In 12 stappen een echte Word-expert

Je bent ongetwijfeld weleens tegen een situatie aangelopen tijdens het werken met Word waarin de tekst totaal niet deed wat je wilde. Je kunt je tekst niet selecteren, de tekst verspringt op een onlogische manier, tekst staat in een rare kolomvorm enzovoort. We ervaren dit soort dingen vaak als irritante bugs in Word, maar in werkelijkheid zijn het hele handige functies die, door gebrek aan kennis daarvan, volledig verkeerd uitpakken. Lees ook: 15 tips en trucs voor Microsoft Word.

Reden genoeg dus om die kennis eens even flink op te krikken. We gaan het in dit artikel dus niet hebben over sjablonen, tabelletjes, inhoudsopgaven en arcering, maar over de achterliggende functies die je écht veel tijd kunnen besparen. Wij werken overigens met Word 2016, maar de tips werken ook op oudere versies.

01 Leesbaarheidsstatistieken

Word heeft een handige ingebouwde spellingscontrole die ervoor kan zorgen dat typfouten automatisch gecorrigeerd worden en rare zinsconstructies kunnen worden vermeden. Wist je dat Word je ook kan vertellen of de tekst die je geproduceerd hebt ook lekker leest? Klik op Bestand boven het lint en vervolgens op Opties / tabblad Controle. Vink de optie Leesbaarheidsstatistieken weergeven aan. Wanneer je nu een spellingscontrole uitvoert op het document, zal er na de controle een pop-up worden getoond met daarin leesbaarheidsstatistieken. Denk hierbij aan het aantal woorden per zin en het aantal zinnen per alinea. De regels variëren natuurlijk per soort tekst (bijvoorbeeld online of print), maar volgens Taaladvies.net heeft een alinea idealiter niet meer dan zeven zinnen en tussen de tien en vijftien woorden per zin voor een makkelijk te lezen tekst. Aan de hand van de leesbaarheidsstatistieken kun je dus heel eenvoudig zien hoe makkelijk jouw publiek jouw tekst zal kunnen lezen.

01 De statistieken geven geen oordeel, dat moet je zelf bepalen met behulp van de gemiddelden uit het resultaat.

02 Vrij selecteren

Wanneer je werkt met Word, zijn er bepaalde beperkingen waar je mee hebt leren werken. Stel dat je een reeks opsommingstekens hebt met tekst daarachter, dan is het niet mogelijk om alléén die opsommingstekens te selecteren zonder de tekst daarachter, toch? In theorie is dat waar, maar er is al heel erg lang een trucje om die beperking te omzeilen. Wanneer je de Alt-toets ingedrukt houdt, kun je met de muisknop ingedrukt een kader slepen. Dat kader houdt zich niet aan de regels van Word, dus als je een kader sleept om bijvoorbeeld alle opsommingstekens in een paragraaf, dan worden alléén die tekens geselecteerd en vervolgens gekopieerd wanneer je kiest voor kopiëren.

02 Selecteren is aan minder regels gebonden dan je denkt, maak bij je selectie maar eens gebruik van de Alt-toets.

03 Snel selecteren

Wat doe je als je een hele zin wilt selecteren in een tekst? Waarschijnlijk klik je aan het begin van de zin en sleep je je muis naar het einde van de zin. Dat werkt uiteraard, maar is niet heel praktisch. Je weet ongetwijfeld dat je, door aan het begin van een regel te klikken (in de witruimte) de hele regel selecteert, en dat je door driemaal op een woord te klikken een hele paragraaf selecteert. Maar wist je dat er ook een snelle manier is om een hele zin (niet te verwarren met een regel) te selecteren van hoofdletter tot leesteken? Het enige dat je hiervoor hoeft te doen is de Ctrl-toets ingedrukt te houden en te klikken op een willekeurig woord in een zin. De hele zin wordt nu direct geselecteerd.

03 De Ctrl-toets laat je een hele zin in één keer selecteren.

04 Navigeren met hotspots

Dit is een trucje dat je zo ongelooflijk veel tijd gaat schelen wanneer je werkt in een groot document en even iets moet bewerken in de gedeelten van het document die je het laatst bewerkt hebt. Microsoft Word houdt namelijk stiekem bij welke gedeelten van een document het meest recent bewerkt zijn, zelfs nadat je het document hebt opgeslagen, afgesloten en opnieuw geopend. Het werkt dus ook met een document dat je een week geleden voor het laatst hebt bewerkt. Wanneer je een document opent, druk je op Shift+F5 om naar het meest recent bewerkte gedeelte in een tekst te springen. Je kunt dat herhaaldelijk doen om steeds tot drie stappen terug in de tijd te gaan.

05 Neptekst genereren

Soms ben je bezig met een tekst en moet je even een paragraaf of een hoofdstuk opvullen met neptekst omdat je de definitieve tekst nog niet hebt. Daarbij moet het echter wél duidelijk zijn dat de tekst neptekst is (om te voorkomen dat het document wordt verstuurd naar mensen terwijl het nog niet definitief is) en om die reden gebruiken we daar vaak een stuk Latijn voor (het beroemde Lorem ipsum). Iedereen die Lorem ipsum-tekst ziet, weet dat het om opvultekst gaat. Als je gebruikmaakt van deze methode, ga je waarschijnlijk meestal naar een website waar je de tekst vandaan plukt. Dat hoeft helemaal niet, want Word heeft zelf een Lorem ipsum-generator ingebouwd. Het enige dat je hoeft te doen is =lorem(p,l) te typen, waarbij je p vervangt door het aantal paragrafen dat je wilt genereren en l door het aantal zinnen. Zodra je op Enter drukt wordt de tekst gegenereerd.

05 Voor Lorem ipsum-teksten hoef je helemaal niet naar een website toe, dat zit gewoon in Word.

06 Tijd automatisch bijwerken

Het mooie van Word is dat het programma allerlei dingen automatisch voor ons kan doen. Automatisch is fijn, want dat voorkomt dat er fouten gemaakt worden. Stel dat er een brief is die je elke week verstuurt naar verschillende mensen (bijvoorbeeld voor de vereniging waarvoor je actief bent). Dan moet je elke week de datum die bovenaan die brief staat aanpassen. Dat gaat negen van de tien keer goed, maar er komt een dag dat je het vergeet. Geen ramp, maar wel slordig ... én onnodig, want Word kan dit automatisch voor je doen. Klik boven het lint op het tabblad Invoegen en klik vervolgens in het vakje Tekst (derde van rechts) op Datum en tijd (het pictogram met de kalender en het klokje). Je kunt nu kiezen in wat voor notatie je de datum en tijd wilt invoegen, en alleen de datum of alleen de tijd kan ook. Zorg ervoor dat je het vakje bij Automatisch bijwerken aanvinkt. Elke keer dat je het document vanaf nu opent, zal dit veld automatisch worden bijgewerkt.

06 Datum en tijd handmatig telkens aanpassen? Waarom zou je, als Word het voor je kan doen?

07 Hoofdletters converteren

Je hebt ongetwijfeld weleens vele minuten (soms zelfs uren) verspild aan het corrigeren van een document waarbij de schrijver hoofdletters heeft gebruikt alsof het een circus is. Zonde van je tijd, vooral omdat Word dat gewoon automatisch voor je kan doen. Selecteer de tekst waarin het gebruik van de hoofdletters en kleine letters een zootje is en klik in het lint op tabblad Start. In het vak Lettertype zie je nu een pictogram met de letters Aa (niet te verwarren met de twee pictogrammen met een losse A die daar links naast staan). Wanneer je op dit pictogram klinkt kun je aangeven hoe je de tekst wilt vormgeven. Kies je voor Zoals in een zin, dan worden alle zinnen voorzien van een hoofdletter aan het begin van de zin. Daarnaast kun je alles veranderen in hoofdletters, alles in kleine letters, elk eerst woord met een hoofdletter, enzovoort. Zo heb je de tekst in recordtijd vormgegeven zoals hij hoort. Met de toetscombinatie Shift+F3 kun je een selectie tekst ook tussen deze manieren van hoofdlettergebruik laten wisselen.

07 Een document met rommelige hoofdletters is in recordtempo rechtgezet met behulp van deze functie.

08 Verborgen tekens

Dit is een functie die veel mensen wel kennen, maar die niet vaak gebruikt wordt omdat de meesten het nut er niet van inzien. Zonde, want dit is nu net één van die functies waar we het over hadden die schijnbaar onverklaarbaar gedrag in Word kunnen verklaren. Wanneer je in het tabblad Start in het vak Alinea klikt op het pictogram met het alinea-teken (een soort muzieknootje) dan verschijnen er ineens allerlei tekens in je tekst.

Die tekens lijken aanvankelijk rommelig, maar ze geven je enorm veel nuttige informatie. Zo laten de tekens je met behulp van puntjes zien waar er een spatie staat (zodat je dubbele spaties eenvoudig ziet), maar ook waar een harde return is gegeven (het alinea-teken) of een zachte return (het Enter-teken dat je ook op je toetsenbord ziet). Daarnaast geven deze symbolen je inzicht in waar een tab staat, waar een pagina eindigt en waar allerlei andere zaken zijn ingevoegd in Word die je het leven zuur kunnen maken als je niet weet dat ze er staan.

08 Het lijkt heel rommelig, maar door verborgen tekens aan te zetten krijg je juist heel veel inzicht in de structuur van je document.

09 Tabs en witregels vervangen

Het gebruik van hoofdletters kan een zootje zijn, maar er zijn natuurlijk nog veel meer manieren waarop het Word-document een rommeltje kan worden, bijvoorbeeld door onjuist gebruik van tabs, witregels, zachte returns waar je harde returns zou willen zien enzovoort. Dat kun je natuurlijk allemaal handmatig gaan oplossen, maar het hoeft niet. De functie 'zoeken en vervangen' in Word ondersteunt namelijk ook dit soort elementen. Wanneer je het zoekvenster in Word opent en klikt op het tabblad Vervangen en vervolgens op Meer, dan zie je onderin het uitklapmenu Speciaal. Daar kun je allerlei elementen vinden zoals tabs, pagina-einden, alineamarkeringen enzovoort. Zo kun je bijvoorbeeld alle dubbele tabs veranderen in enkele tabs door in het veld Zoeken naar twee keer te kiezen voor Speciaal / Tabteken, en in het veld Vervangen éénmaal voor Speciaal / Tabteken. Op deze manier kun je razendsnel de opmaak van je documenten aanpassen.

09 Steek geen uren in het handmatig vervangen van bijvoorbeeld tabs. Dat kun je gewoon automatisch zoeken en vervangen.

Mindmappen met Word

Een functie in Word die al héél lang aanwezig is, is de mogelijkheid om overal waar je maar wilt een zin te beginnen. Afhankelijk van de uitlijning van je tekst, begint een regel standaard links, in het midden of rechts (tenzij je een tekstkader gebruikt). Het lijkt alsof je dit niet verder kunt aanpassen, maar in werkelijkheid kun je beginnen met typen waar je maar wilt. Wanneer je namelijk dubbelklikt op een willekeurige locatie in een Word-document, dan zal de muisaanwijzer precies naar die plek verspringen en kun je gewoon midden in het document een woord of een zin typen. Denk daar wat pijlen bij en je hebt een uitstekende brainstorm/mindmapping-tool in Word. Klein nadeel: het verplaatsen van dit soort teksten is niet zo eenvoudig als het verplaatsen van tekstvakken.

Je bent niet gebonden aan uitlijning, je kunt tekst plaatsen waar je maar wilt.

10 Opmaak bij plakken

Het handige van kopiëren en plakken is dat je met gemak een stuk tekst uit een ander document of van een website kunt verwerken in je eigen document. Het nadeel daarvan is dat de opmaak van dat andere document of die website vaak wordt meegenomen, met het gevolg dat je document er raar uitziet. Nu kun je er bij het plakken al op letten dat de opmaak van de bron verwijderd wordt (kies bij het plakken voor Alleen tekst behouden), of je kunt achteraf je kunt na het plakken de gewenste opmaak meegeven via Start / Opmaak kopiëren/plakken. Maar het kan nog eenvoudiger en efficiënter. Word is namelijk prima in staat om te zien welke tekst afwijkt van de rest van de tekst. Selecteer de zin die afwijkt (wat je dus heel snel kunt doen, zie stap 3) en druk op Ctrl+Spatiebalk. De tekst zal automatisch afgestemd worden op het dominante lettertype van de rest van de paragraaf. Wil je overigens altijd plakken zonder de opmaak van de bron mee te nemen? Ga dan eens naar Bestand / Opties / Geavanceerd en kijk onder het kopje Knippen, kopiëren en plakken.

10 Wijkt bepaalde tekst af van de rest van het document? Met een toetsencombinatie heb je dat snel rechtgezet.

11 Kolommen

Deze functie wordt door veel mensen vermeden omdat hij zo ingewikkeld lijkt. Dat is zonde, want het is een fantastische tool om je document wat fraaier op te maken. En de werking is eigenlijk heel eenvoudig, als je hem doorhebt. Typ eerst gewoon de tekst die je wilt typen. Selecteer deze tekst vervolgens en klik in het tabblad Indeling in het lint bij Pagina-instelling op de knop Kolommen. Standaard is er (uiteraard) één kolom geselecteerd, maar je kunt dus ook gaan voor twee of drie, een brede rechterkolom met een smalle linker enzovoort. Twijfel je hoe je document nu in elkaar zit? Lees dan stap 8 nog een keertje, want met de verborgen tekens kun je prima zien waar kolommen beginnen en eindigen.

11 Kolommen: ze lijken zo ingewikkeld, maar dat zijn ze niet en ze maken je document er een stuk mooier op.

12 Het superklembord

Maak jij veel gebruik van kopiëren en plakken als je in Word aan het werk bent? Dan herken je ongetwijfeld de situatie waarin je per ongeluk tussendoor even snel iets anders hebt gekopieerd, waardoor je helemaal niet in je document plakt wat je wilde plakken. Wist je al dat er, naast het gewone klembord in Windows, ook nog een klembord in Word zit ingebouwd met vrijwel onbeperkte opslagcapaciteit? Je vindt dit klembord door onder het tabblad Start in het lint te klikken op het kleine vierkantje met pijltje naast Klembord. Het klembordpaneel opent nu en je ziet daarin alles dat je gekopieerd hebt sinds je Word (deze sessie) hebt gestart. Het mooie is dat hierin niet alleen wordt opgeslagen wat je in Word kopieerde, maar ook in bijvoorbeeld je browser. Wanneer je klikt op één van de onderdelen in het paneel, wordt dit automatisch ingevoegd op de plek waar de muisaanwijzer staat.

12 Laat je niet beperken door het klembord van Windows, Word heeft z'n eigen ingebouwde klembord met ongelimiteerde ruimte.