Als je je pc vaak gebruikt, is het verstandig om eens in de zoveel tijd een back-up te maken. Mocht je desktop om welke reden dan ook niet goed meer werken, dan kun je deze versie van je computer altijd weer terugzetten. Welke back-uptools zijn de moeite waard? Wij zetten de 12 beste op een rijtje.

Wil je meer leren over het maken van een backup? Bekijk dan onze Cursus: Back-up en Herstel (boek & online cursus)

Het maken van back-ups blijft erg belangrijk.  Als je ooit toch nog terug wilt naar een eerdere versie van Windows, is dat zo gebeurd als je een schijfimage terugzet van een tijd geleden. Lees ook: Zo maak je een herstelstation in Windows 10.

Een downgrade vanaf moet binnen dertig na de installatie gebeuren (en werkt dan zelfs niet altijd correct), een schijfimage is er daarentegen voor veel langere tijd. Er zijn veel verschillende tools om zo'n schijfimage te maken. We nemen twaalf bekende en minder bekende onder de loep, waarin we zowel gratis als betaalde tools zullen bespreken.

Acronis True Image

De eerste hersteltool die we onder de loep nemen, is die van Acronis. Acronis biedt een uitgebreide back-upsuite aan met erg veel functies. Om een schijfimage te maken, is het nodig op het hoofdscherm te selecteren wat er precies geback-upt moet worden. Hiervoor heb je de keuze uit losse schijven en/of partities of de volledige pc. Ook moet je de doellocatie selecteren. Back-ups kunnen worden versleuteldmet AES-encryptie (AES staat voor Advanced Encryption Standard en is een bekende computerversleutelingstechniek). Eventueel kun je nog het een en ander configureren, zoals het op schema uitvoeren van de back-up of een melding ontvangen als de schijfruimte van de doellocatie vol raakt, dat kan bijvoorbeeld ook via e-mail. Acronis True Image heeft als een van de weinige suites ondersteuning om te back-uppen naar zijn eigen cloud.

Het herstel werkt vlot en heeft een duidelijke interface. Let wel op dat je gebruikmaakt van de WinPE-herstelschijf (Windows Preinstallation Environment). Die werkt een stuk beter dan de Linux-gebaseerde herstelomgeving, die onze back-ups niet goed kon herstellen.

©PXimport

Paragon Backup & Recovery Free Edition

Paragon biedt een gratis variant van zijn back-uptool aan, die één versie achterloopt op de betaalde versie. De gratis versie heeft geen ondersteuning voor bestandsback-ups en mist eveneens de optie om back-ups naar een (s)ftp-server te maken. De gratis versie kan helaas geen back-ups op schema maken, een functie die wij als essentieel beschouwen. Ook andere geavanceerde functies, zoals partitioneren en het klonen van een schijf, zijn niet beschikbaar. De interface van Paragon heeft twee modi, een eenvoudige en geavanceerde. Jammer (hoewel enigszins begrijpelijk) dat op het hoofdscherm van de eenvoudige modus een advertentie wordt getoond om naar de volledige, betaalde versie te upgraden.

De wizard om een back-up te maken is ongeacht de modus echter niet heel erg gebruiksvriendelijk en geeft bij kleine partities niet aan wat ze zijn. Handig is de functie om te kiezen naar welk formaat de back-up geschreven moet worden, waarbij je de keuze hebt uit Paragons eigen formaat en een VMware-, Hyper-V- of Virtual PC-image. Daarmee kun je dus eenvoudig een virtuele machine van je back-up maken. Het is bovendien mogelijk de back-up te versleutelen door middel van AES óf Paragons eigen methode. Het maken van herstelmedia lukte bij ons alleen via een omweg, omdat het proces zelf faalde met de onduidelijke mededeling 'error 53'. Om het voor elkaar te krijgen het herstel te starten, moesten we uiteindelijk een iso-bestand maken en die zelf met het hulpprogrammaatje Rufus op een usb-stick zetten. Daarna verliep het herstel verder wel succesvol.

Paragon Hard Disk Manager

De Hard Disk Manager is een krachtigere versie dan de Backup & Recovery-versie. Het voegt de functie toe om ssd'sveilig te legen, evenals ondersteuning voor Windows 10 en verbeterde herstelmedia. Bij het maken van een back-up heb je nu de keuze uit een back-upmodus, zo kun je een back-up maken van een aantal volumes, van het besturingssysteem, van de e-mail in Outlook of Windows Mail en van losse mappen en bestanden. Dat zijn nogal wat keuzes. Als je kiest voor bijvoorbeeld de optie besturingssysteem, hoef je daarna alleen nog te kiezen waar de back-up wordt opgeslagen. Dat is een stuk gebruiksvriendelijker dan in de Free-editie waar je zelf de juiste partities moet kiezen. Dit keer gaat het maken van herstelmedia overigens vlekkeloos.

Cloudsync smartphone en tablet 

©PXimport

O&O DiskImage 10 Professional

O&O DiskImage is een eenvoudig en gebruikersvriendelijk programma. Bij de installatie wordt standaard niet de optie meegenomen om diskimages als virtuele schijf in Windows te mounten. Het is jammer dat je die optie zelf even moet selecteren tijdens de installatie, iets wat maar weinigen zullen doen. Handig is de optie om een één-klik-back-up te maken, waarbij in een keer alle partities en schijven worden meegenomen. Vervolgens geef je aan waar de back-up terecht moet komen en doet O&O de rest. Het op schema maken van een back-up is eveneens snel ingesteld, met als handigheidje de optie om een back-up te starten zodra een apparaat aangekoppeld wordt, zoals een externe harde schijf.

O&O kan images omzetten naar een VHD-bestand, zodat je het in Hyper-V als virtuele machine kunt gebruiken. O&O gebruikt voor het maken van herstelmedia Windows-installatiemedia (indien je daarover beschikt) of WinPE. O&O DiskImage levert dus niet zijn eigen herstelomgeving gebaseerd op bijvoorbeeld Linux, maar dat is niet erg, want WinPE geniet wat ons betreft toch de voorkeur. Het herstelproces werkt verder prima en de herstelmodus is gebruiksvriendelijk, met exact dezelfde interface als het volledige programma.

EaseUS Todo Backup Free

EaseUS biedt een gratis oplossing voor het maken van back-ups in de vorm van Todo Backup Free. De gratis variant is vrij krachtig, met de mogelijkheid om gehele partities en schijven als image op te slaan, zoals we gewend zijn. Daarnaast is er nog een hele reeks mogelijkheden zoals het back-uppen van losse bestanden, het maken van een 'Smart Backup' (voor de belangrijkste persoonlijke bestanden) en het back-uppen van enkel het besturingssysteem zelf. Je kunt back-ups mounten door naar de locatie te bladeren in Windows Verkenner en er vervolgens twee keer op te klikken. Voor een gratis tool vinden we EaseUS helemaal niet slecht.

Handig is de optie om aan het opstartmenu van Windows een optie voor Todo Backup toe te voegen, zodat je geen herstelmedia hoeft te bewaren. In tegenstelling tot Acronis werkt deze opstartmanager bij Todo Backup wel goed. Het herstellen verloopt helaas minder goed. De Linux omgeving van EaseUS herkent niet onze externe harde schijf en dus is herstellen vanuit die omgeving niet mogelijk. De WinPE-omgeving werkt gelukkig een stuk beter en herstelt onze pc zonder problemen.

©PXimport

EaseUS Todo Backup 9.0 Home

De Home-editie van EaseUS Todo Backup voegt een aantal extra functies aan de gratis versie toe, sommige vrij basaal. Zo is het alleen vanaf de Home-editie mogelijk om bestanden uit te zonderen van de back-up. Ook zijn enkele andere, ietwat geavanceerdere functies nu beschikbaar. Denk dan bijvoorbeeld aan encryptie en compressie, maar ook e-mailnotificaties en het kopiëren van de back-up naar een ftp-server. Bovendien kan de Home-versie back-ups maken van e-mailberichten in Outlook.

EaseUS heeft net als O&O de optie om een taak te starten bij het aankoppelen van een schijf. Bij het back-uppen van bestanden en mail kan EaseUS deze back-ups opslaan in de clouds van Dropbox, Google Drive en OneDrive. De Home-versie zou sneller moeten herstellen en back-uppen dan de gratis variant. Maar daar merken we weinig van: de Home-versie was in de test zelfs een fractie trager dan de gratis editie. Voor het herstellen is het overigens zo dat de Linux-versie hetzelfde probleem heeft als bij de gratis versie en geen van onze schijven herkent.

Macrium Reflect Free

Macrium Reflect is een gratis schijfimagetool. Het aantal functies doet echter maar weinig onder voor de concurrentie. Reflect heeft ondersteuning voor GPT/UEFI, kan differentiële back-ups maken en bevat een WinPE-herstelomgeving. De installatieprocedure bestaat uit drie aparte installatiewizards. Na het starten wordt direct gevraagd om opstartmedia te maken, een goede en belangrijke eerste stap. Handig is dat Macrium even snel een drivercheck doet, zodat je weet of bijvoorbeeld je netwerkcontroller en schijven herkend worden als je het herstellen wilt beginnen. De interface van Macrium vinden we ingewikkeld. De knoppen bovenin hebben geen label en er wordt veel informatie in het hoofdscherm getoond. Het is vanuit Macrium mogelijk om een image in Windows Verkenner vast te koppelen om er doorheen te bladeren en bestanden uit te halen. Het maken van een schijfimage is zo gebeurd. Ook het herstellen verloopt vlekkeloos en behoort tot een van de snelste herstelacties.

©PXimport

10 tips voor de perfecte back-up

Macrium Reflect Home

De Home-versie van Macrium Reflect voegt een aantal functies aan de gratis versie toe, met als belangrijkste de optie om individuele bestanden en mappen te back-uppen, ondersteuning voor versleuteling met AES, en incrementele back-ups om ruimte te besparen. Handig is de optie in Macrium om een opstartoptie toe te voegen aan Windows, maar helaas zijn hier wel klachten over dat deze niet altijd goed zijn werk doet. Wat betreft herstelmedia en -tijd is dat allemaal goed in orde met Macrium en meten we dezelfde prestaties als bij de gratis variant.

DriveImage XML 2.6

DriveImage XML is gratis voor privégebruik en heeft erg lage systeemeisen. Dat uit zich ook in de downloadgrootte, waarbij het gehele programma nog geen 2 MB groot is. DriveImage XML beschikt alleen over de basisfuncties: het maken van images, het kopiëren van schijven en het terugzetten en het door images heen bladeren. Dat doorheen bladeren gebeurt door een back-up in het programma zelf te mounten. Het is niet mogelijk om verborgen partities te back-uppen en dat is niet ideaal. Als je de gehele schijf herstelt, kan dat een niet-werkbaar systeem opleveren, omdat er geen opstartpartitie aangemaakt is.

Bovendien worden verborgen Windows-partities ook niet meegenomen in de back-up. Het programma zelf kan bovendien geen herstelmedia maken. De makers bieden hiervoor een andere, aparte download aan op de website, in de vorm van een Linux-live-cd gebaseerd op Knoppix. Daarop staat de gehele suite van de fabrikant, naast DriveImage XML ook RAID Recovery, DiskExplorer en tools om je data terug te halen. De softwarevan Runtime wordt in Linux overigens door middel van Wine uitgevoerd. Naast de Knoppix-live-cd worden ook plug-ins voor BartPE aangeboden. Het maken van de back-up duurde maar liefst 55 minuten voor slechts 30 GB aan data. We vrezen wat er gebeurt bij meer gegevens. Het herstel ondersteunt geen GPT/UEFI en hebben we daardoor niet kunnen uitvoeren.

Active@ Disk Image

Active@ Disk Image komt in drie varianten: een lite, standaard en professionele editie. De eerste variant is gratis, de andere twee zijn betaald. Wij testen de professionele versie, waarbij we herstelmedia kunnen maken en back-ups op schema kunnen uitvoeren. Beide zijn ook in de standaardversie aanwezig. Functies die alleen in de Pro-versie aanwezig zijn, zijn onder meer e-mailnotificaties, incrementele back-ups en ondersteuning voor Windows Server. Op het hoofdscherm zijn alle functies van het programma netjes gepresenteerd.

Er staat een link naar Schijfbeheer van Windows voor partitiebeheer, in plaats van een eigen oplossing. In onze test kregen wij de optie om een image te mounten niet aan de praat. Het maken van een back-up is vrij duidelijk met een goed overzicht van alle partities en schijven op het systeem. In vergelijking met andere suites is de prijs voor Active@ echter wel hoog en groot minpunt is dat na herstel onze test-pc niet meer wilde opstarten. Een back-up is zinloos als je hem niet succesvol kunt herstellen.

©PXimport

R-Drive Image

De eerste keer dat R-Drive Image start, verschijnt een wizard waarbij je een aantal acties kunt uitvoeren. Hierbij zijn de standaardacties beschikbaar: zoals het maken van een image, herstelmedia en het kopiëren van een schijf. Bij het kiezen van een schijfimage, wordt tijdens de volgende stap gevraagd om de mee te nemen partities te selecteren. Daarbij word je zelf aan je lot overgelaten. Na het selecteren van het doel kunnen een aantal opties ingesteld worden, zoals een sector-voor-sector back-up en de hoeveelheid compressie, iets wat bij andere tools ook gewoonlijk is.

Bovendien kan een wachtwoord worden ingesteld. Interessant is dat het mogelijk is te kiezen hoeveel cpu's R-Drive mag gebruiken. Ook verschijnt vooraf een tijdsindicatie hoe lang de operatie in beslag zal nemen, die zeer accuraat is. Het is verder mogelijk om een image te verbinden zodat de individuele bestanden eruit gehaald kunnen worden. Verder biedt R-Drive niet veel speciaals en is het wat ons betreft veel te duur voor de geboden functies.

Back-up maken en terugzetten (Windows 7)

Windows 10 heeft de functie teruggebracht die oorspronkelijk is geïntroduceerd in Windows 7, grotendeels verwijderd in Windows 8.1 en nu weer terug in ere hersteld onder de naam Back-up maken en terugzetten (Windows 7), te vinden in het Configuratiescherm. Helaas lijkt Microsoft er weinig aan te hebben gedaan. Als het werkt, is het erg handig, omdat je vanuit de Windows-installatie en het -opstartmenu het herstel kunt starten. Helaas is dat een grote 'als', omdat het in onze tests vaak niet werkte: back-ups die niet voltooid en niet hersteld kunnen worden. Wel zijn alle basisopties er, namelijk het op schema uitvoeren van een back-up en het maken van bestandsback-ups. Het mounten van een image van Windows-back-up is mogelijk via Schijfbeheer, want het is uiteindelijk gewoon een VHD-bestand. Daardoor kun je het ook gebruiken in bijvoorbeeld Hyper-V als virtuele machine. Helaas was het onmogelijk om het systeem te herstellen, we kregen daarbij alleen een vage foutmelding.

Testmethodiek

We hebben met alle tools een back-up van ons testsysteem uitgevoerd. Ook hebben we alle gemaakte back-ups geprobeerd te herstellen (we herhalen: een back-up is geen back-up tot deze een keer succesvol getest is), maar helaas liepen we daar af en toe tegen problemen aan.

Ons testsysteem heeft één Windows-installatie die gebruikmaakt van EFI/GPT. We hebben de EFI-partitie meegenomen in het herstel. Het systeem bevat tijdens de back-up 30 GB aan data. Belangrijke onderdelen van een schijfimagetool zijn onder andere: of het ondersteuning heeft voor incrementele back-ups (waarbij alleen gewijzigde bestanden sinds de vorige back-up worden meegenomen) en differentiële back-ups (waarbij alleen gewijzigde bestanden sinds de vorige volledige back-up worden meegenomen), of het op schema een back-up kan maken en of het image bijvoorbeeld ook aangekoppeld kan worden als virtuele schijf, zodat je snel even een bestand of map er uit kunt halen. Andere handigheden zijn het gebruik als virtuele machine, versleuteling, natuurlijk de prestaties, het hoe soepel het herstellen gaat en de ondersteunde bestandssystemen.

Conclusie

Er is veel te kiezen wat betreft schijfimagesoftware. De gebruiksvriendelijkste oplossingen zijn die van Acronis, Paragon en EaseUS. De interface van Paragon heeft een simpele en geavanceerde modus en met reeds voorgeconfigureerde back-ups is het programma voor iedereen te gebruiken. Acronis is ook zeer eenvoudig voor beginners en als je wat meer wilt configureren biedt het daar ook mogelijkheden voor. Bovendien kun je in de cloud bestanden opslaan en heeft het programma goede prestaties. Uiteindelijk geven we toch Paragon het keurmerk Best Getest, simpelweg vanwege de extra krachtige functies voor partities, ondersteuning voor virtuele machines en de goede herstelmedia. Als redactietip wijzen we EaseUS Todo Backup Home aan, zacht geprijsd en toch met iets meer mogelijkheden dan de gratis versie. Wat betreft gratis oplossingen is er ook veel goeds. Met Macrium en EaseUS zit je sowieso goed, al vinden we EaseUS eenvoudiger in gebruik. Windows Back-up kun je wat ons betreft beter ontwijken: Microsoft ontwikkelt het niet meer actief en het programma is erg foutgevoelig.

Meer pc's?

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).