AI heeft op veel manieren invloed op onze wereld en ons dagelijks leven. Chatbots brengen kunstmatige intelligentie zelfs direct in onze huiskamers. ChatGPT is gratis te gebruiken, maar de betaalde Plus-versie biedt enkele aantrekkelijke extra’s. In dit artikel richten we ons op de mogelijkheden van persona’s, alias GPT’s, en plug-ins.

Het veelbesproken ChatGPT is ontwikkeld door het Amerikaanse bedrijf OpenAI dat wordt geleid door Sam Altman. Het programma ontvangt aanzienlijke steun van Microsoft dat de technologie ook inzet in de eigen AI-projecten, zoals Copilot en Bing Chat. Om ChatGPT te gebruiken, ga je naar https://chat.openai.com. Hier klik je op Sign up en meld je je aan met je e-mailadres of je Google-, Microsoft- of Apple-account. Na verificatie, onder meer via je mobiele telefoonnummer, kom je in het chatvenster waar je je eerste ‘prompt’ (vraag of verzoek) invoert. Houd er rekening mee dat de chatbot vooral getraind is met Engelstalige data, maar gesprekken in het Nederlands zijn zeker mogelijk. Er is inmiddels ook een officiële mobiele app van ChatGPT beschikbaar, zowel voor Android als iOS.

Lees ook: Dit kun je met de Windows 11 Copilot

ChatGPT Plus

ChatGPT is inderdaad gratis, maar er zijn goede redenen om de betaalde Plus-versie te overwegen. Deze kost 20 dollar per maand en kun je maandelijks opzeggen. In tegenstelling tot de gratis versie zijn de servers van de Plus-versie bijna nooit overbelast. Daarnaast kun je in de Plus-versie kiezen voor het taalmodel GPT-4, dat uitgebreider en krachtiger is dan GPT-3.5. Ook wordt de Nederlandse taal daarmee merkbaar beter ondersteund. Antwoorden worden wel iets trager gegenereerd.

Met de Plus-versie krijg je ook toegang tot de nieuwste versie van de beeldgenerator Dall-E (momenteel versie 3). Daarmee kun je eenvoudig in je prompt beschrijven welk type afbeelding je wilt. De tijdsbegrenzer van opgedane kennis (knowledge cutoff) van de gratis versie ligt op januari 2022. De Plus-versie heeft al data tot april 2023 verwerkt en kan via Bing zelfs actuele webinformatie ophalen. Bovendien kan de Plus-versie geavanceerde data-analysetechnieken toepassen op je ingevoerde data. Je kunt ook eigen documenten, zoals docx en pdf, uploaden en ChatGPT over bevragen.

Tot slot kan ChatGPT Plus werken met zogeheten Generative Pre-trained Transformers (GPT’s) en met talrijke plug-ins. We diepen beide mogelijkheden verder uit, met de focus op GPT’s. Om te upgraden naar ChatGPT Plus klik je in de gratis versie van ChatGPT linksonder op Upgrade. Selecteer vervolgens Plus en volg de verdere (betaal)instructies. Het is niet helemaal uitgesloten dat je tijdelijk op een wachtlijst belandt.

Wat is een GPT?

We beginnen met GPT’s. Je kunt deze beschouwen als virtuele persoonlijkheden of als beroepen, vergelijkbaar met de assistenten of persona’s bij Forefront. Daar kies je uit meer dan tientallen varianten, zoals Marketing Manager, Napoleon Bonaparte en Oprah Winfrey. Deze chatbots zijn geïnstrueerd om de geselecteerde persona te simuleren en antwoorden te genereren die kenmerkend zijn voor dat virtuele personage.

Bij ChatGPT Plus gaat het dus om GPT’s, zeg maar specifieke, aangepaste versies van ChatGPT. Je kunt direct experimenteren met door OpenAI ontwikkelde GPT’s. Ga naar https://chat.openai.com/gpts/discovery, scrol naar Made by OpenAI, klik op Load More en kies een GPT, bijvoorbeeld Santa, Tech Support Advisor of Sous Chef. Het wordt helemaal interessant wanneer je je eigen GPT’s maakt, voorzien van de nodige instructies of zelfs programmeerscripts.

Een GPT maken

De makkelijkste en snelste manier om zo’n GPT samen te stellen, is met behulp van een wizard. Ga naar https://chat.openai.com/gpts/editor of klik in het ChatGPT-venster op Explore en vervolgens op Create a GPT. Open het tabblad Create voor de wizard en vul bij Message GPT Builder een duidelijke taakomschrijving voor de GPT in.

Stel, je bent nog onervaren op het vlak van Python. Je wilt hiervoor hulp van ChatGPT op het niveau en in een stijl die op jou zijn toegespitst. Dan geef je dat aan. Na je omschrijving gaat GPT Builder meteen aan de slag en even later stelt hij een aangepaste naam voor je GPT voor. Je kunt gerust zelf een andere naam voorstellen.

In een volgende stap genereert ChatGPT al een passende profielafbeelding die je desgewenst nog kunt bijsturen. Je kunt onder andere nog aangeven met welke Python-topics en -vragen je vooral denkt te worstelen en welke interactiestijl je wilt. Denk aan uitgebreid en stap-voor-stap met voorbeelden en commentaarregels. Via prompts kun je gerust nog een en ander bijsturen aan de GPT.

Je GPT testen

Controleer of alles in orde is en bewaar je GPT met de knop Save, rechtsboven. Er zijn drie opties: Only me, Anyone with a link en Public. Deze laatste wordt vooral interessant zodra OpenAI een eigen store lanceert, mogelijk al tegen de tijd dat je dit leest. Bevestig je keuze met Confirm. Als het goed is, verschijnt je GPT vervolgens in het linkerdeelvenster.

Je kunt je GPT direct testen en desgewenst aanpassen. Ga naar https://chat.openai.com/gpts/discovery en klik op het potlood-icoon bij de GPT. Op het tabblad Create pas je je GPT met prompts aan, terwijl je op Configure als het ware achter de schermen kunt sleutelen aan een naam, omschrijving, (Engelstalige) instructies en voorbeeldprompts.

Je vindt hier ook drie extra onderdelen. Zo tref je bij Knowledge de knop Upload files aan. Daarmee kun je de GPT uit eigen documenten laten leren. Bij Capabilities stel je in of je GPT toegang moet hebben tot het web (via Bing), beelden moet kunnen genereren (via Dall-E) en/of code moet kunnen uitvoeren. Het onderdeel Actions komt hieronder uitvoerig aan bod, in combinatie met geautomatiseerde taken op basis van de dienst Zapier. Leg je wijzigingen vast met de knop Update.

Je GPT configureren

Op het tabblad Create leidt een dialoog je naar een geschikte GPT, maar het gaat sneller via Configure. We illustreren dit met een voorbeeld. We creëren een GPT die in een tekst, bijvoorbeeld een e-mail, eerst op zoek gaat naar een mogelijke kalendergebeurtenis. Daarna wordt deze automatisch in je Google Agenda gezet.

Voer een passende Name en Description in. Bij Instructions noteer je bijvoorbeeld:

Zodra er tekst wordt ingevoerd: 1) geef een korte samenvatting van de tekst 2) detecteer of er een gebeurtenis of taak is vermeld 3) indien niet, meld alleen "Geen agendapunten!" 4) indien wel, schrijf de gebeurtenis als volgt uit.:

- Titel: [titel hier]

- Datum: [datum hier]

- Tijdstip: [tijdstip of duur hier]

- Details: [andere agendagegevens hier]

Klik vervolgens op de cirkel met het plusteken en selecteer Use DALL·E voor een geschikt GPT-profielicoon. Dit kan even duren. Test (het eerste deel van) je GPT door een (verzonnen) tekst in het rechterdeelvenster in te voeren. Als het goed is, worden je instructies goed uitgevoerd.

Zapier

We zijn er natuurlijk nog niet, want we moeten nog een koppeling tussen onze GPT en Google Agenda realiseren. Daarbij zetten we Zapier in. Dit vereist enige voorbereiding. Klik onderaan het tabblad Configure op Create new action en gebruik de knop Import from URL.

Ga via deze link naar de site en scrol naar Get started. Kopieer de url in de zwarte balk met Ctrl+C en plak deze met Ctrl+V op het tabblad Configure, links van de knop Import. Zodra je op Import hebt geklikt, wordt de benodigde tekst aan het venster Schema toegevoegd en komt een aantal acties beschikbaar.

Koppelen aan Google Agenda

Je GPT kan nu samenwerken met de Zapier-acties (ook wel zaps genoemd). Je moet nu nog specificeren welke actie je wilt en hoe de GPT hierop moet reageren. Hiervoor maak je eerst een gratis account aan op www.zapier.com. Na je aanmelding ga je naar deze pagina. Hier geef je desgevraagd met Allow toestemming aan OpenAI om AI-acties via je Zapier-account te doen.

Klik daarna op Add a new action. Je hebt de keuze uit een breed scala aan acties van diverse diensten, waarmee je uiteenlopende acties automatiseert en aan ChatGPT koppelt. Er wordt gezegd dat er in Zapier meer dan zesduizend apps met zo’n dertigduizend acties beschikbaar zijn.

Wij tikken alvast Google Calendar in het zoekveld in, waarmee een uitklapmenu verschijnt. Selecteer hier Google Calendar: Quick Add Event. Klik op Connect a new Google Calendar account en ga akkoord met Yes, Continue to Google Calendar. Log nu in met je Google Account en sta Zapier toe om je agenda te beheren.

We zijn weer terug in het venster. Vernieuw de pagina met Refresh en kies het juiste Google-account. Gebruik het pijlknopje bij Calendar om Set a Specific value for this field te selecteren en kies de agenda die je wilt gebruiken. Klik op Show all options onderaan en voer een Action Name in, zoals Creëer agendapunt uit tekst. Bevestig met Enable action, zodat de actie aan je lijst wordt toegevoegd.

GPT koppelen met Zapier

Je moet nu vanuit je GPT wel nog naar de specifieke Zapier-actie linken via deze pagina. Scrol naar Instructions Template for AI Actions en kopieer de tekst tot en met REQUIRED_ACTIONS: naar het klembord. Ga vervolgens naar het tabblad Configure van je GPT en plak de tekst onder de instructies die je al hebt ingevoerd. Onder de gekopieerde instructies (die eindigen met REQUIRED_ACTIONS:) voeg je de volgende twee regels toe.

Action:

Confirmation Link:

Geef dit vervolgens de naam en de link van je specifieke Google Calendar-actie. Deze vind je via deze link. Klik hier op de toegevoegde actie, kopieer de bijbehorende url (zoiets als https://actions.zapier.com/gpt/action/<lange_codestring>/) en plak deze achter Confirmation Link: in je GPT-Instructions. Ga terug naar de webpagina, klik op Show all Options, kopieer je Action Name en plak deze achter Action: in je GPT-Instructions. Sla je GPT op met Save, rechtsboven, kies bij voorkeur Only me en bevestig met Confirm.

Test je GPT door een tekst met een agendapunt in te voeren. GPT zou nu Sign in with actions.zapier.com moeten tonen. Klik hierop, geef toestemming met Allow en de authenticatie wordt goedgekeurd. De actie wordt na je bevestiging met Confirm uitgevoerd en GPT voegt het agendapunt aan je Google Agenda toe.

Plug-ins (store)

We toonden je hoe je op een vrij handmatige manier een koppeling legt tussen Zapier en ChatGPT. Er is ook een alternatieve methode. ChatGPT Plus ondersteunt namelijk plug-ins en Zapier is een van de vele diensten en apps met een beschikbare ChatGPT-plug-in. We laten je eerst zien hoe je zo’n plug-in selecteert en toevoegt aan je ChatGPT Plus-account.

Klik op je accountnaam linksonder, ga naar Settings & Beta, en activeer Plugins bij Beta features. Nu kun je bij het pijlknopje linksboven, waar je tussen GPT-3.5 en GPT-4 schakelt, ook Plugins kiezen. Klik op No plugins installed en scrol tot bij Plugin store. Na bevestiging met OK krijg je toegang tot talrijke plug-ins. Wij telden er iets meer dan duizend. Er zijn categorieën als Popular en New, en er is gelukkig ook een handige zoekfunctie. Zoek je bijvoorbeeld naar Zapier, dan vind je de betreffende plug-in.

Eenmaal geïnstalleerde plug-ins kun je via hetzelfde pijlknopje links altijd weer in- of uitschakelen. Vanuit de categorie Installed in de Store kun je een plug-in ook definitief de-installeren met de knop Uninstall.

Houd er wel rekening mee dat plug-ins door derde partijen worden aangeleverd en dat ze zich met externe apps verbinden. Dit houdt ook in dat je ChatGPT-conversaties en eventuele uploads naar deze apps kunnen worden gestuurd. Iets wat je om privacyredenen misschien in de gaten wilt houden. Besef ook dat het systeem van plug-ins zich nog steeds in een bètastadium bevindt. Niet alle plug-ins werken dus (altijd) even goed.

Lees ook: Meer doen met ChatGPT: 5 plug-ins en hoe je ze downloadt

Plug-ins (gebruik)

De keuze voor nuttige plug-ins hangt natuurlijk vooral af van je interesses. Enkele populaire plug-ins zijn Wolfram voor complexe berekeningen, realtime data en analytische visualisaties, en Diagrams voor schema’s, diagrammen, flow-charts en mindmaps. Earth genereert kaarten op basis van locatie en stijl, Make A Sheet creëert een exporteerbaar csv-bestand van aangeleverde data, en ScholarAI doorzoekt miljoenen gecontroleerde papers.

ChatGPT is vaak slim genoeg om te weten wanneer het gebruik van een geïnstalleerde en geactiveerde plug-in zinvol is. Bij een berekeningsverzoek gebruikt ChatGPT normaal gesproken automatisch Wolfram. Toch is het aan te raden de instructies en eventuele voorbeelden van de plug-inproducent te raadplegen.

De GPT- en plug-insystemen werken momenteel aanvullend, maar GPT’s kunnen uiteindelijk plug-ins overbodig maken. Dit proces zie je al op sites als www.whatplugin.ai waar je eerst naar thematische plug-ins kon zoeken, maar nu wordt omgeleid naar GPT’s. Er zijn er intussen al meer dan duizend beschikbaar. Je hoeft maar een GPT te selecteren en op Try it te klikken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).