In 12 stappen de perfecte back-up

Dat je een Windows-computer moet beveiligen, weet iedereen, daarom installeert iedereen antivirussoftware. Maar met alleen een antivirusprogramma ben je er niet, de gegevens op een pc lopen meer risico’s dan alleen door malware. Gebruikers maken fouten, een harde schijf kan crashen, een notebook kan verloren raken of gestolen worden. Heb je dan geen back-up, dan zijn je gegevens ook echt weg. Regelmatig back-ups maken is daarom noodzakelijk. Toch heeft lang niet iedereen z’n back-ups goed op orde, waardoor ze het risico lopen om bijvoorbeeld jarenlang werk aan Word- en Excel-documenten en ook de totale digitale foto- en video-collectie kwijt te raken.

01 Drie-twee-één

Hoeveel back-ups heb je eigenlijk nodig? Een goede vuistregel is de 3-2-1-regel: 3 back-ups, op 2 media, waarvan 1 buitenshuis.

Met drie back-ups bedoelen we drie complete kopieën op drie verschillende momenten gemaakt. Met elk moet het mogelijk zijn om, onafhankelijk van de andere twee, alle gegevens te herstellen. Met twee media worden twee verschillende opslagsoorten bedoeld, bijvoorbeeld een harde schijf en cloudopslag, of een harde schijf en een nas. Dat je één van die drie back-ups buitenshuis moet bewaren klinkt lastig, maar denk praktisch: op je werk, bij familie of bij vrienden, het zijn allemaal goede locaties om een back-up neer te leggen. En uit wederkerigheid leg je er een van hen bij jou thuis. Zeker wanneer je voor langere tijd van huis weg bent, bijvoorbeeld als je op vakantie gaat, is het onverstandig alle gegevens plus alle back-ups alleen thuis te hebben.

Met deze regel voor echt goed (professioneel) back-uppen in het achterhoofd, gaan we in dit artikel aan de slag met de betaalde software Acronis True Image 2017 – Standard 1-Year Subscription. Deze software kost 40 euro per jaar (op het moment van schrijven afgeprijsd naar 30 euro per jaar) en biedt gelijk 50 GB cloud-back-up. Dat is ideaal om één van je back-ups in de cloud en dus gelijk buitenshuis te bewaren.

Alternatieve software

02 Kopie of back-up?

Een back-up is eigenlijk niets anders dan ‘een kopie’. Gaat het origineel stuk, dan gebruik je de kopie. Zo eenvoudig als het klinkt, is het helaas niet. Zo is niet elke kopie altijd een back-up. Staat de kopie op dezelfde harde schijf als het origineel en crasht die schijf, dan was er wel een kopie maar is er geen back-up. Staat de kopie op een andere schijf in dezelfde computer, dan is het weer wel een back-up, tenzij niet de harde schijf crashte maar ransomware alle schijven versleutelde. Dan heb je er nog niets aan. En wat als de kopie zes maanden geleden is gemaakt, is het dan een back-up? En wat als je wel een back-up hebt, maar niet het programma om de gegevens terug te zetten? Kortom, een back-up is pas nuttig als je daarmee binnen een acceptabele tijd en tegen een haalbare inspanning, zo veel mogelijk van de oorspronkelijke gegevens terug kunt zetten.

03 Wat back-uppen?

De vraag wat je moet back-uppen is niet zo moeilijk te beantwoorden: alles wat nodig is om na een computerprobleem zo snel mogelijk weer aan het werk te kunnen. De back-up omvat dus in elk geval de eigen bestanden zoals documenten, foto’s en video’s, maar ook alles wat nodig is om de gegevens te kunnen herstellen. Dus ook Windows hoort bij de back-up en ook het back-upprogramma en misschien een wachtwoord of licentiesleutel. En hoewel dit allemaal nodig is, betekent dit niet dat dit allemaal op dezelfde wijze geback-upt moet worden, of dat dit allemaal met elkaar moet. Omdat je mogelijk vaker de data zult willen back-uppen dan Windows (en ook om opslagruimte te besparen), is het aan te bevelen het systeemherstel los te maken van het gegevensherstel.

RPO en RTO

04 Systeemback-up

Windows 10 biedt de mogelijkheid de Windows-installatie te back-uppen om daarmee na een incident de pc te herstellen. Dit is een Windows 7-functie die niet meer wordt ontwikkeld, zo lijkt het, en met maar beperkte mogelijkheden. Zo kun je maar één systeemback-up maken en deze alleen herstellen op dezelfde pc. Allemaal beperkingen die de software Acronis True Image niet heeft. Zoals gezegd gaan we aan de slag met de standaard 1-Year Subscription. Na de trial van dertig dagen betaal je voor een licentie voor één systeem 40 euro per jaar (momenteel 30 euro).

Download de trialversie en installeer het programma. Kies Hulpprogramma’s / Rescue Media Builder. Maak een hersteldisk op dvd of usb-stick. Is dat klaar, klik dan op Back-up maken / Back-up toevoegen. Geef de back-up een naam en klik op Volledige PC / Schijven en partities en selecteer hier de Windows-schijf. Klik op OK. Klik dan op Acronis Cloud en verander de bestemming naar een schijf met flinke opslagruime. Twee voorbeelden van speciaal voor dit doel ontwikkelde producten zijn de opslagapparaten WD My Book en Seagate Backup Plus. Klik dan op Nu een back-up maken. Als de back-up klaar is, kun je altijd de pc herstellen door de computer op te starten vanaf de hersteldisk, de back-up te selecteren, daarna de schijf met de defecte Windows-installatie te selecteren en deze te laten herstellen. Minder dan een kwartiertje later kun je weer verder of kun je – bij een grotere ramp – beginnen met het herstel van de eigen bestanden.

05 Hoeveel eigen bestanden

De eigen documenten, foto’s en video’s kunnen zich in theorie overal op de pc bevinden, maar staan bij een standaard Windows-inrichting altijd in de map C:\Gebruikers. In die map vind je submappen: één voor elk account waarmee minimaal één keer is ingelogd op de computer. In elk van die submappen staan van elke gebruiker de bekende standaardmappen om bestanden te bewaren, zoals Afbeeldingen, Documenten, Muziek, Video’s maar ook het Bureaublad. Wanneer je nu deze mappen back-upt, dan heb je van alle gebruikers van de pc, de eigen bestanden. Voordat je gaat back-uppen is het belangrijk te weten hoeveel gegevens je gaat back-uppen. Dat gegeven is nogal bepalend voor de plek waar je die eigen gegevens gaat bewaren. Start daarom Windows Verkenner op en klik in de linkerkantlijn op Deze pc. Rechts zie je nu de schijf C. Dubbelklik daarop om die te openen. Nu zie je de map Gebruikers. Klik daar met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Laat nu Windows even tellen tot het de totale grootte van de bestanden in de mappen van de gebruikers heeft opgeteld.

06 Back-upmedia

Een back-up moet je dus niet bewaren op dezelfde schijf als waar de originele gegevens staan, en beter ook niet op dezelfde pc. Er zijn ook voldoende andere opties om uit te kiezen, zoals een externe usb-schijf, een nas of de cloud. Het enige middel dat eigenlijk inmiddels niet meer courant is, is de recordable cd en dvd. Te klein, te duur en onvoldoende herbruikbaar. Maar ook de andere media hebben nadelen waar je rekening mee moet houden bij je keuze.

Een usb-schijf is goedkoop en snel en je houdt altijd de volledige controle over de back-up. Met twee of drie snelle externe schijven kun je bovendien rouleren en er altijd een of twee op je werk of bij familie bewaren. Zorg dan wel dat je de schijf of de back-up dan versleutelt. Dat kan Acronis True Image doen, maar je kunt het ook zelf met een programma als VeraCrypt. De functionaliteit van een nas is voor back-up vergelijkbaar met de externe schijf, alleen is de nas duurder. Wel kan een nas met meerdere schijven via RAID beschermen tegen een falende schijf, en is deze oplossing dus minder kwetsbaar dan de usb-schrijf. Vaak staat een nas dicht bij de pc, wat dan weer kwetsbaarder is voor bijvoorbeeld diefstal. De cloud is een prima back-upoplossing met als voordeel dat de back-up niet in je eigen huis staat. Maar cloud is, zeker bij grote back-ups, al snel duur en doordat alle data over het internet gaan is het ook traag. Bovendien kan ook een cloudleverancier fouten maken of failliet gaan waardoor je je gegevens kwijt bent. Bij de software waarvoor wij hier kozen krijg je 50 GB cloud-ruimte, extra ruimte kun je bijkopen (bijvoorbeeld het abonnement met 500 GB cloud-ruimte kost je 20 euro per jaar extra).

07 Mobiele apparaten

Steeds meer gegevens staan niet meer op een computer, maar op een mobiel apparaat. Dat kan nog een notebook of MacBook zijn, maar steeds vaker is het een tablet of smartphone. Ook op die apparaten worden gegevens aangemaakt en verzameld en een deel daarvan zul je zeker willen bewaren en moeten back-uppen. De uitdaging om geen gegevens kwijt te raken, is er door de komst van mobiele apparaten niet kleiner op geworden. Acronis biedt bij True Image ook apps voor Android en iOS waarmee je de gegevens op deze apparaten kunt back-uppen naar de cloud of de eigen pc. Het laatste werkt erg eenvoudig. Start True Image en kies Dashboard / Back-up mobiel apparaat. Er verschijnt nu een QR-code in beeld. Pak dan de smartphone of tablet en start de Acronis-app. Klik op Change destination / Back-up to computer / I alread have it / Scan QR code en scan met de smartphone of tablet de QR-code in het scherm van Acronis True Image. Selecteer wat je wilt back-uppen, typ eventueel een wachtwoord bij Backup encryption / Set password en klik dan op Back-up now.

Makkelijkere mobiele back-up

08 Back-up maken

Eigenlijk is alles nu geregeld om goed te gaan back-uppen. We hebben een image van het systeem gemaakt die we kunnen herstellen via een hersteldisk, zodat je altijd weer een werkende Windows mét de back-upsoftware hebt. Je hebt ook achterhaald hoeveel gegevens je wilt back-uppen en je hebt een keuze gemaakt voor de plek waar je de back-ups gaat bewaren. Vooral het wisselen met externe schijven is erg handig, zeker door de mogelijkheid om een of enkele back-ups dan op een andere locatie te bewaren. Let er dan wel op die schijven te versleutelen, maar je kunt ook volstaan met het versleutelen van de back-up.

Sluit nu de eerste externe schijf aan op de computer, liefst op een usb3-poort omdat dit de snelheid flink ten goede komt. Start dan het back-upprogramma en kies Back-up toevoegen. Selecteer de gegevens die je wilt back-uppen, in dit geval Bestanden en mappen en blader naar de gebruikersmappen. Selecteer die en klik op OK. Selecteer dan de bestemming van de back-up, in dit geval de externe usb-schijf. Klik dan op Nu een back-up maken. Wil je de back-up beveiligen, klik dan nog even eerst op Back-up coderen en voer tweemaal het wachtwoord in. Bevestig met Opslaan en bewaar het wachtwoord goed, zonder dat kom je nooit meer bij de gegevens.

Een schijf versleutelen

09 Back-up naar de cloud

Een back-up in de cloud is vooral geschikt voor een kleinere selectie van heel belangrijke gegevens die je nog eens extra in een goed beveiligd professioneel rekencentrum wilt bewaren. Veel back-upprogramma’s en ook harde schijven bieden inmiddels, vaak wel tegen extra betaling, ook online opslag en die is prima hiervoor te gebruiken. Klik op Back-up toevoegen en geef de back-up een naam. Klik dan op Volledige pc en kies Bestanden en mappen. Omdat je in de cloud minder opslagruimte hebt, moet je heel gericht de belangrijkste bestanden kiezen. Blader naar de mappen en bestanden en selecteer die. Klik dan op OK. Als bestemming laat je de Acronis Cloud staan maar wel belangrijk nu: de versleuteling. Klik op Back-up coderen en voer tweemaal een wachtwoord in. Bewaar dit wachtwoord in een wachtwoordmanager als KeePass, Enpass of LastPass. Klik dan op Opties en selecteer op het tabblad Geavanceerd / Datacentrum in welk land jouw back-up wordt bewaard. Handig als je bijvoorbeeld niet wilt dat je gegevens in de Verenigde Staten worden opgeslagen.

10 Opties

De eerste back-ups zijn gemaakt, nu is het tijd om te finetunen. Belangrijk is dat de back-ups regelmatig worden gemaakt. Gebruik hiervoor de planner in True Image. Selecteer de back-up die je gemaakt hebt en klik op Opties. Op het tabblad Plannen kun je aangeven wanneer je wilt dat deze back-uptaak automatisch wordt uitgevoerd. Wanneer je met wisselende schijven werkt, is Geavanceerde instellingen / Uitvoeren wanneer het huidige bestemmingsapparaat is aangesloten een goede optie. Op het tabblad Schema kun je kiezen of je elke keer een volledige back-up wilt maken of alleen de wijzigingen wilt opslaan. Voor de laatste kies je Incrementeel schema. Wil je een mailtje als de back-up is gelukt of juist mislukt, dan stel je dat in via Meldingen. Gebruik je de cloud voor de back-up, kijk dan zeker even op het tabblad Geavanceerd. Hier kun je aangeven na hoeveel versies of maanden de back-ups verwijderd kunnen worden om zo opslagruimte te besparen.

11 Test het herstel

Het is heel belangrijk om te testen of het lukt om gegevens uit de back-ups te herstellen. Selecteer de back-up en kies Bestanden herstellen. Kies nu een of enkele bestanden in de back-up en klik op Volgende. Omdat het een test is. wil je de oorspronkelijke bestanden niet overschrijven. Klik daarom boven in beeld op Bladeren en selecteer een andere plek, bijvoorbeeld het Bureaublad. Klik dan op Nu herstellen en wacht tot de test is geslaagd.

12 Overzicht

Een mooie functie van True Image is het overzicht van alle back-ups op alle met True Image beheerde apparaten. Klik hiervoor op Dashboard / Online Dashboard en wacht even tot het online dashboard is geopend. Hier zie je alle met True Image geback-upte apparaten en de status van de back-ups. Ook kun je er aanvullende opties regelen.