Het is erg wanneer je je laptop verliest of het toestel wordt gestolen. Niet alleen ben je het apparaat kwijt en sta je weer voor een dure aankoop, maar wat gaat de vinder of de dief met je bestanden doen? Als je de juiste voorzorgen hebt genomen in de vorm van dataversleuteling, hoef je nergens zorgen om te maken. Heb je dat nog niet gedaan? Het is nog niet te laat.

Veiligheid heeft altijd wel iets dubbels en dat is bij het beveiligen van je computer niet anders. Natuurlijk wil je graag dat je data veilig zijn, vergrendeld voor onbevoegden, maar anderzijds lever je een zekere mate van gebruikscomfort in. Je moet je bijvoorbeeld met een wachtwoord aanmelden en het versleutelen van data heeft een (lichte) impact op de systeemprestaties. Verder vergroot de gegevensversleuteling ook het risico op dataverlies. Immers, wat als je om een of andere reden niet meer lukt om je aan te melden of je bent je wachtwoord vergeten? Of als het besturingssysteem plots weigert te starten? Dan wordt dataherstel wel erg lastig, aangezien je na een opstart met bijvoorbeeld een live-medium alleen versleutelde bestanden terugvindt. 

In deze masterclass kiezen we toch voor meer veiligheid door encryptie en nemen we deze bedenkingen voor lief: een wachtwoord invullen is niet zo erg, de prestatie-impact is nauwelijks merkbaar en we beschikken over up-to-date back-ups, toch? 

Beveiligingsaanpak 

De vraag is natuurlijk: hoe ga je de gegevens op je computer beveiligen? We hebben in elk geval niet gekozen voor wat weleens ‘security by obscurity’ wordt genoemd. Daarmee verberg je de data alleen, maar wijzig je niets aan de gegevens zelf. Deze techniek is bijna altijd gedoemd te mislukken, want vroeg of laat vindt iemand toch je data. De sterkste methode is daarom nog altijd het aanpassen van de data zelf. Concreet betekent dit het versleutelen van je gegevens, bij voorkeur met een beproefd algoritme als AES 256-bit. 

Dan rest nog de vraag: met welke tool ga je de ‘data in rust’ versleutelen? Dit hangt samen met de vraag welke data je precies wilt versleutelen. Ga je voor een complete schijfversleuteling of beperk je je tot het versleutelen van specifieke bestanden, mappen of (data)partities? 

Voor beide methodes valt wel iets te zeggen en dus bespreken we in deze masterclass de nodige tools en technieken aan voor uiteenlopende encryptie-scenario’s. We noemen eerst enkele eenvoudige tools voor als je alleen mappen of bestanden wilt versleutelen. Daarna gaan we aan de slag met de gratis opensource-tool VeraCrypt. 

©corund - stock.adobe.com

Mappen en bestanden 

Wanneer je je bij Windows met een wachtwoord-beveiligd account aanmeldt en je je gegevensbestanden in je profielmap bewaart (%userprofile%), dan kan iemand die zich met een ander standaardaccount aanmeldt niet zomaar bij die data. Maar dit is helaas snel genoeg omzeild, bijvoorbeeld via een live-bootmedium (zie ook het kader ‘Halt! Wachtwoord?’). 

Een alternatief is dat je specifieke mappen versleutelt. Windows Pro en hoger beschikt hiervoor over een eigen functie (EFS, Encrypting File System), maar we gaan er vanuit dat je Windows Home gebruikt. In dit geval kun je nog een beroep doen op externe tools zoals het gratis en opensource AES Crypt, voor diverse platformen). 

Klik na de installatie met rechts op je bestandsselectie en kies AES Encrypt in het contextmenu van Verkenner. Na het invullen van een wachtwoord krijg je voor elk bestand een versleuteld AES-bestand dat je na het intikken van het wachtwoord op vergelijkbare wijze weer kunt ontsleutelen. Of je versleutelt bestanden vanaf de Opdrachtprompt met: 

/aescrypt -e <bestand> 

Bijvoorbeeld: 

aescrypt -e *.pdf 

Ontsleutelen doe je met de parameter -d in plaats van -e. 

Een degelijk en gratis alternatief is nog EncryptOnClick, (www.kwikr.nl/enclick). Je bedient het eveneens vanuit het contextmenu van Verkenner of vanuit een eenvoudig programmavenster. Tenzij je dit anders instelt, wordt het originele, niet-versleutelde bestand hier wel meteen verwijderd. Ontsleutelen lukt hier overigens ook met WinZip of 7-Zip. 

VeraCrypt 

Met de tools uit paragraaf 2 kun je dus snel afzonderlijke mappen versleutelen en weer ontsleutelen, maar wellicht vind je het handiger om dit in één keer met een hele schijf of partitie te doen waar alle belangrijke bestanden op staan. Het gratis VeraCrypt is daar zeer geschikt voor, maar in het kader ‘Alternatieven’ noemen we nog enkele opties. 

VeraCrypt is de feitelijke opvolger van het ooit zo populaire TrueCrypt. Het is beschikbaar voor zowel Windows (ook in een portable versie), macOS als Linux en het kan met diverse encryptie-algoritmes overweg, zoals AES, TwoFish en Serpent. Je systeem heeft er geen TPM-chip voor nodig (Trusted Platform Module) en de tool kan zowel datapartities, systeempartities als usb-sticks versleutelen. VeraCrypt is opensource, wat het risico op slinkse achterdeurtjes sterk verkleint. 

Via een slimme techniek kun je zelfs verbergen dat je een versleuteld volume hebt gemaakt, ook wel ‘plausible deniability’ genoemd. Je kunt geloofwaardig volhouden dat je niets op je systeem te verbergen hebt, want er zijn geen bewijzen. Deze ietwat paranoïde functie komt verder niet aan bod in deze masterclass. 

Installatie VeraCrypt 

We gaan aan de slag met Windows-versie 1.25.9. Je downloadt deze via www.kwikr.nl/veradown. Met een dubbelklik op het gedownloade exe-bestand start je de installatie. Je moet kiezen tussen Installeren en Uitpakken. De tweede optie is handig om VeraCrypt in draagbare modus uit te voeren, maar in dat geval kun je VeraCrypt niet gebruiken om je hele systeemschijf of -partitie te versleutelen. Wij kiezen dus voor Installeren en laten in het volgende venster alle vinkjes staan. Na een druk op de knop Installeren rond je de installatie af met Voltooien. 

Mogelijk duikt nu een waarschuwing op, want blijkbaar werkt VeraCrypt niet helemaal goed samen met de Windows-functie Snel opstarten. Op de vraag Wilt u Windows Snel opstarten uitschakelen? antwoord je daarom bij voorkeur met Ja. Herstart vervolgens je computer. Overigens kun je deze functie altijd zelf ook nog in- of uitschakelen. Open hiervoor het Windows-startmenu, kies Een energiebeheerschema selecteren / Het gedrag van aan/uit-knoppen bepalen / Instellingen wijzigen die momenteel niet beschikbaar zijn. Hier vind je de functie Snel opstarten inschakelen. 

Bestandscontainer configureren 

We maken als eerste een virtuele versleutelde bestandscontainer waarin we alle bestanden bewaren die we niet in verkeerde handen willen laten vallen. Start VeraCrypt en druk op Volume aanmaken. In het dialoogvenster selecteer je Een versleutelde bestandscontaineraanmaken. Bevestig met Volgende en laat Standaard VeraCrypt-volume geselecteerd. Druk op Volgende en Bestand selecteren. Het is nu de bedoeling dat je een pad naar een (nog niet bestaand) dummy-bestand invult, dat als container voor je virtuele schijf zal fungeren, bijvoorbeeld c:\users\<accountnaam>\encryptvolume.txt. 

Druk op Volgende en kies de gewenste versleutelings- en hash-algoritmes. De standaarden AES en SHA-512 voldoen meestal prima. Druk nogmaals op Volgende en stel de gewenste virtuele schijfgrootte in. Druk weer op Volgende en vul twee keer een stevig wachtwoord in. Eventueel kun je hier ook de optie Sleutelbestanden gebruiken aanvinken, waarna je via Sleutelbestanden naar een of meer bestanden verwijst die als ‘sleutel’ dienen. Druk op Volgende en selecteer Ja als je denkt bestanden groter dan 4 GB in je versleutelde volume te gaan bewaren. Druk nogmaals op Volgende en beweeg de muisaanwijzer tot de balk helemaal groen kleurt. Druk daarna op Formatteren. Na afloop klik je op Sluiten, wat je terugbrengt naar het hoofdvenster. 

Bestandscontainer gebruiken 

Bij Station selecteer je een vrije stationsletter. Klik vervolgens op Bestand selecteren en verwijs naar het zonet gemaakte containerbestand (encryptvolume.txt in ons voorbeeld). Bevestig met Koppelen en vul het wachtwoord in. Eventueel kun je via de knop Koppelopties het volume bijvoorbeeld koppelen als alleen-lezen. 

Na je bevestiging met OK koppelt VeraCrypt het gevraagde station aan het volume en kun je dit station zoals elk ander station benaderen en er data in bewaren. Druk op Ontkoppelen of Alles ontkoppelen wanneer je het station weer in versleutelde toestand wilt brengen. 

Je mag gerust het grafische venster sluiten, maar VeraCrypt moet wel op de achtergrond actief blijven (zie het icoontje in het systeemvak van Windows). Sluit je dit toch af, dan worden volumes bijvoorbeeld niet automatisch ontkoppeld wanneer je je bij Windows afmeldt en dat wil je vermoedelijk vermijden. Voor extra zekerheid kun je via het menu Instellingen / Voorkeuren bij Automatisch ontkoppelen niet alleen Allesontkoppelen als gebruiker afmeldt selecteren, maar ook als schermbeveiliging start of als gebruikerssessie wordt vergrendeld. Zo ben je zeker dat niemand bij je gegevens kan wanneer je even weg bent van je computer. 

Datapartitie 

Stel, je hebt op je computer een afzonderlijke partitie gemaakt voor alle belangrijke data. Dan is het wel zo handig als je deze partitie compleet laat versleutelen. 

In dit geval kies je in de Wizard Volume aanmaken de optie Een niet-systeempartitie/schijf versleutelen. Deze keer moet je dus wel op Apparaat selecteren drukken (en niet op Bestand selecteren), zodat je de gewenste partitie kunt aanduiden. De volgende stappen zijn nagenoeg identiek aan de procedures die we bij paragrafen 5 en 6 hebben beschreven. 

Houd er wel rekening mee dat je de oorspronkelijke stationsletter van de (onversleutelde) partitie niet langer mag gebruiken, maar alleen de stationsletter die vanuit VeraCrypt aan het versleutelde volume werd gekoppeld. Koppelen doe je door het station te selecteren en Apparaat selecteren te kiezen, waarna je op Koppelen drukt en het wachtwoord invult. 

Stationsversleuteling in Windows Home 

Het is ook mogelijk de complete systeemschijf of -partitie te versleutelen. Zelf zijn we daar niet zo’n voorstander van, want je zult maar meemaken dat je plots geen toegang meer hebt tot je gebruikersaccount of eventuele administratoraccounts. Maar het is dus wel degelijk mogelijk. In Windows Pro kan dit met BitLocker (zie het kader ‘Alternatieven’) en in Windows Home is er een afgeslankte versie hiervan, met de naam Stationsversleuteling. 

Op laptops waarop standaard al Windows 10 of 11 standaard is geïnstalleerd, is de kans trouwens groot dat deze functie al staat ingeschakeld en je dus al met een versleutelde schijf aan het werken bent. Dit kun je nagaan via de module Instellingen van Windows, waar je Privacy enbeveiliging (Windows 11) of Bijwerken en beveiliging (Windows 10) opent en Apparaatversleuteling selecteert. Hier kun je deze functie in- of ook weer uitschakelen, een langdurig proces dat je het best niet onderbreekt. 

Besef wel dat Apparaatversleuteling normaal gesproken alleen beschikbaar is als je gebruikersaccount aan een Microsoft-account is gekoppeld, je pc over een TPM-chip beschikt en in het BIOS zowel UEFI-secureboot als DMA-beveiliging zijn ingeschakeld. 

Druk op Windows-toets+R, voer msinfo32 uit en kijk bij Systeemoverzicht / Ondersteuningvoor apparaatversleuteling of jouw systeem aan deze eisen voldoet. Is dit niet het geval en wil je toch overgaan tot volledige schijfencryptie, dan kun je VeraCrypt hiervoor gebruiken. 

Systeempartitie met VeraCrypt 

We starten hiervoor opnieuw de Wizard Volume aanmaken in VeraCrypt. Deze keer gaan we voor de derde optie: De systeempartitie of de gehele systeemschijf versleutelen. Diverse stappen blijken goed vergelijkbaar met wat we eerder al in paragraaf 5 hebben besproken. Wel moet je hier kiezen tussen De Windows-systeempartitieversleutelen of De hele schijf versleutelen. Als het dan toch je bedoeling is om alle data te versleutel, dan vinden we de tweede optie de beste. Letterlijk alles wordt dan versleuteld, op de eerste schijftrack met de VeraCrypt Boot Loader na. 

Detecteert VeraCrypt een niet-standaard partitie, zoals een speciale herstelpartitie (wat geregeld het geval is bij laptops), dan geeft VeraCrypt het advies toch alleen de optie De Windows-systeempartitie versleutelen te kiezen, eventueel in combinatie met het versleutelen van een of meerdere datapartities (zie paragraaf 7). Dit is een advies waar we volmondig achterstaan. Je zult tevens moeten aangeven of je systeem Single-boot is (slechts één besturingssysteem), dan wel Multi-boot (meerdere parallelle besturingssystemen). Dit laatste scenario is behoorlijk delicaat en alleen weggelegd voor ervaren gebruikers, aldus VeraCrypt. 

Herstelmedium en test 

Als laatste stap moet je ook nog een VeraCrypt-herstelschijf laten aanmaken. Dit gebeurt in de vorm een iso-bestand dat via een Windows-hulpprogramma naar een live-cd/dvd wordt overgezet. Je kunt dit bestand ook naar een live bootstick omzetten met een tool als Ventoy. In dit geval plaats je in VeraCrypt wel een vinkje bij Controle van herstelschijf overslaan. 

Aan het einde van de procedure is er wel nog een verplichte knop Testen, waarmee VeraCrypt na een herstart nagaat of een systeemversleuteling geen problemen gaat opleveren. Pas daarna kun je de encryptie daadwerkelijk van start laten gaan door op Versleutelen te drukken. 

Heb je nog geen complete systeem- en databack-up gemaakt, druk hier dan op Uitstellen en zorg voor eerst zo’n back-up, bijvoorbeeld met EaseUS Todo Backup Free. Je weet immers nooit wat er mis kan gaan. 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).