ID.nl logo
Vijver in de tuin aanleggen: wat komt er allemaal bij kijken?
© white78 - stock.adobe.com
Huis

Vijver in de tuin aanleggen: wat komt er allemaal bij kijken?

Een vijver met waterlelies, kwakende kikkers en af en toe een libelle staat op de wishlist van veel mensen. Goed nieuws: zo’n vijver hoeft ook helemaal niet groot te zijn en is nog een natuurlijke klimaatbuffer ook. Nog meer goed nieuws: je kunt de vijver prima zelf aanleggen. Maar hoe doe je dat, een vijver aanleggen? Wat komt er allemaal bij kijken?

  • Een vijver aanleggen kun je zelf. Je hebt er even wat spierkracht voor nodig én een goed plan.
  • Kies tussen een vijver van folie (waar je zelf de vorm en grootte bepaalt) en een kant-en-klare vijverbak.
  • Denk ook na over een vijverpomp, die de waterkwaliteit verbetert.
  • Toch met de tuin bezig? Lees dan: Zo maak je een lichtplan voor slimme verlichting in de tuin. Kun je je nieuwe vijver mooi uitlichten!

Waar kun je de vijver het beste maken?

Waarschijnlijk heb je al een goed idee over waar de vijver moet komen. Probeer hem in elk geval deels in de zon aan te leggen. Dat is goed voor de planten en de vissen.

Er zit geen minimale of maximale afmeting aan een vijver, maar er is wel wat onderhoud. Hoe groter, hoe meer werk. Je kunt zelfs al een minivijver in een speciekuip maken. Deze graaf je in, je zet er planten in en maakt verdiepingen met stenen. Vullen met water en planten en klaar is je vijvertje. Leuk ook om met kinderen te maken!

Wanneer kun je het beste een vijver aanleggen?

Een vijver kun je het beste in het voorjaar aanleggen, maar het najaar kan ook. De zomer is het minst geschikt, omdat er dan teveel zon is en het water opwarmt. De jonge waterplanten zijn nog niet gewend en filteren het water niet voldoende, waardoor je hoogstwaarschijnlijk veel algen krijgt.

Vijver met vijverfolie of vijverbak

Je kunt een kant-en-klare vijverbak kopen, of zelf een vorm kiezen en je vijver met vijverfolie maken.

Met een voorgevormde kunststof vijverbak ben je lekker snel klaar. Je hoeft geen rekening te houden met vormen en maten, want die heeft de bak standaard. Ook zijn ze stevig en gaan ze lang mee. Maar een vijverbak is vaak wel wat duurder. Bovendien moet je het doen met de vorm die de fabrikant voor jou heeft bedacht.

Met vijverfolie ben je de baas over je eigen ontwerp. Jij bepaalt de vorm, de diepte en de grootte van je vijver. Zo krijg je een unieke vijver die precies past bij je tuin. Denk wel goed na over het ontwerp. Het is handig om hoogteverschillen en niet te rechte wanden te maken. Zo geef je de beplanting meer mogelijkheden om te groeien. Vijverfolie is iets gevoeliger dan een kunststof bak, vooral bij hoge temperaturen.

©irklig - stock.adobe.com

Kies je voor vijverfolie? Haal dan de rekenmachine maar tevoorschijn. De hoeveelheid vijverfolie die je nodig hebt, bereken je gemakkelijk zelf:

  • Lengte: maximale vijver lengte + 2 x diepte van de vijver. Daarbij tel je 2 x 70 cm op, dat is overlap.
  • Breedte: maximale vijver breedte + 2 x diepte van de vijver. Ook weer plus 2 x 70 cm.
  • Lengte x de breedte = het aantal vierkante meter vijverfolie dat je nodig hebt

Wat heb je nodig om een vijver aan te leggen

Om je vijver aan te leggen, heb je enkele basis onderdelen en gereedschap nodig:

Vijverfolie of kunststof vijvervorm. Die zorgt ervoor dat het water niet weglekt. Je kunt kiezen uit verschillende materialen, zoals PVC of rubber.
Gereedschap. Je hebt verschillende gereedschappen nodig, zoals een schep of graafmachine, een waterpas en een meetlint. Een kruiwagen is ook handig om grond af te voeren.
Zand om tussen de folie en de ondergrond te leggen.
Vijverpomp. Niet iedere vijver heeft een pomp, maar een vijverpomp werkt als filter en zorgt ervoor dat het water in beweging blijft, wat de groei van planten en vissen helpt.
Planten. Dit zijn natuurlijke filters en zorgen voor zuurstof in het water. Kies planten die geschikt zijn voor een vijver en let erop dat je niet te veel planten in je vijver zet.
Vissen. Natuurlijk erg leuk, gezellige visjes in de vijver. Doe er alleen niet te veel vissen in, want dan gaat de waterkwaliteit achteruit.
• Eventueel materiaal voor de randafwerking.
Water. Natuurlijk heb je water nodig om je vijver te vullen. Opgevangen regenwater is geschikt en goed voor het milieu.

©Andrea - stock.adobe.com

Wat doet een vijverpomp?

Een vijverpomp brengt lucht in je vijver. Het apparaat pompt water uit de vijver en leidt het door een filter, waarbij het vuil en afval verwijdert. Het water dat terug in de vijver gepompt wordt, is zuiver en rijk aan zuurstof.

Het belangrijkste voordeel van een vijverpomp is dat het een gezonde leefomgeving creëert voor de vissen, andere waterdieren en planten in de vijver. Het houdt het water in beweging, wat bijdraagt aan de zuurstofvoorziening en de groei van planten in en rond de vijver. Bovendien voorkomt een vijverpomp dat water stilstaat en onaangename geuren en algenproblemen ontstaan.

Een vijverpomp is niet per se nodig, want planten kunnen het water ook filteren. Voor vijvers met vissen is het meestal wél aangeraden. Met een pomp is het water meestal schoner en doen de planten het ook beter.

Hoe leg je zelf een vijver aan in de tuin - een stappenplan

Met dit stappenplan maak je zelf een vijver in je tuin, die binnen de kortste keren vol leven zit.

1: Bepaal de grootte en diepte van je vijver. Als je vissen in je vijver wilt hebben, zorg er dan voor dat de diepte minstens 80 cm is. Als je manden met waterplanten in je vijver wilt plaatsen, zorg op die plek voor een diepte van minstens 40 cm. Wil je de randen van je vijver afwerken met moerasplanten, ga dan voor een diepte van ten minste 20 cm. Bedenk vooraf wat voor vorm je vijver wordt. Maak bij voorkeur verschillende dieptes met schuin aflopende randen. Zo kun je een variatie aan planten neerzetten en kunnen diertjes die er in vallen ook uit de vijver klimmen.
2: Graaf de vijver uit. Je kunt een schep gebruiken voor het graven. Als de vijver groot wordt, kun je ook een kleine graafmachine huren.
3: Leg direct na het graven een beschermlaag op de bodem van de vijver om te voorkomen dat er wortels van struiken, bomen of later waterplanten in de vijver groeien. Dat veroorzaakt lekkage. Gebruik hiervoor worteldoek met daarop zand, bijvoorbeeld speelzand. Het zand helpt ook tegen lekkage, maar is ook voor het wegvoeren van grondwater als dat nodig is.
4: Breng nu de vijverfolie aan. Begin met het aanbrengen van de vijverfolie in het diepste deel van de vijver en werk vanaf daar omhoog. Het is belangrijk om zoveel mogelijk plooien uit de vijverfolie te halen, maar een paar rimpels zijn niet erg. De druk van het water werkt die straks grotendeels weg. Leg het folie ook niet te strak, vanwege die waterdruk. Zorg ervoor dat je genoeg vijverfolie hebt en dat het folie ruim over de rand van de vijver gaat. Dit knip je pas later af. Werk je in de vijver, trek dan je schoenen uit.
5: Plaats de randafwerking. Nadat de vijverfolie is aangebracht, is het tijd om de randen af te werken. Je kunt verschillende soorten materialen gebruiken om de randen af te werken, zoals stenen, kiezelstenen of hout. Je kunt deze stap ook na het vullen doen, om het totaalplaatje beter te zien.
6: Vul de vijver. Nadat de randafwerking is geplaatst, kun je de vijver vullen met water. Gebruik je leidingwater, kies dan voor een tuinsproeier. Hiermee verdampt chloor dat in het water zit grotendeels.
7: Voeg planten en vissen toe. Als de vijver eenmaal gevuld is met water, kun je planten en vissen toevoegen. Let er wel op dat je alleen vissen in de vijver plaatst als deze diep genoeg is, anders kunnen de vissen in de winter doodvriezen. Als je de vijver in het voorjaar aanlegt, plaats je de planten zo snel mogelijk. Maak je de vijver in het najaar, dan kun je tot het voorjaar wachten. Wacht dan voor de zekerheid ook met vissen. Zet de waterplanten bij voorkeur in plantmanden, om te voorkomen dat ze gaan woekeren.

Een goed beplantingsplan voor je vijver bestaat in elk geval uit drie soorten waterplanten: zuurstofplanten, waterlelies en moerasplanten.

  1. Zuurstofplanten zorgen voor zuurstof in het water en helpen bij het filteren van het water. Hierdoor wordt de groei van algen beperkt.
  2. Waterlelies geven schaduw aan de vijver, wat voorkomt dat het water te warm wordt. Ook dat gaat algen tegen.
  3. Moerasplanten zorgen voor een mooie overgang van de vijver naar het land en kunnen dienen als nestplaats voor vogels en insecten. Ook nemen ze voedingsstoffen uit het water op, wat het water helderder maakt. Al deze planten dragen bij aan het creëren van een gezonde en aantrekkelijke omgeving voor vissen en andere waterdieren.

©marcinmaslowski - stock.adobe.com

Kun je ook zwemmen in de vijver?

Om te kunnen zwemmen in je vijver, zul je een speciale zwemvijver aan moeten leggen. Die is vaak groter en heeft alleen waterplanten op bepaalde plekken. Zo blijft er genoeg ruimte over om te kunnen zwemmen. In een vijver die met vijverfolie is gemaakt moet je sowieso heel voorzichtig doen, om lekkage tegen te gaan.

Een ‘gewone’ vijver is dus niet echt geschikt om te zwemmen. Heb je geen vijverpomp, dan is het helemaal afgeraden omdat er in de zomer misschien wat blauwalg kan ontstaan.


▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.