Smartphones, maar ook tablets, hebben tegenwoordig goede camera's. Je hoeft niet langer meer per se een spiegelreflexcamera te hebben dus. Om mooie foto's te maken moet je wel de basisbeginselen van fotografie onder de knie krijgen. Met deze 18 tips wordt fotograferen met je smartphone een makkie.

Tip 01: Stevige grip

Je staat er misschien niet bij stil, maar je maakt zichtbaar betere foto’s en filmpjes door je smartphone stevig vast te houden. Als je erop let, zie je dat mensen hun telefoon vaak nogal nonchalant bedienen. Ze houden het toestel bijvoorbeeld met één hand losjes vast en nemen ‘en passant’ een filmpje op of schieten een foto. De kans is erg groot dat foto’s niet helemaal scherp en filmpjes schokkerig worden, doordat het toestel een beetje beweegt tijdens de opname. Houd je smartphone daarom liefst met twee handen vast zodra je opnamen maakt, net als bij een gewoon fototoestel. Dan beweegt of trilt het toestel minimaal. Oefen daarnaast zo min mogelijk druk uit op het scherm om af te drukken, want anders duw je het toestel precies op het kritieke moment van je af. Een vluchtige aanraking is meer dan voldoende, het is immers geen fysieke knop. Ook bij minder licht krijg je direct betere foto’s en films, want dan is de camera ultragevoelig voor zelfs de lichtste beweging. 

©PXimport

Tip 02: Afdrukknop

Om een foto of film te maken, gebruik je doorgaans de virtuele afdrukknop die je op het scherm ziet, maar het kan ook anders. Bij vrijwel elke smartphone en tablet kun je hier namelijk ook de volumeknop aan de zijkant van het toestel voor gebruiken. Omdat het (anders dan bij een gewone camera) niet echt uitmaakt in welke positie je de telefoon of tablet houdt (rechtop, liggend of ondersteboven), kun je zo ook mooi kiezen welke methode je wanneer handig vindt. Als je het toestel rechtop stevig met twee handen vasthoudt (om bij weinig licht de camera zo stil mogelijk te houden), kun je vaak precies met je duim op de volumeknop aan de zijkant afdrukken. In liggende stand zit soms een van je wijsvingers bij de knop in de buurt, maar komt het ook voor dat de virtuele knop op het scherm toch handiger is. Kortom, kies per situatie de meest praktische afdruknop.

©PXimport

Tip 03: Snel paraat

Een gewone camera zet je aan en is direct klaar om foto’s te maken. Bij een smartphone of tablet fotografeer en film je via een app. Je moet dus eerst de smartphone ontgrendelen en daarna de app nog zoeken en opstarten. Als je ergens snel een foto van maken, dan kunnen die extra handelingen vervelend zijn. Gelukkig kan het sneller en makkelijker, want je kunt de camera direct vanaf het vergrendelscherm opstarten. Op een iPhone veeg je vanaf iOS-versie 10 op het vergrendelscherm naar links, zodat de camera vanaf de rechterzijde het beeld in schuift. Bij andere tablets en smartphones versleep je meestal een camerapictogram. Op sommige toestellen activeer je de camera ook met een druk op een fysieke knop.

Tip 04: Technisch goed

Bij het maken van een foto zijn er op technisch vlak grofweg twee dingen om rekening mee te houden. De foto moet scherp zijn en de belichting moet kloppen. Het mooie is dat jouw smartphone dit allemaal automatisch voor je regelt. Of althans, probeert dat zo goed mogelijk te doen. Het is en blijft een apparaat, dus blijft het belangrijk dat jij in de gaten houdt of alles wel naar wens verloopt. Waar nodig kun je ingrijpen om de automatiek te corrigeren. Dat is nu eenmaal nodig bij zowel gewone camera’s, als smartphones en tablets.

©PXimport

Tip 05: Scherpstellen

Laten we met scherpstellen beginnen. Zodra je jouw telefoon of tablet ergens op richt, zal de camera razendsnel scherpstellen. Oudere modellen hadden hier best wat tijd voor nodig, maar vooral recente toestellen zijn hier razendsnel mee. Het kan nog steeds een keertje fout gaan, dat wel. Wordt bijvoorbeeld een boom in de verte scherp, in plaats van een persoon op de voorgrond? Dit komt vooral voor als je een persoon of voorwerp wat meer aan de zijkant in beeld neemt in plaats van exact in het midden. De camera raakt dan soms in de war. Tik dan op het scherm op de persoon om het hoofdonderwerp alsnog aan te wijzen. De camera stelt nu opnieuw scherp en ditmaal wel op de goede plek.

©PXimport

Tip 06: Belichting

Tegelijk met de scherpstelling wordt ook de belichting door de camera bepaald. Zowel als je het aan de camera overlaat, als wanneer je zelf een punt op het scherm aanwijst. Vooral als de voorgrond aanzienlijk lichter of donkerder is dan de achtergrond, wil het beeld nog weleens overbelicht of onderbelicht raken. Je kunt dan ergens anders op het scherm tikken om dit te corrigeren, maar ook de scherpstelling verandert dan. Dus tik niet op een verre bergketen als je een portretfoto maakt. Beter en makkelijker is het om belichtingscompensatie te gebruiken. Daarmee maak je een foto of film naar smaak lichter of donkerder, zonder aan de scherpstelling te komen. Vaak moet je eerst op het onderwerp tikken, waarna je via een schuifbalk de helderheid aanpast. Op Android-toestellen kan het ook een optie in het cameramenu zijn.

©PXimport

Tip 07: Vastzetten

In bepaalde situaties kan het handig zijn de scherpstelling en belichting te vergrendelen. Bijvoorbeeld wanneer je meerdere foto’s van hetzelfde onderwerp na elkaar wilt maken, of je alvast klaarstaat omdat er straks iets in beeld komt wat je wilt vastleggen. Je wilt dan niet telkens op het scherm moeten tikken om het juiste scherp en goed belicht te krijgen. Dan is het handig dat je de scherpstelling en belichting kunt vergrendelen. Meestal doe je dat door een vinger eventjes op het scherm gedrukt te houden totdat een vergrendelingsbericht verschijnt. Vanaf dat moment kun je zorgeloos foto’s en films maken. De scherpstelling en belichting blijven al die tijd exact hetzelfde, ook als je de camera ergens anders op richt. Haal de vergrendeling dus wel weer weg zodra het licht of de afstand tot het onderwerp verandert, want anders mislukken je foto’s en films. Je doet dat door ergens op het scherm te tikken.

©PXimport

Tip 08: Continustand

Soms speelt een gebeurtenis zich echt heel snel af. Maak je dan één foto, dan pak je misschien net niet het allermooiste moment, of je grijpt er zelfs helemaal naast. Denk dan aan het fotograferen van sport, snelle auto’s, rennende dieren en kinderen … allemaal situaties waar je maar weinig reactietijd hebt. Bij veel smartphone- en tablet-camera’s schakelt de camera over naar de zogeheten burst- of continustand wanneer je de ontspanknop ingedrukt houdt. Het toestel blijft dan heel snel achter elkaar foto’s maken tot je de knop weer loslaat. Op die manier heb je een veel grotere trefkans. Je hoeft na afloop alleen de fotoreeks nog maar af te speuren naar de beste foto’s. De rest mag meteen weer weg. Op sommige apparaten moet je de functie eerst in de instellingen inschakelen.

©PXimport

Tip 09: Gezichtsdetectie

Steeds vaker zit er gezichtsdetectie op een smartphone of tablet. Daarmee fotografeer en film je een stuk zorgelozer als je mensen in beeld neemt. Zodra één of meer gezichten gedetecteerd zijn, blijft de camera ze automatisch door het beeld volgen. Dus als jij de camera een beetje anders richt of iemand doet een paar stappen opzij, blijven de gedetecteerde personen al die tijd netjes scherp en goed belicht. Het is in die gevallen dan ook niet echt nodig om op het scherm te tikken om aan te geven wat het onderwerp is. Tenzij de camera er niets van bakt of er ineens een wildvreemde toerist voor die mooie berg in de verte gaat staan natuurlijk. Ook als de verkeerde persoon gedetecteerd wordt in een wat grotere groep mensen, kun je beter de juiste persoon even aantikken zodat die optimaal scherp wordt. Sommige camera’s hebben ook een lachsluiter, waarbij automatisch een foto wordt gemaakt als een lachend gezicht wordt gedetecteerd.

©PXimport

Tip 10: Compositie

Naast technische zaken zoals belichting en scherpstelling, is ook compositie erg belangrijk. Daarmee bedoelen we hoe je iets in beeld neemt. Het is een kwestie van smaak, maar er zijn wel wat stelregels. Zo oogt een foto doorgaans prettiger als je het hoofdonderwerp niet precies in het midden plaatst. Laat bijvoorbeeld wat ruimte vrij in de kijkrichting bij een portretfoto of als in een film iemand aan het woord is. Hetzelfde geldt wanneer je een voorwerp fotografeert of een rijdende auto filmt. Fotografeer bijvoorbeeld schuin van voren en laat voor het object weer wat ruimte vrij. Als je een mooi landschap vastlegt, mag de horizon zich gerust ergens boven in het beeld bevinden. Gaat het juist om de mooie wolkenlucht of zonsondergang, dan draai je het om. Niet het beeld natuurlijk, maar dan neem je vooral veel lucht in beeld zodat het landschap een ondergeschikte rol krijgt.

Tip 11: Regel van derden

Veelgebruikte compositieregel bij zowel fotograferen als filmen is de zogenaamde regel van derden. Hierbij verdeel je het beeld via twee denkbeeldige horizontale en verticale lijnen in negen vlakken. De bedoeling is dat je het hoofdonderwerp op of in de buurt van zo’n lijn plaatst. Of nog beter, op het kruispunt van een horizontale en een verticale lijn. Om je hierbij te helpen, kunnen nagenoeg alle smartphones en tablets een raster op het scherm laten zien. Dat maakt het een stuk makkelijker om het onderwerp te positioneren. Nogmaals, je hoeft je hier echt niet strikt aan te houden. Soms staat het zelfs heel mooi om iets exact in het midden te plaatsen, met name om symmetrie te benadrukken. Denk aan een reflectie op een wateroppervlak, waardoor de bovenste en onderste helft exact elkaars spiegelbeeld zijn. Als je via de regel van derden werkt, is het extra belangrijk om op te letten of er goed scherp wordt gesteld. Camera’s zijn namelijk geneigd om het onderwerp eerst in het midden op te zoeken. Je zult dus wat vaker op het scherm moeten tikken om het juiste onderwerp aan te wijzen.

©PXimport

Tip 12: Licht is alles

De beste foto’s en films maak je bij mooi licht. Zelfs eenvoudige onderwerpen komen dan tot leven. Buiten ben je sterk afhankelijk van de zon en de weersomstandigheden. Vooral bij een lage zonnestand is het licht mooi en ontstaan indrukwekkende lange schaduwen. Vandaar dat de eerste uren na zonsopkomst en de laatste uren voor zonsondergang erg populair zijn. Binnen zijn we vaak afhankelijk van kunstlicht. Zorg dan dat het onderwerp goed in het licht staat. Gebruik dus niet het donkerste hoekje van de huiskamer, maar zoek bewust een plek op waar sfeervol licht is. Overdag kun je iemand bij een raam laten plaatsnemen, of een voorwerp op een tafeltje neerleggen. Is het zonlicht fel, schuif dan de vitrage dicht (niet de gordijnen), daarmee verzacht je het licht. Neem vervolgens ergens tussen het raam en je onderwerp plaats, dat nu mooi vanaf de voorzijde verlicht wordt en zich meer naar achteren vaak deels nog in de schaduw bevindt.

Tip 13: Niet zoomen

Op een smartphone of tablet zit een vaste groothoeklens. Dit betekent dat de camera een vrij brede blik heeft en er nogal veel tegelijk op de foto te zien is. Veel mensen zijn daarom geneigd om meteen in te zoomen, zodat het onderwerp groter in beeld komt en eventuele storende objecten in de omgeving wegvallen. Helaas is dit niet verstandig. Op een zeldzame uitzondering na, heeft een smartphone of tablet namelijk geen zoomlens, maar een lens die één vaste stand kent: groothoek. Zoom je op je telefoon of tablet dus in, dan vergroot je apparaat eigenlijk het digitale beeld zodat het lijkt of alles groter wordt. Hoe sterker je inzoomt, hoe meer beeldmateriaal er langs de randen wordt weggesneden. Het midden wordt dus alsmaar verder opgeblazen. Dit gaat ten koste van de beeldkwaliteit. Op een telefoonscherm lijkt het nog mee te vallen, maar op een televisie- of computerscherm (of als je inzoomt bij het terugkijken), blijft er nog maar weinig van de foto over. Kleuren zijn vaal, het beeld ziet er wat smoezelig uit en er zijn geen fijne details meer in te bekennen.

©PXimport

Tip 14: Voetenzoom

Als het even kan, gebruik je de zoomfunctie dus niet. Dan behoud je de allerhoogste beeldkwaliteit en kun je straks veel meer met je foto’s en films doen. Denk aan bekijken op een groot scherm of het maken van (grote) fotoafdrukken. Ga liever iets dichter bij je onderwerp staan als je dat groter in beeld wilt hebben. Kan of mag dat niet? Probeer de omgeving dan zo in beeld te brengen dat het iets aan de foto of film toevoegt en het dus niet meer stoort. De meeste mensen zijn geneigd om het hoofdonderwerp veel te groot in beeld te nemen, waardoor de context verloren gaat. Een Zwitserse koe is bijvoorbeeld gewoon maar een koe (wel met een mooie bel om de nek) als je helemaal inzoomt of te dichtbij staat. Je laat het echte vakantiegevoel pas in je foto’s en films zien als je ook de omgeving in beeld neemt. Bijvoorbeeld de alpenwei met het frisse groene gras en de kleurrijke weidebloemen, de besneeuwde toppen en het dal met het blauwe meer op de achtergrond.

©PXimport

Tip 15: Heldere lens

Kijk ook eens zelf in de lens. Letterlijk. Wat we hiermee bedoelen, is dat het verstandig is om regelmatig de lens van de camera schoon te maken. Je hebt die telefoon of tablet namelijk de hele dag op zak of op tafel liggen, dus er verzamelt zich in een mum van tijd vuil en vettigheid op de lens. Dat zie je niet zo snel omdat de lens zo enorm klein is, maar het heeft wel nadelige invloed op foto’s. Heb je weleens een rare mist rondom verlichting of de zon gezien, of lange strepen die dwars door het beeld lopen? Dat effect wordt bijna altijd door een vettige lens veroorzaakt. Maak de lens schoon met een zacht doekje, het liefst een speciaal lesdoekje, al kan het ook met een brillendoekje of een (schoon) shirt. Niet met een stukje keukenrol, want daar kunnen houtfragmenten in zitten die de coating van de lens aantasten … en natuurlijk al helemaal nooit met iets wat schuurt.

Tip 16: Lensflare

Effecten die je niet kwijtraakt met een schone lens, ontstaan zodra je een smartphone of tablet in de richting van een lichtbron zoals de zon of een felle lamp richt. Je krijgt dan gekleurde vlekken te zien die allerlei vormen kunnen aannemen, of een kleurwaas over de complete foto. Deze verschijnselen worden lensflare genoemd. Bij gewone camera’s heb je dit minder snel, omdat vaak een flinke zonnekap wordt meegeleverd. Fotografeer of film je richting de zon of andere felle verlichting, dan helpt het enorm als je het licht met je hand of iets als een stuk karton afschermt. De flare ben je dan meteen weer kwijt. Let op: dit lukt alleen als je het licht ook echt kunt afschermen. Bijvoorbeeld bij een plafondlamp of als de zon schuin boven je staat. Overigens kan lensflare ook best mooi staan, het wordt veel gebruikt om meer sfeer in foto’s te krijgen.

©PXimport

Tip 17: Welke camera?

Telefoons en tablets hebben vrijwel altijd meerdere camera’s. De mooiste foto’s en films maak je met de camera aan de achterzijde, dus aan de niet-schermkant. Die camera biedt de meeste mogelijkheden en de hoogste beeldkwaliteit. De camera aan de voorzijde (de schermkant) is eigenlijk alleen bedoeld voor beeldbellen en het maken van selfies. Dan telt de kwaliteit minder. De resolutie is bijna altijd lager, de lens is minder lichtsterk en er zit vrijwel nooit autofocus op (de scherpstelling staat altijd vast). Je kunt dus veel beter de hoofdcamera aan de achterzijde gebruiken, al moet je dan vast enkele pogingen wagen voordat je er goed opstaat, omdat je nu niet op het scherm kunt meekijken. Je zelfportretten gaan er wel met sprongen op vooruit.

Welke app?

Tip 18: Liever zonder flits

Als het donkerder wordt, kan automatisch de flitser aanspringen. Dat is niet altijd iets om blij van te worden, want foto’s worden er vaak een stuk lelijker van. Het is een lampje dat alles op korte afstand in een (te) fel licht zet en niet verder dan enkele meters reikt. In de meeste gevallen kun je de flitser dan ook beter uitschakelen. Je foto’s houden dan meer sfeer omdat je alleen gebruikmaakt van het aanwezige licht en het koude flitslicht dit niet kan verpesten. Zonder flitser is het wel lastiger om in donkere situaties foto’s zonder bewegingsonscherpte te maken. Stevig vasthouden zoals beschreven in tip 1 helpt op een gegeven moment niet meer. Je moet nu ook steun zoeken om de camera echt goed stil te houden. Je kunt bijvoorbeeld tegen een muur leunen, of je ellebogen op een tafel, hek of laag muurtje plaatsen. Het beste werkt een ministatief met een houder waarin je smartphone past. Vervolgens kun je de volumeknop van je oordopjes als afstandsbediening gebruiken om trillingvrij te fotograferen en te filmen, of een timer instellen. Naarmate het donkerder wordt, kost het de camera wel steeds meer moeite om een goede foto te maken. Smartphones en tablets zijn helaas (nog) niet zo geschikt om in het donker te werken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).