 2022. Hiermee kun je zowel mappen, partities als complete schijven back-uppen. 

Klik op Select backup contents en kies File of Disk. We gaan even van deze laatste optie uit. Je kunt nu een schijf of een of meer partities selecteren, waarna je een geschikte doellocatie aanduidt. Via Options kun je onder meer Encryption en eventueel een Backup Scheme instellen. Let wel, bij Disk/Volumse Settings laat je de optie Sector by sector backup best ongeselecteerd, tenzij je bewust lege dataclusters (met mogelijk gewiste bestanden) mee wilt kopiëren. 

Met Backup Now start je de procedure en via Browse to Recover kun je data terugzetten. Handig om weten, via Tools / Mount/Unmount kun je door de inhoud van een back-up bladeren voor selectief herstel en via Tools / Create Emergency Disk maak je een opstartbaar herstelmedium aan, ingeval Windows niet meer doorstart.

©PXimport

Gespreid uitbreiden

Het omgekeerde kan natuurlijk ook gebeuren: je wilt partitie A uitbreiden ten koste van de capaciteit van volume B, dat zich onmiddellijk rechts van A situeert. Dat is lastiger dan het lijkt. Immers, zodra je met Schijfbeheer volume B verkleint komt vrije ruimte rechts van dit volume beschikbaar en als je vervolgens de opdracht geeft deze vrijgekomen ruimte aan volume A te koppelen meldt Schijfbeheer je dat de betreffende schijf in een zogeheten ‘dynamische’ schijf zal worden omgezet – voor zover dit al mogelijk blijkt. Je moet wel weten dat je dan niet langer een besturingssysteem vanaf een van deze partities kunt opstarten.

Een eleganter oplossing is dan opnieuw een app als MiniTool Partition Wizard. Die kan namelijk wel volume A aan een niet-aangesloten blok met vrije ruimte koppelen. Op de achtergrond wordt volume B dan wel eerst naar rechts verplaatst zodat de vrije ruimte alsnog meteen achter volume A terechtkomt en een samensmelting mogelijk wordt. 

Rechtsklik op het betreffende volume en kies Extend. In het uitklapmenu bij Take Free Space From selecteer je dan de Unallocated ruimte en bepaal je met de schuifknop hoeveel ruimte je hiervan wilt inpalmen.

©PXimport

Extra manipulaties

Er zijn natuurlijk nog andere operaties die je op partities uit kunt voeren. Je wilt bijvoorbeeld van één partitie twee partities maken. In Schijfbeheer kan dit door die eerst te verkleinen en van de vrijgekomen ruimte maak je vervolgens een nieuwe partitie. 

In MiniTool Partition Wizard kan dit voor de gebruiker in één beweging, via de optie Split. Ook het ‘omgekeerde’ is mogelijk: je wilt twee verschillende partities toch liever samensmelten. Met Schijfbeheer kan dit niet zomaar, maar wel met MiniTool Partition Wizard, althans wanneer het om twee aaneensluitende partities gaat. Rechtsklik op de eerste partitie, kies Merge, druk op Next en selecteer de daaropvolgende partitie.

Gaat het om niet-aaneensluitende partities dan zit er weinig anders op dan eerst de data van de tussenliggende partitie ergens veilig te stellen waarna je die verwijdert en de tweede partitie naar voren plaatst, tot tegen de eerste partitie. Vervolgens kun je beide partitie samensmelten, van de vrijgekomen ruimte weer een partitie maken en je back-up hierop terugplaatsen. Een bewerkelijke operatie dus.

Een partitie tijdelijk verbergen (voor applicaties als de Verkenner) is eveneens mogelijk. Het volstaat de toegekende stationsletter te verwijderen en die naderhand weer toe te kennen. Dat kan vanuit Schijfbeheer (Stationsletter en paden wijzigen) maar uiteraard ook vanuit MiniTool Partition Wizard (Hide Partition / Unhide partition). Let wel: de tijdelijke verwijdering van een stationsletter geeft mogelijk problemen met toegekende snelkoppelingen.

©PXimport

Herstellen

De data van een partitie of een complete schijf onherroepelijk verwijderen zodat in principe geen dataherstel meer mogelijk is heb je zo voor elkaar met MiniTool Partition Wizard. Dit kan handig zijn wanneer je de schijf aan iemand wilt doorgeven of verkopen.

Rechtsklik op het item en kies Wipe Partition of Wipe Disk. De snelle standaardoptie Fill Sectors with Zero volstaat.

Maar wat als je per ongeluk een partitie hebt verwijderd of geherformatteerd? Dan is er nog kans op (data)herstel, zolang je gegevens in het eigenlijke datagebied niet zijn overschreven. Wat MiniTool Partition Wizard betreft is dit helaas alleen mogelijk met de Pro-versie (vanaf circa 59 euro): druk op de knop Partition Recovery, selecteer een schijf, geef aan welke gebied je op potentiële data wilt laten scannen en volg de verdere instructies.

Je kunt het ook proberen met het gratis Lazesoft Recovery Suite Home. Klik op Data Recovery, kies Unformat en selecteer het betreffende station. Druk op Next, kies (initieel) Automatic drive recovery en bevestig met Start Search. Open Lost File Results en duid de extensies aan van de bestanden die je wilt herstellen. Met wat geluk duiken die vervolgens in het rechterpaneel op. Lukt het niet met de optie Unformat, dan kun je het nog proberen met Deep Scan.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).