Om te voorkomen dat je verzuipt in gebruikersnamen en wachtwoorden die je moet onthouden, helpen we bij het kiezen van een wachtwoordmanager. We zetten belangrijke keuzes uiteen die je bij een wachtwoordmanager moet maken en daarna vertellen we hoe populaire wachtwoordmanagers met die keuzes omgaat.

01 Introductie

We verzuipen letterlijk in de enorme hoeveelheid gebruikersnamen en wachtwoorden die we moeten onthouden. Te veel dezelfde wachtwoorden gebruiken is niet veilig, te veel verschillende valt domweg niet te onthouden. En naast al die sterke, lange wachtwoorden moeten we ook steeds vaker allerlei beveiligingsvragen (én de antwoorden) onthouden, voor het geval we toch een keer een wachtwoord vergeten.

Kortom: te veel te onthouden voor een normaal menselijk brein. Dus is het gebruik van een goede wachtwoordmanager absoluut aan te raden. We behandelen KeePass, 1Password, Dashlane en LastPass: vier populaire en heel bekende wachtwoordmanagers. Alleen doen ze allemaal sommige dingen net even wat anders. Wij proberen je te helpen bepalen welke wachtwoordmanager voor jou het meest geschikt is.

KeePass is voornamelijk een Windows-applicatie en waarschijnlijk de bekendste wachtwoordmanager. 1Password richt zich vooral op OS X en iOS en heeft daar de beste applicaties. Er is echter ook gewoon ondersteuning voor Windows en Android. Dashlane richt zich op alle platformen en werkt eveneens voornamelijk met een bureaubladapplicatie. Alleen LastPass leeft echt volledig in de browser.

©PXimport

1Password is als enige echt bedoeld voor OS X en iOS.

02 Online of offline

De eerste en belangrijkste keuze die je moet maken, is of je je wachtwoorden wilt synchroniseren en zo ja, hoe je dat wilt doen. Als je meerdere apparaten gebruikt, wil je waarschijnlijk een vorm van synchronisatie. Je hebt dan vaak ook de mogelijkheid om waar dan ook in te loggen. Je kunt ervoor kiezen je gehele wachtwoorddatabase in de cloud te zetten en de synchronisatie in zijn geheel uit handen te geven. Een andere optie is om het zelf te regelen, door middel van een clouddienst als Dropbox, een netwerkschijf of door simpelweg twee apparaten te koppelen.

Als je alles uit handen geeft, moet je rekening houden met aanvallen. LastPass, bijvoorbeeld, is al meer dan één keer gehackt. Nu zijn dat soort diensten daar wel enigszins tegen bestand. In het geval van LastPass kregen de hackers uiteindelijk enkel versleutelde wachtwoorddatabases in handen waar ze verder niets mee kunnen, vooropgesteld dat jij een sterk wachtwoord hebt ingesteld. Idealiter maak je ook gebruik van tweestapsverificatie.

Zowel KeePass als 1Password werken allebei met databases die je waar dan ook kunt opslaan. Je kunt er dan zelf voor kiezen of en hoe je deze databases wilt synchroniseren. Bij KeePass kun je apps van derden gebruiken en via een clouddienst als Dropbox wachtwoorden synchroniseren. 1Password kan ook via een clouddienst je wachtwoorden synchroniseren, maar voegt daar de optie aan toe om dat enkel via wifi in een lokaal netwerk te doen. Dat werkt wel alleen vanaf een pc naar mobiel apparaat. Dashlane en LastPass werken allebei volledig online waar al je wachtwoorden versleuteld worden opgeslagen. Beide diensten slaan je hoofdwachtwoord (dat je gebruikt om toegang te krijgen tot je wachtwoorden) natuurlijk niet online op.

©PXimport

KeePass kan synchroniseren met een ander bestand of via een weblink.

03 Browserintegratie

De meeste van je wachtwoorden vul je in de browser in, dus is een belangrijk onderdeel van een wachtwoordmanager hoe goed deze integreert met je favoriete browser. Natuurlijk, de meeste wachtwoordmanagers integreren met de populairste browsers, maar er is nog behoorlijk wat verschil in kwaliteit. Naast het invullen van wachtwoorden, is het ook aan een wachtwoordmanager om je wachtwoorden op te slaan en te onthouden én wachtwoorden te genereren, zodat het aanmeld- en registratieproces van websites zo eenvoudig mogelijk wordt gemaakt.

Helemaal handig is als een wachtwoordmanager de optie heeft om automatisch bij bepaalde websites je wachtwoord te veranderen, iets wat vaak lastig is te vinden op verschillende sites en daardoor maar door weinig mensen gedaan wordt. Ten slotte geven sommige wachtwoordmanagers meldingen af als een website gehackt is. Dan weet jij wanneer je je wachtwoord even moet veranderen.

Wat betreft browserintegratie, leeft alleen LastPass helemaal in de browser. Met KeePass ben je aangewezen op extensies van derde partijen. LastPass en Dashlane hebben beide goede integratie voor de browser, met opties om inloggegevens op te slaan, aan te maken, te genereren en automatisch in te vullen. LastPass ondersteunt de meeste browsers. 1Password heeft weliswaar ook een extensie, maar deze werkt minder dan de andere. Voor bijvoorbeeld automatisch invullen ervan moet je even zoeken in de desktoptoepassing.

Alle diensten, behalve KeePass, hebben de optie om je wachtwoorden en websites te analyseren. Voor LastPass geef je dan eenmalig toestemming om je kluis te openen en te analyseren. Vervolgens wordt aangegeven op welke websites je je wachtwoord moet wijzigen, omdat die websites bijvoorbeeld gehackt zijn. Bovendien geeft het weer op welke websites je zwakke wachtwoorden gebruikt, dezelfde wachtwoorden en te oude wachtwoorden. Dashlane en 1Password doen dat iets beter en geven je continu weer welke wachtwoorden zwak, dubbel of gehackt zijn. Bij 1Password moet je die functie wel even zelf inschakelen, via Weergeven / Watchtower. Met LastPass en Dashlane is het mogelijk om bij een aantal websites de wachtwoorden direct vanuit de wachtwoordmanager te wijzigen, zonder dat je zelf hoeft in te loggen.

©PXimport

Dashlane kan, net als LastPass, bijvoorbeeld direct bij een registratieveld een veilig wachtwoord genereren.

04 Mobiel

Wachtwoordmanagers op je mobiel hebben als voordeel dat je ook daar je makkelijk kunt aanmelden bij je favoriete diensten. Veel wachtwoordmanagers worden door zowel iOS als Android ondersteund, maar net als bij de browserintegratie zijn daar verschillende gradaties. Zo kunnen sommige apps automatisch wachtwoorden invullen in de browser én in andere apps. Dat geldt voor zowel Android als iOS, hoewel het op Android vaak beter werkt. Daarnaast kan het zijn dat je je wachtwoorden onderweg wilt kunnen beheren. Sommige apps hebben een geïntegreerde browser, waarbij je nog eenvoudiger je kunt aanmelden op de websites, of een apart toetsenbord om snel wachtwoorden in te kunnen vullen.

LastPass heeft apps voor iOS, Android en Windows Phone, zowel op de tablet als op de smartphone. De apps bevatten een ingebouwde browser waarmee je eenvoudig kunt inloggen. Het is mogelijk nieuwe wachtwoorden, profielen en formulieren toe te voegen. Dashlane heeft apps beschikbaar voor iOS en Android. De mobiele apps bevatten alle functies van het programma op de desktop, met één uitzondering: het bijhouden van je online aankopen. Een groot nadeel is dat Dashlane op Android geen wachtwoorden kan invullen in de browser. Daarvoor moet je per se de ingebouwde Dashlane-browser gebruiken.

LastPass heeft deze mogelijkheid bijvoorbeeld wel. 1Password heeft ook apps voor Android en iOS. Op Android wordt een speciaal toetsenbord gebruikt om wachtwoorden in te vullen. Met 1Password ben je dus voor synchronisatie aangewezen op een clouddienst of door middel van de desktoptoepassing. Voor die laatste optie moet je een wifi-server activeren op je bureaublad om je wachtwoorden te synchroniseren. Met KeePass ben je aangewezen op apps van derden. Een optie is bijvoorbeeld KeePass Touch voor iOS. Deze app heeft de mogelijkheid om wachtwoorden direct vanuit Safari in te vullen, net zoals de concurrentie dat doet.

©PXimport

1Password-wachtwoorden kun je met je mobiel via wifi synchroniseren.

05 Importeren/exporteren

Het importeren van wachtwoorden is belangrijk, zodat je eenvoudig je reeds bestaande wachtwoorden kunt toevoegen aan een nieuwe wachtwoordmanager. Ook exporteermogelijkheden zijn belangrijk, zodat mocht je een ander programma willen gebruiken, dat ook gewoon mogelijk is. Dashlane heeft uitgebreide mogelijkheden om te importeren en exporteren. Importeren is mogelijk vanuit Firefox, Chrome en Internet Explorer, en uit onder meer LastPass en RoboForm Everywhere. 1Password ondersteunt eveneens LastPass en RoboForm, maar heeft ook een door de gemeenschap ontwikkelde tool om uit nog veel meer applicaties wachtwoorden te importeren, waaronder ook de sleutelhanger van OS X en uit KeePass. Exporteren naar een CSV-bestand is zoals gewoonlijk mogelijk.

KeePass heeft ingebouwde ondersteuning voor 1Password en RoboForm, maar verder niets. Wel heeft KeePass een handige wizard ingebouwd waarmee elk CSV-bestand geïmporteerd kan worden. Je kunt dan zelf aangeven welke kolom welke data bevat. Dat werkt erg handig. Bij LastPass is het importeren alleen mogelijk uit je bestaande wachtwoordmanager van de browser of uit een willekeurig CSV-bestand. Het exporteren kan alleen naar een CSV-bestand.

Gerelateerd aan het exporteren en importeren is het delen van wachtwoorden. Het kan soms voorkomen dat je even iemand (beperkt) toegang wilt geven tot je account. LastPass heeft de optie om een wachtwoord te delen naar andere LastPass-gebruikers. Je kunt ervoor kiezen het wachtwoord niet prijs te geven. Hetzelfde geldt voor Dashlane.

©PXimport

Met KeePass kun je zelf de structuur van het te importeren CSV-bestand instellen.

06 Extra's

KeePass heeft een heleboel plug-ins beschikbaar, een echt levend ecosysteem. Met de basisfuncties van KeePass is het mogelijk overal invullen met het Auto-Type-systeem. Dat typt de gebruikersnaam voor je, drukt op TAB en typt het wachtwoord. Dat werkt prima. Je kunt wachtwoorden ook laten verlopen. KeePass is bovendien als enige opensource. LastPass heeft als extra een bureaubladtoepassing met de optie om automatisch inloggegevens in andere bureaubladtoepassingen in te vullen.

Het desktopprogramma werkt echter lang niet zo goed als de browserextensie (waarvoor LastPass eigenlijk gemaakt is) of als KeePass. LastPass, KeePass, 1Password en Dashlane onthouden allemaal de geschiedenis van je wachtwoorden. Dat kan soms erg handig zijn. LastPass en Dashlane bieden als extraatje de mogelijkheid om automatisch je wachtwoorden te wijzigen. Dashlane kan bovendien als enige bonnetjes opslaan van je online aankopen, hoewel je met KeePass iets vergelijkbaars kunt doen omdat je daarmee allerlei bestanden aan een record kunt toevoegen. Ook hebben de betaalde diensten de optie om alarm te slaan als een website gehackt is. 1Password en Dashlane zijn hierin meer proactief dan LastPass, die laatste doet het alleen als je expliciet toestemming daarvoor geeft.

©PXimport

Met Watchtower van 1Password zie je direct welke inloggegevens van welke websites gehackt zijn.

07 Prijzen

De laatste keuze is hoeveel je bereid bent om te betalen voor een goede wachtwoordmanager? KeePass is gratis. En veel van de andere besproken wachtwoordmanagers hebben een gratis optie beschikbaar. Veruit de aantrekkelijkste is LastPass, waarin je alleen de restrictie hebt dat je het op drie apparaten tegelijk kunt gebruiken, die bovendien van hetzelfde type moeten zijn. Dus drie pc's of drie smartphones/tablets. Wisselen mag niet.

Verder kun je authenticatie in twee stappen alleen inschakelen met de premiumvariant. Die kost 1 dollar per maand of 12 dollar per jaar, waarmee LastPass de goedkoopste is van alle betaalde diensten. De gratis variant van Dashlane is al wat beperkter: synchroniseren is onmogelijk, maar je kunt wel onbeperkt wachtwoorden opslaan (alleen deze niet online raadplegen). De Premium-versie kost 40 dollar per jaar. 1Password is veruit de duurste dienst van allemaal en kost eenmalig 64,99 dollar. Er is geen gratis variant beschikbaar van deze dienst, maar je kunt 'm wel 1 maand uitproberen. Jammer is dat je weliswaar mobiele apps krijgt bij de Premium-versie, maar dat daar alsnog nog in-app-aankopen zitten voor extra pro-functies. Die moet je nog los kopen. Als alternatief heeft 1Password een familie-abonnement voor 5 dollar per maand (omgerekend 60 dollar per jaar), dat te gebruiken is met maximaal 5 gebruikers.

Conclusie

We hebben de belangrijkste keuzes aan je voorgelegd die je zult moeten maken bij het kiezen van de juiste wachtwoordmanager, evenals hoe een aantal populaire wachtwoordmanagers daarmee omgaan. De eerste keuze die je moet maken is niet zozeer of je online of offline je wachtwoorden wilt opslaan, maar of je synchronisatie belangrijk vindt. Als dat zo is, moet je de keuze maken of je dat uit handen wilt geven of zelf wilt regelen. Als je het zelf wilt regelen, zul je moeten kiezen voor KeePass of 1Password. Wil je liever meer gebruiksgemak, dan kies je voor Dashlane of LastPass. Daarna raden we je aan de browserintegratie en mobiele apps van je wachtwoordmanager te testen, twee belangrijke onderdelen van je wachtwoordmanager.

Andere functies die vervolgens nog het overwegen waard zijn, zijn het importeren/exporteren van wachtwoorden, het delen ervan, extraatjes en natuurlijk de prijs. Wat betreft prijs is KeePass de gratis oplossing en LastPass de goedkoopste. 1Password vinden we wel erg duur en Dashlane zit er tussenin.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).