Op vakantie neem je je laptop niet mee, maar je wilt natuurlijk wel bereikbaar blijven en ervoor zorgen dat je alle gemakken van je laptop op je smartphone hebt. Toegang tot al je bestanden is belangrijk, je wilt je werk e-mails kunnen blijven lezen en op al je diensten kunnen inloggen. Hoe maak je van je smartphone een mini-workstation?

Je kunt tegenwoordig vrijwel alles wat je normaal gesproken op je laptop doet ook op je smartphone doen. Dat is handig, want dit betekent dat je niet je laptop mee hoeft te nemen op reis of tijdens een weekendje op de camping. Het is wel slim om even na te lopen wat je precies tijdens je vakantie wilt kunnen doen en wat je juist níet wilt doen. Internetbankieren en je creditcardlimiet kunnen verhogen? Ja, dat is handig vanaf je vakantieadres. In kunnen loggen op websites die je normaal alleen bezoekt op je laptop? Een goed idee. Je werk-mails checken? Soms handig, maar dan wellicht zonder push-notificatie.

01 E-mails filteren

Waarschijnlijk heb je je persoonlijke e-mail al geconfigureerd op je smartphone, maar als je een belangrijk werk-gerelateerd mailtje verwacht tijdens je vakantie, dan kan het handig zijn om toegang te hebben tot de e-mail van je werk. Als je zelf je werkmail mag configureren, dan voeg je gewoon een extra mailaccount toe in Android of iOS. Kan dit niet, dan kun je er altijd voor kiezen om de e-mails van je werk tijdelijk door te laten sturen naar je privé-mailadres.

Als je gebruik maakt van Gmail kun je zelfs een filter instellen om je werkmailtjes naar een aparte map in je Gmail-inbox te sturen. Zorg dat je werkmail wordt doorgestuurd naar je Gmail-adres en ga in je browser op je pc naar www.gmail.com. Log je in met je Google-account, klik rechtsboven op het tandwiel en kies voor Instellingen. Ga naar Filters en geblokkeerde adressen en klik op Nieuw filter maken. Achter Van geef je het e-mailadres op van je werk, klik vervolgens op Filter maken. Zet nu een vinkje voor Het label toepassen, klik op Nieuw label en bedenk een naam voor je doorgestuurd werk e-mail. Je kunt ook nog een vinkje voor Inbox overslaan (archiveren) zetten. Sluit af door op Filter maken te klikken. Als er nu een mail van je werk doorgestuurd wordt naar je Gmail-adres, dan zie je die niet in je inbox, maar als je in de Gmail-app op de drie streepjes tikt, dan zie je het label Werk als aparte map verschijnen. Je kunt deze truc natuurlijk ook toepassen voor mails van bepaalde mailadressen. Zo kun je mails van bepaalde collega’s in je vakantie filteren zodat ze je Gmail-inbox overslaan en in een speciale map terechtkomen. Wil je niet gestoord worden bij nieuwe e-mails, zet dan in de instellingen de push-notificaties van een app uit. In Android hou je je vinger op een app totdat de optie App-info verschijnt. Tik erop en zet de meldingen van de app uit. Op je iPhone ga je naar Instellingen / Berichtgeving.

©PXimport

02 Password manager

Als je van alle diensten gebruik wilt maken die je normaal gesproken op je laptop of desktop-pc gebruikt, dan is het slim om ervoor te zorgen dat je smartphone al je wachtwoorden weet. Zowel Android als iOS bieden je aan om wachtwoorden te delen met al je apparaten, maar dit is niet mogelijk met alle combinaties van apparaten. Zo kan iCloud je wachtwoorden opslaan op een Mac of pc en delen met je iPhone of iPad, maar als je een Android-smartphone gebruikt, is er geen mogelijkheid om deze wachtwoorden in te zien. Google heeft Smart Lock en kan je wachtwoorden wel delen met iOS-apparaten, maar de app die Google daarvoor beschikbaar stelt, is verre van stabiel. Bovendien moet je je afvragen of je Apple of Google vertrouwt met al je wachtwoorden, een specifieke wachtwoordenmanager is misschien een beter idee. Er zijn verschillende opties beschikbaar: LastPass, 1Password en Dashlane zijn drie van de bekendste. Het principe is bij alle managers hetzelfde, je installeert op al je apparaten een app van de dienst en creëert één master-wachtwoord. Als je een nieuw wachtwoord op een site opgeeft, dan wordt dit naar de wachtwoorden-database gekopieerd en hebben al je apparaten toegang tot dit wachtwoord. In Computer!Totaal schrijven we regelmatig over wachtwoordmanagers en hier kun je enkele daarvan vinden.

©PXimport

03 Documenten lezen

Elke smartphone kan tegenwoordig gewoon pdf- en Word-bestanden lezen, maar wat als je af en toe een Office-bestand wilt kunnen bewerken of een pdf-document moet ondertekenen? Voor Office-bestanden is het slim om de officiële apps van Microsoft te installeren, deze zijn gratis te gebruiken als je een Office 365-abonnement hebt. Voor elk Office-programma heeft Microsoft een speciale app. Wil je alleen Word- en Excel-documenten kunnen bewerken, dan download je Microsoft Word en Microsoft Excel uit de app-store. Log in met je Microsoft-accountgegevens en zorg er eventueel voor dat je de te bewerken bestanden opslaat in je OneDrive-account. Zo heb je onderweg gewoon toegang tot al je bestanden. Standaard kun je documenten meteen bewerken, je schakelt naar de Afdrukweergave door op de middelste knop te tikken. Je hebt natuurlijk niet alle opties van de desktopversie tot je beschikking, maar het is geen enkel probleem om teksten of cellen te bewerken, zinnen te markeren, andere kleuren te geven of om opmerkingen te lezen of toe te voegen. In het menu onderin tik je op Start om een ander menu te openen. Kies in Word bijvoorbeeld voor Controleren om een spellingscontrole uit te voeren of tik op Invoegen om afbeeldingen, tabellen en kopteksten toe te voegen. Je slaat een bestand op als normaal Office-document en collega’s kunnen verder werken op de desktopversie van Word, Excel of PowerPoint. Om een pdf-bestand te maken, tik je op de drie stipjes bovenin en kies je voor Afdrukken. Bovenin selecteer je bij Printer selecteren de optie Opslaan als pdf en druk je op de groene knop.

©PXimport

Pdf ondertekenen

04 Data onderweg

Om optimaal van je smartphone gebruik te kunnen maken, moet je zorgen dat je onderweg online bent. Als je in de Europese Unie op vakantie bent, is dit geen enkel probleem, je Nederlandse databundel is dan gewoon geldig. Naast de 28 EU-landen kun je in dit specifieke geval ook in IJsland, Noorwegen en Liechtenstein gebruik maken van je Nederlandse bundel. Ga je buiten de EU op vakantie, dan is dit een ander verhaal. Zet niet zomaar je mobiele netwerk aan in landen als de Verenigde Staten, Singapore of Turkije, je bent zo een euro per megabyte kwijt aan roaming-kosten. Denk er ook aan dat sommige vakantielanden in Europa niet bij de EU horen. Roaming in landen als Zwitserland, Montenegro, Monaco, San Marino en Andorra kan daardoor duur worden. Check voordat je op vakantie gaat even bij je provider hoe dit zit. Sommige telecomaanbieders hebben speciale pakketten voor landen als Zwitserland, de VS of de ABC-eilanden. Vooral in overzeese gebieden is het lastig uit te vinden waar je volgens EU-regels kunt roamen. Zo kun je op het Franse Saint-Martin gewoon volgens EU-tarief internetten, maar het Nederlandse deel Sint-Maarten hoort niet bij de EU en hier moet je dus rekening houden met hoge datatarieven. Je kunt in sommige landen op locatie een simkaartje kopen zodat je tegen lokaal tarief kunt bellen, sms’en en internetten. In andere landen is het mogelijk om een mobiele router te huren voor een paar euro per dag. Zo’n mobiele router heeft een geïntegreerde simkaart en zet deze data om naar een wifisignaal zodat je op je smartphone kunt internetten.

©PXimport

05 Alles in de cloud

Om overal toegang te hebben tot je bestanden, is het slim om van tevoren te bedenken welke clouddienst je gebruikt. Uiteraard hoef je je niet tot één dienst te beperken, om geld te besparen kun je bijvoorbeeld je foto’s bij Google onderbrengen, je documenten op OneDrive opslaan en voor andere bestanden Dropbox gebruiken. De meeste diensten bieden een gratis versie aan voor een paar gigabyte, bij Dropbox heb je bijvoorbeeld 2 gigabyte tot je beschikking, OneDrive levert 6 gigabyte bij een Office 365-abonnement en Google biedt maar liefst 15 gigabyte die je kunt verdelen tussen al je Google-diensten als Gmail, Drive en Foto’s. Denk eraan dat je voor je op vakantie gaat even de desbetreffende app van de clouddienst op je smartphone installeert. Wil je meerdere clouddiensten met één app beheren, dan kun je kiezen voor een dienst als odrive. De dienst ondersteunt vrijwel allerlei cloudoplossingen en zo heb je op één plek al je Dropbox-, OneDrive- en Box-bestanden. Een grote speler die mist is iCloud, volgens odrive ligt dit aan het ontbreken van een open api van de kant van Apple. Diensten die wel ondersteund worden, zijn bijvoorbeeld Facebook en Instagram. Zo kun je al je bestanden van deze socialemedia-sites inzien in odrive. De dienst is gratis te gebruiken, maar als je met gevoelige bestanden werkt, is een premium-abonnement voor 99 dollar per jaar aan te raden. Deze versie biedt namelijk encryptie.

©PXimport

06 Lapdocks

Er is een aantal opties om je Android-toestel als echte laptop te gebruiken. Een veelbelovend product is de Superbook. Dit bestaat uit een display met een toetsenbord, waarbij je Android-toestel als computer wordt gebruikt. Dit wordt ook wel een lapdock genoemd. Op je Android-toestel moet je de app Sentio Desktop installeren, voorheen bekend als Andromium OS. De goedkoopste Superbook is slechts 139 dollar en heeft een interne batterij. Je Android-systeem wordt door middel van de Sentio-shell geoptimaliseerd voor een desktop-ervaring. Zo kun je gemakkelijk meerdere vensters naast elkaar weergeven en kun je bestanden openen, verplaatsen en hernoemen alsof je op een Windows-systeem aan het werk bent. De Superbook weegt nog geen kilo, je gooit hem dus zo in je koffer om mee te nemen op vakantie. Een alternatief is Mirabook, net als de Superbook bekend geworden door een Kickstarter-campagne. Zoals bij zoveel Kickstarter-projecten zijn levertijden echter een groot probleem, zowel Superbook als Mirabook hebben hier op dit moment last van. Van de Superbook laat de kwaliteit van de eerste batch ook nogal te wensen over.

©PXimport

Samsung DeX

Samsung bracht twee jaar geleden de DeX Pad uit, een dock waarmee je je Samsung Galaxy S8 kon omtoveren tot een desktop-apparaat via zogenaamde DeX-software, kort voor Desktop Experience. De DeX Pad wordt nog steeds verkocht, maar Samsung blijft ook aan de software verder sleutelen. De nieuwste Galaxy S10+ kan zonder DeX Pad via een speciale DeX-kabel aan een monitor met hdmi-aansluiting worden aangesloten. Dit werkt allermaal erg soepel en als je nog een draadloos toetsenbord aan je Samsung verbindt, dan heb je een bijna-desktop-ervaring met je nieuwste Samsung-smartphone.

©PXimport

07 Maak van je smartphone een echte pc

Om jezelf iets meer comfort te gunnen bij het werken op je smartphone is het slim om een extern toetsenbord op je toestel aan te sluiten. Dit is gelukkig erg simpel, de meeste bluetooth-toetsenborden hoef je alleen maar even te koppelen en klaar is kees. Wil je een toetsenbord met een kabel aansluiten op je Android-toestel, koop dan even een otg-kabel. Otg staat voor on-the-go en zorgt ervoor dat je externe apparatuur gemakkelijk op je Android-apparaat kunt aansluiten zonder drivers of software te installeren. De meeste recente smartphones kunnen hiermee overweg, voor oudere smartphones kan het zijn dat je een app nodig hebt om usb-otg te kunnen gebruiken. Een andere optie is om apparaten zoals toetsenborden en muizen draadloos via bluetooth aan je smartphone te hangen. Voor iPhone-gebruikers is dit de handigste manier, omdat usb-otg officieel niet door Apple wordt ondersteund. Er zijn wel aanbieders die otg-kabels leveren met lightning-connectoren, maar weet dat niet alle externe apparatuur op deze manier perfect met je iPhone samenwerkt. Voor de iPhone is het aan te raden om apparatuur via een lightning-kabel aan te sluiten of om van een bluetooth-verbinding gebruik te maken.

©PXimport

08 Netflix kijken

Op je vakantie moet je natuurlijk in eerste instantie relaxen. Om te kunnen genieten van je favoriete Netflix-series is het slim om afleveringen of films te downloaden voor offline gebruik. Achter vrijwel elke aflevering vind je een downloadknop. Tik erop en het item wordt naar je smartphone gedownload. Downloads zijn niet onbeperkt geldig bij Netflix overigens, na een paar weken vervallen de downloads en kun je ze nog één keer opnieuw downloaden. Daarna kun je de items alleen nog maar met internetverbinding kijken. Als je naar het buitenland gaat, zul je merken dat een aantal van je downloads niet meer actief is. Dit komt doordat elk land andere uitzendrechten heeft voor series en films van Netflix. Wil je weten of je favoriete serie ook in het buitenland te zien is, ga dan naar www.unogs.com. Geef bovenin je een titel van een serie of film op en kies eventueel een paar andere filters. Klik op Search uNoGS, selecteer de gewenste titel en je ziet een overzicht van alle landen waar de serie of film in de database staat.

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).