Werken met LibreOffice: zo haal je meer uit de gratis Microsoft Office-concurrent

Voor wie minder vertrouwd is met LibreOffice: je downloadt het programma via https://nl.libreoffice.org, onder meer voor Windows, Linux en macOS. Kies tijdens de installatie bij voorkeur voor Aangepast, zodat je zeker weet dat alle gewenste woordenlijsten, waaronder Nederlands, en de juiste interfacetaal zijn geselecteerd. Gebruik je ook Microsoft 365, plaats dan geen vinkjes bij Word, Excel, PowerPoint en/of Visio om te vermijden dat LibreOffice standaard deze documenttypen opent.

Na de installatie start je de afzonderlijke modules op via het Windows-startmenu, maar hier vind je ook het overkoepelende LibreOffice. Dit is handig omdat je hier recent geopende bestanden ziet en meteen toegang krijgt tot sjablonen en alle modules. Via Extra / Opties stel je bovendien applicatiebrede instellingen in. Zo beheer je bij Gebruikersgegevens je persoonlijke metadata, stel je bij Afdrukken de kwaliteit van rasterafbeeldingen in, pas je bij Paden locaties aan als Mijn documenten en sjablonen en configureer je bij Taalinstellingen zaken als taal, munteenheid en datumformaat.

Omdat iedereen eigen voorkeuren heeft voor het uiterlijk van een programma, laat LibreOffice toe de interface verregaand aan te passen. Start een willekeurige module en open Beeld / Gebruikersinterface. Je kiest hier tussen Standaard, waarvan dit artikel uitgaat, en Tabbladen, waarbij functies per tabblad zijn gegroepeerd en die het meest lijkt op de linten uit Microsoft Office. Daarnaast zijn er specifiekere lay-outs als Enkelvoudige werkbalk en Tabbladen compact. Op het tabblad Werkbalken bepaal je zelf welke werkbalken standaard zichtbaar zijn. Bevestig met Op <deze_module> toepassen of Op alles toepassen.

Via Extra / Aanpassen personaliseer je nog heel wat andere onderdelen op verschillende tabbladen. Bij Contextmenu maak je vaak gebruikte functies snel beschikbaar in het menu dat verschijnt bij een rechtermuisklik. Wil je bijvoorbeeld een optie toevoegen om een afbeelding in Writer tot de helft te verkleinen, start dan Writer, open Contextmenu, laat LibreOffice Writer geselecteerd bij Bereik en kies Afbeelding bij Doel. Versleep vervolgens de opdracht 50% naar de gewenste plek in het paneel Toegewezen opdrachten en bevestig met OK.

Bekijk ook de andere tabbladen, want ook daar vind je uitgebreide aanpassingsmogelijkheden.

LibreOffice bevat al heel wat functies, maar via een ecosysteem van extensies breid je de functionaliteit op verschillende manieren uit. Je vindt een overzicht op https://extensions.libreoffice.org. Enkele populaire extensies zijn LanguageTool voor uitgebreidere grammatica- en stijlcontrole (ook voor Nederlands), MultiSave om documenten tegelijk in meerdere formaten te bewaren, AltSearch voor krachtiger zoeken, Zotero als referentiemanager voor studenten en Code Highlighter 2 voor syntax highlighting van coderegels.

Download een extensie (oxt-bestand) en installeer deze met een dubbelklik. Je kunt ook een LibreOffice-module openen, zoals Writer, en naar Extra / Extensies gaan. Klik op Toevoegen, selecteer het oxt-bestand, kies of je de extensie alleen voor jezelf of voor alle gebruikers installeert, accepteer de licentie en herstart LibreOffice. Waar je de extensie vervolgens terugvindt en hoe je deze gebruikt, verschilt per extensie. Lees hiervoor de informatie op de website of het readme-bestand.

Standaard bevat LibreOffice geen cloud- of AI-functionaliteit, maar via extensies kan dit alsnog. Zo laat de wat experimentele Stable Diffusion-extensie (www.kwikr.nl/losd) toe om rechtstreeks in Writer of Impress afbeeldingen te genereren op basis van tekstprompts. Op de vermelde extensiesite vind je ook een handvol andere AI-extensies (gebruik AI als zoekterm).

Ook als je zelf LibreOffice gebruikt, blijven Microsoft Office-bestanden populair en gelukkig kan LibreOffice deze doorgaans goed openen en bewerken. Er zijn wel enkele aandachtspunten.

Bij het openen van Microsoft-bestanden geldt: hoe complexer het bestand, met ingebedde objecten, speciale lettertypes of macro’s, hoe groter de kans op incompatibiliteiten. VBA-macro’s werken meestal niet (tenzij je ze handmatig omzet naar LibreOffice Basic of Python). Je kunt compatibiliteit wel verbeteren door enkele opties in te schakelen. Controleer dit via Extra / Opties, ga naar Laden/Opslaan / VBA-eigenschappen en naar Microsoft Office en vink alle opties aan.

Let ook op bij het gebruik van lettertypes. LibreOffice bevat standaard geen Microsoft-lettertypes als Calibri of Cambria, al zijn deze (in LibreOffice) op Windows vaak wel aanwezig. Via Bestand / Eigenschappen, op het tabblad Lettertypen, kun je aangeven dat gebruikte lettertypes in het document moeten worden ingesloten. Houd er rekening mee dat ontvangers deze ingesloten lettertypes in principe alleen in LibreOffice en niet in Microsoft Office zien, tenzij je het document met ingesloten lettertypes opslaat in een Microsoft Office-formaat als docx.

Sla je documenten op, dan kies je zelf in welk formaat dit standaard gebeurt. We raden aan het native ODF-formaat te gebruiken, zoals odt, ods en odp, zodat je alle functies van LibreOffice benut en geen informatie verliest. Zeker omdat Microsoft Office tegenwoordig ook ODF-bestanden kan openen, al verloopt dit niet altijd foutloos. Weet je zeker dat de ontvanger uitsluitend met Microsoft Office werkt, bewaar dan eventueel een kopie in Microsoft Office-formaat via Bestand / Opslaan als en selecteer daar het gewenste formaat, zoals Word 2010-365-document (*.docx).

Je kunt dit per module zelfs als standaard instellen. Ga naar Extra / Opties, open Laden/Opslaan en Algemeen, kies bij Documenttype de gewenste module, zoals Presentaties (Impress), en stel bij Altijd opslaan als bijvoorbeeld PowerPoint 2007-365 (*.pptx) in.

Mag of hoeft de ontvanger het document niet te bewerken, sla het dan op als pdf via Bestand / Exporteren naar / Naar PDF exporteren. In dit dialoogvenster kun je trouwens ook Hybride PDF inschakelen, waardoor het pdf-bestand een ingesloten ODF-bestand bevat dat je later opnieuw in LibreOffice kunt bewerken. Merk bovendien op dat je hier via de optie PDF-formulier maken een volwaardig invulformulier kunt aanmaken, iets wat in Microsoft Office niet vanzelfsprekend is.

We starten met de tekstverwerker van LibreOffice, Writer. Vooral bij langere documenten is het belangrijk alles beheersbaar en consistent te houden, en een van de beste manieren om dit te bereiken is werken met opmaakprofielen. Via het gelijknamige menu kies je meteen alinea-opmaakprofielen als Titel, Subtitel, Kop 1 en Kop 2.

Wil je later bijvoorbeeld een lettertype of inspringing aanpassen, wijzig dan alleen de stijl, waarna LibreOffice deze wijziging overal in het document doorvoert. Dit regel je via het venster Opmaakprofielen (sneltoets F11). Klik met rechts op een profiel en kies Opmaakprofiel bewerken, of kies Nieuw om een eigen profiel te maken op basis van dat profiel.

Opmaakprofielen combineer je handig met sjablonen. Maak een document met je eigen stijlen, pagina-indeling en andere instellingen en bewaar dit als sjabloon via Bestand / Sjablonen / Als sjabloon opslaan. Geef het sjabloon een naam en kies een categorie, zoals Mijn sjablonen. Via Bestand / Sjablonen / Sjablonen beheren bewerk en beheer je deze sjablonen verder vanuit het contextmenu, nadat je de juiste categorie hebt geselecteerd.

Werk je aan een langer document met meerdere hoofdstukken of veel objecten, zoals afbeeldingen, tabellen en opmerkingen, dan is de Navigator een grote hulp. Je vindt deze in Writer via Beeld / Navigator of met de sneltoets F5. De Navigator geeft een overzicht van de documentstructuur, met onder meer hoofdstuktitels, mits je Kop-stijlen gebruikt, maar ook tabellen, afbeeldingen, links en bladwijzers. Via het contextmenu geef je een geselecteerd item een eigen naam en met één klik ga je meteen naar de juiste plek in het document. Extra handig is dat je de structuur opnieuw ordent door koppen in de Navigator te verslepen, waarbij de bijbehorende tekst automatisch mee verhuist. Hiervoor zijn bovenaan de Navigator ook specifieke knoppen beschikbaar.

In plaats van met vaste elementen te werken, kun je in Writer velden gebruiken: dynamische elementen waarvan de inhoud automatisch wordt ingevuld of bijgewerkt op basis van context en instellingen. Zo voeg je in voetteksten via Invoegen / Veld eenvoudig items toe als Paginanummer, Aantal Pagina’s en Datum en Tijd, vast of variabel. Handig zijn ook kruisverwijzingen naar koppen, afbeeldingen of tabellen. Typ bijvoorbeeld ‘Zie hoofdstuk’ en open via Invoegen / Veld / Meer velden (sneltoets Ctrl+F2) het tabblad Kruisverwijzingen. Kies bij Koppen de juiste titel en selecteer bij Soort verwijzing bijvoorbeeld Paginanummer, Verwezen tekst of Nummer.

Ook keuzelijsten zijn mogelijk, voor een consistentere invoer. Open opnieuw Meer velden en ga naar het tabblad Functies. Selecteer Invoerlijst, geef een naam op, zoals Documentstatus, en voeg de gewenste items toe, bijvoorbeeld Goedgekeurd, In herziening en Afgekeurd. Bevestig met Invoegen. Daarnaast kun je metadata die je invult via Bestand / Eigenschappen als velden opnemen via Meer velden op de tabbladen Document en DocInformatie.

Veelgebruikte tekstblokken of speciale symbolen hoef je dankzij AutoTekst niet telkens opnieuw in te typen. LibreOffice bevat standaard al heel wat AutoTekst-fragmenten. Test dit door bijvoorbeeld lorem of act2 te typen en, zonder extra spatie, op F3 te drukken.

Je kunt ook zelf zulke tekstmacro’s aanmaken. Selecteer een tekstfragment en ga naar Extra / AutoTekst of gebruik de sneltoets Ctrl+F3. Maak indien gewenst eerst een eigen categorie door op Categorieën te klikken, een naam in te vullen en te bevestigen met Nieuw en OK. Vul daarna een naam en afkorting voor je tekstmacro in, klik onderaan op AutoTekst en bevestig met Nieuw. Voortaan volstaat het om de afkorting te typen en op F3 te drukken.

Daarnaast loont het om sneltoetsen van LibreOffice te gebruiken of aan te passen aan je eigen gewoonten. Via Extra / Aanpassen / Toetsenbord wijs je vrijwel elke functie of stijl toe aan een toetscombinatie. Selecteer eerst een vrije combinatie, kies daarna de gewenste categorie en functie en bevestig met Toewijzen.

LibreOffice Calc is niet alleen bedoeld voor eenvoudige berekeningen; je kunt er ook stevige data-analyses mee uitvoeren. Een van de krachtigste hulpmiddelen daarvoor is de draaitabel, waarmee je snel grote tabellen samenvat en groepeert. Zorg eerst dat alle brongegevens netjes in één databereik staan, met kolomkoppen in de eerste rij. Wil je nieuwe rijen automatisch laten meetellen, selecteer dan het volledige bereik, ga naar Blad / Benoemde bereiken en expressies / Definiëren, geef een naam op en bevestig met Toevoegen.

Klik vervolgens ergens in het bereik of de tabel, ga naar Gegevens en kies Draaitabel / Invoegen of bewerken. Selecteer Huidige selectie of Benoemd bereik, kies eventueel de juiste tabel en klik op OK. Je kunt nu de beschikbare velden verslepen om de analyse op te bouwen. In ons voorbeeld (zie afbeelding) plaats je Product bij Rijvelden en Omzet bij Gegevensvelden voor omzet per product, of gebruik Regio als Filter met Product bij Rijvelden en Omzet bij Gegevensvelden om topproducten per regio te tonen.

De functie Voorwaardelijke opmaak klinkt als een versiering, maar fungeert vooral als analysetool. Je kunt bijvoorbeeld kleurenschalen gebruiken voor reeksen van laag naar hoog of gegevensbalken om relatieve verhoudingen te tonen. Bepaal eerst wat je wilt detecteren, zoals een daling, overschrijding of uitschieter, en definieer daarvoor één of twee duidelijke regels.

Stel, je wilt automatisch afwijkende waarden in een lijst opsporen: zet de waarden dan in één kolom, bijvoorbeeld B2 tot B50, en selecteer dit bereik. Ga naar Opmaak / Voorwaardelijk / Voorwaarde / Meer regels. Kies bij Voorwaarde 1 de optie Formule is en vul in het lege veld bijvoorbeeld de volgende statistische formule in:

ABS(B2 - GEMIDDELDE($B$2:$B$50)) > 2*STDEV.P($B$2:$B$50) 

Kies bij Opmaakprofiel toepassen een geschikte weergave of maak er zelf een aan via Nieuw opmaakprofiel, bevestig met OK en bekijk het resultaat.

We gaan ervan uit dat je al een diapresentatie hebt gemaakt of geopend in Impress en nu aanpassingen wilt doen, zoals het wijzigen van het lettertype, de achtergrondkleur of het toevoegen van objecten zoals een afbeelding.

Ga naar het menu Beeld en kies Diamodel. Je ziet nu het basismodel van de presentatie, waarin je alle gewenste aanpassingen doorvoert. Ga daarna naar Beeld / Diaweergave, zet een vinkje bij Diavenster en merk dat de wijzigingen automatisch op alle dia’s zijn toegepast. Kies vervolgens Beeld / Zijbalk (sneltoets Ctrl+F5) en klik hier op het onderste knopje Diamodellen. Je ziet nu het model dat in de presentatie wordt gebruikt. Bij Beschikbaar voor gebruik staan nog andere modellen: pas er een toe op een diaselectie door met rechts te klikken en te kiezen voor Op geselecteerde dia’s toepassen. Klik met rechts op een gebruikt model en kies Diamodel bewerken om dit model aan te passen, samen met alle dia’s die erop zijn gebaseerd. Via Dia / Nieuw diamodel ontwerp je zelf een extra model.

Tijdens het presenteren is het handig dat het publiek de huidige dia van de eigenlijke presentatie ziet, terwijl jij ook de volgende dia, je notities en een timer bekijkt. Gebruik daarvoor de presentatormodus, die normaal automatisch actief wordt zodra twee schermen zijn gedetecteerd, maar die je ook zelf kunt inschakelen. Open het menu Presentatie en kies Instellingen presentatie. Stel Presentatiemodus in op Volledig scherm en kies bij Presentatieweergave het gewenste scherm. Je kunt Presentatieconsole eventueel instellen op In venster, zodat je indien gewenst nog een deel van het bureaublad ziet. Laat de optie Navigatiebalk weergeven eventueel uitgeschakeld, aangezien de presentatieconsole standaard al een uitgebreidere balk bevat. Je kunt de presentatie ook bedienen via een mobiele app: schakel Afstandbediening inschakelen in en haal de app op via de link App downloaden. Bij Presentatie-opties vind je nog extra instellingen, zoals Muisaanwijzer zichtbaar als pen en Presentatie altijd bovenaan houden.

Test al deze instellingen altijd vooraf met het echte scherm of de beamer en controleer welk scherm als presentatie-uitvoer fungeert en of je notities op de juiste plek verschijnen.