Windows is een prima besturingssysteem, maar het is niet perfect. Dat is precies waarin we verandering brengen. Het internet staat vol freeware, maar welke gratis software voor Windows 10 is nu daadwerkelijk nuttig en mag dus echt niet op je pc ontbreken? Een overzicht.

Hoewel Windows de afgelopen jaren steeds volwassener is geworden, zijn er nog best onderdelen te bedenken waar het besturingssysteem tekortschiet. Enthousiaste ontwikkelaars hebben hierop ingespeeld en programma’s uitgebracht die juist in deze ontbrekende functies voorzien. We selecteerden er negen stuks.

Beter privacybeheer met O&O ShutUp10

Toegegeven: de makers van Windows 10 hebben in recente updates flink gesleuteld aan de privacy-instellingen, zodat deze nu overzichtelijker zijn dan in de eerste versies van Windows 10. Toch kan het nog flink beter, moeten de makers van O&O ShutUp10 hebben gedacht. Dit programma geef je uitgebreide controle over de privacy-instellingen in Windows 10. Prettig is bovendien dat je het programma kosteloos mag gebruiken.

In het hoofdvenster vind je alle instellingen overzichtelijk op een rij. Er zijn verschillende categorieën, onder meer voor apps en de browser. In de kolom Recommended zie je of het wordt aanbevolen om de instelling in te schakelen. Zo wordt bijvoorbeeld aanbevolen om het blokkeren van advertenties via bluetooth in te schakelen, maar geeft de app aan dat het minder handig is om het blokkeren van de camera altijd in te schakelen. Klik op Actions, Apply only recommended settings om in één keer de privacy-opties van Windows aan banden te leggen.

Terug naar de oorspronkelijke situatie is op elk moment mogelijk: kies Actions, Undo all changes (‘factory settings’). Belangrijk: zorg voor een reservekopie van je systeem voordat je de aanpassingen doorvoert. In O&O ShutUp10 kies je daartoe voor Actions, Create a system restoration point.

©PXimport

Bestanden versleutelen met VeraCrypt

Tijd om onze persoonlijke bestanden en mappen ook achter slot en grendel te zetten. Dat doen we met VeraCrypt. Met behulp van een unieke ‘identifier’ (zoals een wachtwoord) en een versleutelingsalgoritme worden de bestanden onleesbaar gemaakt. Je geeft zelf aan welke bestanden moeten worden versleuteld. Zo kun je ervoor kiezen om een specifieke partitie of map te versleutelen en hierin je persoonlijke bestanden onder te brengen. De bestanden worden gehuisvest in een ‘encrypted file container’, waartoe alleen jijzelf toegang hebt.

Maak eerst een back-up van je bestanden voordat je ze versleutelt; zorg ook dat je volledig vertrouwd bent met de werking van VeraCrypt. Vervolgens kies je Create Volume en volg je de stappen van de wizard om te bepalen welke onderdelen je wilt afschermen. Kies voor Create an encrypted file container of – bij het afschermen van een volledige partitie of schijf – voor Encrypt a non-system partition/drive. Volg de verdere stappen van de wizard om de bestanden te versleutelen.

©PXimport

Wachtwoorden beheren met KeePass

Een goede wachtwoordmanager mag in Windows 10 niet ontbreken. Tijd om deze zelf toe te voegen. We kiezen voor KeePass. Het gaat hier om een gratis en opensource manager die regelmatig wordt bijgewerkt. In het hoofdvenster van KeePass vind je de verschillende wachtwoordcategorieën, terwijl rechts de diensten en bijbehorende aanmeldingsgegevens worden getoond. Om een nieuwe groep aan te maken, kies je Groep, Groep toevoegen. Geef de groep een passende naam (bijvoorbeeld Wachtwoorden zakelijk of Wachtwoorden privé). Vul de groep vervolgens met de aanmeldgegevens van je diensten. Kies voor Invoer, Invoer toevoegen.

Interessant is de wizard waarmee je sterke wachtwoorden kunt genereren. Je vindt deze via Extra, Wachtwoord genereren. Op het tabblad Instellingen kun je aangeven aan welke voorwaarden nieuwe wachtwoorden moeten voldoen. Zorg er altijd voor dat je een noodblad hebt afgedrukt en dat je dat veilig bewaart: in geval van nood vind je (of iemand die je hiervoor hebt aangewezen) de belangrijkste gegevens voor toegang tot de informatie. Kies dan ook voor Bestand, Afdrukken, Print noodblad.

©PXimport

Verwijderde bestanden terughalen met Recuva

De Prullenbak vormt natuurlijk een prettig vangnet als je iets hebt verwijderd en je je later bedenkt, maar het kan beter. Met Recuva kun je bestanden herstellen die je per ongeluk écht hebt verwijderd. Er is een gratis variant beschikbaar; die voldoet in veel van de gevallen voor het terughalen van bestanden. In het hoofdvenster kies je de schijf (of de partitie) waarop de bestanden zich oorspronkelijk bevonden en geef je aan naar welke bestandsformaten moet worden gezocht. De zoekresultaten worden in een lijst getoond, waarna je kunt aanvinken welke bestanden moeten worden hersteld.

Via de voorbeeldweergave kun je zien om welk bestand het gaat, voordat je het herstelt. Dat is vooral handig bij foto’s. Het programma werkt als een tweetrapsraket: wordt het bestand in de normale scan niet gevonden, dan kun je altijd de Deep Scan inzetten: hierbij wordt de schijf nog grondiger gecontroleerd. Voor beginnende gebruikers is de wizard handig. Deze helpt bij de stappen die nodig zijn om een bestand terug te halen.

©PXimport

Programma's in tabbladen met Groupy

Microsoft probeerde het zelf even in testversies van Windows 10, maar het bedrijf heeft de functionaliteit op het laatst teruggetrokken: tabs van verschillende programma’s in één venster. Werk je bijvoorbeeld aan een rapport, dan kun je één venster maken met een tabblad met Word, een ander tabblad met Chrome en de websites je die u voor het rapport nodig hebt, en een tab met Spotify voor de nodige ontspanning. Zo heb je één venster waarin alles is verzameld voor je huidige werksessie.

Gelukkig biedt Groupy deze functionaliteit en ben je niet meer afhankelijk van Microsoft. Je kunt hiermee vensters maken met verschillende programma’s. Ook handig: de volgende dag eenvoudigweg het venster openen en doorgaan waar je was gebleven, inclusief alle programma’s die je op dat moment had geopend. Je kunt de groepjes met programma’s ook bewaren, om ze op een later moment weer op te roepen.

©PXimport

Veelvoorkomende problemen oplossen met FixWin

Doet Windows weer eens niet wat je wilt en vertoont het vervelende kuurtjes? De ingebouwde Probleemoplossers van Windows schieten al gauw tekort. Met FixWin heb je toegang tot een grote lijst veelvoorkomende en irritante problemen waarvoor het programma een geautomatiseerde oplossing heeft. Denk bijvoorbeeld aan thumbnails van documenten die opeens niet meer verschijnen in de Verkenner of het pictogram van de Prullenbak dat niet meer wordt ververst zodra de Prullenbak gevuld of juist geleegd is.

De problemen zijn onderverdeeld in zes categorieën. Open de categorie om alle problemen te zien. Herken je een probleem, klik dan op de knop Fix om het probleem automatisch op te lossen. Soms zijn er meerdere oplossingen beschikbaar voor een probleem. Klik op Fix 2 om de tweede oplossing te proberen.

Vergeet niet altijd eerst een herstelpunt te maken, zodat je in geval van nood kunt terugkeren naar een punt in het verleden. Deze optie wordt overigens aangeboden door FixWin.

©PXimport

Drivers up-to-date met Snappy Driver Installer

Met Snappy Driver Installer kun je de drivers van het systeem actueel houden. Dit programma maakt een analyse van je systeem en inventariseert daarbij welke drivers nodig zijn. Vervolgens haalt het automatisch de nieuwste versies van de stuurprogramma’s binnen. We houden ervan om zelf de controle te houden, dus kiezen we ervoor om een lijst te zien van beschikbare drivers en daaruit zelf een selectie te maken van drivers die uiteindelijk moeten worden geïnstalleerd. In het hoofdvenster kun je kiezen uit drie opties: Download All DriverPacks, Download Network Drivers Only en Download Indexes Only. Wij kiezen voor de laatste optie.

Maak altijd eerst een back-up van de computer voordat je de drivers installeert. Deze optie wordt aangeboden door Snappy Driver Installer. Klik daarna op Install. Prettig is dat de drivers ook offline kunnen worden geïnstalleerd, zodat je niet altijd afhankelijk bent van een internetverbinding. Het is jammer dat de software niet de mogelijkheid biedt om zelf drivers toe te voegen, maar verder is het programma een waardevolle aanvulling op de standaard Windows-functionaliteit.

©PXimport

Windows in een virtuele machine met Sandboxie

De nieuwste versie van Windows 10 Professional introduceert Windows Sandbox: een ingebouwde afgeschermde omgeving waarin je bijvoorbeeld proefprogramma’s kunt testen zonder dat dit invloed heeft op de rest van de computer. Zo’n ingebouwde virtuele machine is uiteraard een welkome aanvulling, maar helaas vallen gebruikers van Windows 10 Home buiten de boot. Geen probleem: we voegen het gratis programma Sandboxie toe aan onze eigen Windows-installatie.

Met Sandboxie kun je programma’s in een geïsoleerde omgeving uitvoeren. Prettig is overigens dat Sandboxie niet alleen geschikt is voor Windows 10, maar ook voor eerdere Windows-versies. Om een nieuwe sandbox te maken, kies je voor Sandbox, Create New Sandbox. Voorzie de groep van een passende naam. Kijk bij DefaultBox voor snelkoppelingen naar veelgebruikte programma’s en voeg zelf nieuwe programma’s toe. Kies daarbij uit Any Program, From Start Menu of Windows Explorer. Om te laten zien dat een programma in een sandbox-omgeving wordt uitgevoerd, verschijnt het teken #.

©PXimport

Dubbele bestanden verwijderen met Auslogics Duplicate File Finder

Houd tot slot de Windows-omgeving opgeruimd en voorkom dat het systeem gevuld raakt met dubbele bestanden. Identieke bestanden zijn niet alleen overbodig, maar nemen ook kostbare schijfruimte in. Bijvoorbeeld meerdere fotomappen, waarin de foto’s dubbel staan omdat je vaker een back-up van de fotomap van je mobiele telefoon hebt gemaakt. Met Duplicate File Finder ga je geautomatiseerd op zoek naar zulke bestanden.

Zo kun je bestanden van een bepaalde soort laten opsporen, zoals muziekbestanden of foto’s. Handig is de mogelijkheid om specifieke periodes of bestandsnamen uit te sluiten. Duplicate File Finder kent trouwens een ingebouwde back-upfunctie; geen overbodige luxe als je flink aan de slag gaat met het uitdunnen van de bestanden.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).