Als het kalf verdronken is, dempt men de put. Als er één spreekwoord van toepassing is op veel computergebruikers, dan is het deze wel. Je voelt immers pas het belang van een back-up als de harde schijf is gecrasht of als ransomware alle gegevens heeft versleuteld, en er géén veilige kopie is. Dat is ook het moment dat iedereen weet wat hij had moeten doen, namelijk back-ups maken. Gelukkig is het maken van professionele back-ups makkelijker dan ooit.

Dat je een Windows-computer moet beveiligen, weet iedereen, daarom installeert iedereen antivirussoftware. Maar met alleen een antivirusprogramma ben je er niet, de gegevens op een pc lopen meer risico’s dan alleen door malware. Gebruikers maken fouten, een harde schijf kan crashen, een notebook kan verloren raken of gestolen worden. Heb je dan geen back-up, dan zijn je gegevens ook echt weg. Regelmatig back-ups maken is daarom noodzakelijk. Toch heeft lang niet iedereen z’n back-ups goed op orde, waardoor ze het risico lopen om bijvoorbeeld jarenlang werk aan Word- en Excel-documenten en ook de totale digitale foto- en video-collectie kwijt te raken.

01 Drie-twee-één

Hoeveel back-ups heb je eigenlijk nodig? Een goede vuistregel is de 3-2-1-regel: 3 back-ups, op 2 media, waarvan 1 buitenshuis.

Met drie back-ups bedoelen we drie complete kopieën op drie verschillende momenten gemaakt. Met elk moet het mogelijk zijn om, onafhankelijk van de andere twee, alle gegevens te herstellen. Met twee media worden twee verschillende opslagsoorten bedoeld, bijvoorbeeld een harde schijf en cloudopslag, of een harde schijf en een nas. Dat je één van die drie back-ups buitenshuis moet bewaren klinkt lastig, maar denk praktisch: op je werk, bij familie of bij vrienden, het zijn allemaal goede locaties om een back-up neer te leggen. En uit wederkerigheid leg je er een van hen bij jou thuis. Zeker wanneer je voor langere tijd van huis weg bent, bijvoorbeeld als je op vakantie gaat, is het onverstandig alle gegevens plus alle back-ups alleen thuis te hebben.

Met deze regel voor echt goed (professioneel) back-uppen in het achterhoofd, gaan we in dit artikel aan de slag met de betaalde software Acronis True Image 2017 – Standard 1-Year Subscription. Deze software kost 40 euro per jaar (op het moment van schrijven afgeprijsd naar 30 euro per jaar) en biedt gelijk 50 GB cloud-back-up. Dat is ideaal om één van je back-ups in de cloud en dus gelijk buitenshuis te bewaren.

©PXimport

Alternatieve software

©PXimport

02 Kopie of back-up?

Een back-up is eigenlijk niets anders dan ‘een kopie’. Gaat het origineel stuk, dan gebruik je de kopie. Zo eenvoudig als het klinkt, is het helaas niet. Zo is niet elke kopie altijd een back-up. Staat de kopie op dezelfde harde schijf als het origineel en crasht die schijf, dan was er wel een kopie maar is er geen back-up. Staat de kopie op een andere schijf in dezelfde computer, dan is het weer wel een back-up, tenzij niet de harde schijf crashte maar ransomware alle schijven versleutelde. Dan heb je er nog niets aan. En wat als de kopie zes maanden geleden is gemaakt, is het dan een back-up? En wat als je wel een back-up hebt, maar niet het programma om de gegevens terug te zetten? Kortom, een back-up is pas nuttig als je daarmee binnen een acceptabele tijd en tegen een haalbare inspanning, zo veel mogelijk van de oorspronkelijke gegevens terug kunt zetten.

©PXimport

03 Wat back-uppen?

De vraag wat je moet back-uppen is niet zo moeilijk te beantwoorden: alles wat nodig is om na een computerprobleem zo snel mogelijk weer aan het werk te kunnen. De back-up omvat dus in elk geval de eigen bestanden zoals documenten, foto’s en video’s, maar ook alles wat nodig is om de gegevens te kunnen herstellen. Dus ook Windows hoort bij de back-up en ook het back-upprogramma en misschien een wachtwoord of licentiesleutel. En hoewel dit allemaal nodig is, betekent dit niet dat dit allemaal op dezelfde wijze geback-upt moet worden, of dat dit allemaal met elkaar moet. Omdat je mogelijk vaker de data zult willen back-uppen dan Windows (en ook om opslagruimte te besparen), is het aan te bevelen het systeemherstel los te maken van het gegevensherstel.

©PXimport

RPO en RTO

©PXimport

04 Systeemback-up

Windows 10 biedt de mogelijkheid de Windows-installatie te back-uppen om daarmee na een incident de pc te herstellen. Dit is een Windows 7-functie die niet meer wordt ontwikkeld, zo lijkt het, en met maar beperkte mogelijkheden. Zo kun je maar één systeemback-up maken en deze alleen herstellen op dezelfde pc. Allemaal beperkingen die de software Acronis True Image niet heeft. Zoals gezegd gaan we aan de slag met de standaard 1-Year Subscription. Na de trial van dertig dagen betaal je voor een licentie voor één systeem 40 euro per jaar (momenteel 30 euro).

Download de trialversie en installeer het programma. Kies Hulpprogramma’s / Rescue Media Builder. Maak een hersteldisk op dvd of usb-stick. Is dat klaar, klik dan op Back-up maken / Back-up toevoegen. Geef de back-up een naam en klik op Volledige PC / Schijven en partities en selecteer hier de Windows-schijf. Klik op OK. Klik dan op Acronis Cloud en verander de bestemming naar een schijf met flinke opslagruime. Twee voorbeelden van speciaal voor dit doel ontwikkelde producten zijn de opslagapparaten WD My Book en Seagate Backup Plus. Klik dan op Nu een back-up maken. Als de back-up klaar is, kun je altijd de pc herstellen door de computer op te starten vanaf de hersteldisk, de back-up te selecteren, daarna de schijf met de defecte Windows-installatie te selecteren en deze te laten herstellen. Minder dan een kwartiertje later kun je weer verder of kun je – bij een grotere ramp – beginnen met het herstel van de eigen bestanden.

©PXimport

05 Hoeveel eigen bestanden

De eigen documenten, foto’s en video’s kunnen zich in theorie overal op de pc bevinden, maar staan bij een standaard Windows-inrichting altijd in de map C:\Gebruikers. In die map vind je submappen: één voor elk account waarmee minimaal één keer is ingelogd op de computer. In elk van die submappen staan van elke gebruiker de bekende standaardmappen om bestanden te bewaren, zoals Afbeeldingen, Documenten, Muziek, Video’s maar ook het Bureaublad. Wanneer je nu deze mappen back-upt, dan heb je van alle gebruikers van de pc, de eigen bestanden. Voordat je gaat back-uppen is het belangrijk te weten hoeveel gegevens je gaat back-uppen. Dat gegeven is nogal bepalend voor de plek waar je die eigen gegevens gaat bewaren. Start daarom Windows Verkenner op en klik in de linkerkantlijn op Deze pc. Rechts zie je nu de schijf C. Dubbelklik daarop om die te openen. Nu zie je de map Gebruikers. Klik daar met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Laat nu Windows even tellen tot het de totale grootte van de bestanden in de mappen van de gebruikers heeft opgeteld.

06 Back-upmedia

Een back-up moet je dus niet bewaren op dezelfde schijf als waar de originele gegevens staan, en beter ook niet op dezelfde pc. Er zijn ook voldoende andere opties om uit te kiezen, zoals een externe usb-schijf, een nas of de cloud. Het enige middel dat eigenlijk inmiddels niet meer courant is, is de recordable cd en dvd. Te klein, te duur en onvoldoende herbruikbaar. Maar ook de andere media hebben nadelen waar je rekening mee moet houden bij je keuze.

Een usb-schijf is goedkoop en snel en je houdt altijd de volledige controle over de back-up. Met twee of drie snelle externe schijven kun je bovendien rouleren en er altijd een of twee op je werk of bij familie bewaren. Zorg dan wel dat je de schijf of de back-up dan versleutelt. Dat kan Acronis True Image doen, maar je kunt het ook zelf met een programma als VeraCrypt. De functionaliteit van een nas is voor back-up vergelijkbaar met de externe schijf, alleen is de nas duurder. Wel kan een nas met meerdere schijven via RAID beschermen tegen een falende schijf, en is deze oplossing dus minder kwetsbaar dan de usb-schrijf. Vaak staat een nas dicht bij de pc, wat dan weer kwetsbaarder is voor bijvoorbeeld diefstal. De cloud is een prima back-upoplossing met als voordeel dat de back-up niet in je eigen huis staat. Maar cloud is, zeker bij grote back-ups, al snel duur en doordat alle data over het internet gaan is het ook traag. Bovendien kan ook een cloudleverancier fouten maken of failliet gaan waardoor je je gegevens kwijt bent. Bij de software waarvoor wij hier kozen krijg je 50 GB cloud-ruimte, extra ruimte kun je bijkopen (bijvoorbeeld het abonnement met 500 GB cloud-ruimte kost je 20 euro per jaar extra).

©PXimport

07 Mobiele apparaten

Steeds meer gegevens staan niet meer op een computer, maar op een mobiel apparaat. Dat kan nog een notebook of MacBook zijn, maar steeds vaker is het een tablet of smartphone. Ook op die apparaten worden gegevens aangemaakt en verzameld en een deel daarvan zul je zeker willen bewaren en moeten back-uppen. De uitdaging om geen gegevens kwijt te raken, is er door de komst van mobiele apparaten niet kleiner op geworden. Acronis biedt bij True Image ook apps voor Android en iOS waarmee je de gegevens op deze apparaten kunt back-uppen naar de cloud of de eigen pc. Het laatste werkt erg eenvoudig. Start True Image en kies Dashboard / Back-up mobiel apparaat. Er verschijnt nu een QR-code in beeld. Pak dan de smartphone of tablet en start de Acronis-app. Klik op Change destination / Back-up to computer / I alread have it / Scan QR code en scan met de smartphone of tablet de QR-code in het scherm van Acronis True Image. Selecteer wat je wilt back-uppen, typ eventueel een wachtwoord bij Backup encryption / Set password en klik dan op Back-up now.

Makkelijkere mobiele back-up

©PXimport

08 Back-up maken

Eigenlijk is alles nu geregeld om goed te gaan back-uppen. We hebben een image van het systeem gemaakt die we kunnen herstellen via een hersteldisk, zodat je altijd weer een werkende Windows mét de back-upsoftware hebt. Je hebt ook achterhaald hoeveel gegevens je wilt back-uppen en je hebt een keuze gemaakt voor de plek waar je de back-ups gaat bewaren. Vooral het wisselen met externe schijven is erg handig, zeker door de mogelijkheid om een of enkele back-ups dan op een andere locatie te bewaren. Let er dan wel op die schijven te versleutelen, maar je kunt ook volstaan met het versleutelen van de back-up.

Sluit nu de eerste externe schijf aan op de computer, liefst op een usb3-poort omdat dit de snelheid flink ten goede komt. Start dan het back-upprogramma en kies Back-up toevoegen. Selecteer de gegevens die je wilt back-uppen, in dit geval Bestanden en mappen en blader naar de gebruikersmappen. Selecteer die en klik op OK. Selecteer dan de bestemming van de back-up, in dit geval de externe usb-schijf. Klik dan op Nu een back-up maken. Wil je de back-up beveiligen, klik dan nog even eerst op Back-up coderen en voer tweemaal het wachtwoord in. Bevestig met Opslaan en bewaar het wachtwoord goed, zonder dat kom je nooit meer bij de gegevens.

©PXimport

Een schijf versleutelen

©PXimport

09 Back-up naar de cloud

Een back-up in de cloud is vooral geschikt voor een kleinere selectie van heel belangrijke gegevens die je nog eens extra in een goed beveiligd professioneel rekencentrum wilt bewaren. Veel back-upprogramma’s en ook harde schijven bieden inmiddels, vaak wel tegen extra betaling, ook online opslag en die is prima hiervoor te gebruiken. Klik op Back-up toevoegen en geef de back-up een naam. Klik dan op Volledige pc en kies Bestanden en mappen. Omdat je in de cloud minder opslagruimte hebt, moet je heel gericht de belangrijkste bestanden kiezen. Blader naar de mappen en bestanden en selecteer die. Klik dan op OK. Als bestemming laat je de Acronis Cloud staan maar wel belangrijk nu: de versleuteling. Klik op Back-up coderen en voer tweemaal een wachtwoord in. Bewaar dit wachtwoord in een wachtwoordmanager als KeePass, Enpass of LastPass. Klik dan op Opties en selecteer op het tabblad Geavanceerd / Datacentrum in welk land jouw back-up wordt bewaard. Handig als je bijvoorbeeld niet wilt dat je gegevens in de Verenigde Staten worden opgeslagen.

©PXimport

10 Opties

De eerste back-ups zijn gemaakt, nu is het tijd om te finetunen. Belangrijk is dat de back-ups regelmatig worden gemaakt. Gebruik hiervoor de planner in True Image. Selecteer de back-up die je gemaakt hebt en klik op Opties. Op het tabblad Plannen kun je aangeven wanneer je wilt dat deze back-uptaak automatisch wordt uitgevoerd. Wanneer je met wisselende schijven werkt, is Geavanceerde instellingen / Uitvoeren wanneer het huidige bestemmingsapparaat is aangesloten een goede optie. Op het tabblad Schema kun je kiezen of je elke keer een volledige back-up wilt maken of alleen de wijzigingen wilt opslaan. Voor de laatste kies je Incrementeel schema. Wil je een mailtje als de back-up is gelukt of juist mislukt, dan stel je dat in via Meldingen. Gebruik je de cloud voor de back-up, kijk dan zeker even op het tabblad Geavanceerd. Hier kun je aangeven na hoeveel versies of maanden de back-ups verwijderd kunnen worden om zo opslagruimte te besparen.

©PXimport

11 Test het herstel

Het is heel belangrijk om te testen of het lukt om gegevens uit de back-ups te herstellen. Selecteer de back-up en kies Bestanden herstellen. Kies nu een of enkele bestanden in de back-up en klik op Volgende. Omdat het een test is. wil je de oorspronkelijke bestanden niet overschrijven. Klik daarom boven in beeld op Bladeren en selecteer een andere plek, bijvoorbeeld het Bureaublad. Klik dan op Nu herstellen en wacht tot de test is geslaagd.

©PXimport

12 Overzicht

Een mooie functie van True Image is het overzicht van alle back-ups op alle met True Image beheerde apparaten. Klik hiervoor op Dashboard / Online Dashboard en wacht even tot het online dashboard is geopend. Hier zie je alle met True Image geback-upte apparaten en de status van de back-ups. Ook kun je er aanvullende opties regelen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.