WorkFlowy: koning van de lijstjes
Het gebruik van de smartphone kan funest zijn voor je productiviteit. Maar met alle tools die het biedt kan het apparaat je productiviteit ook flink verbeteren, bijvoorbeeld door het maken van (taken)lijstjes. WorkFlowy biedt daarvoor eigenlijk alles wat nodig is. Zonder overbodige opsmuk en met een toegankelijke bediening.
Briljante ideeën kun je maar het beste zo snel mogelijk noteren. Niet alleen omdat je ze anders misschien weer vergeet, ook omdat al die gedachten voor onrust zorgen. Door taken, klusjes of gedachtegangen op te schrijven, houd je het hoofd leeg. Het apparaat ervoor heb je al op zak: de smartphone.
Maar welke app kun je dan het best gebruiken? Voor takenlijstjes zijn er opties te over, zoals Todoist, To Do en TickTick. Voor notities hebben we Evernote en OneNote. Veel productiviteitstools zijn in de praktijk helaas onnodig omslachtig. WorkFlowy probeert dat te vermijden door tekst als basis te nemen. Het lijkt een schot in de roos. Veel giganten uit de tech-industrie gebruiken het om hun productiviteit te verbeteren of te brainstormen over nieuwe ideeën. We laten zien wat je ermee kunt!
1 Installatie
WorkFlowy is breed beschikbaar. Behalve voor Android is de app verkrijgbaar voor iPhone en iPad én voor de desktop (Windows, macOS en Linux). En dan kun je WorkFlowy ook nog gewoon via een browser gebruiken. Als je overal hetzelfde account gebruikt, worden gegevens automatisch gesynchroniseerd. Dat gebeurt in de praktijk naadloos na elke wijziging. Je kunt er daarom zeker van zijn dat je overal over de laatste notities beschikt. In deze workshop nemen we de Android-app als uitgangspunt. De eerste stap na de installatie van deze app is het maken van een account. Dat gaat relatief snel: na het opgeven van je e-mailadres ontvang je een verificatiecode per e-mail. Als je die code invult in de app, ben je direct ingelogd. Gebruik je WorkFlowy in bijvoorbeeld een browser dat gaat dat op dezelfde manier.
2 Lijstjes maken!
Start je WorkFlowy voor de eerste keer, dan opent een vrijwel leeg scherm met slechts een handvol icoontjes. Je kunt meteen beginnen met het toevoegen van items. Bij de gratis versie geldt een beperking van 250 items per maand. Alle ingevoerde items worden onder elkaar in een lijst gezet met de bekende bullets. Door op zo’n bullet te tikken, kun je daar weer een lijst onder maken. De bullets werken ook als navigatie: klik je op een bullet, dan zie je de lijsten op dat niveau, waarbij een soort kruimelspoor aan de bovenkant laat zien via welk pad je daar bent gekomen. Er bestaan natuurlijk meer apps waarmee je enorm lange lijsten kunt maken, maar zelden zijn die zo overzichtelijk als bij WorkFlowy, zelfs als je heel diep gaat ‘nesten’. En dat kan tot een maximum van 1.000 lagen! Nu gaat dat wellicht te ver, maar een paar niveaus diep helpen al enorm om bijvoorbeeld een project op te delen in overzichtelijkere stukken. De diepere niveaus kun je steeds in- of uitklappen met het pijltje rechts.
3 Invoermogelijkheden
Het maken van lijsten op verschillende niveaus is erg praktisch, net als de mogelijkheid om hier via de bullets doorheen te navigeren om als het ware ‘in te zoomen’ op wat op dat moment belangrijk is. Maar er zijn meer tools die je kunt gebruiken om items terug te vinden. De extra invoermogelijkheden helpen hierbij. De icoontjes daarvoor zie je tijdens het invoeren van items in een balk aan de onderkant. Zo kun je notities aan items toevoegen maar ook items groeperen met een apenstaartje. Dat is vooral handig om bepaalde taken aan een persoon toe te kennen. Je zet er dan bijvoorbeeld @naam bij. Tevens kun je items organiseren aan de hand van hashtags, door bijvoorbeeld #werk, #prive of #belangrijk bij een item te zetten. Er is tevens een optie om een item naar een niveau lager of hoger te verplaatsen. Handig voor kleine projecten die uit de hand dreigen te lopen en meer aandacht verdienen. Verder kun je items afstrepen als je ze hebt afgerond. En met het icoontje rechtsboven (ster) kun je een niveau als favoriet markeren. De volgende vraag is dan natuurlijk: hoe kun je items doorzoeken of navigeren naar apenstaartjes, hashtags en favorieten?
4 Navigatie
Helemaal onderaan de app staat prominent een balk met extra iconen die helpen bij de navigatie. Zo kun je via het zoekicoontje op tekst door alle items zoeken. Het icoontje links (drie streepjes) brengt een zijbalk in beeld met alle niveaus voor lijsten. In deze zijbalk zie je bovenaan je als favoriet gemarkeerde niveaus. Als je in het werkvenster op bijvoorbeeld een apenstaartje of hashtag klikt, zie je meteen alle items die daarbij horen. Deze actie kun je dan via de zoekbalk bovenaan als favoriet markeren. Hierna staat deze actie er in de zijbalk automatisch bij. Voor ‘gewone’ zoekopdrachten kun je dat zelfde doen. Op deze manier kun je dus eenvoudig persoonlijke zoekacties maken die steeds via de zijbalk aanklikbaar zijn. Het meest rechter icoontje (drie puntjes) toont een extra menu met instellingen voor de app en een optie om items die je hebt voltooid te verbergen. Tevens kunt je via dit menu de tekstgrootte veranderen of bepaalde acties ongedaan maken of herhalen.
5 Instellingen en extra’s
WorkFlowy is niet altijd de beste optie. Werk je bijvoorbeeld graag met harde deadlines, dan zul je de optie missen om een vervaldatum aan items toe te kennen. Een manier om daar omheen te werken, is het toevoegen van een hashtag met datum. Sinds ongeveer een jaar bestaat er wel een experimentele optie voor het toevoegen van datums en het zoeken op datum. Via de instellingen zet je dit aan. Maar het is nog niet compleet en er ontbreekt bijvoorbeeld de optie om een herinnering in te stellen. Bij de gratis versie kun je dus per maand tot 250 items toevoegen aan je lijsten. De Pro-versie ($4,99 per maand of $49 per jaar) heeft deze beperking niet en biedt ook wat extra’s, zoals de mogelijkheid een back-up van alle inhoud te maken naar Dropbox.