De look van Android-smartphones wijkt niet alleen van de buitenkant af van een iPhone, ook het besturingssysteem ziet er anders uit. En dan zijn die looks ook nog per smartphone verschillend: Samsung gooit er zijn TouchWiz-sausje overheen en HTC heeft met Sense een bijna speels uiterlijk. Wil je dat je Android een Apple-ervaring krijgt? Dan kan je met een paar simpele aanpassingen een iPhone-kloon maken!

Tip 01: Android aanpassen

Android is geweldig, het grote voordeel is dat je veel van het besturingssysteem kunt aanpassen aan jouw wensen en dat je heel veel opties hebt die je in of uit kunt schakelen. Mogelijk een nog groter voordeel, is dat je veel keuze hebt qua budget. Voor onder de 200 euro heb je al een prima Android-apparaat tot je beschikking. De iPhone daarentegen is een duur toestel, de goedkoopste versie begint bij 489 euro. Je betaalt ook voor het design, wat strak en simpel is. Gelukkig kun je met een paar trucs je Android-apparaat op een iPhone laten lijken. Niet alleen qua looks, maar ook qua functionaliteit.

Tip 02: Beginscherm

Op de iPhone heb je vier vaste apps aan de onderkant van je scherm. Alle apps worden daarboven getoond in verschillende schermen. Door van links naar rechts te vegen, komen er dus andere apps tevoorschijn. Apps zijn te combineren tot mappen door ze op elkaar te leggen. Bij Android staan standaard niet alle apps in de hoofdschermen, je kunt zelf bepalen welke apps daar wel staan. De rest staat in de launcher. Wil je de manier van iOS nabootsen, dan kun je het best de app Nova Launcher installeren. Als je de app start, vraagt Nova Launcher of je een reservekopie wilt laden. Klik op Volgende om dit over te slaan. In het volgende scherm kun je kiezen voor een lichte of donkere kleurstelling. Dit maakt voor ons doel niet uit, kies één van de twee en tik op Volgende. In de volgende schermen pas je nog een paar instellingen aan. Als je smartphone je vraagt om een startscherm-app te selecteren, kies je voor Nova Launcher en tik je op Altijd.

©PXimport

Nova Launcher

Tip 03: Dock

©PXimport

Open de instellingen van de Nova Launcher door op de zes stippen te tikken en voor Nova instellingen te kiezen. Tik op Dock / Dock pictogrammen om te bepalen hoeveel apps er aan de onderkant van je scherm vast moeten zitten. Stel hier 4 in en tik op Klaar. Op de iPhone heeft het dock een semi-transparante achtergrond. Om dit in te stellen, ga je naar Dock / Dock achtergrond en kies je onder Vorm de optie Rechthoek. De achtergrond in iOS past zich automatisch aan op de achtergrondafbeelding, kies bij Kleur een lichte variant van de kleur die veel in de achtergrondafbeelding voorkomt. Als je wit kiest, zijn de witte letters bijna niet leesbaar. Zet de Transparantie op ongeveer 20%. Zet de schuif achter Achter navigatiebalk tonen aan. Ga naar Dock / Pictogram lay-out en zet de schuif achter Label aan. Zorg dat het vinkje achter Schaduw uit staat en dat het vinkje achter Enkele regel aan staat. Tik op Bureaublad en vervolgens op Bureaublad raster. Nu kun je kiezen hoeveel apps je op je scherm wilt hebben staan. Een iPhone 5 of SE heeft vier rijen van vijf apps, een iPhone 6 of 7 heeft zes rijen van vier apps. Je kunt het haakje voor Subraster positionering laten staan. Sluit af door op Klaar te tikken. Voor een volledige Apple-ervaring scrol je naar beneden en zet je de schuif achter Pictogram toevoegenaan startscherm aan. Nu wordt een nieuw geïnstalleerde app automatisch aan je bureaublad toegevoegd.

Tip 04: Mappen

Mappen in iOS geven apps weer in groepjes van negen als je erop tikt. Om dit na te apen, ga je in de instellingen naar Mappen en tik je op Map voorbeeld. Kies voor Raster. Als je nu naar je apps op je scherm kijkt, zie je dat de apps in mapjes in een raster worden gegroepeerd, maar dat de achtergrond een doorzichtige cirkel is. Je moet de juiste achtergrond voor je mappen nog downloaden: een grijs vierkant met afgeronde hoeken. Deze vind je hier. Sla het bestand op en open het als je in Nova Launcher op Map achtergrond tikt en voor Aangepast kiest. Een map heeft op dit moment maximaal twee bij twee apps, in tegenstelling tot drie bij drie in iOS. Dit kun je helaas niet wijzigen met Nova Launcher. Heb je drie apps in een mapje, dan zal de derde midden onder de eerste twee komen te staan, de oplossing is om altijd een even aantal apps in een map te hebben staan. Als je op een map tikt, krijg je een wit scherm te zien met de apps van de map. Om dit een beetje meer op iOS te laten lijken, ga je naar Venster / Achtergrond en kies je onder Transparency een waarde van ongeveer 60%. Om de naam van de app in wit weer te geven, ga je naar Pictogram lay-out en kies je achter Kleur de kleur wit. Je kunt hier ook weer een lichtere variant van je achtergrond kiezen en dan de Transparency op ongeveer 20% zetten.

Tip 05: Pictogrammen

De volgende stap is om je bestaande icoontjes meer op de pictogrammen van een iPhone te laten lijken. Apple heeft richtlijnen hoe een icoon eruit ziet en alle icoontjes op een iPhone hebben afgeronde hoeken. Het handigste is om de app Adastra – Icon Pack vanuit de Play Store te installeren. Om de pictogrammen te installeren, ga je naar Nova Launcher en tik je op Uiterlijk & gedrag. Tik op Pictogram thema en kies voor Adastra. Je ziet dat nu standaard-icoontjes van bijvoorbeeld de Google Play Store en Chrome vierkant zijn met afgeronde hoeken. Op sommige smartphones zijn de icoontjes wel erg klein. Je kunt dit aanpassen door bij Uiterlijk & gedrag de schuif achter Pictogram grootte normaliseren uit te zetten.

©PXimport

Tip 06: Icoontjes wijzigen

Je hebt nu alleen het uiterlijk van je pictogrammen aangepast aan een standaard iOS-design, maar de icoontjes zelf zien er nog niet precies zo uit als op een iPhone. Dit is mogelijk, maar vereist wel veel werk. Je moet het icoontje voor elke app afzonderlijk aanpassen. Allereerst download je het iOS Icon Pack hier. Dit is een pack voor iOS 9, maar de icoontjes voor iOS 10 en iOS 11 zijn grotendeels hetzelfde. Als je het pack hebt gedownload, kun je het rar-bestand met een app als RAR (te downloaden uit de Play Store) naar een bepaalde map uitpakken. Selecteer de map iOS9 en tik op het uitpak-icoontje. Kies een locatie door op Bladeren te tikken en kies voor OK. Nu moet je de icoontjes van de apps één voor één veranderen. Dit doe je door er een seconde op te tikken en voor Bewerken te kiezen. Tik op het icoontje en vervolgens op Galerij apps / Documenten. Hier kun je nu één van de uitgepakte icoontjes kiezen. Sluit af door op Klaar te tikken. Het is overigens handig om na het selecteren van het icoontje de hoeken precies naar de randen van het icoontje te slepen voor je op Klaar drukt. Zo is het pictogram zo groot mogelijk. Je kunt de naam van de app hier ook veranderen. Niet alle icoontjes van iOS vind je helaas terug in het icon pack. Voor ontbrekende moet je even googelen.

Tip 07: Achtergronden

©PXimport

Je Android-smartphone heeft andere achtergronden dan een iPhone. Met een standaard iOS-achtergrond lijkt je nep-iPhone opeens een stuk echter. Je kunt de officiële achtergronden overal op het internet vinden, een simpele Google-zoekopdracht op afbeeldingen naar iOS 10 wallpaper geeft honderden resultaten. Klik wel even op Tools en kies hier Groot om alleen afbeeldingen met een hoge resolutie weer te geven. In Chrome in Android tik je boven de resultaten op HD voor grote afbeeldingen. Ga naar het instellingenmenu op je Android-smartphone en tik op Weergave / Achtergrond. Kies je achtergrond en tik op Achtergrond instellen.

Tip 08: Statusbalk

Het gehele bureaublad ziet er nu uit als een iPhone. Het enige wat nog nergens naar lijkt, is de statusbalk aan de bovenkant. Je kunt de app iNoty OS 10 (van maker Cadetuam) installeren. Denk er wel aan dat de app potentieel allerlei persoonlijke gegevens in kan zien. De app waarschuwt hier zelf overigens ook voor als je op Turn On/Off Notify tikt. Zet een vinkje voor iNoty en Nova Launcher. Bovenaan zie je dat de statusbalk nu al op je iPhone gaat lijken. Helaas kun je de statusbalk niet doorzichtig maken zoals in iOS. Wel kun je de naam van je provider handmatig veranderen en de tijdweergave aanpassen. Tik op Clock Format en kies de juiste optie. Tik op Customize carrier’s name en geef een naam op. Eventueel kun je het batterijpercentage uitzetten door het vinkje achter Show battery percentage uit te zetten. Als je nu van boven naar beneden veegt, zie je het notificatiescherm dat je uit iOS kent. Tik op Change Background Notify, selecteer dezelfde afbeelding als je voor je achtergrond hebt gekozen door op Gallery te tikken. Nu ziet ook dit er een stukje echter uit.

Let op: er zijn verschillende apps in de app-store te vinden die ongeveer dezelfde naam hebben, maar deze zijn van wisselende kwaliteit en zorgen voor erg veel reclame of irritante meldingen, de versie van Cadetuam die we hier bespreken geeft alleen reclame pop-ups als je de instellingen wilt wijzigen, dit is best aanvaardbaar. Een directe link.

Tip 09: Lock Screen

©PXimport

Het enige wat nu nog overblijft, is de vormgeving van het vergrendelscherm. Hiervoor kun je de app iLock – Lock Screen OS 10 van fabrikant OS Store downloaden. Ook deze app heeft toegang tot veel persoonlijke gegevens, iets wat je ziet als je de app wilt installeren. Zet de schuif achter Enable/Disable Lock Screen aan en kies je achtergrond door op Change Theme From Gallery te tikken. Zet vervolgens de schuif achter Use 24-hour Format aan en geef bij On screen time out aan hoelang je wilt dat het duurt voordat het scherm uitgaat. Je kunt de tekst van het vergrendelde scherm veranderen door op Change Tekst Slide te tikken. Standaard wordt hier Slide to unlock weergegeven, de officiële Nederlandse vertaling in iOS is Ontgrendel. Als je een ontgrendelcode wilt instellen, dan zet je de schuif achter Enable / Disable Passcode aan. Geef een nieuwe code op en bevestig de code. Zorg ervoor dat je bij je Android-instellingen geen schermbeveiliging hebt ingesteld bij Instellingen / Beveiliging / Schermvergrendeling.

Belscherm

Tip 10: Valse Toetsenborden

In Android kun je gemakkelijk een nieuw toetsenbord installeren en uiteraard zijn er ook veel iOS-achtige toetsenborden in de Google Play Store te vinden. Omdat er na installatie geen tot weinig controle is op de apps, is het geen goed idee om één van deze apps te installeren. Als een maker kwaad in de zin heeft, kan informatie die je via dit toetsenbord intypt, doorgestuurd worden naar de fabrikant. Anderen kunnen zo je wachtwoorden achterhalen en je creditcardgegevens inlezen, inclusief de ingetoetste beveiligingscode op bijvoorbeeld een webformulier.

Ben je er zeker van dat een toetsenbord van een bonafide fabrikant is, dan kun je nadat je de app hebt geïnstalleerd op Taal en invoer in je instellingenmenu het toetsenbord activeren.

©PXimport

Tip 11: One Launcher

Hoef je qua uiterlijk niet een een-op-een-kopie van iOS, dan kun je ook voor een launcher kiezen die direct het meest op de vormgeving van iOS lijkt. Een launcher-app die al miljoenen keren is gedownload uit de Play Store is One Launcher. De app biedt de basisvormgeving van iOS, maar heeft wel andere pictogrammen. Leuk is wel dat je meteen mappen hebt met negen app-icoontjes erin en als je een app wilt verwijderen, gaat de app wiebelen en kun je hem verwijderen door op het kruisje te tikken. Je moet de launcher in plaats van Nova Launcher gebruiken en handmatig de achtergrond wijzigen door op de drie stipjes te tikken en voor Wallpaper te kiezen. De pictogrammen kun je niet wijzigen. Je kunt wel een ander thema kiezen door op Themes / More te tikken, maar deze functie is verre van stabiel. De app is wel handig in het gebruik, werkt snel en vreet niet veel batterij.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).