In enkele jaren tijd is AI niet alleen doorgedrongen tot grote bedrijven, maar ook tot in de huiskamer, via pc en mobiele apparaten. ChatGPT van OpenAI is bij de meesten wel bekend, maar er zijn nog veel andere modellen, bots en tools. Probeer ze gerust eens uit!

Wie nog niet van AI (artificiële of kunstmatige intelligentie) heeft gehoord, komt waarschijnlijk van een andere planeet, maar als bezoeker van ID.nl is de kans groot dat je er al actief en creatief mee hebt gewerkt. In dit artikel hebben we een aantal voornamelijk gratis diensten en tools verzameld. Elk maken ze op hun eigen manier slim gebruik van AI. Het mooiste: je kunt er zelf direct mee aan de slag!

Zoekmachines

Google is bezig met het uitrollen van ‘AI overviews’ in zijn zoekmachine. Dit zijn korte samenvattingen gemaakt door Gemini (voorheen Bard), gebaseerd op zoekresultaten. OpenAI werkt naar verluidt aan een eigen AI-gebaseerde zoekmachine. In afwachting van de beschikbaarheid van deze technologieën, kun je al een behoorlijke integratie van AI en zoekmachines zien bij Microsoft Copilot en start-up Perplexity.

Beide diensten geven, naast een antwoord op je vraag, ook een link naar de bronnen waarop de AI het antwoord baseert. Wanneer je je bij Perplexity aanmeldt, kun je je zoekgeschiedenis laten bijhouden en krijg je beperkte toegang tot de krachtigere Pro-versie, die complexere vragen aankan.

Je kunt ook een browserextensie als ChatGPT for Google installeren. Deze toont naast de gewone zoekresultaten van je zoekmachine ook AI-antwoorden, waarbij je kunt kiezen tussen GTP-3.5 Turbo, Claude 3Sonnet, Gemini 1.5 Flash en GPT-4(o). Voor het gebruik van GPT4o heb je een betaald account nodig. Ook kun je het alleen gebruiken via een API-sleutel, in te stellen via het tandwielpictogram in de rubriek AI-modellen.

DuckDuckGo

DuckDuckGo is een zoekmachine die privacy hoog in het vaandel heeft staan. Onlangs werd er een functie aan toegevoegd waardoor je anoniem kunt chatten met diverse AI-bots. Niet jouw ip-adres, maar dat van de ontwikkelaar wordt hiervoor gebruikt. Je data worden niet dus gebruikt om LLM’s te trainen. LLM betekent Large Language Model en is een AI-type dat getraind wordt door hem enorme hoeveelheden tekst te voeren zodat het de menselijke taal gaat begrijpen en kan genereren.

DuckDuckGo is gratis, maar er is een (onduidelijke) daglimiet op het aantal gesprekken, blijkbaar vooral als je via een VPN-verbinding of mobiel netwerk surft. Ga naar www.duckduckgo.com/aichat, klik op Aan de slag en kies een van de vier beschikbare LLM’s: GPT-3.5 Turbo, Claude 3 Haiku, of een van de opensource-modellen Llama 3 70B of Mixtral 8x7B. Al deze modellen zijn geschikt voor algemene doeleinden en zijn opgesomd in volgorde van dalende moderatie. Minder moderatie betekent minder controle en beperkingen en meer risico op ongepaste of onnauwkeurige output, maar ook meer vrijheid en verantwoordelijkheid voor de gebruiker.

De vier modellen hebben een identieke chatinterface. Tijdens een chat kun je via het knopje linksboven op elk moment naar een ander model overschakelen. Klik op het icoontje van een vuurtje om je gesprek direct te wissen.

OpenAI

Een van de modellen in DuckDuckGo en ChatGPT for Google is GPT-3.5 Turbo. Dit is niet het recentste model, want in mei 2024 heeft OpenAI GPT-4o uitgebracht. De letter o staat voor omni en verwijst naar het multimodale karakter. Dit houdt in dat je tekst, audio, afbeeldingen en video kunt combineren en dat er ook multimediale output gegenereerd kan worden. Er wordt hier voortdurend aan gesleuteld en niet alle mogelijkheden werken al even goed.

Je kunt het in je browser uitproberen via https://chatgpt.com. Via het sterretje onder een gestelde vraag kun je kiezen voor het model: GPT-4o of GPT-3.5. In de gratis versie is het aantal prompts dat je kunt stellen met GPT-4o flink beperkt, maar je kunt dus gemakkelijk het oudere model GPT-3.5 selecteren. Wil je niet dat je chats in je geschiedenis worden opgenomen en voor trainingsdoeleinden worden gebruikt, kies dan voor Tijdelijke chat. Wil je sowieso vermijden dat je chats als trainingsdata worden gebruikt, klik dan op je accountpictogram, ga naar Instellingen, open Gegevensbeheer en schakel Het model verbeteren voor iedereen uit. Bij Algemeen kun je via Allesverwijderen ook je chatgeschiedenis verwijderen.

Via het paperclip-pictogram kun je bestanden uploaden, zoals documenten of mediabestanden, ook vanuit Google Drive en OneDrive. Zo kun je bijvoorbeeld een video uploaden en hiervan een beschrijving vragen.

In de ChatGPT-app op je smartphone kun je via het koptelefoon-pictogram live conversaties met de AI-bot voeren. GPT-4o begrijpt beter gesproken (Nederlandse) tekst en kan ook meer nuances leggen in de respons.

GPT’s

Sinds kort kun je met een gratis account bij ChatGPT gebruikmaken van custom GPT’s. Dit zijn taalmodellen die zijn geconfigureerd voor specifieke taken en wensen van de maker. Je eigen GPT’s creëren is helaas niet mogelijk binnen de gratis versie, maar je kunt wel uit een uitgebreide GPT-bibliotheek putten. Klik links op GPT’s onderzoeken en open een rubriek als Topkeuzes, Schrijven, Educatie of Programmeren of tik zelf een zoekterm in. Klik op Meer zien voor nog meer GPT’s. Klik je op een GPT, dan zie je onder meer het aantal reeds gevoerde chats met de GPT, wat een indicatie voor de populariteit – en mogelijk ook de kwaliteit – is. Een van de populairste GPT’s is Researchgpt, die 200 miljoen academische documenten kan doorzoeken.

Je kunt ook gebruikmaken van de bibliotheek op www.gptshunter.com, met vele duizenden GPT’s. Selecteer een GPT en klik vervolgens op Use <GPT-naam> on ChatGPT. Als je bij ChatGPT bent aangemeld, kun je de GPT meteen gebruiken.

Het is ook mogelijk de algemene respons van ChatGPT bij te sturen: klik rechtsboven op je accountpictogram en kies ChatGPT aanpassen. Je kunt nu meer informatie over jezelf kwijt en aangeven hoe je wilt dat ChatGPT reageert. Zorg dat Inschakelen voor nieuwe chats is ingeschakeld en bevestig met Opslaan. ChatGPT zal nu met deze input rekening houden.

Wil je wel een persoonlijke chatbot creëren, lees dan dit artikel: Zo ga je aan de slag met je persoonlijke chatbot

Anthropic (Claude)

Het Franse bedrijf Anthropic is ongetwijfeld minder bekend dan OpenAI, maar met Claude hebben ze wel een krachtige LLM en chatbot ontworpen die focust op veilige en ethische communicatie. De AI-chatbot Claude is beschikbaar in Europa via www.claude.ai en als iOS-app.

Na aanmelding kun je direct je prompt invoeren en ook documenten en afbeeldingen uploaden (maximaal vijf; 10 MB elk) en de chatbot daarover bevragen. Voor toegang tot het nieuwste en krachtigste taalmodel, Claude 3 Opus, dat krachtiger zou zijn dan GPT-4, is een betaald Pro-abonnement vereist.

Gemini

Google heeft in diverse Europese landen, waaronder Nederland en België, de opvolger van zijn AI-chatbot Bard, genaamd Gemini, beschikbaar gesteld via de Google Play Store voor Android 10 of hoger. Let op, wanneer je Gemini installeert, wordt het standaard je digitale assistent, tenzij je dit zelf wijzigt. Sommige functies van de oude Google Assistent, zoals het instellen van een alarm of versturen van berichten, kunnen door Gemini worden overgenomen. Met ‘Hey, Google’ kun je de oude assistent nog oproepen, als je dat zo instelt.

Gemini werkt het best in het Engels, maar je kunt extra talen, waaronder Nederlands, toevoegen. Je kunt je prompt typen of inspreken en afbeeldingen toevoegen. Dankzij extensies kan Gemini ook werken met Google-diensten als Flights, Hotels, Maps, Workspace, YouTube en YouTube Music. Een ingesproken commando als ‘Speel “We Will Rock You” van Queen’ volstaat om dit muzieknummer te horen.

Inmiddels is Google ook al volop bezig aan een krachtige opvolger van de Gemini-assistent: Project Astra. Op deze site kun je al een testversie aan het werk zien.

Met de Pixel-smartphoneserie zet Google ook sterk in op AI bij het maken en bewerken van foto’s. Enkele krachtige functies zijn inmiddels beschikbaar in de app Google Foto’s, ook op andere smartphones. Met de Magische gum (open een foto, kies Bewerken / Tools / Wissen) kun je objecten onmerkbaar in de achtergrond laten opgaan, via Camouflage een minder opvallende kleur geven, en met de magische editor kun je objecten verplaatsen.

Afbeeldingen

Google is niet de enige met handige AI-functies voor het optimaliseren of creatief bewerken van foto’s. Voor het opschalen van plaatjes met een lage resolutie, kun je terecht bij het gratis Upscayl.

Wil je Upscayl weleens proberen? Grote foto's met hoge resolutie: zo krijg je dat voor elkaar!

Ook Microsoft heeft allerlei experimenten samengebracht, in de webapplicatie Designer (Microsoft-account vereist), gebaseerd op AI-beeldgenerator Dall-E. Hier kun je beelden laten genereren op basis van (Engelstalige) tekstprompts, waarbij je telkens vier varianten te zien krijgt. Je kunt effecten kiezen als Greetings Cards, Sticker Creator, Restyle image of CollageCreator, en bewerkingen als Generative erase of Remove background.

AI maakt het natuurlijk ook makkelijker om nepfoto’s, met bedrieglijke manipulaties, te genereren. Om dit tegen te gaan, worden tools ontwikkeld die hiertegen bescherming moeten bieden. Een ervan is Glaze (gratis beschikbaar voor Windows en macOS), dat specifieke interferentiepatronen aan je foto toevoegt. Deze zijn onzichtbaar voor het menselijk oog, maar AI-diffusiemodellen raken erdoor in de war.

Er bestaan trouwens ook tools die in proberen te schatten hoe groot de kans is dat een afbeelding (of tekst) door AI is gegenereerd. Je kunt dit uitproberen bij bijvoorbeeld Illuminarty.

Audio

AI wordt steeds meer ingezet voor creatieve audio- en stembewerkingen. Elevenlabs biedt na aanmelding diverse experimenten aan, grotendeels met een gratis proefversie. Je kunt hier een Nederlandstalige tekst invoeren die vervolgens in een stem naar keuze wordt voorgelezen. Bij Speech to speech kun je een eigen stemopname uploaden en deze in een totaal andere stem beluisteren. Een nieuwe functie is Sound Effects: hiermee genereer je geluidseffecten op basis van je beschrijving. In de rubriek Voices kun je levensechte stemmen klonen, inclusief die van jezelf.

Bij Revocalize zijn er wat minder beperkingen in de gratis versie. Je uploadt een uitgebreide audio-opname en na een aardig lange wachttijd kun je de stemkloon gebruiken om te spreken, te rappen of te zingen.

Een vergelijkbare dienst is Lalals. Deze heeft recent de AI Music Composer geïntroduceerd. Hiermee kun je muziek laten genereren op basis van een omschrijving en een eventuele songtekst. Ook leuk is Musicfy, waar je je geüploade stem het geluid kunt laten aannemen van een geselecteerde beroemdheid.

Video

Ook de ontwikkelingen van AI op het gebied van video maken indrukwekkende stappen, maar de technologie bevindt zich nog in een relatief vroeg stadium vergeleken met AI voor tekst, afbeeldingen en geluid. Video is veel complexer en vergt enorme hoeveelheden data en rekenkracht. Ook zijn de technische uitdagingen op het vlak van object- en spraakherkenning en emotie-analyse heel groot.

Wel zijn er al heel wat projecten beschikbaar, zoals Pictory, D-ID en Runway. Bij Runway kun je een foto uploaden en deze op basis van enkele instructies naar een videobeeld laten omzetten. Als de tool een gezicht detecteert, kun je ook tekst toevoegen en deze met lipsynchronisatie laten uitspreken. Je kunt het gratis uitproberen tot ongeveer 100 seconden aan video.

Er wordt ook gewerkt aan projecten die op basis van een beschrijving een volledige video genereren. OpenAI’s Sora is inmiddels redelijk bekend, maar ook Veo van Google, Kling en Luma Dream Machine zijn videogeneratoren. Luma Dream Machine is vooralsnog voor iedereen gratis uit te proberen, zij het voor heel korte video’s. Je kunt deze als mp4 downloaden (met een klein watermerk). De kans is wel groot dat je prompt in een wachtrij terechtkomt, maar de eigenlijke videogeneratie gebeurt wel snel.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).