Of je nu video’s bekijkt met YouTube Premium of gewoon met de gratis versie: de dienst heeft meer in huis dan alleen het afspelen van video’s. Welke verborgen extra’s heeft YouTube en hoe zorg je ervoor dat je alles uit de videodienst haalt? We laten het zien met dit artikel waarmee we gaan voor het ultieme kijkplezier.

YouTube wordt elke maand door meer dan twee miljard ingelogde gebruikers bezocht. Elke dag wordt er meer dan een miljard uur aan video’s bekeken, waarmee miljoenen weergaven worden bereikt. Op YouTube kun je je dus urenlang (eigenlijk jarenlang) vermaken. En niet alleen door naar de geüploade video’s te kijken. Je kunt er nog veel meer mee doen. YouTube heeft een groot aantal extra’s dat door veel mensen nog niet is ontdekt. Het is tijd om daar verandering in te brengen, want die extra’s, zoals het maken van gif-bestanden of afspeellijsten, maken het wereldwijde videokanaal alleen maar aantrekkelijker.

Zoeken voor pro’s

Het zoeken naar de juiste video’s op YouTube kan nauwkeuriger dan op het eerste gezicht lijkt. Je kunt een video zoeken op basis van sleutelwoorden en daarbij specifieke woorden uitsluiten. Typ de sleutelwoorden waarop je wilt zoeken, gevolgd door de sleutelwoorden die je wilt uitsluiten. Die laatste laat je voorafgaan door een minteken. Bijvoorbeeld: Natuur bomen -strand. In die zoekactie wordt ‘strand’ uitgesloten. Andersom kan ook: wil je dat de zoekresultaten een specifiek woord bevatten, dan gebruik je juist het plusteken. Bijvoorbeeld: Natuur +bomen -strand. Nog interessanter is de mogelijkheid om gebruik te maken van filters. Eerst typ je de zoekopdracht en laat je YouTube zoeken. In het zoekvenster klik je linksboven op Filters. Bij Uploaddatum kun je filteren op wanneer de gezochte video is geüpload, bijvoorbeeld Deze maand.

De kolom ernaast (Type) biedt de mogelijkheid om te sorteren op soort content, bijvoorbeeld Tv-programma of Film. Tot slot zijn er de filters categorieën Lengte en Functies. Via Lengte bepaal je of een video kort (korter dan 4 minuten) of lang is (langer dan 20 minuten). Bij Functies kun  sorteren op aanvullende eigenschappen van een video, bijvoorbeeld als je alleen 360 graden-video’s wilt zien of beelden in 4K-resolutie.

©PXimport

Nog meer zoekopties

Je kunt het zoekvak gebruiken voor aanvullende opties en hiermee de kans vergroten dat je de juiste video vindt. Zoek je een video waarin een van de twee sleutelwoorden moet terugkomen (bijvoorbeeld óf regen óf zon), dan gebruik je de volgende opdracht: regen | zon.

Je kunt ook op zoek gaan naar sleutelwoorden die alleen in een videotitel voorkomen. Gebruik hiervoor de opdracht: Intitle:. Bijvoorbeeld Intitle:zomer. Als je de titel deels kent, kun je een asterisk (*) gebruiken om het ontbrekende woord weg te laten.

Meldingen onder controle

Gelukkig kun je de regie houden over de meldingen die YouTube toont. Je bepaalt zelf op welke manier de meldingen verschijnen en welk type melding wordt getoond. Open het hamburgermenu linksboven in het venster en kies Instellingen. Klik nu op Meldingen. Bij Algemeen schakel je de meldingen uit die je niet meer wilt zien.

Wil je juist wel meldingen ontvangen, ook als YouTube niet is geopend in de browser? Activeer de optie Meldingen ontvangenin deze browser. In het vak eronder (E-mailmeldingen) bepaal je of YouTube berichten naar je e-mailadres mag sturen. Schakel alle opties uit om niet meer per e-mail te worden benaderd.

Open hierna de sectie Privacy. Wil je dat alle afspeellijsten die je zelf hebt opgeslagen, altijd privé blijven en niet op je eigen kanaal worden gedeeld? Activeer dan de optie Alle playlists die ik heb opgeslagen privé houden. Ook kun je ervoor kiezen om niet met de buitenwereld te delen op welke videokanalen je je hebt geabonneerd: activeer de optie Al mijn abonnementen privé houden.

©PXimport

Even doorlezen

Op zoek naar specifieke informatie, bijvoorbeeld in een studievideo, maar geen tijd om de hele video te bekijken? In dat geval kun je slim gebruik maken van de transcriptfunctie: deze geeft weer wat er in de video wordt uitgesproken en op welke momenten.

Klik op de knop met de drie puntjes en kies Transcript openen. Rechts verschijnt de tekst. Klik op een zin om daarnaartoe te spoelen in de video. Gaat het je alleen om de tekst, dan kun je de tijdcode ook uitschakelen. Klik op de knop met de drie verticale puntjes en kies Tijdstempels in-/uitschakelen. Je kunt de tekst ook selecteren en kopiëren, bijvoorbeeld naar een Word- of kladblok-bestand.

©PXimport

Gif’s

Gif’s (bewegende plaatjes) gaan al heel wat jaren mee en zijn nog steeds mateloos populair, bijvoorbeeld voor gebruik op Instagram of in een blog. Met een slimme truc kun je ook snel van je favoriete video een gif maken.

Open de video die je (gedeeltelijk) in een gif wilt veranderen. Ga nu naar de adresregel in de browser en verander het gedeelte www.youtube.com in www.gifyoutube.com. De rest van het adres laat je intact. Een nieuwe pagina wordt geladen en je kunt je video direct bewaren als gif-bestand of vooraf nog bewerken.

©PXimport

Starten maar

Video’s kun je eenvoudig delen, maar soms is niet de volledige video interessant of wil je juist verwijzen naar een specifiek gedeelte binnen video. Zorg ervoor dat de video automatisch start op het juiste tijdstip. Open de video en spoel deze door naar het moment dat interessant is.

Kies hierna voor Delen. Een nieuw venster wordt geopend. Plaats een vinkje bij Beginnen bij. De juiste tijdcode is al ingevuld. Je kunt deze bovendien nog aanpassen. Klik hierna op Kopiëren om de koppeling te kopiëren of deel direct met een ander netwerk via de sectie Delen.

©PXimport

Zonder internet

Later bekijken

Als je een interessante video tegenkomt, maar geen tijd hebt om deze meteen te bekijken, kun je de video bewaren voor een later moment. Op de pagina waarop de video speelt, klik je op de knop Opslaan. Je kunt de video vervolgens toevoegen aan een afspeellijst of opslaan om op een later moment af te spelen (kies Later bekijken). Voor toegang tot deze video’s, klik je op het hamburgermenu en kies je Later bekijken.

©PXimport

Geschiedenis beheren

YouTube houdt bij welke video’s je bekijkt. Ook hierover heb je zelf de controle. Open het hamburgermenu (linksboven in het venster) en kies Geschiedenis. In de lijst Kijkgeschiedenis vind je een overzicht van alle bekeken items. Om de gehele lijst te verwijderen, klik je rechts in het venster op Volledige kijkgeschiedenis wissen. Je kunt de geschiedenis ook tijdelijk pauzeren: er wordt dan niet bijgehouden wat je hebt bekeken, maar je hebt de mogelijkheid om de geschiedenisfunctie later weer in te schakelen. Kies voor Kijkgeschiedenis onderbreken.

Klik op Alle geschiedenis beheren voor de volledige set aan opties. Hier kun je onder meer bepaalde tijdvakken van geschiedenis verwijderen en automatische verwijdering instellen. Klik op Activiteit verwijderenop basis van en kies Automatische verwijdering instellen. Kies vervolgens de gewenste optie, bijvoorbeeld Activiteit ouder dan 18 maanden automatisch verwijderen.

©PXimport

Snelle sneltoetsen

Afspeellijsten

Interessant is de mogelijkheid om afspeellijsten te maken. Hierin plaats je bijvoorbeeld video’s van eenzelfde thema of groepeer je video’s die je later nogmaals wilt bekijken. Klik rechtsboven op de afbeelding van je account en kies YouTube Studio. Een nieuw venster wordt geopend. Links in het venster kies je voor Playlists. Klik rechtsboven op Nieuwe playlist. Geef deze een naam bij Titel en bepaal hierna voor wie de afspeellijst zichtbaar is.

In het vak Zichtbaarheid kies je voor Openbaar als iedereen de afspeellijst mag bekijken of Privé als je de lijst voor uzelf wilt houden. Tot slot is er de optie Verborgen: kies deze als je de lijst alleen wilt delen met specifieke gebruikers die over de directe koppeling beschikken. Als je een video kijkt die je graag toevoegt aan een lijst, klik je op Opslaan. Plaats een vinkje bij de gewenste afspeellijst. Via dit menu kun je overigens ook een nieuwe lijst maken: kies Nieuwe playlist maken.

©PXimport

Afspeellijsten samen maken

Je kunt de afspeellijsten zelf beheren, maar ook andere gebruikers kunnen bijdragen aan de lijst. In de YouTube Studio klik je bij de afspeellijst waaraan je wilt samenwerken op de knop met de pen (Bewerken in YouTube). Klik hierna op de knop met de drie puntjes en kies Samenwerken.

Activeer de optie Bijdragers kunnen video’s aan deze playlist toevoegen. Kies ook voor Nieuwe bijdragers toestaan. Een koppeling verschijnt: klik op Kopiëren en stuur de koppeling naar de personen die je aan de afspeellijst wilt laten samenwerken. Het aantal gebruikers wordt naderhand aangegeven in de sectie Bijdragers. Bevestig door te klikken op Klaar.

Statistieken bekijken

YouTube houdt verschillende statistieken bij voor elke video, waaronder de resolutie, kwaliteit van de verbinding en welke resolutie het meest optimaal is. De statistieken worden standaard verborgen. Klik met de rechtermuisknop op het videobeeld en kies voor Statistieken voor nerds. Linksboven in het videovenster verschijnt de aanvullende informatie. Klik op het kruisje rechtsboven om het informatievenster weer te sluiten zodat je de volledige video ziet.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).