Bij sommige programma’s of taken vallen de prestaties van je systeem toch wat tegen. Ligt het aan de processor of de grafische kaart, de schijf of het intern geheugen? Met benchmarktools kun je deze systeemonderdelen grondig testen. Het wordt duidelijker waar de potentiële bottlenecks zitten en eventueel ook wat je eraan kunt doen.

Tip 01: Synthetisch vs. écht

De term benchmarken verwijst naar het testen van een product waarbij je een of ander referentiepunt gebruikt om aan te geven in hoeverre het geteste product beter of slechter presteert dan andere (vergelijkbare) producten.

Als je naar zulke tools googelt, kom je vaak de term ‘synthetische benchmark’ tegen. Deze tools beschikken over eigen, ingebouwde tests die een bepaalde werklast genereren, waaruit dan een prestatiescore wordt afgeleid.

Een kleiner deel van de testprogramma’s behoort tot de categorie ‘real world’ benchmarks. Die maken gebruik van echte software, zoals die ook door de gebruiker zelf wordt ingezet (denk aan echte games of echte kantoorapplicaties enzovoort) en berekenen op grond daarvan een prestatie-index. Een typisch voorbeeld hiervan zijn testprogramma’s die de grafische kaart testen, die weinig meer doen dan tijdens een live gameplay het aantal frames per seconde bijhouden. Dat is bijvoorbeeld nuttig voor gamers die willen weten hoe goed een bepaalde videokaart presteert bij specifieke games.

©PXimport

Tip 02: UserBenchmark

We beginnen met een synthetische benchmark die de prestaties van verschillende systeemonderdelen kan meten. Surf naar de site www.userbenchmark.com en download de gratis portable tool UserBenchmark. Wanneer je het programma opstart, zie je welke componenten worden getest (waaronder de processor, grafische kaart en de schijven) en krijg je hier ook enige uitleg bij. Zodra je op Run klikt, worden de tests achter elkaar uitgevoerd; zorg wel dat je firewall de verbinding met het internet niet blokkeert. Het hele proces neemt nauwelijks twee minuten in beslag. Je doet er wel goed aan om terwijl de tests lopen, alle andere applicaties en zoveel mogelijk achtergrondprocessen af te sluiten. Dat geldt overigens voor alle benchmarks in het algemeen.

Na afloop krijg je meteen de resultaten te zien. Je krijg te zien hoe goed je eigen systeem presteert als game-pc, desktop en workstation. Hoe hoger het percentage, hoe beter je eigen systeem voor dat type gebruik geschikt is. Via deze link zie je hoe UserBenchmark deze percentages precies berekend worden. Voor het gaming-percentage bijvoorbeeld hanteert men de volgende formule: 25% processor + 50% videokaart +15% ssd + 10% harde schijf, waarbij de processorscore is samengesteld uit 30% singlecore, 60% quadcore en 10% multicore.

©PXimport

Tip 03: Testresultaten

Het loont de moeite wat verder te kijken op de webpagina met de testresultaten. Bij de High level summary krijg je een beschrijving van de prestaties van de diverse systeemcomponenten, vergeleken met andere pc’s die over dezelfde componenten beschikken. Nog lager op de pagina krijg je voor elk onderdeel nog meer details. Bij de processor-score bijvoorbeeld zie je je eigen score evenals de gemiddelde score, en zie je ook de verdeling van de verschillende scores in een grafiek.

Onderaan de pagina, bij de rubriek Custom PC Builder kun je via de link Explore upgrades for this PC nagaan welk prestatie-effect het vervangen van een of meer specifieke componenten zou hebben, en wat dat ongeveer zou kosten. Links vovenaan staan de onderdelen van je eigen pc (Baseline), rechts daarvan de componenten van een mogelijk alternatief (Alternative). Je bepaalt zelf de samenstelling van dit alternatief. Daarvoor klik je linksonder de diverse tabbladen open (zoals CPU, GPU, SSD enzovoort) en geef je bij Change Alternative […] telkens aan welke upgrade je voor elk van deze onderdelen overweegt.

©PXimport

Tip 04: Echte software-test

Terwijl het bij UserBenchmark duidelijk om een synthetische benchmark gaat, werkt de bekende tool PCMark 10 met echte applicaties. PCMark 10 bestaat uit verschillende edities, waaronder een gratis Basic Edition en een betaalde Advanced Edition (27,99 euro). Wij zijn met de betaalde versie aan de slag gegaan.

Start de tool na de installatie op en klik rechtsboven op Benchmarks. Je kunt in principe meteen op Run klikken in de module PCMark 10, maar de knop Details geeft je meer feedback over de testonderdelen. Bovendien kun je op het tabblad Custom run zelf bepalen welke tests je wilt laten uitvoeren.

Je merkt dat PCMark 10 vooral is gericht op het benchmarken van pc’s voor zakelijk gebruik, met items als Video conferencing, Web Browsing, Spreadsheets en Photo Editing. Er is weliswaar ook een onderdeel Rendering and Visualization, maar je kunt beter een meer gespecialiseerde benchmark voor game-pc’s gebruiken (zie tip 8). Een volledige testronde kan makkelijk twintig minuten of langer in beslag nemen. Na afloop krijg je een uitvoerig resultaat van elk onderdeel. De testresultaten kun je bewaren en ook vergelijken met reeds vastgelegde resultaten. Via de knop View online kun je de testresultaten ook naast die van andere systemen leggen.

©PXimport

Tip 05: Services uitschakelen

Vind je de systeemprestaties aan de lage kant, dan lukt het wellicht met de volgende tips om je pc wat vlotter te maken. Begin met uitzoeken welke programma’s er automatisch ee met Windows opstarten. Dat kan via het Windows Taakbeheer (Ctrl+Shift+Esc), maar beter nog met een tool als Autoruns. Je hoeft hier maar het vinkje te verwijderen naast een overtollig item om te zorgen dat het niet langer automatisch opstart.

Controleer ook of er geen overtollige of ongewenste services actief zijn. Open wederom het Windows Taakbeheer en ga naar het tabblad Services. Via de link Services openen kun je vanuit het Eigenschappen-menu het Opstarttype van een specifieke service aanpassen. Onderaan de webpagina vind je aanbevelingen over welke services je eventueel op Handmatig of Uitgeschakeld kunt zetten.

©PXimport

Tip 06: Processor

UserBenchmark en PCMark 10 mogen dan zeer uiteenlopende benchmarks zijn, ze zijn beide bedoeld om een totaalbeeld van een systeem te krijgen. Er zijn echter ook benchmarks die zich specifiek op een bepaald onderdeel richten. Het gratis Cinebench bijvoorbeeld test je processor door een 3D-afbeelding in hoge kwaliteit te renderen. Je hoeft de tool alleen maar te starten en bij CPU op de knop Run te klikken. Even later krijg je de score uitgedrukt in ‘cb’ en de prestaties van je processor worden in een vergelijkende tabel in beeld gebracht. Via File / Advanced benchmark vind je bij CPU (Single Core) nog een Run-knop, die meet de snelheid van individuele processorkernen. De aanduiding MP ratio geeft hierbij de verhouding tussen singlecore en multicore aan.

AIDA64 is een uitgebreide suite voor systeeminformatie en -diagnose, maar ook dit programma heeft uiteenlopende cpu-benchmarks aan boord. Je downloadt een gratis proefversie hier. Start de tool en open de rubriek Benchmark. Daar vind je elf cpu- en fpu-tests (floating point unit). Je hoeft weinig meer te doen, dan op Start drukken. Desgewenst geef je eerst bij Parameters aan hoeveel processorkernen er worden gebruikt en of hyperthreading mag worden gebruikt. Via de F1-toets en de optie Benchmark guide krijg je informatie over elk van deze tests.

©PXimport

Tip 07: Overklokken

Wil je hogere prestaties voor je processor en is vervanging door een krachtiger exemplaar geen optie, dan kun je eventueel overwegen de processor over te klokken. Je laat dan voor en tijdens de verschillende overklok-stapjes een stresstest op je cpu los, bijvoorbeeld met het gratis Prime95 in combinatie met een tool als HWiNFO, zodat je continu de temperaturen van je processor kunt monitoren.

Heb je een moderne uefi-bios in je pc, dan vind je daar wellicht een categorie genaamd overclocking of tweaking of iets dergelijk, mogelijk met kant-en-klare overklokprofielen. Desnoods pas je zelf de multiplier-waarde in kleine stapjes aan. Voor AMD Ryzen-cpu’s download je hiervoor het best de tool Ryzen Master.

©PXimport

Tip 08: Videokaart

Een van de populairste benchmarking tools voor grafische kaarten is 3DMark, afkomstig van dezelfde makers als PCMark. De Basic Edition is gratis en kun je inzetten voor het testen van DirectX 10, 11 en 12. De tool stelt zelf de meest geschikte test voor de gedetecteerde hardware voor, maar je kunt zelf voor andere tests kiezen. In de pdf die je kunt downloaden via deze link staat uitgebreide informatie over de diverse testprocedures.

Een andere bekende tool is Heaven UNIGINE, beschikbaar voor Windows, macOS en Linux. De gratis Basic-versie toont standaard 26 opeenvolgende en grafisch veeleisende scènes, waarbij je zelf allerlei parameters kunt instellen, zoals de api’s OpenGL of DirectX11, anti-aliasing, resolutie enzovoort. Na afloop krijg je de gemiddelde, minimale en maximale fps-waarde te zien, evenals een globale score zodat je met andere systemen kunt vergelijken.

Gebruik je liever een realtime-benchmark die de frames per seconde meet tijdens je game-sessies, dan kun je tools als Fraps en Bandicam overwegen. Deze laatste is een lichtgewicht programma dat zowel met DirectX, OpenGL als Vulkan overweg kan en ook uiteenlopende video- en audiocodecs ondersteunt.

©PXimport

Tip 09: Snellere gpu

Had je graag 60 fps gehaald voor je games, maar schiet je grafische kaart duidelijk tekort, dan kun je nagaan of je over de nieuwste drivers voor je videokaart beschikt. Kijk voor Nvidia-producten hier en voor AMD hier. Controleer tevens of je wel alle patches en bugfixes voor je games hebt geïnstalleerd. Eventueel kun je sommige grafische instellingen wat minder ambitieus instellen, zoals die voor texturen, HDR-effect, schaduwen, motion blur enzovoort.

Geeft dat niet het gehoopte resultaat en is een andere grafische kaart geen optie, dan kun je overwegen ook je gpu te overklokken, met behulp van tools als MSI Afterburner of EVGA Precision X. We hebben hier niet de ruimte dieper op deze materie in te gaan, maar via de links en www.tiny.cc/ocgpu kom je op webpagina’s waar je heel wat concrete instructies vindt. Let op: overklokken doe je altijd op eigen risico.

©PXimport

Tip 10: Schijf en ssd

Met benchmarktools kun je ook de lees- en schrijfsnelheden van ssd’s en harde schijven achterhalen. Een van de bekendste is ATTO Disk Benchmark, die zowel met harde schijven, ssd’s en raid-arrays overweg kan. Je kunt diverse parameters voor de snelheidstests instellen. Je bepaalt niet alleen de blokgrootte (tussen 512 bytes en 8 MB), maar tevens de grootte van de testbestanden (tot 2 GB) en de ‘Queue Depth’ (het maximum aantal lees/schrijf-commando’s dat op een gegeven moment kunnen worden uitgevoerd). Handig is ook dat je via de optie Direct I/O de schijf kunt testen zonder gebruik te maken van systeembuffering of caching. De ingebouwde helpfunctie van de tool geef je hierover verdere informatie.

Ook Crystal Disk Mark is een populaire benchmark, die eveneens geschikt is voor diverse opslagmedia zoals ssd’s, harde schijven en geheugenkaarten. Je bepaalt hier zelf de grootte van het testbestand en de tool voert automatisch zowel sequentiële als random lees- en schrijftests uit.

AS SSD is dan weer specifiek bedoeld voor ssd’s, ook exemplaren met het snelle nvme-protocol. De tool bevat zes synthetische tests voor het meten van de sequentiële en random lees- en schrijfprestaties. Bij één test (de optie 4K-64 THRD) worden de prestaties op willekeurig gekozen 4K-blokken gemeten, opgedeeld in 64 threads zodat je de werking van de ncq-functie kunt nagaan (native command queuing).

©PXimport

Tip 11: Schijf versnellen

Heb je een trage harde schijf, dan levert vandaag de dag het defragmenteren van de harde schijf hoogstwaarschijnlijk weinig prestatiewinst (de meeste besturingssystemen doen dit namelijk al automatisch op de achtergrond). De meest merkbare snelheidswinst boek je wanneer je die door een ssd vervangt.

Heb je een sata-model ssd, check dan zeker de schijfmodus in het bios van je systeem en ga na of die wel staat ingesteld op ahci en niet op ide. Immers, ahci ondersteunt ncq en dat zorgt voor snellere verwerkingen van parallelle lees- en schrijfopdrachten.

Met de gratis tool Disk Alignment Test kun je nagaan of je ssd wel correct is uitgelijnd; normaliter gebeurt dat automatisch als je de schijf met Windows 7 of hoger hebt gepartitioneerd. Desnoods kun je dat nog bijspijkeren met een tool als het gratis MiniTool Partition Wizard Free, waar je dan Align Partition kiest.

Ga voor alle zekerheid ook na of de trimfunctie wel is geactiveerd op je ssd. Open de Opdrachtprompt en voer dit commando uit:

fsutil behavior query disabledeletenotify

Krijg je DisableDeleteNotify = 0 terug, dan is trim inderdaad actief. Is die waarde 1, dan kun je trim alsnog activeren met de opdracht:

fsutil behavior set disabledeletenotify 0

©PXimport

Tip 12: Intern geheugen

Er bestaan verschillende tools waarmee je de prestaties van het intern geheugen kunt meten, waaronder het al eerder vermelde UserBenchmark en AIDA64. Ook PassMark Performance Test (30 dagen gratis proefversie) bevat een uitgebreide module voor zo’n benchmark.

Zodra je bij Memory Mark op Run klikt, start een gecombineerde geheugentest, waarbij zowel database-operaties, leestests, een schrijftest en een latentiecheck worden uitgevoerd. De hele test duurt nauwelijks een minuut en na afloop kun je je eigen testresultaat afzetten tegen systemen met vergelijkbare geheugenmodules.

Ook MemTest86, eveneens van PassMark, is een populaire tool (ook beschikbaar in een gratis versie), maar die is vooral toch bedoeld om het geheugen te stresstesten. Immers, onvolkomen of onbetrouwbaar geheugen kan voor de vreemdste verschijnselen zorgen, zoals onverwachte vastlopers. In een meegeleverde pdf staat hoe je MemTest86 precies kunt inzetten en hoe je de resultaten moet interpreteren.

Laat je in elk geval niet verleiden om een zogenaamde ‘ram booster’ in te zetten. Dat is software die prestatieverbeteringen claimt door “ongebruikt geheugen vrij te maken”. In nagenoeg alle gevallen komt het er gewoon op neer dat nuttige data vanuit het ram-geheugen wordt verplaatst naar het trage wisselbestand op de schijf en daar ben je dus niets mee geholpen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).