Heb je een oudere computer die niet voldoet aan de overijverige eisen van Windows 11? Of heb je een pc met Windows 7 die je toch graag bij de tijd brengt? Dan is het tijd om te kijken naar Windowsfx. Dit is een lichtgewicht Linux-versie van Windows, waardoor je minder afhankelijk bent van zware systeemeisen. Wij helpen je op weg.

Tijd om kennis te maken met Windowsfx. Dit alternatief voor Windows is gebaseerd op Linux. Mogelijk heb je al vaker overwogen om de overstap naar Linux te maken, maar heeft de andere omgeving je ervan weerhouden om Windows daadwerkelijk vaarwel te zeggen. Juist voor die situaties is Windowsfx het proberen waard. Dit besturingssysteem lijkt niet alleen als twee druppels water op Windows 10 en Windows 11, maar vertoont ook hetzelfde gedrag.

Ook de features komen in de buurt van Windows. Zo beschikt Windowsfx over Office-onderdelen, zoals Word en Excel. Ook vind je Microsoft-specifieke apps terug, zoals Edge, PowerShell en Teams. Heb je een Windows-programma dat je graag gebruikt, in de vorm van een exe- of msi-bestand? Je kunt het met Windowsfx gebruiken!

Windowsfx is gebaseerd op het Linuxfx-besturingssysteem. Hoewel de technologische basis dus wordt gedeeld, heeft Windowsfx een eigen ontwikkelschema en -pad. Er wordt volop aan het besturingssysteem gewerkt: maandelijks verschijnen nieuwe versies, met extra functies en nieuwe onderdelen.

Windowsfx vertoont op het gebied van uiterlijk en functionaliteit grote gelijkenis met Windows van Microsoft. Dat is ook precies het doel dat de makers hebben nagestreefd. Iedereen die bekend is met Windows, kan relatief eenvoudig aan de slag met Windowsfx. 

Ten opzichte van Windows heeft Windowsfx een paar belangrijke onderscheidende kenmerken. Zo heb je geen ingewikkelde hardware-onderdelen nodig: Windowsfx werkt op computers zonder TPM-module (een eis die bijvoorbeeld wél wordt gesteld door Windows 11) en is niet afhankelijk van een BIOS die secure boot ondersteunt.

Systeemeisen

Interessant aan Windowsfx zijn de systeemeisen. Zorg ervoor dat de computer beschikt over een Intel-compatibele processor met minimaal twee cores (zorg bij voorkeur voor minstens vier cores). Ook het werkgeheugen is belangrijk, maar gelukkig relatief laag: 2 GB. Zorg verder voor minimaal 20 GB vrije schijfruimte.

Om prettig te kunnen doorwerken, maak je bij voorkeur gebruik van een ssd met minstens 64 GB capaciteit. Voor de oplettende lezer: die eisen komen min of meer overeen met de systeemeisen van Windows 7, een besturingssysteem dat alweer enige tijd geleden is uitgebracht. In de praktijk betekent dit dat de meeste huidige computers prima overweg kunnen met Windowsfx.

Downloaden maar …

Download Windosfx hier. Het besturingssysteem wordt uitgebracht in twee smaken: Free Edition en Professional. Het is verstandig om eerst te beginnen met de gratis variant. Ben je tevreden, dan kun je de overstap naar de betaalde versie maken. Je betaalt hiervoor ongeveer 35 euro.

De betaalde versie heeft flink meer functies. Zo ondersteunt Professional onder meer het gebruik van Android-apps en -spellen. Ook bevat de bestandsmanager ondersteuning voor OneDrive, zodat je eenvoudig bestanden extern kunt opslaan. 

Bij het downloaden kun je kiezen voor twee versies: de ene versie heeft het uiterlijk van Windows 10 (Plasma-Win10.theme), terwijl de andere variant het uiterlijk van Windows 11 gebruikt (Plasma-Win11-theme). In dit artikel nemen we het Windows 11-thema als uitgangspunt, maar onder de motorkap zijn beide varianten gelijk.

©PXimport

Installeren

Er zijn verschillende manieren om Windowsfx te gebruiken. De meest gangbare is via een installatie. Hiermee vervang je het huidige besturingssysteem door Windowsfx. Je maakt hiervoor een opstartbare usb-stick aan, waarop je de installatiebestanden van Windowsfx plaatst.

Een goed programma is Rufus. Eenmaal geïnstalleerd, open je Rufus en wijs je de lege usb-stick aan. Bij Opstartselectie kies je voor Schijf of ISO-image. Klik hierna op Selecteren. Wijs nu het gedownloade isb-bestanden van Windowsfx aan. Controleer de instellingen en klik op Starten om de usb-stick te maken. Vervolgens start je de computer opnieuw op en kies je ervoor om te starten vanaf usb-stick.

Kies in het opstartmenu voor Windowsfx. Het besturingssysteem wordt geladen en is direct klaar voor gebruik, zonder installatie. Die modus noemen we de live-versie. Windowsfx is nog niet geïnstalleerd, maar kan wel deels worden gebruikt. Wij kiezen ervoor om Windowsfx wel degelijk te installeren en leggen in de volgende stappen uit hoe je te werk gaat. De installatieroute geniet de voorkeur voor de beste prestaties.

Probleemloos uitproberen

Ben je benieuwd naar de werking en functies van Windowsfx, maar vind je een volledige overstap nog iets te voorbarig? Je kunt Windowsfx in een virtuele machine installeren en hiermee verkennen. Zo ondersteunt VMware Player de installatie van Windowsfx. 

Je vindt de nieuwste versie hiervan op www.kwikr.nl/vmware. Ook kun je gebruikmaken van Oracle VM VirtualBox. Wij hebben beide virtuele machines geprobeerd. In de praktijk gaf de installatie binnen VMware Player de beste prestaties.

©PXimport

Bureaublad

De eerste keer dat je de machine met Windowsfx opstart, verschijnt het bureaublad. Afhankelijk van welke versie je hebt gekozen, herken je direct het Windows 10- of Windows 11-bureaublad. Onderin vind je de welbekende taakbalk en pictogrammen naar bekende onderdelen, zoals Edge, de verkenner en Teams.

Op het bureaublad vind je het pictogram Install system. Dubbelklik hierop. Het installatieprogramma wordt geopend. In het eerste venster kies je de gewenste taal. Onder meer Nederlands en Engels worden ondersteund. Hoewel de Nederlandse vertaling op het moment van schrijven relatief uitgebreid is, zijn helaas nog niet alle onderdelen vertaald. In de door ons bekeken versie is het verderop besproken instellingenvenster bijvoorbeeld nog alleen beschikbaar in de Engelse taal.

Na je taalkeuze klik je op Volgende. Hierna geef je de gewenste regio aan. Klik niet meteen door: op onze testsystemen werd – ondanks de opgaaf van Nederlandse taal – alsnog standaard gekozen voor de Verenigde Staten als locatie. Klik op Volgende en kies het toetsenbord. Let ook hier goed op en kies het toetsenbord dat overeenkomt met de gebruikte indeling. In veel gevallen is dat niet Dutch, maar English (US).

In het volgende venster geef je aan hoe het besturingssysteem moet worden geïnstalleerd. Net als bij Windows heb je hier de mogelijkheid om de schijf volledig te wissen en als één partitie te gebruiken (Wis schijf) of in meerdere segmenten te verdelen (Handmatig partitioneren). 

Wij kiezen voor één partitie en laten Windowsfx de schijf volledig wissen en in beslag nemen. Ga je voor extra zekerheid, dan kun je de inhoud van de schijf bovendien versleutelen: plaats een vinkje bij de optie Encrypteer systeem. Het installeren van Windowsfx neemt door deze keuze iets meer tijd in beslag.

In het scherm erna geef je gebruikersnaam en wachtwoord van de hoofdgebruiker op. Ben je de enige gebruiker van de computer en heb je geen behoefte om je telkens aan te melden? Plaats dan een vinkje bij Automatisch aanmelden zonder wachtwoord te vragen. De eindstreep is in zicht: bevestig met een klik op Installeer. De installatie neemt ongeveer vijftien minuten in beslag. Na de installatie start je de computer opnieuw op.

©PXimport

Configureren

In tegenstelling tot Windows, vraagt Windowsfx nog wel wat aandacht op het gebied van configuratie. Zorg er eerst voor dat alle systeembestanden zijn bijgewerkt. Dat gebeurt niet automatisch. Direct na installatie verschijnt een pop-upmelding: klik op Bijwerkitems bekijken. Klap de sectie Opwaardering van systeem uit om te zien welke onderdelen klaar zijn om te worden vervangen. Kies voor Alles bijwerken en bevestig met een klik op Verdergaan.

Tijd om de gebruikersomgeving verder te verkennen. Via de taakbalk onderin heb je toegang tot het startmenu en de apps. De opbouw is grotendeels gelijk aan de opbouw van het startmenu van Windows. We zien uiteraard een paar verschillen. Zo is de bekende verkenner weliswaar aanwezig, maar maak je in Windowsfx gebruik van een kloon: Delphin. Zoals je merkt, is de werking verder gelijk aan die van de verkenner uit Windows 10 en Windows 11.

Wil je aan de slag met Windows-programma’s? Je kunt deze gebruiken binnen Windowsfx. De instellingen hiervoor vind je via het instellingenvenster: open het Startmenu en klik op de knop met het tandwiel. In de sectie System kies je voor MS-Windows Support. Je vindt die optie rechtsboven in het venster. 

Een wizard wordt geopend. Kies voor de optie Install additional compatibility modules automatically. Klik op Advance. De instellingen worden van toepassing. Klik op Installeren als Windowsfx aangeeft dat er aanvullende onderdelen nodig zijn.

©PXimport

Onderdelen

Bepaal zelf welke onderdelen je in Windowsfx gebruikt. Open het instellingenvenster en kies Applications. Kies voor Apps and Features. Links vind je de verschillende categorieën. Bij Toepassingen vind je uiteenlopende apps en games. Deze zijn ontwikkeld door de community. Kies een categorie (bijvoorbeeld Kantoor of Multimedia) als je naar een specifiek programma op zoek bent.

Onder Plasma Extra’s en Plasma Widgets kun je functies voor Windowsfx toevoegen. Kies voor Geïnstalleerd voor een overzicht van de onderdelen die momenteel op het systeem aanwezig zijn. Hier kun je ook onderdelen deïnstalleren als je ze niet gebruikt, via de knop Verwijderen.

©PXimport

Naar je hand zetten

Net als Windows 11 ondersteunt Windowsfx het gebruik van widgets. Dit zijn compacte programma’s die een specifieke functie uitvoeren of informatie over een onderdeel geven. Je bepaalt zelf welke widgets worden gebruikt. Klik met de rechtermuisknop op de taakbalk en kies Widgets toevoegen. Kies meteen voor Nieuwe widgets ophalen. Hiermee zorg je ervoor dat de collectie up-to-date is.

Er zijn verschillende widgets beschikbaar. Enkele springen er wat betreft nut tussenuit. Zo geeft Activiteit van de vaste schijf gedetailleerd weer hoe de harde schijf wordt ingezet. Ook interessant zijn de widgets Activiteiten en Activiteitenbalk. Je ziet hiermee in één keer weke processen actief zijn en hebt daardoor meer controle over het bronnengebruik van het besturingssysteem. Voeg ook Geheugengebruik toe, zodat je in de gaten kunt houden hoeveel geheugen door de machine wordt gebruikt.

Via de bewerkingsmodus van Windowsfx kun je de taakbalk en andere prominente onderdelen van de gebruikersomgeving aanpassen. Klik wederom met de rechtermuisknop op de taakbalk en kies Bewerkingsmodus ingaan. Bij Paneelhoogte bepaal je hoe hoog de taakbalk is. Bovenin vind je de optie Bureaublad en achtergrond configureren. Hiermee bepaal je de indeling van het bureaublad en kies je een aangepaste achtergrond.

Wil je het uiterlijk volledig veranderen, inclusief pictogrammen? Klik dan op Globaal thema kiezen. Standaard heeft Windowsfx een drietal thema’s in huis, maar via de knop Nieuwe globale thema’s ophalen kun je aanvullende thema’s selecteren. Plaats een vinkje bij Indeling van het bureaublad uit het thema gebruiken, zodat ook instellingen als een aangepaste taakbalkpositie worden meegenomen. Als je terug wilt naar de oorspronkelijke instellingen, klik je op Standaard.

©PXimport

Beveiliging

Niet onbelangrijk: de beveiliging van je computer. In Windowsfx is hieraan gelukkig ook aandacht besteed, maar in beperkte mate. Open het instellingenvenster via het startmenu. Kies vervolgens voor Privacy and Security. Kies nu voor Windowsfx Security. Standaard is de firewall van Windowsfx uitgeschakeld. Wil je extra bescherming, dan schakel je deze in.

Zet een kruisje bij Ingeschakeld bij de optie Firewall-status. Via Logs bekijken kun je zien welke acties door de firewall zijn uitgevoerd. Via hetzelfde venster van Privacy and Security heb je toegang tot de instellingen voor wachtwoorden (klik op System Keyring) en de sectie met instellingen voor het indexeren van bestanden (Searching in Windowsfx). Je gebruikt die laatste sectie om te bepalen of Windowsfx mag zoeken in de bestanden en of verborgen bestanden en mappen ook mogen worden geïndexeerd. Werkt de machine traag, dan kun je het indexeren van de bestanden en mappen tijdelijk onderbreken. Klik op Indexering pauzeren.

Over beveiliging gesproken: in Windowsfx vinden we een ingebouwde bestandskluis. Bestanden die je hierin bewaart, worden aanvullend versleuteld. De kluis integreert goed met de rest van het besturingssysteem, waardoor deze in de praktijk erg nuttig is. In de taakbalk bij de klok, klik je op de knop Verborgen pictogrammen weergeven. Je herkent de knop aan het opstaande pijltje (^). Kies vervolgens voor Kluizen en klik op Een nieuwe kluis aanmaken.

©PXimport

Geef de kluis een naam en klik op Volgende. Geef een sterk wachtwoord op. In de balk onder het wachtwoordvak zie je hoe sterk het opgegeven wachtwoord is. Klik op Volgende. In het eindvenster kies je voor Gebruik de standaard vercijfering. 

Wil je helemaal geen risico nemen, dan kun je de computer zelfs tijdelijk offline schakelen wanneer je de kluis opent. Spreekt die optie je aan, dan kies je voor Ga offline terwijl deze kluis open is(schakel netwerken en bluetooth uit). Klik tot slot op Aanmaken. De kluis is gemaakt en klaar voor gebruik. Je opent de kluis via de eerdergenoemde optie Kluis in het notificatievenster.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).