Nog altijd is de Apple iMac de bekendste all-in-one-pc. Traditiegetrouw heeft Apple de iMac ook dit jaar weer vernieuwd. Wat is er nieuw aan de 2020-uitvoering van de 27 inch iMac en wat is er hetzelfde gebleven?

Het begint een beetje saai te worden, maar over de behuizing kan ik net als vorig jaar vrij kort zijn: Apple heeft (op het optionele matte scherm na) niets veranderd aan het uiterlijk van de iMac. Je kunt een uitvoering met het standaard glanzende scherm uiterlijk dan ook niet onderscheiden van een 2019-uitvoering (of je moet heel goed kijken naar het vrijwel onzichtbare microfoongaatje op de achterkant). Heel erg is dat niet, want ook in 2020 blijft de iMac een fraai ontwerp hebben. Wel ogen de schermranden in 2020 erg ouderwets, zeker ook als je dit vergelijkt met het ontwerp van Apples eigen Pro Display XDR.

©PXimport

©PXimport

De bouwkwaliteit van de aluminium iMac is uitstekend. Alle aansluitingen zijn aan de achterkant geplaatst, iets dat af en toe best onhandig is als je een hoofdtelefoon, SD-kaart of usb-stick wilt gebruiken. Wellicht dat Apple met een nieuw ontwerp komt als de iMac voorzien wordt van een door Apple zelf ontworpen ARM-processor. Apple heeft immers aangekondigd dat alle Macs in de komende twee jaar voorzien zullen worden van een eigen ontworpen ARM-processor. De kans is dan ook erg groot dat dit de laatste iMac met een Intel-processor is en het lijkt me niet ondenkbaar dat een nieuwe architectuur ook een prima moment voor een nieuwe ontwerp is.

Aan de aansluitingen achterop is op het oog niets veranderd. Nog steeds is de iMac voorzien van een 3,5mm-hoofdtelefoonaansluiting, kaartlezer, vier usb-a-poorten, twee Thunderbolt3-poorten (usb-c) en een netwerkaansluiting. De Thunderbolt-aansluitingen zijn ook geschikt voor video-uitvoer. Toch is er een vernieuwing, want het is dit jaar mogelijk om de iMac tegen een meerprijs te voorzien van een multigigabit-netwerkaansluiting met ondersteuning voor 2,5, 5 en 10 Gbit. De draadloze techniek is met Wifi 5 hetzelfde als vorig jaar, helaas zijn er nog geen Macs met Wifi 6. Wel ondersteunt de iMac nu officieel Bluetooth 5.0, maar dat maakt voor de meeste gebruikers geen verschil met bluetooth 4.2.

©PXimport

Onhandige muis

De iMac is standaard voorzien van het Magic Keyboard zonder numeriek toetsenblok en de Magic Mouse 2. Tegen een meerprijs kun je ook kiezen voor de Magic TrackPad 2 en het Magic Keyboard met numeriek toetsenblok. Heel enthousiast ben ik niet over het meegeleverde setje invoerapparatuur. Hoewel de gebaren op Apples muis best handig zijn, ligt de muis niet echt lekker in de hand en mis ik bladerknoppen. Het blijft verder onhandig dat je de muis moet opladen via de onderkant waardoor je de muis niet kunt gebruiken tijdens het opladen. Het toetsenbord is simpel, maar tikt lekker en ik vind een zo plat mogelijk toetsenbord persoonlijk prettig werken.

©PXimport

©PXimport

Moderne specificaties

De iMac is leverbaar in verschillende configuraties waarvan de goedkoopste is voorzien van een Core i5-10500, een processor met 6 cores. Wij ontvingen van Apple de duurste standaardconfiguratie die is voorzien van een Intel Core i7-10700K (8 cores), een 512 GB ssd en een AMD Radeon Pro 5500 XT. Het is op papier een mooie configuratie, alleen de 8 gigabyte ram is in 2020 wel heel karig voor een computer van dit kaliber. Je kunt de iMac met meer ram configureren, maar Apple vraagt hier hoge prijzen voor. Het verdubbelen naar 16 GB ram kost al 250 euro. Gelukkig kun je de 27inch-uitvoering van de iMac via een klepje op de achterkant nog steeds zelf uitbreiden met meer geheugen. Betalen voor Apples upgradeprijzen voor ram zou ik dan ook niet doen, je kunt prima zelf meer geheugen in de iMac prikken.

Een fijne verandering ten opzichte van vorig jaar is dat nu alle varianten standaard voorzien zijn van een ssd met minimaal 256 GB opslag. Tegen (flinke) meerprijzen kun je de iMac behalve met 512 GB zoals in het geteste model ook configureren met 1, 2, 4 en zelfs 8 TB ssd-opslag. Overigens is het 21,5inch-model eventueel nog wel met een Fusion Drive (harde schijf plus kleine cache-ssd) leverbaar voor als je veel opslag wenst, maar standaard heeft ook die uitvoering dit jaar een ssd.

©PXimport

©PXimport

Concurrent voor de iMac Pro

De iMac is nog sterker dan vorig jaar een concurrent voor Apples eigen iMac Pro geworden, zeker de goedkoopste uitvoering van de iMac Pro staat onder druk. De iMac kan nu een 10core-processor bevatten en net als de iMac Pro ook voorzien worden van 10gigabit-ethernet. Zelfs als je de iMac net als de iMac Pro configureert met een 10core-processor, 32 GB ram, een 1 TB ssd, een Radeon Pro 5700 XT en een 10GBit-netwerkaansluiting is de iMac zeker niet goedkoop, maar nog altijd 645 euro goedkoper dan de iMac Pro en vermoedelijk zelfs een stukje sneller. En voor die 645 euro kun je dan weer kiezen voor een mat afgewerkt scherm, een optie die iMac Pro niet heeft. Het lijkt me dan ook niet toevallig dat de introductie van de vernieuwde iMac het einde van de 8core-uitvoering van de iMac Pro betekende.

Thuiswerk-proof webcam

In 2020 blijkt de webcam belangijker dan ooit en het is dan ook fijn dat de iMac dit jaar met een 1080p-camera komt. De kwaliteit van de camera is uitstekend en ook het geluid is verbeterd. De iMac is nu voorzien van drie microfoons: twee worden gebruikt om het gewenste geluid op te pikken terwijl een derde microfoon gebruikt wordt om storende omgevingsgeluiden weg te filteren. De betere beeld- en geluidskwaliteit komt volgens Apple ook doordat de T2-chip nu verantwoordelijk is voor de afhandeling hiervan. Deze chip doet ook dienst als ssd-controller en zorgt voor versleuteling van de gegegevens. De T2-chip doet op andere Macs ook dienst als besturing voor biometrisch inloggen met een vingerafdrukscanner. Helaas heeft de toevoeging van de T2 in de iMac op dat gebied niets nieuws gebracht. De nieuwe door de T2 aangestuurde webcam biedt dus geen gezichtsherkenning voor inloggen zoals iPads, iPhones en steeds meer Windows-pc’s wel bieden. Het meegeleverde toetsenbord biedt dan weer geen Touch ID vingerafdrukscanner die een MacBook Air en Pro dan weer wel hebben. Wellicht een vernieuwing voor volgend jaar?

Uitstekend scherm

Het scherm is hetzelfde als vorig jaar en is een 5K-scherm met een resolutie van 5120 x 2880 pixels. Het scherm heeft een hoge helderheid, goed inkijkhoeken en een uitstekende kleurweergave. Nieuw is de ondersteuning voor True Tone waarbij de kleurtemperatuur verandert op basis van het licht in je ruimte. Af en toe zag ik de kleurtemperatuur wel wat te vaak verspringen als er bijvoorbeeld wolken voor de zon langskwamen. Mocht je last van deze functie hebben, dan kun je True Tone via de instellingen uitschakelen, hetzelfde geldt voor de automatische helderheidsregeling.

Een andere vernieuwing is dat het scherm dit jaar voor het eerst voorzien kan worden van een matte afwerking. Het glas met nanotextuur heeft een meerprijs van 625 euro. Prijzig, maar de manier waarop Apple het scherm mat maakt, is wel bijzonder. Het gaat niet om een matte laag die op het scherm is geplakt, maar om microscopische krasjes in het glas die het licht zo verstrooien dat het beeld mat wordt. Glas met nanotextuur is verder alleen verkrijgbaar op Apples Pro Display XDR, de iMac Pro is dus niet met deze optie leverbaar. Helaas was het testmodel dat ik van Apple ontving voorzien van een scherm voorzien van de normale glanzende afwerking, dus ik kan hier verder niets over zeggen.

Prestaties

De Core i7-10700K is een krachtige processor en dat is te zien in de benchmark Geekbench 4. De geteste iMac scoort in de single-core-test 6256 punten en in de multi-core-test 32459 punten. Daarmee is het 2020-model in de Core i7-uitvoering grofweg net zo snel als het 2019-model voorzien van Core i9-processor. Voor de volledigheid: in de nieuwere benchmark Geekbench 5 wordt een single-core-score van 1260 en een multicore-score van 7565 neergezet. De single-core-score is sneller dan iedere iMac Pro die te koop is, de multi-core-score komt in de buurt van de 8core-uitvoering van de iMac Pro die sinds de introductie van de 2020-uitvoering van de iMac logischerwijs niet meer te koop is. De 10core-uitvoering van de iMac Pro is in de multi-core-test nog wel wat sneller.

Apple staat bekend om zijn uitstekende ssd’s en de iMac vormt dit jaar geen uitzondering. De ssd heeft een leessnelheid van 2347,4 MB/s en een schrijfsnelheid van 2341,6 MB/s. Hiermee ligt de leessnelheid 445 MB/s lager dan vorig jaar, maar de schrijfsnelheid is juist 442 MB/s hoger. Wat mij betreft geen gek compromis.

De iMac is voorzien van een ventilator. Tijdens normale werkzaamheden hoor je die niet. Zet je de iMac echter wat langer intensief aan het werk, dan wordt de ventilator duidelijk hoorbaar. Op zich prettig, een langdurige test in Cinebench R20 laat zien dat de iMac niet veel langzamer wordt als je hem langdurig aan het werk zet. In de eerste run scoort de iMac 4907 multicore-punten terwijl er na 20 keer nog altijd 4825 punten gehaald worden.

Grafisch heeft Apple de iMac een behoorlijke upgrade gegeven. De geteste uitvoering is voorzien van een Radeon Pro 5500 XT. Dit is een kaart die theoretisch wat sneller zou moeten zijn dan de bekendere Radeon RX 5500 XT, maar niet is geoptimaliseerd voor spellen. We hebben Windows geïnstalleerd om de benchmark 3DMark te kunnen draaien en iMac scoort in 3DMark Time Spy een graphics score van 4612 punten. De algemene score in Time Spy is 4864 punten en de cpu-score 7055 punten. De graphics score is vermoedelijk door de niet voor gaming geoptimaliseerde driver lager dan de score die een normale RX 5500 XT neerzet, die je op zo’n 5400 punten verwacht. De score is vergelijkbaar met wat een AMD Radeon RX 570 neerzet. Vrij recente spellen kun je hiermee in full hd spelen met wat lager ingestelde grafische instellingen. Een lichter spel zoals de het recent uitgebrachte Command & Conquer Remastered draaide zelfs in de volledige 5K-resolutie uitstekend, een indrukwekkende ervaring. De Radeon Pro 5700 XT die je tegen een meerprijs kunt configureren is theoretisch net wat sneller dan de Vega 56 die je in de instapuitvoering van de iMac Pro vindt.

Conclusie

Hoewel Apple de iMac in 2020 wederom niet van een nieuwe ontwerp heeft voorzien, betekent dat niet dat er niks veranderd is aan de iMac. Zo heeft de webcam een grote sprong gemaakt en kun je nu ook kiezen voor multigigabit-ethernet. Samen met de krachtige hardware zoals een 8- of zelfs 10-core-processor is de iMac hiermee wederom een stukje dichter naar de iMac Pro toegekropen. De iMac is simpelweg een prima machine voor de meeste gebruikers die een Mac nodig hebben en zouden we je normaal gesproken zonder twijfel aanraden.

Toch is dat laatste nu lastig, want er is één belangrijke maar: is het momenteel de beste tijd om een nieuwe Apple-computer te kopen? Apple heeft inmiddels aangekondigd dat het alle modellen in de komende twee jaar gaat voorzien van een eigen processor op basis van de ARM-architectuur en de kans is dan ook erg groot dat dit de laatste iMac met een Intel-processor is. Hoewel Apple de x86-computers ongetwijfeld nog jarenlang zal ondersteunen qua os-updates, is het erg aannemelijk dat de modellen voorzien van een eigen processor (software)functies krijgen die de op Intel gebaseerde Macs niet mogelijk zijn. Zo kunnen apps voor de iPad eenvoudig geschikt gemaakt worden voor een Mac voorzien van een Apple-processor, iets dat voor de Intel-architectuur niet zo evident is. Daar staat dan weer tegenover dat je op deze iMac gegarandeerd alle huidige (x86-)software uitstekend kunt draaien en je via Boot Camp ook Windows 10 kunt gebruiken. Vooral dat laatste lijkt niet meer te kunnen op ARM gebaseerde Macs.

Heb je echter nu een computer en in het bijzonder een Mac nodig, dan is de iMac zonder twijfel een fantastisch apparaat.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).