Een nas met twee schijven is zelfs voor menig thuisgebruiker wat aan de krappe kant, zeker wanneer er gegevensbescherming via raid1 (mirroring) is ingesteld. De beste 4 bay-nas'en bieden met raid5 meer netto schijfcapaciteit, zodat je een omvangrijke mediaserver of uitgebreid bewakingssysteem kunt inrichten. We zetten zeven interessante producten in de schijnwerpers.

Hét nadeel van een 2bay-nas is dat deze modellen uitsluitend gegevensbescherming via raid1 ondersteunen. Vanwege de zogenoemde mirroring halveert daarmee de netto schijfcapaciteit. Een 4bay-nas is voor veeleisende gebruikers heel wat interessanter, aangezien je uit meer raid-opstellingen kunt kiezen. Zo verlies je met raid5 slechts 25 procent schijfcapaciteit, omdat de nas hersteldata evenredig over vier schijven verdeelt. Je verliest dan geen gegevens wanneer er één willekeurige schijf uitvalt.

Verder hebben 4bay-nas’en doorgaans meer mogelijkheden dan de goedkope modellen met twee schijven. De meeste producten ondersteunen bijvoorbeeld linkaggregatie, waarbij je via twee netwerkaansluitingen de doorvoersnelheid opvoert. De betere nas’en hebben zelfs al een 10 Gbit/s-poort. Daarnaast bevat de behuizing vaak meer usb3.0-poorten, zodat je extra randapparatuur kunt koppelen. 4bay-nas’en die geschikt zijn voor mediastreaming beschikken soms ook over een hdmi-poort voor het aansluiten van een televisie.

De duurdere modellen hebben tegenwoordig een led-paneel met statusinformatie, zodat de voorkant niet allerlei knipperende lampjes bevat. Vaak is bij een duurdere nas de behuizing over het algemeen robuuster. Aluminium kan vergeleken met kunststof bijvoorbeeld wel een stootje hebben. Allerlei fabrikanten maken interessante 4bay-nas’en: een overzicht van zeven modellen.

Asustor AS3204T V2 - Met hdmi-poort

©PXimport

Zoals de productnaam al aangeeft, betreft het hier de tweede generatie van de AS3204T. Asustor richt zich met dit product specifiek op mediafanaten. De achterzijde heeft namelijk een hdmi1.4b-poort om video’s rechtstreeks op een televisie af te spelen in een maximale resolutie van 1080p.

Bovendien is er ook een infraroodontvanger ingebouwd, al levert het Taiwanese merk helaas geen eigen afstandsbediening mee. Gebruikers doen een beroep op twee gigabit-poorten om mediabestanden naar clients te streamen. Voor de opslag van data zijn er vier 3,5inch-bays. Wens je meer schijfruimte, dan gebruik je de drie usb3.0-poorten om externe datadragers te koppelen.

De quadcore Intel Celeron-processor haalt in turbomodus een kloksnelheid van 2,24 GHz. De nominale klokfrequentie bedraagt 1,6 GHz. Verder heeft de fabrikant een ddr3l-geheugenbankje van 2 GB geplaatst. Houd er rekening mee dat het werkgeheugen zich niet laat uitbreiden.

Volgens eigen metingen van Asustor haalt deze nas bij een raid5-opstelling in ideale omstandigheden een schrijfsnelheid van 108 MB/s. Bij inschakeling van aes-encryptie daalt de schrijfsnelheid naar maximaal 84 MB/s. Voor het afvoeren van warme lucht bevat het systeem een koelventilator met een diameter van twaalf centimeter. Asustor voorziet de AS3204T V2 van zijn besturingssysteem ADM. De behuizing meet 16,5 x 15,4 x 21,8 centimeter en heeft een gewicht van 1,6 kilogram.

Synology DS918+ - Systeemcache via m.2-ssd’s

©PXimport

De DS918+ beschikt aan de onderzijde over twee klepjes waarin gebruikers nvme-m.2-ssd’s kwijt kunnen. Op die manier creëer je een vlotte systeemcache, zonder dat de nas hiervoor de tragere harde schijven hoeft aan te spreken. De Intel Celeron J3455 vormt het kloppende hart van deze machine.

De vier rekenkernen draaien standaard op een kloksnelheid van 1,5 GHz, al schakelt de cpu zo nodig in turbomodus een tandje bij tot 2,3 GHz. De behuizing bevat een ddr3l-module van 4 GB, maar daar plaats je eventueel nog een tweede geheugenbankje bij.

De nas biedt voldoende power om 4K-beeldmateriaal te transcoderen met een snelheid van 30 frames per seconde. Voor de opslag van data ondersteunt de DS918+ zowel opslag met een formaat van 2,5 als 3,5 inch. Daarnaast sluiten gebruikers via twee usb3.0-poorten en een eSata-aansluiting desgewenst extra externe opslagdragers aan. Wie nóg meer opslagcapaciteit wenst, schaft voor zo’n vijfhonderd euro optioneel de uitbreidingseenheid DX517 aan. Je gebruikt dan maximaal negen schijven.

Voor communicatie met het netwerk zijn er twee gigabit-aansluitingen met ondersteuning voor linkaggregatie. Opvallend is dat Synology kiest voor twee kleine ventilatoren van 9,2 centimeter om de boel koel te houden. Het kastje is 16,6 x 19,9 x 22,3 centimeter groot en weegt 2,28 kilo. Als besturingssysteem is het veelgeprezen DiskStation Manager (DSM) voorgeïnstalleerd.

QNAP TS-453BT3 - Thunderbolt 3 en 10 Gbit

©PXimport

De peperdure TS-453BT3 is een nas voor creatievelingen. Voor directe communicatie met een Mac implementeerde QNAP twee thunderbolt3-aansluitingen, al zijn ze ook als usb-c-poorten te gebruiken. De bestandsoverdracht via zo’n poort bedraagt maximaal 514 MB/s, ideaal dus om grote videobestanden uit te wisselen.

Overigens heeft het apparaat ook vijf usb3.0-poorten aan boord. De 10Gbit/s-poort is een ander speerpunt van deze hoogwaardige nas, waardoor de schrijfsnelheid via het netwerk volgens de Taiwanese fabrikant kan oplopen tot 683 MB/s. Daarnaast zijn er ook nog twee gigabit-poorten.

Net als de eerder besproken DS918+ voeg je aan dit exemplaar eveneens twee m.2-ssd’s toe. Je kunt hiervan normale schijfvolumes creëren, maar interessanter is om de snelle ssd’s voor de systeemcache te gebruiken. Mediabestanden speel je rechtstreeks op een televisie af, want de achterzijde beschikt over twee hdmi1.4b.uitgangen. Hiermee spelen mediafanaten 4K-bestanden af op een snelheid van maximaal 30 frames per seconde. Voor de bediening van het apparaat op een televisie levert QNAP een bescheiden mediacenter-afstandsbediening mee.

Verder pronkt er op de voorzijde een compact oled-paneel (zie foto: de kleine lettertjes boven de groene ledjes). Hiermee lees je statusinformatie af en voer je met de select- en enter-toetsen eenvoudige handelingen uit. De TS-453BT3 gebruikt dezelfde cpu als de DS918+, namelijk de Intel Celeron J3455 met een nominale kloksnelheid van 1,5 GHz. Standaard zijn er al twee ddr3l-geheugenbankjes aanwezig van 4 GB. Voor de warmteafvoer koos QNAP voor een koelventilator van 12 centimeter. De behuizing is 16,8 x 17 x 22,6 centimeter en de machine weegt 2,51 kilo.

WD My Cloud Pro PR4100 - Laagdrempelige nas

©PXimport

Als massaproducent van harde schijven verkoopt Western Digital zijn nas’en logischerwijs inclusief harde schijven. Zo is de My Cloud Pro PR4100 met 8, 16, 24, 32 en 40 TB schijfruimte te koop. Wie liever zelf geschikte schijven selecteert, schaft voor minder dan vijfhonderd euro een ‘kale’ machine aan.

Vergeleken met de andere producten in dit overzicht is de behuizing met 17 x 19,2 x 23,2 centimeter van vergelijkbare grootte. Logisch, je kunt tenslotte vier 3,5inch-schijven in dit netwerkapparaat kwijt. Naast een aan/uit-schakelaar heeft de voorzijde een usb3.0-poort met daarbij een fysieke kopieerknop. Daarnaast zien we een eenvoudig lcd-display met bedieningsmogelijkheden.

Achterop bevinden zich nog eens twee usb3.0-poorten en twee gigabit-aansluitingen. Daarnaast is er een ventilatierooster waarachter een ventilator schuilgaat. Jammer genoeg is WD niet erg scheutig met informatie over de aanwezige hardwarecomponenten. Via een omweg achterhalen we alsnog de gebruikte onderdelen.

Het systeem draait op de Intel Pentium N3710-processor, waarbij vier rekenkernen een standaardklokfrequentie halen van 1,6 GHz. In turbomodus bereikt de cpu maximaal 2,56 GHz. Verder heeft de PR4100 4 GB ddr3l-geheugen in huis. Uitbreiding van het werkgeheugen is niet mogelijk. De Amerikaanse fabrikant geeft geen informatie vrij over lees- en schrijfsnelheden. De PR4100 gebruikt als interface WD’s eigen besturingssysteem My Cloud OS.

Zyxel NAS542 - Betaalbare nas

©PXimport

Natuurlijk wil lang niet iedereen honderden euro’s aan een 4bay-nas spenderen, bijvoorbeeld wanneer je het netwerkstation louter voor dataopslag gebruikt. In dat geval is dit exemplaar van Zyxel een interessante optie. Als je goed zoekt, vind je de NAS542 voor minder dan tweehonderd euro. Het product is al even op de markt, maar nog altijd bieden veel bekende webwinkels deze nas aan.

Een dualcore-processor van FreeScale zorgt met een kloksnelheid van 1,2 GHz voor de rekenkracht. Daarnaast is er 1 GB ddr3-geheugen ingebouwd. Opvallend is dat het systeem naast twee gigabit-aansluitingen en drie usb3.0-poorten ook een sd-kaartlezer bevat. De maximale capaciteit van de kaartlezer is 128 GB.

Voor de inbouw van schijven hebben gebruikers keuze tussen opslagdragers met een formaat van 2,5 en 3,5. Hoewel het een zeer goedkope 4bay-nas betreft, kun je er wel van alles mee doen. Zo ondersteunt dit model een raid5-opstelling met gegevensbescherming.

De schrijfsnelheid bedraagt dan naar eigen zeggen 77 MB/s. Verder heeft het zogeheten besturingssysteem NSM een dlna-mediaserver, ftp-server, downloadclient en diverse back-upoplossingen in huis. Tot slot bestaat er ook een mobiele app om de data op afstand te benaderen. De machine is 19 x 16 x 22,5 centimeter groot en heeft een gewicht van exact twee kilo.

Netgear ReadyNAS 524X - 10Gbit-nas voor bedrijven

©PXimport

Netgear mikt met de ReadyNAS 524X op het midden- en kleinbedrijf. De netwerkfabrikant biedt maar liefst vijf jaar garantie en belooft vervanging van kapotte hardwarecomponenten op de volgende werkdag. Verder koos Netgear voor een serverprocessor van Intel, namelijk de Pentium D1508.

Twee rekenkernen draaien op een nominale kloksnelheid van 2,2 GHz, met eventuele uitschieters naar 2,6 GHz. Daarnaast is er 4 GB ddr4-geheugen aanwezig. Voor de inbouw van harde schijven hebben gebruikers keuze uit 2,5- en 3,5inch-schijven met een maximale capaciteit van in totaal 48 TB. Wie extra opslagdragers wil koppelen, doet een beroep op drie usb3.0-poorten en een eSata-aansluiting.

Dankzij een gigabit- én 10Gbit/s-poort functioneert deze nas moeiteloos binnen de modernste netwerken. De schijven bevinden zich achter een strak deurtje waarin een eenvoudig lcd-display is verwerkt. De voorzijde bevat ook een bedieningspaneel met vijf knoppen om simpele handelingen zonder computerscherm te verrichten.

Voor het koelen van hittegevoelige hardwarecomponenten is een ventilator van 9,2 centimeter verantwoordelijk. Netgear koos voor een nogal robuuste behuizing van metaal, vandaar dat het gewicht van 4,53 kilo relatief hoog is. Verder meet deze nas 19,4 x 18,5 x 23,9 centimeter. Naast een uitvoering zonder schijven is de ReadyNAS 524X ook inclusief vier 3,5inch-schijven te koop.

Buffalo TeraStation 3410DN - Kant-en-klare nas

©PXimport

De TeraStation 3410DN is niet zonder voorgemonteerde schijven te koop. Vandaar dat de opgegeven prijs van ruim negenhonderd euro een vertekenend beeld geeft, want dat is inclusief vier harde schijven van elk 4 TB. In plaats van 16 TB kun je ook voor een capaciteit van 4, 8 of 12 TB kiezen. Overigens zitten de schijven uiteraard niet ‘vast’, dus je kunt deze interne opsladragers zo nodig vervangen.

Het is helaas niet duidelijk of de 3410DN ook schijven met meer dan 4 TB opslag ondersteunt. Deze nas is dan ook vooral interessant wanneer gebruikers of bedrijven een kant-en-klare oplossing zonder groeimogelijkheden wensen. Naast gespiegelde opslag via raid1 kun je in het Linux-besturingssysteem ook voor een raid5- of raid6-opstelling kiezen.

Het systeem draait op een chipset van Annapurna Labs, namelijk de AL212. Dit betreft een dualcore-processor met een kloksnelheid van 1,4 GHz. In combinatie met 1 GB ddr3-geheugen is de 3410DN dus geen snelheidswonder. Wat betreft de connectiviteit zijn er twee gigabit-poorten met ondersteuning voor linkaggregatie en twee usb3.0-aansluitingen voorhanden.

De behuizing lijkt erg op die van een compacte desktop. De afmetingen van het systeem zijn 17 x 21,5 x 23 centimeter. Inclusief de vier voorgemonteerde schijven weegt de 4310DN zo’n zeven kilo.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).