Allerlei hacks en lekken hebben het de laatste jaren al vaak bewezen: aanmeldingen met enkel en alleen een wachtwoord zijn niet veilig genoeg. Je combineert zo’n wachtwoord dus beter met een extra factor. In dit artikel zetten we daarvoor authenticatie-apps in, zogeheten authenticators, waarmee je je accounts extra beveiligd.

Om je wachtwoord niet de enige methode van inloggen te laten zijn, kun je uit talloze andere opties kiezen, maar die zijn niet allemaal even handig of veilig. Je zou jezelf bijvoorbeeld een sms kunnen laten doorsturen, maar zo’n melding gaat helaas over een mobiel netwerk. Een veiligere oplossing is een authenticator-app op je smartphone. 

Zo’n app genereert namelijk een tijdgebaseerde en eenmalig bruikbare code, oftewel TOTP (Time-based, One-Time Passcode), waarvoor niet eens een netwerkverbinding is vereist. Zo’n code is slechts 30 seconden geldig. Bekende authenticators zijn Authy, LastPass Authenticator, Google Authenticator en Microsoft Authenticator. De laatste twee zijn het populairst en daar gaan we in deze workshop dan ook dieper op in.

©PXimport

2FA en MFA

Bij traditionele aanmeldingen gebruik je slechts één factor, bijna altijd een wachtwoord. Een wachtwoord is iets wat je kent, maar het is veiliger om daar een extra factor aan toe te voegen. Typisch is dat iets wat je bent (een biometrisch kenmerk, zoals een vingerafdruk) of iets wat je hebt (zoals een token of een smartphone die een code kan genereren).

Gebruik je twee factoren, dan hebben we het over 2FA (tweefactorauthenticatie, ook wel tweestapsverificatie genoemd), maar je kunt in principe ook meerdere factoren inzetten. In zo’n geval spreken we van MFA, oftewel multifactorauthenticatie.

Google Authenticator

Laten we beginnen met de app Google Authenticator om met 2FA/MFA aan de slag te gaan. Je kunt deze app gratis downloaden uit de officiële appstores van Android en Apple. In dit artikel gaan we uit van de installatie op een Android-smartphone, maar de werking is nagenoeg identiek op een iPhone. 

Na de installatie kun je direct een account voor een 2FA/MFA-dienst toevoegen. Je hebt keuze uit twee opties: QR-code scannen en Instelsleutel invoeren. In het laatste geval dien je zelf de code of verificatiesleutel voor je account in te tikken.

©PXimport

Laten we als (logische eerste) voorbeeld je Google-account zo instellen dat je hiervoor voortaan de code van Google Authenticator nodig hebt om je aan te kunnen melden. Surf hiervoor naar https://myaccount.google.com en selecteer Verificatie in 2 stappen. Bevestig met Aan de slag en meld je nogmaals aan met je accountwachtwoord. 

Druk op Volgende en tik de ontvangen controlecode in. Bevestig met Aanzetten. In het volgende scherm krijg je een overzicht van de beschikbare, tweede verificatiestappen.

Accounts aan Google Authenticator koppelen

Klik nu op het pijlknopje bij Authenticator-app en op + Authenticator instellen. Er verschijnt een venster met een QR-code. Deze scan je met je Google Authenticator-app (via de optie QR-code scannen). Lukt het om een of andere reden niet, klik dan in je browser op Kun je de code niet scannen? zodat er een instelsleutel verschijnt. Deze kun je handmatig intikken in je app (via Instelsleutel invoeren). 

Je account wordt nu aan de app gekoppeld, met de standaardnaam Google (<je_e-mailadres>). Druk op Volgende op de webpagina, vul de gegenereerde TOTP-code in en bevestig met Verifiëren.

©PXimport

Voortaan moet je deze TOTP-code dus invullen wanneer je je bij Google aanmeldt, tenzij je bij zo’n aanmelding een vinkje plaatst bij Niet meer vragen op dit apparaat.

In Google Authenticator zelf valt er nauwelijks iets in te stellen. Wel kun je accountkoppelingen overzetten naar een nieuw apparaat. Installeer daarvoor de app op je nieuwe toestel, open de app op je oude apparaat, tik op het menuknopje, kies Accounts exporteren, selecteer de accounts, tik op Volgende en scan de QR-code met de app op je nieuwe apparaat om je voortaan via dat apparaat aan te kunnen melden.

Microsoft Authenticator

Net als Googles app kun je ook Microsoft Authenticator gratis downloaden uit de officiële appstores van zowel Android als Apple. We gaan wederom uit van de werking op een Android-smartphone. Klik na de installatie van de app op Ik ga akkoord. Je ziet nu drie opties: Aanmelden met Microsoft, Werk- of schoolaccount toevoegen en Een QR-code scannen.

Laten we ervan uitgaan dat je je Microsoft-account wilt koppelen. Meld je hiervoor eerst aan bij https://account.microsoft.com, open het tabblad Beveiliging en voer je wachtwoord in. Vervolgens open je de rubriek Geavanceerde beveiligingsopties. Scrol tot je bij Extra beveiliging komt en selecteer daar Inschakelen bij Verificatie in twee stappen.

©PXimport

App-verschillen

Google Authenticator is wellicht de meest gebruikte authenticator-app. Dat heeft niet alleen te maken met het overwicht van Google, maar ook met het feit dat de app al vanaf 2010 beschikbaar is. Microsoft Authenticator is pas in 2016 uitgerold. Deze bevat wel een aantal functies die de Google-app ontbeert. 

Dat zijn onder meer cloud-back-up, synchronisatie tussen apparaten, een wachtwoordloze login en het automatisch invullen van wachtwoorden. Werk je vooral met Microsoft-diensten, dan is Microsofts app waarschijnlijk het prettigst.

Druk op Volgende en selecteer Een app bij Mijn identiteit verifiëren met. Druk op Volgende (2x). Er verschijnt een QR-code die je met je Microsoft Authenticator-app scant, waarna je account aan de app wordt gekoppeld. Je krijgt nu ook het aanbod om je wachtwoorden en andere gegevens die je opslaat in Microsoft Authenticator versleuteld te bewaren in je Microsoft-account, zodat ze met al je aangemelde apparaten worden gesynchroniseerd. 

Tenzij je dit bewust niet wilt, laat je deze optie ingeschakeld en kies je Automatisch invullen inschakelen / Instellingen openen. Selecteer Authenticator, bevestig met OK / Gereed / OK.

©PXimport

Aanpassingen

Wanneer je 2FA activeert voor je Microsoft-account moet je je er van bewust zijn dat sommige, vooral wat oudere apps en apparaten geen beveiligingscodes accepteren. In de meeste gevallen moet je dan een zogeheten app-wachtwoord instellen.

Heb je de Authenticator-app geïnstalleerd, maar verschijnt er geen beveiligingscode, dan kun je via https://kwikr.nl/appww lezen hoe je een aangepaste aanmeldmethode in kunt stellen voor onder meer Outlook.com, Windows Essentials en Xbox. 

Cloudback-up

Microsoft Authenticator ondersteunt cloudback-ups. Dit houdt in dat de app een back-up naar de cloud maakt van je accountreferenties en app-instellingen. Dit maakt het gemakkelijk om via de Microsoft Authenticator-app je accounts op een nieuw of een extra toestel te importeren. Naast een Microsoft-account heb je voor iOS hiervoor ook een iCloud-account nodig. 

Binnen Android schakel je cloudback-up als volgt in: open de app, tik op het knopje met de drie puntjes, kies Instellingen en activeer Cloudback-up. Bij een nieuwe installatie van de app kun je dan Herstellen vanuit een back-up selecteren, waarna je de verdere instructies volgt.

Wachtwoordloos inloggen

Het is eveneens mogelijk ‘wachtwoordloos’ te werken met je Microsoft-account. Je wordt dan niet langer om een wachtwoord gevraagd, maar je moet je aanmelden met een alternatieve methode, zoals een beveiligingstoken, biometrie of de Microsoft Authenticator-app. Deze laatste moet in elk geval geïnstalleerd zijn. Meld je vervolgens aan bij https://kwikr.nl/acwwloos en klik op Inschakelen bij Account zonder wachtwoord. 

Druk op Volgende, selecteer een methode om je identiteit te verifiëren. Druk nogmaals op Volgende en tik op Goedkeuren in Microsoft Authenticator. 

©PXimport

Automatisch invullen

Microsoft Authenticator bevat tevens een geïntegreerde wachtwoordbeheerder. Tik hiervoor in de app op Wachtwoorden en geef, als je dat wilt, toestemming voor het automatisch invullen van wachtwoorden door een vinkje te plaatsen bij Instellen als provider voor automatisch invullen, waarna je Authenticator selecteert en met OK bevestigt. 

Via Nu proberen kun je opgeslagen wachtwoorden uit Google Chrome of uit een csv-bestand direct importeren. In Chrome doe je dat via Instellingen / Wachtwoorden, waarna je op het knopje met de drie puntjes tikt en Wachtwoorden exporteren / Verificator kiest.

Back-up

Wanneer je 2FA via een authenticator-app hebt ingeschakeld, heb je doorgaans een wachtwoord en een TOTP-code nodig. Maar wat als je je smartphone niet bij je hebt of kwijt bent? Om te voorkomen dat je dan niet meer kunt inloggen, doe je er verstandig aan een extra aanmeldmethode in te schakelen. 

Welke mogelijkheden er zijn en hoe je dat precies doet, hangt van de dienst af. De kans is groot dat je in de 2FA-rubriek van je account een herstelcode kunt afdrukken, zoals bij Microsoft, of dat je, zoals bij Google, een reeks eenmalige back-upcodes kunt opvragen. Dit doe je best zo snel mogelijk.

2FA op Facebook

Je kunt nog heel wat andere webdiensten koppelen aan je Authenticator-app. Op https://2fa.directory/int vind je behoorlijke lijst met websites die 2FA ondersteunen. Laten we beginnen met Facebook. 

Open Account / Instellingen en privacy / Instellingen / Beveiliging en aanmelding. Klik op Bewerken bij Tweestapsverificatie. Selecteer Verificatieapp gebruiken. Er verschijnt nu zowel een QR-code als een instelsleutel. 

In Microsoft Authenticator tik je op het knopje met de drie puntjes en kies je + Account toevoegen / Ander account, waarna je de QR-code scant of Enter code manually selecteert. Voor Google Authenticator volg je de aanwijzingen in stap 4.

©PXimport

Dropbox

Voor Dropbox surf je naar (de desktopversie van de website op) www.dropbox.com. Klik rechtsboven op je accountpictogram en kies Instellingen. Open het tabblad Beveiliging en schakel de optie Tweestapsverificatie in. Bevestig met Aan de slag en vul je Dropbox-wachtwoord in. Druk op Volgende en selecteer Via een mobiele app. 

Druk nogmaals op Volgende om de QR-code te zien. Kies je voor een instelsleutel, klik dan op Voer de geheime code handmatig in. Bevestig met Volgende, vul de TOTP-code in en voltooi de procedure.

Instagram

De procedure bij Instagram is niet veel anders dan bij Facebook en Dropbox, al moet je 2FA hierbij wel instellen vanuit de app zelf. Tik onderaan op je profielpictogram en vervolgens op het hamburgerpictogram. Hier kies je voor Instellingen / Beveiliging / Tweestapsverificatie. Bevestig met Aan de slag en schakel de optie Verificatie-app (aanbevolen) in. 

Tik op Volgende of op Handmatig instellen voor de instelsleutel. In het eerste geval selecteer je de gewenste authenticator bij Openen met, waarna de koppeling een feit is.

Twitter

De 2FA-functie in Twitter zit wat verborgen in het menu onder de optie Meer. Hier klik je op Instellingen en privacy / Beveiliging en accounttoegang. Selecteer Beveiliging en open het item Tweestapsverificatie. Zet een vinkje bij Verificatie-app en bevestig met Aan de slag. 

Het scenario is je inmiddels bekend: er verschijnt een QR-code of je kunt klikken op Can’t scan the QR code? mocht je liever de handmatige methode met een instelsleutel gebruiken.

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).