Eigen mailinglijsten maken doe je zo
Voor je hobby’s of persoonlijk interesses. Niet alleen grote bedrijven maken mailinglijsten, maar ook zelf kun je nieuwsbrieven opzetten en versturen naar geïnteresseerden. Hoe ga je hiervoor te werk? We gaan aan de slag met het zelf maken van mailings. Moeilijk? Helemaal niet!
Er bestaan verschillende redenen voor het maken van een mailinglist. Je hebt wellicht een hobby en een groep geïnteresseerden die op de hoogte willen blijven via een nieuwsbrief waarin je de laatste nieuwtjes behandelt. Of je hebt verre familie die je regelmatig op de hoogte wilt houden, zonder elkaar fysiek te (kunnen) ontmoeten. In dit artikel gaan we aan de slag met verschillende programma’s en diensten om zelf nieuwsbrieven te maken en te versturen. We gaan uit van een situatie waarin je persoonlijke nieuwsbrieven maakt voor bekenden (dus niet namens een bedrijf of met een commercieel karakter). Eerst leggen we uit hoe je distributielijsten aanmaakt in populaire maildiensten zoals Outlook en Gmail. Met een distributielijst (of adressenlijst) kun je in één keer een groep geadresseerden bereiken met je mailing of nieuwsbrief. Je kunt de mailing gewoon versturen vanuit je favoriete e-maildienst.
Lijsten in Outlook
Maak je gebruik van de desktopclient van Outlook, dan kun je lijsten aanleggen waarmee je in één keer een groep ontvangers bereikt. In Outlook klik je op de knop Contactpersonen. Je vindt deze knop linksonder in het hoofdvenster van Outlook. Bovenin het venster kies je voor de tab Start. Klik op de knop Nieuwe groep contactpersonen. Bij Naam geef je de groep een herkenbare naam (zoals Familie). Hierna voeg je de leden toe aan de groep. Klik op Leden toevoegen, in de sectie Leden. Kies Uit Outlook-contactpersonen. Houd de Shift-toets ingedrukt om in één keer meerdere personen te selecteren of de Ctrl-toets als je meerdere, individuele contactpersonen wilt selecteren. Is de lijst compleet? Kies Opslaan en sluiten. Voortaan kun je de lijst gebruiken door in een nieuwe e-mail bij Aan de naam op te geven van de lijst. Wil je de lijst in de toekomst bewerken of inzien? Typ de groepsnaam bij Aan in een nieuw e-mailvenster en kies voor Contactpersoon bewerken.
©PXimport
Lijsten in Gmail
Google’s Gmail biedt volwassen functies voor het aanleggen van mailinglijsten. Ga naar Contacts.google.com en geef je aanmeldgegevens op. Kies de sectie Contactpersonen (links in het venster). Selecteer rechts in het venster de personen die je aan de nieuwe lijst wilt toevoegen. Klik hierna op de knop Labels beheren en klik op Label maken. Geef de groep een passende naam (bijvoorbeeld Familie) en klik op Opslaan. Klik wederom op Labels beheren en kies nu de groep waaraan je de selectie wilt toevoegen. Bevestig met een klik op Toepassen. Je kunt de groep meteen gebruiken in Gmail. Ga naar je postvak en klik op Opstellen. Bij Aan typ je de groepsnaam. Je kunt ook klikken op Aan om een overzicht van groepen op te vragen. Klik op het menu Mijn contacten om de lijst met groepen op te vragen. Wil je de groepssamenstelling later aanpassen, dan open je wederom Contacts.google.com en klik je links op de labelnaam (je vindt deze in de sectie Labels).
©PXimport
Lijsten in Outlook.com
Als je gebruik maakt van Outlook.com, ga je als volgt te werk bij het maken van mailinglijsten. Open Outlook.com en klik op de knop Personen (linksonder in het venster). Kies Alle lijsten met contactpersonen en klik op Lijst met contactpersonen maken. Geef een geschikte naam op bij Naam van de lijst met contactpersonen. Vervolgens klik je op het vak Naam of e-mailadres typen en kies je de namen die je aan de lijst wilt toevoegen. In plaats hiervan kun je ook een nieuw e-mailadres opgeven en klikken op Toevoegen. In het vak Beschrijving kun je een omschrijving voor de groep opgeven, maar dat is niet vereist. Klik op Maken. Om de lijst te gebruiken, stel je een nieuwe e-mail op en klik je op Naam. Een overzicht van mailinglijsten verschijnt. Selecteer de lijst en klik op het plusteken (+). Om een bestaande lijst later aan te passen, klik je weer op de knop Personen en kies je links in het venster voor Alle lijsten met contactpersonen. Selecteer de lijst die je wilt aanpassen.
©PXimport
Afdruk samenvoegen
Je hebt de adreslijsten nu op orde, maar we zetten ook wat hulp in bij het maken van de eigenlijke nieuwsbrief of gepersonaliseerde mailing. Heb je Office? Met de desktopversie van Outlook en Word kun je gebruik maken van de functie Mail Merge (in het Nederlands: Afdruk samenvoegen) om snel een persoonlijke e-mail naar geadresseerden te sturen. Open het onderdeel Personen. Vervolgens selecteer je de personen aan wie je de gepersonaliseerde e-mail wilt sturen. Je kunt gebruik maken van de Shift-toets om in één keer een reeks aaneengesloten personen te selecteren of de Ctrl-toets om in één keer meerdere, individuele personen te selecteren. Open hierna de tab Start. In de sectie Acties klik je op Afdruk samenvoegen. Een nieuw venster wordt geopend. In dit venster geef je de details op: kies bij Contactpersonen voor Alleen geselecteerde contactpersonen. Werp hierna een blik op Opties voor samenvoegen. Kies bij Documenttype voor Standaardbrieven. Bij Samenvoegen naar kies je in de lijst voor Nieuw document. Typ nu het onderwerp van je e-mail bij Onderwerpregel van bericht (zie ook het kader ‘Meer leesplezier’ voor extra tips voor je nieuwsbrief). Bevestig met een klik op OK. Word opent: in dit programma maak je de eigenlijke e-mail. Op de tab Verzendlijsten vind je de opties om je e-mail verder vorm te geven.
©PXimport
E-mail opstellen
Uiteraard begin je de e-mail met een goede openingszin. In de sectie Velden beschrijven en invoegen klik je op Begroetingsregel. Bij Notatie van de begroetingsregel kies je de juiste aanhef. Zo kun je onder meer kiezen voor Geachte en Beste. In het vak ernaast bepaal je hoe de naam van de ontvanger verschijnt, bijvoorbeeld alleen de achternaam of juist de voor- en achternaam. Het is hierbij belangrijk dat je de gegevens die je aanroept, wel aanwezig zijn in de lijst met contactpersonen. Heb je bijvoorbeeld alleen voornamen in de mailinglijst, dan zal een achternaam niet verschijnen. In die gevallen valt Word terug op de instelling bij Begroetingsregel voor ongeldige geadresseerden. Kies hier uit de lijst welke instelling je voorkeur geniet, bijvoorbeeld Geachte mevrouw/mijnheer. In het vak Voorbeeld zie je hoe het eruit kan zien. Gebruik de knoppen om door alle namen te lopen en te controleren of ze goed worden getoond. Via de knop Velden vergelijken roep je een overzicht op van de velden en kun je controleren of de juist velden worden gebruikt bij het samenvoegen van de informatie. Je gebruikt deze functie ook als informatie bijvoorbeeld in de verkeerde volgorde wordt getoond (zoals een achternaam, terwijl je een voornaam verwacht).
©PXimport
Andere velden
Keer terug naar het scherm waarin je je e-mail opstelt: dit vindt dus plaats in de omgeving van Word. Je kunt afbeeldingen en andere opmaakelementen gebruiken, maar verplicht is dat niet. Maak te van te voren hiervoor een keuze: als je de mail wilt versturen als platte tekst, hoef je de mailing niet op te maken. Bij het versturen van de mailing in een HTML-opmaak, kun je meer kanten uit. Tijdens het opstellen van de tekst kun je het bericht verder personaliseren. Op de tab Verzendlijsten vind je de knop Samenvoegvelden invoegen: klik hierop. Afhankelijk van de informatie die je hebt opgeslagen over je contactpersonen, kun je bijvoorbeeld de verjaardagsdatum van een persoon invoegen of de naam van de partner. Je kunt deze velden alleen inzetten als je die gegevens ook hebt opgeslagen in de lijst met contactpersonen: is de informatie niet aanwezig, dan blijft het stukje tekst leeg zodra je de nieuwsbrief verstuurt. Tevreden over de e-mail? Tijd om deze te verzenden. Klik bovenin het scherm op de knop Voltooien en samenvoegen. Kies E-mailberichten verzenden. Controleer de onderwerpregel en beslis in welke opmaak je de e-mail wilt versturen (bij E-mailindeling). Een e-mail in HTML kan gebruik maken van eventuele opmaak, terwijl Tekst zonder opmaak ervoor zorgt dat de mail als platte tekst wordt verstuurd. Kies Bijlage als je het bericht niet in het bericht zelf wilt plakken, maar als e-mailbijlage wilt toevoegen. Klik op OK om de gepersonaliseerde mailings te versturen. Outlook verstuurt de berichten één-voor-één naar de ontvangers. Je vindt de berichten terug in de map Verzonden items, net als je andere e-mailberichten.
©PXimport
Meer leesplezier
Zorg ervoor dat je ontvangers plezier hebben in het lezen van je nieuwsbrieven. Met een paar handige tips verbeter je de inhoud: Duidelijke onderwerpregel: Zorg voor een compacte, duidelijke onderwerpregel waaruit de ontvanger kan opmaken wat hij kan verwachten. Duidelijke actie: Als je iets verwacht van de ontvangers van je nieuwsbrief, zorg dan voor een duidelijk omschreven actie. Afbeeldingen: Verrijk je e-mail met afbeeldingen of foto’s. Voetregel: Gebruik de voetregel in de e-mail om te verwijzen naar andere kanalen, bijvoorbeeld je Instagram-account. Zorg er ook voor dat duidelijk is hoe de ontvangers zich kan afmelden van je nieuwsbrief. Voor professionele partijen is dat uiteraard zelf juridisch verplicht, maar voor je persoonlijke nieuwsbrieven aan bekenden is dat ook zo netjes. Tijdstip: Experimenteer met de tijdstippen waarop je de e-mail verstuurt en vraag om de mening van je ontvangers: welke tijdstippen worden het meest gewaardeerd?
Wat extra hulp
Mogelijk krijg je na enige tijd behoefte aan meer mogelijkheden op het gebied van de opmaak van je nieuwsbrieven. Wat hulp van buitenaf kan dan geen kwaad. Een interessante dienst, die je als thuisgebruiker bovendien gratis mag gebruiken, is Canva. Via deze dienst kun je in je browser nieuwsbrieven maken: extra software hoef je er niet voor te installeren. Maak een gratis account. Nadat je je hebt aangemeld, klik je in het hoofdscherm van Canva op Sjablonen. In de sectie Marketing kies je voor Nieuwsbrieven. Bovenin het scherm kies je eventueel een categorie (zoals E-mail). Via de optie eronder – Kleur – kun je bovendien een voorkeur aangeven voor een primaire kleur. De selectie van gevonden sjablonen wordt eronder getoond. Klik op een nieuwsbrief om de details te bekijken. Heb je de juiste sjabloon gevonden? Klik op Dit sjabloon gebruiken. De editor wordt geladen. Overigens hoef je niet per se een bestaand sjabloon als uitgangspunt te gebruiken, maar kun je ook met een lege basis beginnen. Kies voor Sjablonen en klik op Aangepast formaat. Geef de gewenste afmetingen op en kies Nieuw ontwerp maken. Het canvas wordt opnieuw geladen en je kunt nu met een leeg ontwerp beginnen.
©PXimport
Ontwerpen maar
Rechts in het venster zie je het ontwerp. Klik op een element, zoals de titel, om het te bewerken. Via de werkbalk bovenin het venster kun je de verschillende onderdelen onder handen nemen. Links in het venster vind je een verticale werkbalk. Die geeft je toegang tot extra elementen, zoals foto’s en video’s. Ook kun je hier een andere achtergrond kiezen. Let op als je aan de slag gaat met afbeeldingen: foto’s en andere afbeeldingen kunnen rechten hebben: bij het uitchecken van je nieuwsbrief verderop wordt dan een vergoeding gevraagd. Mogelijk heb je in plaats hiervan eigen foto’s die je kunt gebruiken. Ga naar de sectie Uploads. Klik nu op de knop Upload media. Een nieuw venster wordt geopend waarin je de afbeeldingen (en zelfs video’s) kunt selecteren. Ook kun je de media slepen vanaf het bureaublad naar het browservenster: ze worden dan automatisch geupload. Handig is de mogelijkheid om niet alleen lokaal materiaal te gebruiken, maar ook materiaal van sociale kanalen, zoals Instagram. Bovendien kun je andere bronnen selecteren, zoals Dropbox en Google Drive.
©PXimport
Hergebruiken
Als je regelmatig een nieuwsbrief verstuurt en telkens hetzelfde ontwerp als basis wilt gebruiken, is het handig om het ontwerp op te slaan. Klik in het menu bovenin het venster op Bestand. Hier vind je de optie Een kopie maken. Ook kun je het ontwerp opslaan of opslaan in een specifieke map, zodat je het ontwerp later opnieuw kunt openen. In ditzelfde menu vind je ook hulpmiddelen waarmee je het ontwerp verder kunt verfijnen. Via de knop Linialen weergeven worden rondom het ontwerp maten getoond, waarmee je de indeling van de nieuwsbrief kunt verbeteren. Ook kun je via het menu de weergave van tabellen en marges inschakelen.
Klaar voor gebruik
Ben je tevreden met het ontwerp? Klik dan op de knop Downloaden. Bij Bestandstype kies je de gewenste bestandssoort. Wil je je nieuwsbrief versturen als bijlage, dan komt PDF goed van pas. Je kunt ook kiezen voor een afbeelding, in de vorm van een PNG- of JPG-bestand. Voor een SVG-afbeelding (die vectorgebaseerd is en dus eenvoudig kan schalen), heb je een betaald abonnement op Canva nodig. Heb je afbeeldingen gebruikt waarvoor moet worden afgerekend, dan toont Canva dit in het uitcheckvenster. In plaats daarvan kun je uiteraard ook eigen afbeeldingen gebruiken.
